摘 要： 办公室作为企业的办事机构, 具有综合、全面、系统的特点, 统筹协调着各部门的工作。同时在辅助决策、发展企业文化方面起着重要作用。随着时代发展, 办公室正在向综合服务管理机构转变, 逐渐成为企业的核心机构。新形势下, 办公室行政管理工作面临着新的问题与挑战, 越来越多的受到内外部因素的影响。本文对办公室行政管理矛盾问题进行分析, 根据问题提出新时期做好办公室行政管理工作的策略, 旨在更好地促进企业发展。
关键词： 企业; 办公室; 行政管理; 职能;
一、企业办公室行政管理的职能
1. 宣传构建企业文化
企业文化深刻体现着企业的价值观和发展导向, 是企业的灵魂, 是推动企业不断向前发展的重要动力。企业办公室是一个对外展示的窗口, 作为企业文化的重要践行机构, 办公室承载着对内对外宣传与构建企业文化的重要职能。企业在构建企业文化的过程中, 充分运用行政手段可以起到良好的效果。办公室在企业文化的实际践行过程中, 既是重要的执行机构, 也是企业文化构建的重要监督机构, 内部企业员工对本企业文化的认同与接受, 是一个企业对外树立良好口碑与形象的基础。
2. 辅助企业领导决策
在企业办公室逐渐向综合机构转型的背景下, 办公室越来越成为企业的核心系统, 其在辅助领导决策方面发挥着非常重要的作用。办公室通过日常行政事务的处理, 可以接触到企业内外各个层级的人员, 同时能够积累大量的信息和丰富的资源, 在企业信息传达与反馈的实践中处于非常重要的位置。当企业领导需要针对某些计划、战略做出决策时, 办公室可以根据自身所积累的信息与资源, 提出有针对性的意见和建议, 从而起到辅助领导决策的作用。此外, 办公室还负责文件的草拟与发布, 对公司决策进行准确表述, 确保政策能够得到正确执行。
3. 统筹内外部关系
企业行政管理的过程实际上也是信息沟通与协调的过程, 在此过程中, 企业办公室有效连接了不同层级领导与各岗位的基层员工, 承担着重要的中间环节的职能, 将信息由上而下的逐级传达, 同时将基层的诉求与建议向上级反馈。此外, 企业办公室在行政管理过程中还起到统筹全局的作用, 在公司的运转中, 办公室通过搜集和汇总各类信息, 确保这些信息的完整性与准确性, 对基层部门的实际运转进行监督管理, 出现问题时进行协调与处理, 确保整个体系始终处于高效运转的状态。这也使得企业办公室成为综合指挥与决策执行的关键部门。
二、企业办公室行政管理存在的问题
1. 精细化管理意识不足
基于企业办公室在企业运转过程中承载的重要职能, 对企业办公室行政事务管理人员的素质也提出了比较高的要求。当前, 随着精细化管理理念的宣传与普及, 越来越要求办公室行政管理人员转变观念, 树立精细化管理理念。但是在实际工作中, 很多办公室行政人员还不具备过硬的理论素质, 同时存在着重管理、轻服务的问题, 更没有树立精细化的管理理念。这些问题对办公室的实际工作产生了消极影响:一是阻碍了企业的各项制度建设, 不利于企业的各项工作形成完成的体系。二是不利于工作流程的梳理, 员工既未能有效地落实自己的本职工作, 也不能同企业的企业部门进行良好、有效地沟通, 进而导致了企业中不担当、不作为现象的普遍发生, 长此以往会对企业的进一步发展产生阻碍。
2. 行政工作效率低下
当前, 很多企业受到传统企业管理模式的影响, 办公室行政管理效能低下逐渐发展为常态趋势, 这样的问题会影响企业进行有效决策, 成为很多企业发展的瓶颈。而产生这些问题的根源在于企业缺乏规范、标准的管理体系, 各个岗位的职责权限不明确, 对于各项规章制度的执行力不强, 使自身的管理工作处于被动局面。工作中无据可依, 缺乏规范流程, 也容易导致官僚主义盛行, 一些领导在工作中重形式轻内容。导致员工工作态度不端正, 工作缺乏主动性与积极性, 进而影响了行政管理效率。从办公室工作人员的角度看, 行政管理工作要求增强个人服务意识和工作前瞻性, 对各项工作进行有效检查与梳理, 但在实际工作中, 由于各部门利益不同, 跨部门沟通存在着诸多阻碍, 一些工作存在重复操作的现象和推诿扯皮的现象, 浪费了很多企业资源, 工作中存在机械化劳作的问题, 也降低了企业办公室的行政效率。
3. 行政事务管理制度不完善
企业办公室的各项工作想要做到有效执行, 就必须要做到有制度可依, 有据可循, 同时能够规范办公室行政人员的行为, 防止组织内部推诿现象的产生, 由此可见, 制度建设是加强企业办公室行政管理的基础。但是在实际的工作中, 很多企业的办公室事务管理的相关制度建设较为滞后, 也由此组织发展产生了诸多消极影响:工作中遇到问题时无制度保障, 职责权限较为混乱, 使得工作进度缓慢, 不利于工作的公开化与透明化, 最终导致内部腐败的发生。总而言之, 在缺少严格、规范的办公室行政管理制度的情况下, 企业办公室的行政管理的很多事项职能分工不明确、工作依据不清晰、工作流程不顺畅, 成为制约企业稳步向前发展的主要瓶颈。
4. 业务文档保存不规范
任何企业工作的最终结果都会以各类文档的形式加以保存, 企业工作的纸质档案管理应当遵守当地相关部门的规定, 按照文档的内容与性质进行分类保管, 并做好记录方便日后查阅。企业办公室的日常管理工作接触的信息量大, 工作留存的档案数量众多, 这就对办公室的文档管理提出了很高的要求, 鉴于企业办公室所承载的重要职能, 办公室文档管理是否规范成为衡量办公室管理工作好坏的一项重要标准。但是在现实工作中, 很多企业的文献资料整理任务量大、档案管理人员专业水平欠缺, 导致很多企业发生文档分类不及时、清理较为混乱的现象。虽然越来越多的企业建立了档案保存的专门机构, 但是在文档的实际保存中, 文档管理还并不科学, 一些档案室的建立只是为了应付检查, 并没有有效发挥其应有的作用。
三、加强企业办公室行政管理的路径选择
1. 提升行政事务管理人员的综合能力
提升办公室行政人员的综合能力, 要加强对各岗位员工的培训力度。首先, 可以组织相关岗位人员定期进行理论学习, 学习内容应该涵盖当下最新的精细化管理、行政管理、商务接待、后勤管理、档案管理等知识, 逐步提高他们的精细化管理能力和服务能力。其次, 为办公室行政管理人员建立内部学习平台, 跟人这些员工的实际需求以及职业规划进行岗位调整, 优化人力资源配置, 最大限度的激发员工的工作潜力。再次, 为办公室行政人员的智力能力提升提供资源。新形势下, 要求办公室行政管理人员树立良好的服务意识, 根据企业发展战略不断加强学习。在工作中用发展的眼光看待问题, 对其进行分类和辩证分析, 加强个人工作遇见能力。此外, 还应该引导办公室行政管理人员协调好内外部关系, 建设有凝聚力的工作团队。在行政事务管理的实践中, 应坚持以人为本的管理理念, 创造组织的和谐人际关系, 进一步增强企业员工的工作主动性, 为企业的长远发展奠定良好的基础。
2. 理顺工作流程, 明确岗位职责
对岗位职责进行明确划分, 并按照划分结果严格执行, 可以为办公室行政管理各项工作提供明确依据, 提升办公室行政管理工作的整体运转效率。第一, 由于办公室行政管理工作的特殊性, 大多工作属于事务性工作, 将工作按类型进行明确划分很有必要。应该以各岗位工作人员的能力与特点为基础, 进行工作匹配与划分, 努力做到每人身上有责任, 并制定出台相关的制度规范, 将制度严格落到实处。第二, 由于办公室业务量大, 业务内容复杂, 需要对接的企业内部其他部门较多, 在实际工作过程中有着较为多样的办公流程。基于此, 企业办公室的行政管理工作应该以精细化管理为导向, 树立精益管理的目标, 以标准化、规范化指导工作。不断简化企业工作流程、提升办公效率, 保证服务质量, 以科学、合理的制度为引导, 保障各项行政工作能够高效执行。第三, 做好企业内部的基础沟通工作。沟通是基础工作, 需要办公室行政人员做好纵向和横向沟通。纵向沟通主要指与上级领导的沟通, 向业务对接部门和其他员工下达领导的指示与决策, 向领导上传基层员工的诉求和建议, 在此沟通过程中一定要做到严格负责;横向沟通主要是与媒体部门、外部政府机关以及企业相关职能部门的沟通和交流, 在此过程中一定要做好协调和沟通工作。
3. 健全办公室行政管理工作的各项制度
无规矩, 不方圆, 企业的建章立制对企业后期持续发展起着至关重要的作用。在社会主义市场经济的背景下, 企业办公室管理工作越来越起到核心的作用, 企业应该以具体问题具体分析的原则为指导, 结合自身发展的实际情况, 不断建立健全本企业的办公室规章制度, 进而对各项工作起到有效地指导作用, 还可以提升办公室行政管理人员的沟通和执行能力。在此过程中, 企业要借助充分有效的激励机制, 对企业内部员工进行科学管理, 运用物质与精神激励结合的手段, 在坚持“公平性、差异性”原则的基础上, 出台符合实际情况的薪酬方案。在薪酬考核的实际过程中, 要注重打破固有的分配机制, 避免出现“平均主义”和“资历至上”的分配思想, 要明确员工个人的业务考核指标, 根据岗位的性质、工作难度、工作质量等实际情况来确定考核得分, 并严格遵循业绩指标达标率进行绩效分配。此外, 还应该根据绩效考核结果, 不断完善和优化激励制度, 在企业的战略规划中, 将员工个人发展和企业进步进行良好的融合。
4. 提升办公室行政事务的信息化管理水平
随着经济发展和时代进步, 现代社会的企业竞争越来越激烈, 在此过程中, 现代信息技术也得到了非常广泛的普及与传播, 想要在激烈的竞争中保持不败, 就必须充分运用科技手段, 及时对企业的信息管理进行更新换代。在企业办公室的行政管理工作中, 引入信息化管理系统已经成为新形势下企业办公室行政改革的重要趋势。与传统的办公手段相比较, 信息化管理系统有着明显的优势, 它能够通过建立科学的内部管理信息系统, 来显着地提升组织内部各要素的灵敏度。同时, 企业更高层级的管理人员也能够通过多角度实时掌握企业信息, 通过分析市场走势, 合理判断市场需求, 相应地做出科学、合理的决策。而在企业组织内部之间, 还可以运用信息管理系统进行信息共享, 有助于简化工作流程、提升办公效率。此外, 还可以将信息化相关技术运用到企业文档的管理中, 建立企业的电子数据库, 便于对办公室文档材料的整理、分类、记录与查找, 对于提高文档管理的质量和效率、保障文档的有效性起着十分重要的作用。还能够减少档案管理人员的工作压力, 进一步促进企业办公室行政管理工作的向前推进。
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