第 2 章 会计电算化系统概述
2.1 会计电算化系统产生的背景
随着会计学、以及计算机科学的发展，会计电算化系统随之产生。会计电算化系统是，采用面向对象的编程技术，运用计算机处理会计事物的一组程序。
计算机技术的产生与广泛应用是会计信息的处理进入了一个崭新阶段。一场技术革命既会引起危机，同时也会提供解决危机的手段。“计算机革命”带来更广泛深远的影响。在当代科技开发中，它是推动和加速其他发明创造的共同因素。
20世纪90年代以来，企业自身为了在激烈的市场竞争环境中生存和发展，为了迅速获得国内外产品信息，市场信息，金融信息和技术信息等，都必须依靠信息的转化与传递。因此，企业要求信息系统不仅对不计其数的数据进行处理，提供生产经营活动和市场情况的信息，而且要迅速反映出经营决策的效果，以便及时有效地对生产经营活动或战略决策进行调整，取得更大的效益。在这种情况下，人工或者半人工的数据处理方式已不能满足需求。
于是，会计电算化系统出现了。目前，它在社会主义建设中起着重要作用。要大幅度的提高生产力，改革不合理的生产关系，与国际先进企业的管理模式相接轨，就必须改变传统观念，将先进的计算机技术和会计信息处理结合起来，以实现在经济活动中会计信息处理的现代化。
2.2 会计电算化系统的优点
IT技术对会计的最大影响，就是使企业开发并使用会计电算化系统来追综合记录财务交易情况的能力。纸质台账，手工试算表和手写的财务报表都被转化到计算机系统中，可快速进行目前个人交易的财务报告。时下最流行的会计系统也可以针对特定行业或公司进行设计。这使得公司可以快速创建单独的报告和易于管理决策。会计电算化系统的其他优点可以总结如下：
2.2.1 增加功能
计算机会计系统也通过提高会计信息及时性而增强会计部门的功能。通过提高财务信息的及时性，会计师可以准备报告和业务分析，给管理者一个准确的当前操作的方向。财务报告的数量也已由电脑系统改进；现金流量表、部门的盈利和亏损、市场份额报告现在电脑系统中更容易实现。
2.2.2 提高精度
大多数计算机会计系统内部制衡措施确保所有交易和账户的适当平衡的编制财务报表之前。电脑系统也将不允许记账失衡发布，确保正确记录个人交易。访问人员数量的精度也被限制，提高财务信息的保密性。确保财务信息只能由合格的人员调整。
2.2.3 更快的处理
计算机会计系统允许的会计处理大量的财务信息和很快通过会计系统。更快的处理时间为个人的交易也减少了时间量。特别是对会计部门，月或年终结帐时间可以导致更长的时间和更高的劳动费用。缩短这段时间帮助公司成本控制，从而提高公司的整体效率。
2.2.4 更好的对外报告
由计算机会计系统产生的向外部投资者、债权人的报告得以改进。改进的报表可以使投资者确定公司发展的机遇，来进行很好的投资，公司可以利用这些投资者对股权融资，成为一个潜在的高价值的公司。
2.3 会计电算化系统的意义
自 1981 年“会计电算化系统”这一名词被提出以后，在我国这三十多年的发展，是一个循序渐进的过程。会计电算化系统的实现经过多少计算机人员，会计人员，领导人员的共同努力，才有了今天令人可喜的成绩。实现会计电算化系统有以下意义。
第一， 首先，传统的手工会计时期，数据的手机和处理都是分散进行的，并且存在大量重复记录的情况。会计电算化系统改变了这一情况，数据处理方式变成集中收集、集中处理。提高了速度和效率。并且，数据得以充分的共享，信息高度透明，这一优势使得企业其他部门甚至管理者在第一时间得到有用的信息，使他们能迅速作出决策，避免贻误商机。
其次，会计电算化系统使得会计信息的质量更高，数据处理更及时，更准确，并且更经济。时效性强、可靠性高和相关性大的会计信息，是有用的和有价值的会计信息。会计电算化系统的应用，可以提高这些特征值，运用计算机扩展会计核算的深度和宽度。
此外，会计电算化系统对于两种数据处理方式的应用都有好处：即：实时处理和批处理。
对于实时处理的会计信息，比如日常管理中的信息，由于计算机处理数据经济高效的特点，运用会计电算化系统可以满足实时控制的需要；而对于批处理的会计信息，企业可以根据自身需要，找到科学的时间间隔，让批处理的数据在科学的时间点上进行处理，使数据处理最为有效，也给企业管理者最大程度的提供有用的会计信息。此外，由于计算机的计算比人工计算的准确率高很多，还可以在数据收集的同时检验数据的准确性，使得数据处理的精度高，为科学决策提供支持。
再次，会计电算化系统可以使信息资源充分共享，避免人工浪费。在传统的手工操作中，同一数据可能录入多次，这就给会计人员带来了很多重复性劳动，工作效率很低。
而在会计电算化系统中，数据一旦录入，可以根据需要，数据可以在不同部门、不同系统中传递，供其他模块使用。也就是说，只需要在第一次录入数据时审核没有错误，那么以后在系统中传递的就都是正确无误的数据，这就大大降低了重复工作对人力资源的浪费。
接着，会计电算化系统促使会计的工作职能发生变化。当企业引进了会计电算化系统之后，就可以利用计算机进行数据的存储和处理。因此可以详细记录下每天的业务活动，并且对数据进行立刻处理。此外，会计电算化系统中还可以加入反映市场或者当前经济情况的最新数据和信息，这些信息可以帮助企业分析市场情况，预测未来市场变化，并为管理者决策提供帮助。所以，会计电算化系统的实施扩大了会计信息的范围，使会计信息真正成为帮助管理的关键要素。
再接着，会计电算化系统跟所有其他的管理信息系统一样，可以减少工作量，提高工作效率。这样一来，会计工作人员的工作重点，从原来的繁琐的手工操作，转变到管理和监督中去。
最后，由于会计从业人员素质层次不齐，在我国以往会计核算工作中，存在着很多数据不实、收支虚假的现象，运用会计电算化系统，可以改变这样的现象。由于输入数据要求规范化．处理过程得到严格控制，因此，就很难有机会和条件做假账。这就使会计工作朝着规范化的道路迈进。同时，所有的财务人员，为了适应变化的工作环境，自然而然地会积极学习新知识，提高业务素质，促进会计工作进一步发展，促进良性循环的形成。
总之，会计电算化系统在实际应用中，对会计信息的处理、加工，提供快速、准确的服务，对企业在竞争中取得一席之地，提供了坚实的基础。
2.4 我国会计电算化系统的发展情况
会计电算化系统一词的出现要追溯到是 1981 年 8 月。当时，“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会” 在长春召开。会上第一次把 计算机在会计工作中的应用定义为“会计电算化系统”。从此，“会计电算化系统”这一概念传播开来。会计电算化系统是一个具有中国特色的概念，标志着电子计算机在会计工作中取代手工处理这一革命性变革。我国会计电算化系统发展经历了几个阶段。
1950 年以后，第二代电子计算机时代到来，一些其他国家就已经开始了计算机在会计工作中的应用。但由于技术限制，计算机的价格非常昂贵，没有几家企业能够有资金购买，另外，计算机程序设计复杂，计算机专业人士缺乏，所以仅有少数的工作人员能够掌握这门技术，这些因素都限制了会计电算化系统的发展。而对于少数有实力、有人才的企业，运用会计电算化系统，也只是做一些数据计算的工作。比如计算工资等。这类工作通常计算的难度小，定期都要进行，并且量比较大，所以称为首先运用计算机代替人工所做的工作，这是会计电算化系统的雏形。
70 年代以后，计算机技术和数据库管理系统的发展，企业开始全面应用计算机。各种类型的管理信息系统出现，比如 MRP（物料需求计划），这些系统可以帮助企业进行各种日常业务，但这些系统都与会计电算化系统紧密相连。80 年代，随着计算机水平的提高，原有的大型计算机变成了微型计算机。而微型计算机的大量涌现和普及，使除了大型企业以外的中、小型企业也开始有机会试用会计电算化系统进行业务处理，这一变化更加速了会计电算化系统的普及。进入 90 年代以后，一些大型的软件公司开发研制了成型的商业化的会计电算化系统软件。
这就满足了那些没有能力自行研发会计软件的企业，通过购买，也可以进行信息化。大批成型软件的出现是会计电算化系统得到了广泛的应用。
2.5 我国会计电算化系统的特点
中国的会计软件正在由转型后的会计系统向综合管理信息系统转变。已经取得了很大的进步，会计软件的开发从简单的数据计算向综合会计发展，甚至出现了人工智能的会计信息系统的阶段。超过 40%会计软件得到财政部的认可。总数超过 200 个的软件正在使用并得到金融部门认可。已经有一系列实用、有效的和高度商品化会计软件出现。
中国现有的会计电算化仍处于较低水平，具体体现在：首先，人们对会计电算化的认识是不够的。第二，会计电算化员工的专业技能需要改进。第三，会计软件的约束限制了我国会计电算化事业发展。最后，会计电算化无法实现信息资源的充分共享。所有这些方面都严重阻碍了我国会计电算化普及。
我国会计电算化的实施存在以下特点：
2.5.1 人才方面
2.5.1.1 人们对会计电算化的认识不够
在中国，电算化起步较晚，人们并没有充分认识到它的含义和重要性。中国企业，尤其是中小企业不具备会计电算化的主要原因，不是简单的资金短缺。更重要的是，它是因为企业领导人缺乏对会计电算化的正确认识。在中国的一些经济欠发达地区，经济基础薄弱。大多数企业经济效益比较差；行政单位和事业单位缺乏推广，硬件设备支出率很低。因此，会计电算化的含义和作用没有得到充分认可。相反，他们错误地认为，会计电算化的目的是在减少会计人员的手工劳动，所以在有充足的会计人员的单位里是不必实施会计电算化的。有些人认为会计电算化只是一个发展趋势，他们宁愿再等一段时间。由于认识上的偏差，这些都会导致对会计工作电算化的消极态度，并严重影响会计电算化的发展和普及。
2.5.1.2 会计电算化人员职业技能水平低
电算化不仅需要掌握会计的专业技能，也要有相当的计算机专业技能。然而，大部分会计人员不足。技能熟练的老一代会计人员不熟悉电脑，但新的一代，尽管他们可以通过会计电算化资格考试，但那只是一小部分内容，所以，在处理越来越复杂的会计事物时，没有足够的实践经验。一旦遇到超出范围的问题，他们只能求助于软件维护人员。
然而，大多数这些维护人员只熟悉计算机，而不了解会计，所以双方相互不能很好地协调。这也限制了会计电算化普及。
2.5.2 软件和设备方面
2.5.2.1 在我国，会计软件的限制阻碍着电算化事业的发展
大多数会计电算化软件致力于核算而非管理。会计电算化将财务和会计人员从繁重的结算工作解放出来，并使他们加强注重财务管理。然而，我国大多数单位只重视处理账目和忽视管理。有许多会计软件涉及的会计内容，包括总账，工资，固定资产报表，而对于通过财务软件开发商提供的管理功能模块，如成本会计，预算，分析和其他，在内容设计上过于简单，功能不完整。因此，信息化管理的作用是有限的。
目前，会计软件在市场上的通用性比较差。大多数会计电算化软件系统初始化的工作量庞大。企业难以根据自己的需要选择功能。为了解决这个问题，软件公司提供可以选择的合适的不同模块。然而，不同公司的软件是不可能的无缝连接的，数据交换、信息共享和管理控制不能进行。更重要的是，他们是几乎都可以结合企业人事管理子系统等。因此，很难形成一个整体的企业管理信息系统。
不能保证数据的安全性和保密性。对于企业来说，财务数据关系着他们的生存和发展。一些软件所谓的加密只是软件本身防止盗版的加密。对于会计数据是很难保密的。一旦有病毒或其他突发事件问题发生，是无法保证不泄密的。
2.5.2.2 会计电算化无法实现信息资源的充分共享
目前，我国会计电算化是局限于会计系统本身。然而，会计信息是与企业内部其他部门密切相关的。例如，人员信息包括工资核算，业务信息包括销售和采购会计。不同行业信息的变化会引起会计数据的变化。但我国软件很少是“事件驱动”的系统。相反，不同部门使用不同的软件，进行他们自己的管理，难以实现及时更新和共享数据。这不仅浪费人力和财务资源，也提高了数据的错误率，降低了利用会计信息的有效性。
2.6 我国会计电算化系统的发展趋势
综观我国会计电算化系统的发展历史,它在未来的发展过程中,会呈现出以下趋势:
2.6.1 会计电算化系统必将取代手工会计处理
随着知识经济和信息社会的到来，凭借着处理速度快、计算准确的特点，会计电算化系统必将完全取代手工会计处理。
2.6.2 向“管理一体化”方向发展
市场经济的到来，使得企业间竞争日趋激烈。而未来的竞争,归根结底是信息的竞争。谁能掌握更有价值的及时有效的信息，谁就能掌握商机，谁就能在竞争的浪潮中立于不败之地。而会计电算化系统的发展趋势，也必将走向“管理一体化”的道路。目前的财务信息，更多的作用是事后反映。也就是在经营管理或者战略决策完成之后，反映其是否有效。但越来越多的企业管理者，更看重的是事前的预测和帮助决策。
所以，目前多数帮助计算的会计软件，将不能满足市场的需求。一些有规模的软件公司也在动手研发事前事后并重，能够帮助企业决策者进行规划和决策的管理信息系统或决策支持系统，只有这样才能满足企业日益增长的需求。
2.6.3 向网络化方向发展
信息社会的到来，使得企业无时无刻不予外界产生联系。包括企业与客户之间，企业与供应商之间，企业与政府之间，甚至企业内部，都紧密地进行着联系。能够满足这种联系的就是网络。网络能够保证企业与外界保持着顺畅的信息通道，避免由于信息不对称造成损失。会计电算化系统也必将走上网络化的道路。
2.6.4 向 ERP 方向发展
ERP （企业资源计划）系统是个较完整的企业管理信息系统。它把企业的整个运作流程看成了一条供应链，它的目标是充分利用企业内外部资源，全面实现信息共享，提高企业管理水平。目前，ERP 系统的主要模块包括：财务会计、供应链管理、生产制造、客户关系管理以及人力资源管理等。这里的财务会计子系统，就是会计电算化系统。与原有的独立的会计电算化系统不同，ERP 系统强调各子系统之间的融合，业务流程在企业各职能部门之间的流转。
2.6.5 软件技术与组织管理措施日趋结合
在我国电算化初期，企业管理者更看重的是通过软件技术提高效率，也曾经因为实施的企业纷纷失败，而使人们对于会计电算化系统，乃至管理信息系统产生怀疑。随着电算化、信息化工作进一步深入,企业管理者才慢慢认识到，先进的软件技术必须与先进的管理思想，规范的管理制度相结合，两者相辅相成，并驾齐驱，才能够达到提高企业管理水平、提高企业竞争力的作用。
2.6.6 会计电算化系统管理逐步规范化
软件开发日益工程化以充分满足用户需求。我国的软件开发正从经验开发向科学的工程化方法转化,科学的工程化方法是有计划地按照一定步骤对软件进行开发的方法(如生命周期法) ，此方法最大的特点是充分满足用户需求,在市场经济社会中要提高软件在市场上的竞争力,唯有实行此方法；标准的帐表文件格式将由有关权威机构制订出来；解决各种会计软件的接口问题；会计信息的相互传递问题；会计工作电算化的审计问题等；宏观管理将向规范化和标准化过渡。
