摘要：办公室是一个事务性、政务性、服务性很强的部门, 具有沟通上下、协调左右、搞好服务, 保证企业正常运转的重要枢纽, 它的工作涉及面广, 琐碎繁杂, 如何通过企业办公室行政管理工作的精细化管理提升工作管理水平是我们要讨论研究的课题。
关键词：企业; 办公室; 行政管理; 精细化; 思路;
精细化管理精细化管理是一种理念, 一种文化。它是源于发达国家 (日本20世纪50年代) 的一种企业管理理念, 它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求, 是建立在常规管理的基础上, 并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式, 是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。随着市场逐步走向成熟、市场竞争的日趋激烈和组织机构对管理认识的不断深入, 粗放管理的诸多弊端日渐显示出来, 向科学、精细化管理方式的转变, 是企业管理发展到一定阶段后的必然趋势。
1 办公室行政管理精细化的必要性
新形势下新的服务需求和新的技术手段对办公室管理工作提出新标准和新要求, 办公室行政管理工作必须要能以新的时代背景和工作格局要求下来开展工作。长期以来滞后薄弱的管理基础已经疲于应付, 粗放型的管理模式已不能完全适应当前发展需求, 主要表现在以下几个方面:
(1) 传统的办公室管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求, 办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。
(2) 办公室行政管理的规章制度要能适应新时代的要求, 进一步提升科学性和系统性, 及时更新及时完善。
(3) 岗责体系还需进一步健全, 工作职责不明确, 责任不落实的情况还不同程度地存在, 难以实施科学的量化考核。在事务繁杂, 办公室工作人员有限的情况下, 势必影响办公室的整体工作效率。
(4) 人员素质参差不齐, 有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法, 办事节奏慢, 难以接受和掌握现代办公信息技术, 其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。
2 办公室行政管理精细化思路
在现代化企业中, 办公室的精细化管理是提高行政管理水平的重要保证, 也是企业管理范畴中很重要的一部分。笔者认为, 作为企业的办公室行政管理工作, 它的精细化管理指的是办公室人员各自工作分工的精细化, 它要求把完成一个工作的具体每个小部分精细分化到每一个人, 每个人通过精细的做好自己本职工作, 做好每个环节, 以达到工作质量的精细化目的。
2.1 管理科目的细化与量化
中国自古受模块化管理方式的影响, “人治”管理思想理念很重, 管理者一直以来就是一个企业“法律”的“制定者”, 根据自己的经验掌握着企业管理的“重拳”。对于办公室管理工作也是同样, 所以变革是必然方向。通过精细化分工, 做好每个细节, 保证每个环节的质量实现最优, 节约时间与程序, 提高工作效率, 实现办公室管理科目的细化与量化。
2.2 引入流程化和标准化的理念
法制化与规范化一直以来都是每个企业的标准与准则。应通过工作的流程化和标准化来实现办公室行政管理工作精细化, 保证企业的工作质量, 让办公室的管理能力得到加强。引入流程化理念, 有效分解工作, 有序开展工作, 有效贯彻落实标准化理念。强化标准化理念, 并将管理规范与标准要求相结合, 实现办公室行政管理工作的精细化。
2.3 强化协同与经济化意识
合作的目的是为了实现双赢。办公室的行政管理, 不是哪一个人掌握了所有说了算, 企业的工作也不是哪一个人就能独立完成的, 交流合作是工作有效完成工作的基础。所以, 实现办公室的精细化管理, 应在加强相互学习和协同配合的基础上, 同时注意提升工作人员的经济化意识, 促进行政管理工作的有效提高。
2.4 强化保障, 改进手段
依托先进的信息技术手段支持, 实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化, 是推进办公室行政管理工作科学化、精细化管理的必由之路。
3 办公室行政管理精细化对策
3.1 以办公室文化建设促进精细化管理的实现
员工的具体行为在很大程度上是受其主观思维意识决定的, 要实现办公室行政管理精细化, 首先必须要思想统一, 要让大家明白精细化管理不会一蹴而就, 它是一个持续改进和完善的过程。笔者认为, 可以通过制定科学可行的管理计划, 为员工开展各项工作进行逐步引导, 逐渐形成精细化管理的办公室文化, 通过管理意识的提升来促进执行力的提升。例如, 笔者所在单位每年的年初制定年度管理计划, 并分解细化到月、周, 直至日工作计划。通过工作安排精准化和详细化, 办公室的管理模式随之得到了完善, 员工周而复始的按计划开展工作, 久而久之就逐步形成了一种精细化管理的意识。
3.2 以制度化和标准化推进精细化管理的实现
如果说思想层面的高度统一是实现办公室行政管理工作精细化的必要和首要前提, 那么制度建设则是必经之路。办公室行政管理工作琐碎而繁杂, 要实现精细化的管理模式, 还需要有完善的规章制度对日常工作进行指引和规范。所以, 必须要健全办公室各个环节的工作制度, 避免出现管理真空。要完善督促检查制度, 提高执行力。要对现行制度进行认真清理, 保留合理的, 补充必要的, 废止过时的, 形成完善、管用、有效的制度体系。同时, 制定明确的工作标准是办公室行政管理人员的行为指南和考核依据。缺乏工作标准, 往往使行政管理人员与办公室整体工作方向不统一, 增加了工作错误率。笔者认为, 制定标准尽量做到数字化, 并与考核相联系, 最终减少工作出错率, 提高工作效率。
3.3 建立员工精细化管理的工作习惯
推进办公室工作科学化、精细化管理, 关键在人。要能通过办公室行政管理工作的精细化管理模式, 来有效的培养行政管理人员的工作习惯和工作态度。首先, 要建立有效的绩效考评和考核机制。合理确定考核标准, 对一些程序性、易于量化的工作, 尽可能设计量化指标。对那些非程序性、主观因素较强的工作, 设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法, 充分运用信息系统, 自动选取并生成相关工作指标, 对一些难以量化的指标, 辅之以必要的人工方式, 人机结合, 提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价, 一方面对工作优秀的员工进行奖励, 激励和调动他们的工作积极性以及工作热情, 以便更好地投入到工作中。另一方面, 对表现较差的员工进行适度惩罚, 使他们及时能够改善提高。其次, 也要培养行政管理人员能够对前面的工作过程进行思考和分析, 善于实时总结经验和不足, 以利于行政工作水平的迅速提高。
3.4 细化岗位设置, 明确岗位职责
按照“定岗、定责、定标准”的要求, 健全办公室行政工作的责任体系。根据办公室行政工作职能和流程, 科学设置工作岗位。明确界定岗位职责, 确定工作衔接的节点和程序, 做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求, 将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位, 形成岗位工作规范。
3.5 运用科学的管理手段支撑行政事务的精细化管理
办公室行政管理工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段来支撑。在精细化管理的过程中会产生大量的信息数据, 要善于对这些数据进行梳理、筛选、加工、分析和应用, 以利于办公效率的提高, 降低行政成本。例如, 2016年开始, 笔者将“六项费用”预算管控与现代信息化手段有效结合, 开发和整合了包括业务招待管理、差旅管理、车辆管理、会议管理、办公用品管理、邮寄管理、印刷管理、通讯费管理以及低值易耗品管理等等方方面面内容的“费用管理”网络软件。通过两年多来的使用和不断完善, 有效推动了公司费用管理从业务的发生到预算、审核、报销整个过程都处于实时在控状态, 并促使费用的管理工作由事后控制向过程控制转变, 而且对于加强企业费用的精细化管理工作也具有一定的实践意义。
4 结语
随着现代社会分工越来越专业和精细, 一个精细化工作和管理的时代已经来临。在新时代新要求下, 只有将精细化管理理念融入办公室行政管理工作之中, 实现办公室行政管理工作由粗放型管理向精细化管理的快速转变, 才能不断提升办公室工作质量和服务效能。
参考文献
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