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【题目】医院库存采购内部控制优化探究
【第一章】内部控制在医院采购管理中的应用绪论
【第二章】内部控制基础理论综述
【第三章】X医院库存物资采购管理现状分析
【第四章】X医院物资采购管理的改进措施
【第五章】X医院库存物资采购改进后的效果
【结论/参考文献】医院物资采购内控研究结论与参考文献
3 X医院库存物资采购管理现状分析
3.1X医院库存物资管理简介
3.1.1X医院简介
X医院是市属的一所集医疗、教科研、预防于一体的综合性、现代化H级甲等医院。医院占地面积2.7万平方米，总建筑面积5.3万平方米，日平均口诊量8000余人次，专病口诊70余个，开展诊疗技术项目89项，配备大型医疗设各如CT、ECT、DSA血管机等近30种，中药房常备中药饮片近600种。现有职工1200余人，其中博±生导师5人、硕±生导师38人，教授、副教授共36人。X医院拥有皮肤科、也血管、脾胃病、针灸、儿科、妇科、医治未病中屯、等32个临床科室，对风湿病、银屑病、胃食管反流等多种疾病的中医诊疗水平居国内外领先。目前，医院拥有8个国家中医药管理局重点学科、5个北京市重点学科；8个国家临床重点专科、13个国家中医药管理局重点专科。并承担着本科生、硕±生、博±生的教学任务，现有12个中医专科教研室，7个学科硕±培养点。
3.1.2X医院库存物资管理现状
医院在管理制度中规定对库存物资实行归曰管理方式，明确划分各归口管理部口的权限职责，相应的请购权授予给相应的归日管理部口。由采购供应部统一采购的库存物资，只有在特殊情况下，且相应的归曰管理部口被授权后，才可W采购相应的库存物资，其他任何部口均不得私下私自采购。医院的采贿供应部由主管采购的院长主管，负责全院医用试剂、医用耗材、总务物资（包括办公用品、五金材料、日用杂品等）的采购和存储。采购供应部负责全院的物资采购，采购供应部现有主任1人主要负责医院物资管理和采购业务工作，采购员3人主要分管总务物资、医用试剂、卫生材料S类物资的采购工作，实物会计2人负责物资记账、报表统计等工作，库房管理员4人负责物资仓库的管理等工作。2014年采购供应部从182家供应商胸买卫生材料5628万元，从61家供应商采购医用试剂3158乃元，从98家供应商采购总务物资808万元，总计%94万元。
3.1.3 X医院物资采购管理评价
由上文可W初步看出又医院的各项管理都仅依靠一个单独的职能部口来完成，这样的话就会使^切采购管理活动不够公开透明，可抖说基本上处于相对落后的水平。供应商的选择大部分沿用W前年度的供应商。价格的确定，多半通过比质、H家比价、沿用前年度供应商所提供的价格来完成。医院整体采购管理相对粗放，若提高医院的物资采购管理，必须要从采购的各环节入手，发现其中存在的问题，并加强采购成本控制。
3.2 X医院物资采购中存在的问题
（1）忽视内部控制的重要性由于X医院的管理层大多是从临床转岗，所W更多的关注医院医疗水平的发展，从而忽视了对医院内部控制制度的健全和医院内部控制环境的完善。总的来说，X医院并没有建立一套适合库存物资采购业务的肉部控制制度，采购管理也较为粗放、宽泛。缺乏健全的采购监督机制，采购风险的防范意识不强，还缺乏系统的风险应对、风险评估与风险识别策略。
（2）人为资源制度不完善医院管理层往往认为物资采购就甚简单的采购、入库、出唐的过程，工作简单而重复，不需太多的技术含量，所W对采贿相关人员的专化知识水平要求不高，选择范围较为宽泛，更不用说对采购相关人员定辨的培训，导致医院物资采购处于较原始的模式。但医院医用耗材、医用试剂的采购专业性强，对采购人员的要求也应相对较高。另一方面内部审计部口多年隶属于财务处，审计人员也是财会出身，相对其他业务知识了解较少，内部审计局限于财务报表审计，缺乏内部控制审计方面的知识，不能充分发挥内部审计的作用。
（3）人员设置安排不合理若要控制措施能得^^J>有效实现，环境要素是必不可少的基础，这是内部控制理论着重强调过的。从上述组织机构图和岗位职责图来看，医院物资采购流程比较清晰，责任划分也比较明确，但也存在一些管理问题。医院总务物资采购、医用耗材、医用试剂采购员分别只安排1人负责，且采购员工作岗位固定，多年未进行轮岗，缺少了采购员间的监督与制约，增加了采购中的腐败风险，可能造成采购质量或者数量上与实际需求不符。
（4）物资采购范围划分不清X医院明确将物资采购分为总务物资、医用耗材、医用试剂采购，却并未对这H类采购进行明确的定义，划分出各类采购的范围，采购人员只能凭个人理解确定采购是否在自己的责任范围内，造成采购分工不清职责不明，采购物资混乱甚至是重复采购。另夕h医院设有医用耗材委员会，但并未明确列出专家名单，确定耗材委员会的职责，只是由使用科室和采购供应部主任决定采购事项是否上会，列席的专家由使用科室和采购供应部选择，这种方式导致医用耗材委员会在实际形同虚设，失去了本身的监督作用。
（5）采购预算不全面缺乏采购预算与采购计划的规范制订，仅是依据采购供应部的库存状况和各需求部口的请购单，便简单进行采购，缺少了对费用的整体控制。虽然医院每年都会做年度预算，但是一般都仅是粗化的针对大项目，或只是针对个别部口，医院采购供应部并没有制定出具体的预算金额。医院薄弱的预算管理制度，很容易导致费用支出失去控制，使医院的预算编制和执行各行其是，无法统一。年终也无法将实际发生的费用与年度预算进斤合理的比较，分析出预算差异的原因。
（6）采购制度与执行不统一医院的请购和采购制度的执行不够严谨，虽然制度上要求物资由采购部口统一采购，但即便请购单签字审核不够完整，试剂的采购仍然可由使用科室主任审批后就报送试剂采购员；甚至总务物资的采购只需根据库存管理员的口头计划就可直接报送采贿员，而不需要主管院长和采购供应部主任的审批。除此之外，还有随意手工更改部分请购单所下达的物资种类或请购数量的情况，或在缺乏主管核准签名的情况下，仅需要电脑列印出请购单，便可W手工增加物料请购需求的情况。
（7）供应商的选择及管理落后供应商开发与评估管理有待规范，未建立合格供应商资料档案且没有及时更新历史记录，导致医院物资供应商鱼龙混杂，在物资采购的供应商选择中，采购人员有较大的可操作空间，产生潜在的风险。2014年采购供应部从1拍家供应商购买王生材料5628万元，从61家供应商采购医用试剤3158万元，从98家供应商采购总务物资808万元，总计9594万元，采购供应部口只是从上述供应商中简单的按照物资的分类进行了统计。目前，X医院大部分的物资采购沿用以前年度供应商，但并未对供应商进行详细的分类登巧管理，企业是否还有充足的供货能力，营业执照是否进行了年检，这些都无从考查，更不用说对各供应商的供货价格、质量进行评比分析，价格高、质量差的供应商也充斥其中。价格、质量都只能参考W前年度的，没有与市场行情进行充分的比较，造成与市场行情脱轨，甚至出现同一种物品两种价格的现象。如电子产品的更新速度很快，可能在几个月内同一型号的产品就会出现降价，而采购部口还是按照原来的价格采购物品。对于首次购买的卫生材料，不在政府采购范围内的，供应商一般由使用科室推荐，虽然是由使用科室和采购供应部口共同选择，但最终的决定权由使用科室主导，增加了舞葬的风险。采购流程中明确规定货比兰家，但有时也是形式上的货比H家，提供的H家报价也只是没有具体联系人和咨询电话的未盖公章的报价单，并且没有对报价资料归档保存，有造假的嫌疑。对于首次购买的在政府采购范围内的卫生材料，供应商的选择也比较多，采购员可能只习惯性的从一家购买，多数采购员习惯性的认为政府采购价格是固定的，没有批量采购的优势，实际上政府采购物资也分零星采购和批量采购，批量采购价格较低。这就表明医院虽然拥有供应商集中程度高的优势，但却没有带来规模采购的价格优势，相关人员没有根据采购量的变化与供货商谈价，及时调整价格。
（8）采购方式不合规医院未成立招标委员会，没有规范的招标采购程序文件和招标委员会，对总务物资、医用耗材和医用试剂都是进行分散采购，没有规模采购的价格优势。其中总务物资采购中的用量大、全年支出费用高的复印纸和砸鼓都没有选择政府采购方式，而是选用政府采购范围外的多家供应商，导致供应商选择存在风险，价格参差不齐。
（9）价格依据不合理物资采购过程中的关键控制点是物资采购价格，多种因素（例如物资产品质量、技术配置、售后服务等）都会影响采购价格的形成，医院的成本费用直接受具体采购价格的影响，医院物资采购的价格多数沿用合作过的供应商前年度购买的价格，一方面不够公开询价信息，受前年度关系供应商的局限，而不是随时根据市场变化做出调整，也不要求供应商提供同区域同级别医院的物资采购合同或发票作为参考。如果供应商要求提高价格，也只需曰头与采购员提出，并与采购供应部主任口头约定，并未形成书面的申请，解释物品涨价原因，也不用主管院长审批。对于首次合作的供应商，即使要求提供别家医院同品牌同型号的合同报价或发票，采购人员也不太关屯、合同的真假，只是当做一种形式上的任务来完成。另一方面，过度询价只注重价格，有时也忽视了审查服务质量与供应商资格。
（10）采购合同签订不规范在缺乏正式的采购合约的情况下，仅凭历史采购记录维持业务，便与绝大部分供应商持续业务往来，首先无法准确确定供货商的资格与实际履行能力，有些大宗采购的供应商的注册资本也只有几万元，货物的质量、供给能力都容易让人产生质疑。其次双方对物资采购的质量、交货时间、合同价款、付款方式、争议解决方式等必要条款都没有正式的条文进行规定，医院对货物质量验收的标准无从依据，对供应商送货的及时性也无从考察，出现问题后对双方责任难W界定，导致医院处于被动的局面，利益得不到保护。另外，绝大部分的物资都是先送货入库，事后补签合同，造成合同管理混乱。
（11）货物验收不严格货物验收工作存在缺失，货物的验收应由库管员和采购员共同完成，验收完成后共同在货物验收单上签字。但实际工作中，会出现采购人员一人完成签字验收，库管员事后在验收单上补签字，甚至不签。验收记录不完整，验收标准不明确，《验收单》上的数据事后凭记忆随意填写的现象也时有发生，若发生质量问题也很难发现是哪个批次的，无形中损害了医院的利益。
（12）库存管理不规范首先，医院使用的库存管理软件己使用十余年，无法满足医院日益复杂的物资采购的整个过程的有效记录，与财务系统数据不能直接转换，影响了部口间的工作效率。其次，医院库存物资的管理混乱，入库不记账，领用不销账的现象时有发生，导致库存的盘亏、盘盈。
实际工作中，物资记录的滞后很容易造成库存物资不能及时结账；基于各种原因，无法定期盘点库存物资，造成无法核对账实，难化及时发现库存管理中出现的问题；对己过使用期限、盘亏、盘盈、长期不用已经破损的库存物资没有进行及时上报处理，致使账实不符。
