摘 要： 我国有色金属企业正处于蓬勃发展阶段, 为了使企业的未来可以稳定持续的发展, 可以对企业的行政管理进行改革与优化。从行政管理的角度出发, 建立可行性方案, 提出基于行政管理能力改革与优化的设计思路, 加强有色金属企业办公室行政管理人员的服务能力, 让行政工作人员成为领导与基层员工之间的连接纽带, 带动企业更快发展。
关键词： 办公室，行政能力，改革与优化
一、 研究现状
企业办公室管理在企业的发展中发挥着不可取代的重要作用。然而, 我国有色金属企业近年来的数据统计报告显示, 70%的企业行政管理没能积极主动地对企业的发展起到有效的帮助作用。企业办公室行政管理工作包括要根据国家方针政策调整, 拟定企业的发展规划及经营方向;要负责撰写企业办公室行政工作的各种文件;同时, 要做好档案管理, 召开各种企业管理会议, 与其他企业进行对接调整, 整理出日常细碎杂乱的企业工作等。为了使有色金属企业能够内揽企业商议, 外接协调互动, 同时, 不断吸收外来资源, 并运用到本企业当中, 使企业的经济得以高效发展, 本文尝试对企业办公室行政能力进行改革优化, 构建出切实可行的行政改革方案, 提高有色金属企业办公室行政工作效率, 加强有色金属企业的办公服务能力, 以增强企业发展能力, 为企业带来更多的经济效益。
二、有色企业办公室行政服务问题分析
1.上呈下达问题
起到上呈下达的作用是办公室行政需要负责的任务之一, 它是指完成领导的意向传达, 并组织一般企业员工的工作状态汇报工作。只有把上级的意愿准确传达给普通基层单位, 让企业的员工落实领导交办的工作, 按要求完成, 企业才能更好更快地发展。然而, 现今办公室行政管理人员往往忽略细节的传达, 对工作没有采取强硬的、细微的、一成不变的态度, 这将对工作的完成产生负面影响。此外, 一些企业的办公室工作人员由于身居高位, 有时看问题只站在领导的角度, 延误企业的全面发展。想要提高企业的活力, 不仅要提高企业办公室管理人员的对接能力, 也要提高企业基层员工自愿报告、总结活动的能力, 企业办公室管理人员要同时具备指导和咨询作用, 以促进企业各层次间的沟通和交流, 加强企业的整体凝聚力。
2.办公室制度问题
行政管理系统是确保办公室管理人员提高工作效率的基础, 同时也是提高企业办公室行政工作服务规范与水平的重要支撑。但是, 对于我国现行的企业行政管理制度, 有色金属企业没有根据企业的实际情况进行具体制定, 企业办公行政工作奖惩制度与企业办公服务的标准也没有进行完善, 而企业制度的缺失, 将给办公室行政工作带来一定的困扰。例如, 权限责任的划分、事故责任分摊、工作人员效率的衡量与审核、办公室行政服务意识的量化标准等等。因此, 需要在对我国有色金属企业进行深入研究后, 系统地解决企业办公室行政工作存在的问题, 量化以及人性化, 并对企业办公室行政工作能力进行加固, 保证行政工作的质量。
3.办公室行政人员服务能力水平问题
办公室行政管理人员的能力直接影响有色金属企业的整体工作与服务质量。现如今, 某些企业的办公室行政管理人员的工作水平与能力规范, 还未纳入企业内部培训行列, 没有达到企业办公室行政人员工作水平, 整体工作服务能力较低, 扰乱了企业行政工作计划的原始图像。
三、有色金属企业办公室行政能力改革优化路径
1.凝聚企业人心
“人们的心灵具有凝聚力”, 要求有色金属企业办公室行政管理人员在企业内部充分发挥作用, 凝聚企业力量, 提高企业内部管理人员工作水平, 在企业组织活动内部与外部充分调动员工积极性, 听取员工的想法, 增强企业内部与外部的交流。
当今社会的企业文化与性质复杂多样, 引导企业内部员工在不同的企业价值观中, 树立正确的价值观念, 使自身的价值得以实现, 已成为我国有色金属企业发展的核心。有色金属企业的办公室管理人员要善于运用思想凝聚人心, 为企业的发展营造努力学习的氛围。面对多种文化充斥的当今社会, 要奠定行政服务意识, 构建有色金属企业独有的办公室行政管理工作创新理念。
2.调节企业内外部矛盾
企业办公室行政服务工作与其他服务不同, 其更加贴近企业员工与领导的实际日常生活, 达到满足企业员工的工作与日常需求的目的。因此, 促进企业员工之间内部和外部的良好沟通, 就成为企业办公室行政人员的一项重要工作任务, 如下图所示:
有色金属企业办公室行政管理人员需要强化自我意识, 做企业的建设与规划者, 在企业内部组织中, 明确员工的工作责任分工, 并制定奖惩规定, 使企业的整体目标得以实现。同时, 在企业的日常工作中, 要协调企业利益和个人利益的关系, 解决企业的当下矛盾, 促使我国有色金属企业的稳定与和谐发展。
3.促进企业内部民主自由
柯勒律治的“民主是一种健康的血液, 在静脉和动脉之间循环, 身体的正常功能依赖于它的平衡”, 用来比喻企业组织与民主之间的密切联系。我国有色金属企业为了促进民主的发展, 就必须要推行企业民主选举、民主投票以及民主抉择, 促进企业与基层员工的融合。企业要从细节上考虑基层员工的权益, 把员工的利益放在第一位, 加强实施企业民主管理制度, 确保企业与员工的共同成长, 才能使企业得到稳定有序的发展。
4.带动领导走进员工生活
“走基层, 解决问题, 做实事, 造福人民”, 是办公室行政工作的主要需求, 也是企业管理人员的核心观念以及自我要求。企业办公室行政扮演着协调人员的角色, 主要处理多种企业内部人员的协调工作, 引导企业管理者与员工之间的有效沟通。因此, 必须努力推动管理者与基层员工的沟通, 使管理者亲身体验基层员工的日常生活, 这样可以加强员工的工作热情, 使员工与企业和谐发展。
领导和高层决策者是否进行了广泛的市场调研是企业做好整体规划的关键。企业的有效发展离不开企业管理人员与基层员工的真诚对话, 只有倾听基层员工的声音, 充分了解企业的内部规划情况与基层员工的整体水平, 才能使企业在当今市场得以稳定发展, 才能发挥出有色金属企业在社会和国家建设中的重要作用。
四、结束语
我国有色金属企业的发展, 离不开办公室行政管理工作, 行政工作可以调节企业内部存在的许多问题, 对企业的发展具有不可替代的作用。现如今, 在我国一些有色金属企业中, 办公室行政工作人员的服务能力与水平低下, 缺乏沟通能力, 在工作中问题频现, 例如, 服务质量差、服务精神落后等, 对企业的整体发展产生了不良影响。有色金属企业为我国工业发展作出了巨大贡献, 有色金属企业办公室管理人员也应该积极探讨改进方案, 开展人员培训工作, 提高实时评估的业务水平, 加强员工与企业领导的交流, 促进企业的良性与稳定发展。
