摘要：在会计电算化环境下,内部控制体系的建立健全不仅有利于提高会计的分析决策能力,为管理者提供可靠的决策信息,而且还有利于杜绝会计舞弊行为,保证财产物资安全,规范会计各项工作的有序开展。本文对会计电算化环境下建立内控体系的必要性以及具体建立措施进行探讨。
关键词：会计电算化; 内控体系; 会计工作;
1会计电算化环境下建立内控体系的必要性
内部控制是单位为提高会计信息质量,保证资产安全完整,确保有关法律法规和规章制度得以贯彻执行而制订并实施的一系列控制方法、措施和程序。在会计电算化环境下,建立内部控制体系的必要性更加突出,具体表现在以下3个方面。
1.1保证会计信息质量的需要
会计电算化环境下,会计人员只需将所发生经济业务的原始数据录入计算机,计算机就会自动处理各项数据,最终形成总账、明细账和财务报表。但是,在这一过程中,电算化系统无法识别会计信息的真伪,只能完成一系列程序操作,一旦会计人员因人为因素输入错误的原始数据,就会导致会计信息失真。所以,企业必须针对会计电算化环境建立健全内控体系,对原始数据录入的真实性进行严格审查,从而保证会计信息质量。
1.2维护会计信息安全性的需要
随着网络时代的到来,会计电算化日益普及,在会计信息保存与传递过程中,网络已经成为信息传输的重要平台。与此同时,网络病毒、网络黑客的入侵活动也更加频繁,对企业会计工作造成了一定影响。尤其在会计信息保存与传递环节,极易面临信息丢失、 被篡改、被破坏的风险,严重威胁到会计信息的安全。为此,必须加强会计电算化环境下的内控体系建设,通过采取授权、加密、安装杀毒软件等措施,确保会计信息的完整性和安全性。
1.3深入规范会计工作的需要
在传统人工的会计工作环境下,每笔经济业务的会计处理均由相关的会计人员进行把关和控制,形成了较为完善的岗位制约机制。但是在会计电算化环境下,绝大部分会计业务处理均由电算化系统完成,这就导致了会计人员的权力过于集中,极易因小失误而引发严重后果。因此,企业有必要加强会计电算化环境下的内控体系建设,重新细分会计岗位,明确各岗位职责,从而深入规范会计工作,减少会计工作失误。
2会计电算化环境下内控体系的建立
2.1科学设置会计组织机构
会计电算化环境下,企业应当适当调整会计组织机构,使其满足内部控制的需要。在会计岗位和工作职责划分方面,可设置计算机会计主管、软件操作、审核记账、系统维护、数据分析、电算审查等岗位,根据岗位的工作性质,明确各自的操作权限,并由财务负责人进行统一管理。在会计岗位设置中,要始终坚持不相容职务相分离的原则,使各个岗位之间形成相互牵制、相互监督的关系,从而有效防范会计舞弊现象的发生,为强化会计内部控制营造良好的内部环境。
2.2完善会计内部控制制度
会计内部控制制度是企业会计工作中强化内部控制的重要保障,也是约束会计人员工作行为的有力依据。企业要根据自身经营特点以及会计电算化发展需求,建立健全会计内部控制制度,不断提高会计工作质量。具体包括以下几个方面:建立定期核对制度, 定期对已输入电算化系统的原始会计数据进行核对,避免出现数据录入错误;制定会计信息备份制度,对输入电算化系统的会计信息按照日、周、月进行整理备份,确保会计信息的安全性和完整性;健全内部审计制度,充分利用会计电算化系统中的审计线索,做好会计凭证、会计账簿、财务报表等相关会计信息的审计工作,并对会计内部控制制度的执行情况进行审查、评价,提出合理化的改进意见。
2.3重视会计档案的管理
企业应建立起完善的会计档案管理制度,及时存档和妥善保管电算化会计信息系统的有关资料,确保会计档案的安全性和完整性。首先,在电算化会计档案收集方面,会计部门要将系统中所有会计数据备份到磁性介质或光盘上,以确保在电算化系统出现故障后能够快速恢复所有数据。其次,在电算化会计档案管理与保存方面,由会计档案管理人员全面负责,对已形成的档案注明时间和操作人员姓名,将其存放于两个不同的地点,避免在发生意外情况时,对会计档案造成不可恢复性的损坏。再次,在电算化会计档案移交时,要由单位负责人监督移交过程,办理好相关移交手续,移交双方要在移交清册上签字。最后,在电算化会计档案销毁方面,要编制销毁清册,在销毁过程中,应当由档案管理部门和会计机构派专员进行监督,销毁后在清册上签字。
3结语
在会计电算化日益普及的趋势下,企业必须清楚认识到会计电算化对内部控制带来的影响,根据会计工作形式和方法的转变,进一步建立健全内部控制体系,充分发挥内部控制在规范会计工作中的积极作用,从而确保会计信息的真实性,保证企业资产安全,降低企业经营风险,提高企业经营管理水平。
