摘要：为提高会计电算化背景下会计档案管理工作效率, 剖析了我国会计电算化档案管理中存在着缺乏认识不到位、安全性不强、管理制度不健全的问题。为此, 做好档案收集以及管理工作、完善档案管理各项制度、提升档案管理工作人员的综合素质, 是构建会计电算化背景下会计档案管理的有效路径。
关键词：会计电算化; 档案管理; 问题; 管理策略;
会计档案是国家档案中非常重要的组成部分, 会计档案在单位运行中具有十分重要的作用, 随着计算机日渐发展, 会计的档案管理也呈现出电算化发展形势。所谓的会计电算化, 实际上就是指存储凭证、报表以及账簿等相关会计数据利用网络借助来实现打印输出【1】。转变了传统会计档案管理中的核算材料, 有效记录了企业经济发展实际情况, 提升会计信息数据的时序性以及数据方面的平衡性。作为会计信息处理的重要方式, 会计电算化利用电子计算机来进行会计信息的处理, 会计电算化发展已经成为了会计档案管理的重要发展趋势, 对提升会计实际工作效率具有至关重要的作用。为了能够更好适应会计档案管理发展的实际需求, 会计电算化管理方式有利于拓展档案管理的实际工作范围, 同时, 会计档案管理的日渐发展使对会计电算化具有更高层次的要求, 目前仍然存在一些问题没有解决。会计行业的日渐发展使得电算化应用呈现出普及化的发展态势。作为以计算机为工具进行的会计信息处理系统, 会计电算化实现了自动化的数据处理, 有利于提升实际的工作效率。为了能够满足社会发展的实际需求, 会计电算化对会计发展史具有至关重要的作用。会计电算化发展背景之下的会计档案管理工作效率不断提高, 但是在发展中也面临着更大的发展难题。本文对会计计算化背景下的会计档案管理存在的问题作了分析, 提出了会计电算化背景下的会计档案管理实施策略, 为提升会计电算化背景下的会计档案管理工作效率打下了基础。
一、会计电算化档案管理中存在的问题
(一) 电算化档案缺乏安全性
电算化的会计档案管理方式, 有利于提升档案管理实际工作效率, 提升资源的共享性。由于档案管理工作人员以及计算机网络等方面的影响使得会计电算化档案管理方面仍然存在非常多的问题。会计电算化的管理系统大多是以磁性介质作为数据传输的载体, 实际上具有保管性高、体积小以及质量轻等特点, 但是实际上利用磁性介质来保管的会计数据和会计信息安全性并不高, 非常容易受到篡改和破坏, 实际的控制性存在着非常大的问题。从目前的技术发展来看, 电子数据的非法修改非常的简单, 这就为档案管理留下巨大的安全隐患。一旦出现会计信息人为性的破坏、修改, 那么就会为企业经济业务开展带来非常大的问题, 实际的救过很难预想。此外, 考虑到计算机信息网络存在的局限性、会计信息数据方面的集中性特点, 在某种条件下, 一些并没有经过授权的工作人员也可以接触到完整数据文件, 增加了伪造和销毁重要数据的风险。计算机信息网络犯罪具有隐蔽性的特点, 实际危害性非常强, 与传统的会计档案管理相比, 电算化会计档案管理的完整性、安全性等方面受到的威胁更大。
(二) 缺乏电算化档案管理的认知
电算化会计档案管理工作过程中, 电算化管理方式主要就是借助计算机来实现档案信息的采集、档案信息的分析以及档案信息的归档等相关工作。实际上, 很多工作单位的档案管理工作人员自身并不具备计算机实际运用能力, 对于电算化的档案管理缺乏足够的认知、理解, 因此, 在进行会计资料的实际备份过程中, 备份工作水平无法达到要求, 有的则完全无法胜任备份以及文档检查的工作。由于会计信息资料备份不及时而造成巨大的损失, 信息数据丢失或者是被破坏的风险非常大, 电算化系统的实际运行受到了巨大的影响。在进行电算化档案信息管理过程中, 需要对会计电算化管理做好系统安全性的维护工作, 但是很多单位实际上并没有专业的网络管理工作人员, 大多是的档案管理工作人员都是短期培训后上岗工作, 实际上并不具备系统维护以及管理能力, 会计电算化的档案管理需求无法满足。
(三) 管理制度方面存在着不健全
信息技术的飞速发展促使电算化会计档案管理得到了非常大的发展, 非常多的事业单位开始引进使用, 从目前会计电算化档案管理来看, 存在着管理制度不健全的问题, 大部分的档案管理工作部门仍然沿用过去的档案管理条例来进行电算化的档案管理, 管理条例缺乏针对性, 实际的操作过程中容易出现问题。从电算化会计档案管理工作人员角度来看, 大部分工作人员来自于财务部门, 缺乏专业性, 因此实际的电子档案管理缺乏连贯性, 实际的电子档案归档工作呈现出简单化的发展倾向, 并不能够适应会计档案管理的实际需求。由于备份制度、保管制度的缺乏使得会计电算化档案信息管理缺乏真实性、完整性。从目前企业电算化会计档案管理工作来看, 虽然明确要求每天都需要进行数据备份, 但是实际工作中并没有完全按照要求进行, 一旦计算机等出现故障, 数据信息无法进行补救, 流失非常严重。在进行电算化会计档案管理工作过程中, 一部分工作人员将会计信息数据保存在U盘或者光盘之中, 这就使得数据很容易被篡改, 无法有效识别数据的原貌, 造成了数据失真, 实际的会计档案信息管理工作受到了巨大的影响。
三、会计电算化背景下的会计档案管理实施策略
(一) 做好档案收集以及管理工作
财务工作部门在实际的工作过程中需要保存相关的财务数据, 并且需要做好备份工作, 避免出现由于计算机硬件损坏而造成会计电算化系统运行故障。会计管理工作人员需要做好相关的备份工作, 同时还需要搜集计算机软件方面的资料。考虑到电算化会计档案管理存储大多采用光盘或者是磁性介质的方式, 考虑到信息载体自身特性, 信息档案管理需要进行多分准确, 采取AB备份方式来进行数据本分, 并且还需要对档案形成的时间、操作人员具体信息等进行明确的标准, 并且需要将备份数据放置在不同的地方。在档案存放地点选择过程中, 需要避免选择与磁场位置过近的位置, 同时还需要注意防尘和防潮相关工作。如果需要采用磁性介质的方式来进行保存, 那么就需要进行定期性的检查以及复制工作, 避免出现由于磁性介质受干扰受损而造成会计档案信息方面材料丢失。此外, 还需要注意到电算化的会计档案与财务软件需要保持版本的一致性, 避免出现由于软件版本不兼容而造成会计数据信息完整性影响。考虑到计算机相关程序, 需要设定密码口令, 提升系统安全性和防护性, 同时还需要定期进行补丁维护工作, 防治出现由于计算机安全、网络安全等造成会计信息数据方面的材料丢失或者篡改。
(二) 完善档案管理各项制度
为了能够满足计算机档案管理实际需求, 相关档案管理工作部门需要设立统一性的档案管理制度。制度化的会计档案管理, 在内容上需要借助明文性的材料来进行档案管理内容的确认, 使得档案管理工作人员在实际工作过程中能够根据规章制度进行工作。会计电算化的发展环境促使档案的信息资料收集制度更加的明确, 同时还需要采取定期的拷贝、存储等方式来保证会计信息数据的完整性, 借助备份文件来保证会计档案信息不会受到计算机系统影响。根据国家相关法律法规来看, 档案管理工作部门需要结合自身企业、自身单位发展的实际情况, 来建立更加贴切的会计档案管理和保管制度, 明确借用手续方面的制度, 完善信息查阅制度, 提升档案信息完整性、安全性。
(三) 提升档案管理工作人员的综合素质
会计电算化档案管理工作背景下, 会计档案的管理工作实际上都是由人来完成操作, 计算机系统的稳定性、安全性以及会计档案信息的安全性、真实性等等, 这些与档案管理工作人员的职业素养、工作能力等都具有十分密切的关联。企业管理者需要注重会计档案信息管理工作人员的培训工作, 在上岗前需要对其进行系统化、全面性的技术培养, 并且需要根据档案管理工作人员实际工作特点以及管理内容等进行类别花的培训方式, 同时还需要对档案管理工作人员进行职业道德方面的教育, 提升档案管理工作人员的法律相关意识, 保证会计档案管理工作能够在电算化环境下有序、健康的进行, 提升档案管理实际工作效率。
四、结语
从目前的社会发展来看, 信息技术的飞速发展促使电算化会计档案管理方式日渐普及, 同时信息技术也广泛的应用于会计的档案管理工作之中。会计电算化档案管理工作方式适应了时代发展的档案管理需求, 转变了传统的会计信息存储以及核算工作方式, 提升会计信息的质量, 实现自动化的数据处理, 提升会计档案信息管理工作效率以及工作水平, 对会计信息工作发展具有至关重要的作用。总而言之, 企业管理者需要认识到档案信息管理工作的重要作用, 认识到会计电算化管理中存在的问题, 采取更加有效、针对性更强的解决措施, 提升会计电算化工作效率, 为企业提供更为优质的信息服务。
参考文献
[1]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅析[J].时代金融, 2015, (5) :131.
[2] 赵秀云.探讨如何加强电算化会计档案管理工作[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2012, (28) :55.
[3]安艳君.浅析会计电算化背景下的档案管理[J].办公室业务, 2013, (7) :207-209.
