摘要：近年来，随着经济的快速发展和人民群众对更高品质生活的追求，小区物业管理逐渐成为基层社会治理的重点、难点和热点。针对物业管理领域纠纷多、矛盾多、举证难、调解难等问题，湖南省株洲市国信公证处“公证服务物业管理课题组”成员查阅了相关文件，走访了相关部门，访谈了部分业主委员会成员、律师、高校专家学者，多次召开“公证助力物业管理”专题会，就株洲市物业管理现状及存在问题进行了剖析，并对公证介入物业管理的实务操作进行了梳理。
物业管理是城市管理的重要组成部分，关系着广大人民群众的日常生活需求和切身利益，关系着城市的高质量发展和文明城市品质的提升，关系着人民群众的获得感、幸福感和安全感。近年来，随着经济的快速发展和人民群众对更高品质生活的追求，小区物业管理逐渐成为基层社会治理的重点、难点和热点，涉及业主、业委会、物业服务企业、开发商等多元社会主体的共治和博弈，利益诉求错综复杂。针对物业管理领域纠纷多、矛盾多、举证难、调解难等问题，湖南省株洲市国信公证处“公证服务物业管理课题组”成员查阅了关于物业管理的法律法规及政策规定、物业纠纷的司法判例、公证服务物业管理的公证案例等，先后走访了株洲市物业管理部门、物业管理协会、部分物业管理公司、社区居委会、市长热线办公室等部门，访谈了部分业主委员会成员、律师、高校专家学者，多次召开“公证助力物业管理”专题会，就株洲市物业管理现状及存在问题进行了剖析，并对公证介入物业管理的实务操作进行了梳理。课题组认为，在物业管理中引入公证机制，对于当前物业管理中矛盾的预防、纠纷的化解、争议的平息等可以起到积极作用，同时也有利于扩展公证内涵、彰显公证制度价值。
一、株洲市物业管理现状及存在的主要问题
（一）物业管理覆盖率低
株洲市住建局2020年相关调研数据显示，株洲市拥有物业服务企业371家，从业人员5万。物业管理项目1420个，无物业管理项目1062个，物业管理项目在全市覆盖率约57.2%，其中住宅小区物业项目880个，涵盖住宅、办公、商业、医院、学校、园区、道路、公园等多种类型，管理建筑面积7371万平方米。中心城区实施物业管理的住宅项目607个，服务面积4885万平方米。
（二）业主委员会成立难
株洲市住建局2020年相关调研数据显示，全市共成立业主大会和业主委员会340个，仅占小区总数的38.64%。成立业主大会和业主委员会的数量从2018年的328个增长至2020年的340个，三年时间仅增加12个。
（三）业主参与决策难
业主大会是业主参与决策的重要途径。《物业管理条例》规定，业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但是，应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。涉及筹建和使用维修基金等重大事项，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意。传统投票方式是由社区志愿者拿着投票箱上门进行投票，投票的真实性、有效性往往容易遭到业主质疑。目前部分地方应用了由住建部门、小区物业、物业协会推出的投票软件，但因担心平台泄露个人隐私，且软件操作存在难度等，实际使用率不高，也未能有效解决业主参与决策难的问题。这种情况下，一些矛盾不能及时化解，持续酝酿发酵后，容易导致群体性纠纷事件，甚至转化为上访事件，影响社会和谐。
（四）维修资金监督难
因维修资金基数较大，而目前缺乏有效的监管机制。一方面市场上物业服务公司资质良莠不齐，一些黑心物业公司进驻小区后企图短平快“捞一把”走人，维修资金就是他们觊觎的“蛋糕”之一。另一方面也不排除一些别有居心的业主代表在动用维修资金过程中滥用职责，谋取私利。维修资金动用的事中、事后监管不到位，导致广大业主的权益无法得到充分保障。
（五）物业投诉增长快
根据株洲市市长热线办的统计数据，株洲市关于物业管理投诉件数从2019年的4100件增加至2020年的4560件，2021年1至6月达2936件，投诉数量逐年增长，成为市民投诉的集中领域（图1）。其中，围绕物业费收取不合理、电梯故障、停车费收取不合理、垃圾无人清理、房屋漏水等方面的投诉最为集中（图2）。
图1 物业管理投诉情况
图2 物业管理投诉集中问题情况
二、物业管理中难点问题的原因分析
（一）立法不完善可操作性不强
近年来，株洲市物业管理纠纷案件频发，信访投诉居高不下，物业纠纷呈现出诉求多元化、形式多样化、内容复杂化以及矛盾易激化等特点。目前，我国尚未出台物业管理法，民法典中对物业管理有一些指引的规定，国务院发布的《物业管理条例》部分规定宏观，需要各地根据实际情况出台具体举措、可操作性强的实施细则或办法。株洲市没有出台过与物业管理相关的法规，仅出台过一些规范性文件。比如，2011年2月,市人民政府制定了《关于促进物业管理健康发展若干意见》，现已失效；2011年2月25日，株洲市人民政府办公室发布了《株洲市物业管理办法》；2020年12月，株洲市发改委、市住建局共同发布了《株洲市城区物业服务收费实施细则》。这些规定对规范和改善物业管理起到了一定作用，但在解决业主委员会成立难、物业服务费调整与收缴、共用部位经营收益分配、车位租售、维修资金申请、物业服务标准公示、责任追究等备受居民关注的问题方面，可操作性不强。
（二）业主缺乏行使权利的便捷途径
业主委员会作为业主利益的代表，对促进小区建设和发展起着重要作用。根据《民法典》第277条规定，业主可以设立业主大会，选举业主委员会。但在实际操作中，业主委员会的成立一般较难。具体表现在：发起难，主要难在无人牵头；开会难，需要过半数业主参与召开业主大会才能选出业主委员会；博弈难，需要突破开发商和物业公司的“封锁障碍”；备案难，需要小区所在街道对业主委员会选举程序的认可才能备案；运作难，需要团结业主获得认可，与开发商、业主委员会、社区街道等多方面协调，各方面运作起来都非易事。
（三）业主委员会成员大多专业性不足
首先，成立业主委员会需要热心公益的积极分子，但这类业主在各个小区都十分稀缺，更多的业主即使有能力、有时间也不愿当“出头鸟”；其次，大多业主委员会成员对物业管理不熟悉，缺少专业培训以及相关部门的监督指导，全凭一股热情干活，一旦不规范运作，极容易激化矛盾，变成业主不支持、物业不配合、费力不讨好，最终多头受气，越干越没劲；第三，个别业主委员会缺乏监管，少数成员从中谋求私利，影响业主委员会公信力。
（四）物业服务人员素质良莠不齐
《物业管理条例》对物业服务企业和物业服务人员提出了明确的要求，严禁未取得物业管理资质证书的企业从事物业管理工作，从事物业管理的人员应当取得相关职业资格证书。但实际上，优质的物业服务企业较少。根据株洲市物业管理协会公布的数据，“2020年度株洲市三星级物业服务项目”有12个，仅占全市物业服务企业的3%左右。
（五）管理部门的监督指导力度不够
目前株洲市负责物业管理的部门职能分工有待于进一步明确。株洲市住建局有内设的物业监管科，同时还有下属二级机构株洲市物业事务中心，属于副处级事业单位；各区住建局机关没有对应的物业监管科（股），各区设立的物业服务指导中心不隶属于区住建局管理，而是属于区政府办直属二级机构。这一设置影响了很多工作的落实。管理部门对不服从其监督指导的行为缺乏有力的制约措施，使得监管与指导效果不理想。
三、公证在物业管理中的优势
（一）公证制度具有预防性
公证的宗旨是预防纠纷、减少诉讼。在物业管理中引入公证机制，有利于在纠纷发生前引导物业管理主体或业主依法规范操作，降低矛盾纠纷发生的机率；出现纠纷后，通过保全证据、公证调解等方式化解矛盾纠纷，达到减少诉讼的目的。
（二）公证人员具有专业性
根据《公证法》的规定，担任公证员需要通过国家统一法律职业资格考试，在公证机构实习两年经考核合格，并通过公证员任职前专业培训后才能取得执业资格。因此，公证机构有能力根据当事人的需求，通过高效、快捷、较低成本的公证法律服务，帮助当事人解决物业管理中的有关问题。
（三）公证效力具有法定性
公证主要有三大效力，一是优先证明效力，其证据效力高于一般的书证；二是强制执行效力，经公证赋予强制执行效力的债权文书，债务人不履行或不完全履行债务的，债权人可以不经诉讼，直接凭公证文书向人民法院申请强制执行；三是法律行为成立或生效要件的效力，《公证法》第38条规定：“法律、行政法规规定未经公证的事项不具有法律效力的，依照其规定。”公证证明不管是在法律规定还是社会实践，都得到社会广泛的认可，甚至在域外也具有法律证明力，是进行国际间民事、经济活动不可或缺的证明文件。公证能为物业纠纷的预防和解决提供强有力的证据效力，对于某些债权文书还可以通过赋予强制执行效力，高效实现债权。
（四）公证服务具有综合性
公证具有服务、沟通、证明、监督等职能，在维护人民群众合法权益、保障民商事交易安全、维护市场经济秩序、创新社会治理等方面具有独特的职能优势和重要作用。为满足人民群众的实际需要，株洲市国信公证处不断将公证服务向前、向后、向纵深延伸。近5年，为解决“证明难”问题，开展无偿代为调查取证6318件；为解决“过户难”问题，开展无偿代办房屋过户1455件；为解决涉外“认证难”问题，开展代办涉外公证书认证508件；为解决“奔波苦”问题，开展无偿代办邮寄公证书13058件；为解决二手房买卖过程中“先过户再付款”还是“先付款再过户”问题，免费或限高收费办理提存公证6090件，涉及提存资金约23.8亿元。通过开展一系列有温度的延伸服务，赢得了良好口碑，为法治株洲的建设贡献了力量。在物业管理中，公证同样可以根据现实需要提供综合性的公证法律服务，如可以为业主大会召开提供法律咨询、设计会议程序和规则、协助组织并现场监督会议召开、对投票统票过程以及对表决结果公示情况办理保全证据公证等。
（五）公证职能具有双重性
公证机构是法律服务组织，具备天然的独立性、中立性、公立性，它的非营利性决定了公证必须始终站在中间立场上，必须首先保证国家公共利益和公序良俗，同时要尊重当事人的自主意志，并绝不偏袒任何一方的利益。在我国朴素的传统观念中，公证的价值观和公信力具备广泛的社会基础和群众基础。正因如此，法律承认并赋予公证较其他证据形式更高的公信力，使公证可以实现法律服务与间接管理之双重功效。
（六）公证性质具有公益性
《公证法》第6条规定：“公证机构是依法设立，不以营利为目的，依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。”2017年7月13日，司法部、中央编办、财政部、人力资源和社会保障部印发《关于推进公证体制改革机制创新工作的意见》，规定：“事业体制公证机构划入从事公益服务的事业单位，坚持公益性、非营利事业法人的属性。”
四、公证介入物业管理的路径
课题组先后对中国裁判文书网、聚法案例、威科先行三个平台的裁判文书数据进行了比对，并最终确定以聚法案例平台的相关数据作为本次课题研究的基础数据。在聚法案例平台，共计搜索到物业服务合同纠纷案例有287万余篇文书，其中关于前期物业服务合同、管理义务、物业费的计算标准等10类最为集中（图3）。
在此基础上，课题组又对自2012年至2021年的有公证介入的物业服务纠纷数据进行了分析。在物业服务纠纷专题280多万的数据中经关键词搜索，公证介入的案例有6733个。案例纠纷类型主要包括四大类：一是物业费的支付；二是与业主委员会和业主大会有关的纠纷；三是涉及物业公司的选聘、解聘、移交等方面纠纷；四是物业维修专项资金的使用的纠纷。
图3 聚法案例平台中物业服务合同纠纷案例
课题组挑选北京、上海、成都、株洲四个城市做了进一步数据分析。近三年来，有公证介入的物业服务合同纠纷案件北京115件，上海22件，成都96件，株洲35件。
此外，通过关键词“物业纠纷”“公证”提取的数据有167条，经过筛选，有物业纠纷也有公证参与的共64件。公证介入物业服务合同的案件类型有现场监督、保全证据、租赁协议、房屋买卖协议等多种形式。
在对聚法网与物业法律服务相关的案例进行查询梳理后，课题组发现近三年来因物业服务引发的纠纷案件大量涌现，除原来较为常见的物业服务企业提起的物业费诉讼纠纷案件之外，还包括很多与物业服务相关的新型纠纷案件，如涉及物业公司选聘、移交、物业维修专项资金使用纠纷等。
如果说特定行业的风险管理是一个抽象的命题，那么就物业管理领域而言，数量庞大且不断增加的物业纠纷裁判案件便是这一抽象命题的动态呈现。在现实生活中找到对应的案件，通过生动真实的案例，识别可能的风险，举一反三，加深对相关风险管控问题的认知，能够更好地推动风险管理理论在实务层面的具体应用。正是基于这样的考虑，课题组有的放矢的选择了公证日常办证实务中遇到的一些较为典型的问题和案例进行了梳理，以此作为公证介入物业管理路径之探索。
（一）提供与物业管理相关的法律咨询
公证人员是法律专业人员，具有较高的专业水平，能够解答物业管理方面的法律咨询，提供解决问题的建议和方案。2015年，某小区物业公司在未经过业主同意的情况下，打着“增加小区资产，更好服务小区”的旗号，拟将小区绿地改建为停车场，并对外营业、收费。面对这种情况，反对这一做法的小区业主多次与物业公司协商，并向相关部门投诉，但收效甚微。物业公司不听劝阻，擅自动工，绿地大面积被毁坏，业主代表李先生来到公证处求助。根据原《物权法》规定，小区道路绿地和商品房楼顶、外墙、楼梯、楼道一样，属全体业主共有财产，任何人不得占用。同时，《物业管理条例》第50条规定，物业管理区域内按照规划建设的公共建筑和共用设施，不得改变用途。物业服务企业确需改变公共建筑和共用设施用途的，应当提请业主大会讨论决定同意后，由业主依法办理有关手续。而且，按照有关规定，小区的内部具体建设应该与建设前审批通过的规划图一致，不得随意改变，确实需要改变的，需经业主同意和相关部门审批。公证员告知李先生，可以对小区原来的建设审批图纸进行公证，并对物业擅自毁坏绿地改建停车场的行为进行保全证据公证，对物业公司提起诉讼。获得建议后，李先生号召小区召开业主大会临时会议，由业主决定是否将“绿地变成停车场”。在公证员的监督下，80%以上的业主表示反对，该提案被否决。随后，李先生拿着业主的决议，找到物业公司表明业主立场，称如果物业公司一意孤行，他们将搜集证据进行公证，然后到法院告物业公司。最终，物业公司主动恢复了绿地，李先生等业主保护了自己的合法权益，维权成功。
（二）调解物业服务纠纷
矛盾纠纷调解是一项常见的公证延伸服务，公证人员普遍具有丰富的调解经验。2020年9月，株洲市国信公证处参与了株洲市天元区人民法院的司法辅助事务，该法院接待的婚姻家庭类起诉案件均交由公证处调解，调解不成功的才受理立案。据统计，公证处参与前期调解成功率达36%，意味着三分之一以上的案件避免了进入诉讼程序，以温和的方式得以化解，取得了良好的社会效果。在物业纠纷的调解方面，公证一样可以大显身手。2019年，市民马女士因为拖欠了17年的物业费被物业公司起诉，在收到物业公司的起诉后，承办法官第一时间与物业公司进行了沟通，当确定物业公司有调解意愿时，法院便委托公证处开展送达和调解工作。公证员来到马女士家，将涉案相关起诉材料交给马女士签收，马女士告知公证员不缴纳物业费的原因是小区卫生环境差和停车难。公证员在了解情况后，经马女士同意，立即联系物业公司和承办此案的法官，现场开展调解工作。在调解过程中，马女士、物业公司工作人员和公证员坐在一起，法官在法院内通过手机视频连线全程指导监督，马女士道出对物业服务的不满，物业工作人员就相关问题向马女士做出解释，并承诺下一步将联系相关部门争取解决。经公证员释法说理，物业公司当场同意减免马女士物业费1000元，马女士也承诺补齐欠缴的物业费。法官在全程指导调解之后，现场确认双方调解协议合法有效。这起跨越17年的物业纠纷在公证机构的参与下得到了妥善解决。
（三）提供现场监督类公证服务
现场监督公证是公证业务的一个重要组成部分，公证机构通过现场监督公证可以监督并引导各类招投标、抽签、开奖、商品抽样、投票选举等现场活动按预定的程序和规则进行，确保相关现场活动的真实性和合法性。现场监督公证可以运用于物业管理的以下各类场景：
1. 监督业主委员会的成立或选举换届。
株洲市荷塘区某小区有2000多户住户，由于历史遗留问题较多，业主之间意见不统一，经常出现邻里纷争和上访告状等情况。株洲市城市管理和综合执法局非常重视该小区的自治工作。2020年，小区计划召开业主委员会换届选举活动，为了保证选举结果的真实性、有效性，避免产生纠纷，业主委员会特向公证处申请对换届选举活动进行公证。公证处审查了业主委员会提供的相关材料，监制选票，检查投票箱后粘贴封条，组织业主志愿者挨家挨户上门进行投票，并对投票过程和结果进行了公证，该小区业主委员会换届选举工作圆满完成。
2. 监督业主大会投票决议过程。
2020年1月1日施行的《湖南省业主大会和业主委员会指导细则》第40条规定：“业主应当按照首次业主大会会议通知的内容、要求进行投票选举和表决，行使业主权利，履行业主义务。投票结束后，首次业主大会会议筹备组应当分别指定专人进行现场验票和计票；计票结束后，计票人、监票人应当现场对计票结果签名确认。必要时可邀请公证机构现场公证。”株洲市石峰区某小区长期以来因物业公司履职能力差，服务不到位，小区业主强烈不满。业主委员会多次与物业公司协商，要求物业公司对业主提出的问题进行限期整改，但物业公司在后续整改过程中不作为，无视业主的合理要求。为保障业主的合法权益，2021年，该小区业主委员向公证处申请对业主投票解聘物业公司的投票过程及结果进行公证。公证员根据业主委员会提供的相关材料及信息，有针对性地拟定投票方案，全程监督、参与投票过程，确保了投票决议过程及结果的真实性、有效性，小区最终解聘了该物业公司。
3. 监督招标选聘物业服务人。
2020年，株洲市某小区通过召开业主委员会，对现有物业公司是否留用以及是否另行招聘物业公司的问题达成一致意见，决定由业主委员会成员对每一栋每一户的业主上门征求意见并统计结果，但有关部门对该结果并不认可。为此，业主委员会负责人向公证处申请对负责上门征求意见的人员进行证人证言的保全证据公证。公证员通过人证识别系统确认了证人身份，对证人上门征求业主意见、业主填写《征求意见表》的相关事实进行单独询问，并制作《证人询问笔录》，交由证人阅读后签名、捺指印，公证员出具公证书。最终，该公证被有关部门采纳，顺利解决了小区物业公司的选聘问题。
4. 监督建设单位与前期物业服务人现场查验过程。
自2011年1月1日起施行的《物业承接查验办法》第31条规定：“物业承接查验可以邀请业主代表以及物业所在地房地产行政主管部门参加，可以聘请相关专业机构协助进行，物业承接查验的过程和结果可以公证。”2019年，某物业公司接管一处新建高档住宅小区，该小区为欧式建筑，外观精美且物业配套设施完善。物业公司进驻后，对管理区域内的公共设施设备进行了认真查验并试运行，但在查验过程中前期物业服务公司提出部分物业办公设备及现代化的电子收费门岗是其为提高物业服务质量入场后添置的，与建设单位无关，要求全部撤离，业主委员会提出抗议，物业承接公司虽有不服但无法反驳。在争执不休的情况下，业主委员会提出建设单位与前期物业服务公司现场查验过程中曾经办理了公证，随后联系了建设单位，请其提供公证书。通过公证处拍摄的视频画面，各方确定了电子收费门岗和物业办公设备设施均系建设单位提供，并不属于前期物业服务公司的投入。承接查验在物业管理中地位特殊,角色重要,承接查验过程引发的各种纠纷着实让物业服务企业伤透脑筋，而公证的介入可以为化解纠纷提供有力证据。
5. 监督原物业服务人与新物业服务人的交接工作和查验。
某小区与A公司签订了《物业服务合同》，因合同已到期，业主委员会于2020年函告A公司不再续签，要求其做好合同到期后与新物业B公司的移交工作。在A公司与B公司交接过程中，双方对交接方式和交接资料存有争议，业主委员会向公证处申请对交接工作进行公证。公证处根据申请内容，组织A公司与B公司就争议事项进行共商共议，最终，促其达成一致意见。公证的参与有效避免了小区失管，保障了业主的正常生活不受影响。
（四）提供合同（协议）公证服务
合同（协议）公证是公证机构根据当事人的申请，对于当事人之间签订合同（协议）的真实性、合法性予以证明的活动。公证机构在办理合同（协议）公证时会审查合同（协议）的主体是否适格、当事人意思表示是否真实、合同（协议）内容是否违反法律禁止性规定等，从而确保经过公证的合同（协议）真实合法，并具有法律效力。在物业管理方面，可以对以下合同（协议）提供公证服务：
1. 物业承接查验协议公证。
物业承接查验是前期物业管理中的“重头戏”，非专业人士不能承担。办理此类公证时，公证员可以组织开发商、物业公司就竣工验收资料、技术资料、准许使用文件等有关事项进行沟通，然后依据相关法律规定起草《物业承接查验协议》并办理公证，为开发商、物业公司的权利义务划分提供有力证据。
2. 物业服务合同公证。
2021年3月，某小区业主委员会到公证处述称，小区原物业公司系由开发商选聘，签订的《前期物业管理服务协议》中关于物业公司责任承担的条款规定不具体不明确，也没有相应的违约处罚条款。业主委员会成立后，因原物业公司不履行义务，无视业主的合理要求，小区已经与原物业公司解除合同，并决定聘用新的物业公司。为避免类似问题再次发生，业主委员会决定向公证处申请对《物业服务合同》进行公证，希望由公证员审查合同内容，提出专业意见，保障业主的合法权益。公证处受理了业主委员会的申请，并办理了相关公证。
（五）保全证据公证
保全证据公证是指公证机构对于日后可能灭失或者难以取得的证据，依法事先加以提取、收存、固定、描述，以保持该证据的真实性和证明力的措施。在物业管理中，以下情形可以申请保全证据公证：
1. 保全业主专有部分存在安全隐患的情况。
2019年初，某物业公司接到业主投诉，某户居民的阳台上堆满了疑似烟花爆竹的物品，存在严重的安全隐患。物业公司紧急联系了该业主，原来这名业主目前在外地工作，房屋还未装修，因年关将近，囤购了几箱烟花爆竹准备过年使用。经过沟通，业主意识到此举带来的安全隐患，当即表示交由物业公司处置这批烟花爆竹。为避免纠纷，物业公司向公证处申请办理保全证据公证，对业主同意由物业公司代为履行处置行为的通话记录及物业公司进入该房屋搬离、处置烟花爆竹的全过程进行保全证据，消除了小区的安全隐患，也避免了可能发生的纠纷。
2. 保全房屋漏水、妨碍通行等情况。
2019年，某小区业主出国旅游一段时间回家后，发现因楼上水管破裂导致自家地板积满臭水、墙面和门上油漆完全脱落，业主紧急联系楼上住户，可对方推脱是物业的问题与自己无关，业主无奈只能自行联系工人解决。但几天后，油漆脱落情况越来越严重，地板也开始变形，特别是脏水渗过的地方发出阵阵臭味，业主决定到公证处办理保全证据公证，通过法律途径维权。公证员受理该公证申请后来到业主家中，对房屋进行查看并使用摄像机和照相机对屋内墙面、橱柜、地板等现状进行拍照和摄像，为业主出具了附有保全证据摄像资料光碟的公证书。业主通过公证的形式及时有效地固定、保存证据材料，为之后的诉讼提供了强有力的证据。
3. 保全业主不履行维修养护义务由物业服务人代为履行的行为。
2018年，某小区业主李某家中因空调外机水管漏水，导致小区该栋楼外墙墙体开裂、发霉，严重影响到楼下其他住户的日常生活，物业服务人员多次联系李某，督促其尽快处理水管漏水一事，但李某常年出差在外，短时间内不会返回家中。为避免损失继续扩大，物业公司决定代李某维修漏水的水管，但物业公司担心将来无法向李某追偿相关维修费用，于是向公证处申请办理保全证据公证。公证员通过摄像、拍照对李某家外墙空调外机现状以及楼下住户墙体开裂、发霉的现状进行证据固定。物业公司通过申请办理保证证据公证，为日后向业主李某追偿维修费提供了证据保障。
4. 保全政府组织强制搬出危房的行为。
2019年，某小区96户房屋经危房鉴定机构认定为D级危房，严重危害到住户的人身财产安全，经政府排危工作专班研究决定，异地安置住户，待住户搬离后对该处危房进行应急处置。其中88户居民按照规定时间及时从危房中搬出，剩余的8户居民未按要求搬出。为保障人民群众的生命财产安全，政府决定采取强制执行行动，并向公证处申请对这8户进行房屋现状保全和财产清点公证。行动当天，8名公证人员按照前期工作部署会的安排分组行动，对房屋现状进行摄像、清点屋内物品，各组人员各司其责，贴标登记、分类装袋、拍照存证，财产保全工作取得圆满成功。公证的参与为政府排危工作提供有力的证据支撑。
5. 保全物业公司管理不善的情况。
2018年，某小区业主马某等人为证明小区物业管理公司存在管理服务不到位的行为，向公证处申请办理保全证据公证。公证人员对小区围栏破损、道路不平、电梯故障、公用设施失修、环境卫生质量差、部分监控系统无法正常使用等问题进行了拍照和摄像。马某等人认为，物业管理公司存在的问题严重，为了维护业主的合法权益将物业公司诉至法院。法院通过马某等人提交的公证书确认了物业公司没有履行物业服务合同约定义务的事实，考虑到该小区物业管理服务现状和服务成本，结合马某等人的诉讼请求，法院酌定物业公司向业主们减免部分物业服务费，并督促物业公司整改。
6. 保全非法停水停电催收物业费等行为。
A公司是某小区业主，B公司是该小区的物业公司。2018年，A公司与B公司签订了《物业管理合同》，约定由B公司为A公司提供物业服务。从2019年下旬起，A公司以不满B公司的服务质量为由开始拖欠物业费，B公司向A公司发出《催缴物业费通知单》后，A公司仍拒绝缴纳物业费。之后，B公司采取了禁止相关楼层电梯停靠、停止对A公司供水供电等较为激烈的催收手段，导致A公司被迫搬离。根据《民法典》相关规定，物业公司采取断电、断水等措施向业主催交物业服务费属于违法行为。2021年，A公司向公证处申请办理保全证据公证，证明B公司存在违法情形，为日后维权做好准备。
7. 保全送达催缴物业费通知书的行为。
2012年，某小区与物业公司签订《物业管理服务合同》，约定物业公司为该小区提供物业服务并按房屋建筑面积向业主和物业使用人员收取物业服务费用。截至2019年，该小区共有157户业主拖欠物业公司物管费、停车费、水费、垃圾清运费等费用。2020年，物业公司向公证处申请，对这157户业主在小区单元楼处的信报箱张贴《催收物业费通知单》的行为及过程办理保全证据公证，证明其对业主履行了催缴义务。公证当天，公证员现场监督物业公司工作人员逐户在信报箱上张贴《催收物业费通知单》，并对张贴过程进行拍照、摄像。最终，该公证书获法院采信，物业公司请求业主支付物业费的诉讼请求得到法院的支持。
8. 保全公示内容。
根据相关规定，物业服务企业应当在物业管理区域内的显着位置公示物业服务企业名称、服务项目、服务标准、计费方式、收费标准、收费依据以及价格举报电话等信息，接受业主监督。为固定相关证据，预防纠纷，某小区物业公司于2020年向公证处申请对公示项目与内容进行保全证据公证。根据公证程序要求，公证处指派两名公证人员携带摄像机、照相机等办公设备前往该小区，对由物业公司公示的上述内容进行拍照、摄像，并出具保全证据公证书。2021年，有小区业主以物业没有公示物业收费标准为由据不缴纳物业费，物业公司工作人员立即向该业主出示了前述公证书，欠费业主最终缴纳了欠缴的物业费。
（六）提供委托公证服务
业主大会召集难，业主参与度不高是物业管理中的难题。部分业主有意愿参与，但因特殊原因确有实际困难，如在外地工作、日常工作忙、身体不便等，这部分业主可以通过委托其亲友或其他业主代理其参加业主大会的方式，行使业主权利。为了确保委托行为的真实性和合法性，可以对其授权委托书进行公证，部分不便亲自到公证机构办理委托公证的业主，可以通过“零接触”远程视频的方式办理委托公证。受托人持经过公证的委托书，可以在委托书有效期内代理委托人参与业主大会。
（七）提供提存公证服务
提存公证是公证机构依照法定条件和程序，对交付的提存物进行寄托、保管，并在条件成熟时交付债权人或其他受益人的活动。在实务中，有部分业主拒交物业费并非不愿缴纳，而是物业公司未履行应当履行的义务，业主以拒缴物业管理费的方式表示抗议。如物业公司承诺整改或维修，因担心业主不缴纳物业管理费，不愿垫付成本整改或维修，而业主则担心缴纳了物业管理费物业公司仍然拖延整改或维修。遇到这种互不信任的情况，业主与物业公司可以协商办理提存公证，由业主将应当缴纳的物业管理费提存于公证机构的提存专户进行资金监管，待物业公司履行完整改或维修义务后，由公证机构将物业管理费支付给物业公司，这样双方权益均可以得到有效保障。
（八）利用公证信息化成果为物业管理服务
在“互联网+”时代，公证信息化建设不断推进，新的成果不断涌现出来，其中不少成果的运用可以使物业管理工作变得更加便捷、高效。
1. 公证投票系统。
业主委员会是最基层的小区自治组织，有大量的社区事务需要由业主投票表决，实行民主管理。实务中，投票表决过程中需印制大量选票，选票保管责任大，业主委员会常吃闭门羹，投票率上不去，各种问题让决策卡在投票环节难以推动。遇到这种情况，可以充分利用“公证+投票系统”的组合拳，使用公证机构投票系统，采取线上投票与线下投票相结合的方式，为业主表决更换物业服务人、成立业主委员会、业委会换届选举、筹集与使用维修基金、公共收益分配等事项的决策提供技术支持与法律保障，确保业主参与投票的过程规范透明，从而达到提升投票参与度的目的。如2019年某业主大会使用了“业委会公证投票系统”，两天半的投票时间内，该小区901户业主中529位业主参与了网络投票，投票业主占全体业主人数的58.71%，投票业主专有部分面积占建筑物总面积的57.63%。投票结果经公证处网上监督，出具公证书，并在“业委员公证投票系统”中进行公告，业主可以在系统中自主查阅。目前，该系统已服务超过2万人次。“双过半”最快记录自在线投票发起不到36小时，业主投票参与率达到59.49%。此外，公证机构还将公证服务工作关口不断前移，从最初单一服务投票表决过程，向参与业委会筹备期间议事规则和管理规约起草、选举办法确定、业主委员会委员候选酝酿等环节延伸。
2. 电子数据保管系统。
现在大多数公证机构都有公证数据保管系统，当事人通过相关的手机APP，可以自助进行取证、存证、申请出具公证书等操作。某小区物业管理公司未经业主大会同意，擅自招商引进培训学校，占用小区公共用房开展培训。为维护业主的合法权益，业主委员会成员向公证处提出申请，对该培训学校授课现场进行保全证据公证，在固定相关证据后进行维权索赔。接到申请后，考虑到公证员现场取证过程容易引起相关方的注意，难度较大，建议当事人自行采用“公证云”APP的形式进行保全证据。通过“公证云”APP中手机拍照、手机录像功能对该培训学校的教学现场进行拍照及录像，并将拍摄所得照片和录像文件实时在线存储至“公证云”APP所指向的特定公证机构的存储服务器，然后当事人在“公证云”APP上申请出证。公证员对申请人及存证的数据进行审查后，登录公证处“公证云”系统管理后台解密、提取、下载电子数据文件，查看相关的《电子数据保管函》、操作日志和证据文件，经校验审核无误后，出具电子存证保全证据公证书。
五、结语
在诉源治理和多元化纠纷解决机制中，公证是一支不可忽视的力量。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于完善矛盾纠纷多元化解机制的意见》，要求“引导更多律师、公证、基层法律服务等专业力量参与纠纷多元化解”。平安中国建设协调小组《关于加强诉源治理推动矛盾纠纷源头化解的意见》明确应“扩大公证方式适用。积极开展家事、商事等领域公证活动，通过固定事实、固化法律关系等形式，有效预防矛盾、化解纠纷……发挥公证员在公证过程中的法律释明作用，促进各方当事人充分了解行为后果，避免纠纷、减少诉讼。积极探索综合运用多种公证手段化解纠纷，延伸公证服务触角，做好预防服务工作”。公证作为一项预防性法律制度，是“治未病”的重要力量之一。在物业管理中引入公证机制，既有一定法律政策依据，又有广泛的实践经验，完全具有可行性。公证机构应当发挥自身优势，积极介入物业管理事务，为各方搭建起信任的桥梁，协助各方厘清责任，指导监督各方主体按照法定程序或议事规则进行规范操作。同时，课题组建议立法部门在物业管理立法中能够吸收公证机制，倡导管理主体充分运用公证手段预防和化解矛盾纠纷，促进社会和谐与稳定，为推进国家治理体系和治理能力现代化建设添砖加瓦。
