摘 要： OA系统是我国企业管理中最为普及以及成熟的应用系统, 是联合企业办公与计算机网络功能相结合的一种新型办公方式。为进一步提高企业行政办公的规范性和标准性以及工作效率, 设计一套适合本单位的办公系统是现代化办公的基本要求。本文就结合实际情况对其OA系统加以设计并利用相关技术实现。
关键词： OA系统; 办公自动化; 科学管理;
OA系统是以办公自动化为基础, 对企业管理和对信息的积累, OA系统技术是办公自动化的手段, 其本质是要以提高工作效率和决策效能为目的, 并实现现代化数字办公, OA系统应用到企业中, 对企业的发展意义重大。只有不断加强对企业OA系统在应用的理解和研究, 才能充分实现企业日常办公的标准化。
一、办公自动化OA系统设计
办公自动化OA系统涵盖日常办公中涉及的诸多方面, 因此在系统架构方面既要考虑实际可操作性又要兼顾系统安全性。该系统的功能模块主要包括系统登录、个人管理、工作流程、公文收发、工作管理、文件流转、印章审批、组织机构信息、文件文档管理、信息综合交流、车辆管理等模块。
1、系统架构。
一般而言, 在办公自动化OA系统设计时需要结合其实际情况, 办公自动化OA系统设计时采用了“引擎引进+功能自定义”的新型模式。借助企业技术支持, 在系统平台上可以自定义OA系统的具体功能。基于此, OA系统采用了基于J2EE的各种技术与B/S架构三层结构相结合的设计思路进行搭建。J2EE提供了统一的技术规范, 并且对JDBC、JSP、XML等均可提供支持, 在很大程度上简化了开发、部署以及维护的工作量。B/S架构则是目前使用者最易于接受的操作形式, 使用者只需要通过浏览器就可以完成相应的前台操作, 所见即所得, 一目了然。
图1 OA系统总体架构示意图
2、功能模块。
根据实地调查, 企业日常办公中涉及到的常规业务涵盖收发文, 文件流转, 文件归档, 印章审批等, 通过与相关部门协调沟通后, 将OA系统功能模块初步拟定。OA系统从功能模块角度可分为系统基本功能、个人事务管理、公共事务管理、公文管理以及信息公开五大部分, 涵盖财务、人事、宣传、党政办以及各职能部门相关业务办理及信息发布。系统基本功能模块中提供了个人的资料设置、密码修改及找回、电子邮箱和通讯录以及即时通讯服务。而个人事务管理是整个OA系统的灵魂, 其中涵盖了所有的收发文, 文件流转, 文件归档, 印章审批, 车辆管理, 库房管理等功能。而这些功能均借助工作流技术等由OA系统自动完成。综合利用OA系统中提供的人员数据, 可以自动寻找工作流的流转走向, 顺利实现工作流的流转。这不仅帮助使用者节省了填表、审核、签字时间, 同时也极大地提高了工作效率。通过结合实际情况对具体流程加以策划, 可以最大限度地与纸质办公相融合。
二、OA系统功能实现主要技术
为实现相关模块具体功能, 涉及到的主要技术包括数据模板嵌套、可视化技术、语义关联技术、数据挖掘技术、工作流技术等。其中, 模板嵌套技术主要用于OA系统基础数据源构建, 借助HTML代码以及Java Script函数可批量将数据导入系统。可视化技术可以将系统中的数据信息以图表形式加以呈现, 更加直观生动。语义关联技术主要用于检索, 可以快速将与输入字符相关的所有信息以下拉菜单形式呈现, 以实现快速查询。数据挖掘技术主要用于系统信息统计, 将关联信息重新排列组合以报表形式加以整理呈现, 将表面看不到的信息整合后转换为可视化。工作流技术是整个OA系统中的核心技术, 主要用于具体事务办理。将每一个具体事务转换为工作流, 将工作流中涉及到的环节转换为节点, 通过对节点添加条件使流程根据实际情况自动流转到下一个环节中具体对应的操作者, 从而保证流程的正常流通。OA系统的应用因人而异, 在办公自动化的应用中, 必须充分结合企业发展实际和需求, 在办公管理中启动模块管理, 完善模块系统。对于已开发模块的管理, 应进一步加强规范管理, 要求企业全员熟悉并充分掌握操作流程;对于未启动开发的模块管理, 应选择当的时机, 添加企业管理的其他模块。
总结:综上所述, 企业推进办公自动化建设是企业未来发展的重要举措, 也是企业管理科学化和决策信息化的保障。OA系统的建设是一项长久的完善以及发展的过程, 在实际应用中需要大胆实践、积极创新, 这样才能推动OA系统设计的不断创新。
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