摘要：随着我国会计电算化事业的不断发展,如何做好会计电算化会计档案的管理工作,以使其发挥更大、更好的作用。随着信息网络的迅猛发展,财务档案的信息化管理已经渗透到各行各业。合理开发和科学利用会计电算化档案,能为社会的发展创造出经济效益,发挥会计电算化档案在现代经济时代的真正作用。
关键词：电算化; 财务档案管理; 信息化建设;
1会计电算化会计档案的特点
众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。 各级企、事业单位实行会计电算化以后, 由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。 本人根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些特点:
(1) 会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。 即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
(2) 传统的会计档案具有直观可视性, 而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。 即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
(3)会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。 即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张,而且更重要的是磁性介质或光盘。
(4)会计电算化档案具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 同时受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。
2如何做好电算化会计档案工作
会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础。 所以,进一步加强会计档案管理势在必行。 为了更有效地做好电算化会计档案工作,必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。
会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,是形成会计档案的前提和基础。 因此,必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。
(1)会计凭证。 它包括自制原始凭证、 外来原始凭证、 凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。
(2)会计账簿。 它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。 对于这些账簿要分别整理立卷,组成保管单位。
(3)会计报表。 分月、季度、年度会计报表。 每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、收入支出表、支出明细表及各种附表、报表附注和决算说明等。
(4) 其他会计核算资料。 属于财务业务范畴, 与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。 如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。 会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
3财务管理信息化的必要性
(1) 财务管理的难度增加。 财务管理能够有效推动财务组织参与到全方位的管理之中,并达到节约成本的目的。财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。 然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下, 财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。 所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。 而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好财务档案管理的必然选择。
(2)信息化档案彰显优越性。 首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。 较之传统的财务档案,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。 具体表现在:电子财务档案易于修正、复制和重置,便于、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。 另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。 而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
总之,加强会计档案管理工作是当前财务管理中急待改进和加强的重要工作,各单位都要高度重视、积极行动,从基础工作做起,切实提高财务管理工作水平,更好地为社会主义市场经济服务。
