摘要：伴随着现代计算机技术的飞速发展, 会计电算化的普及极大地推动了现代会计档案管理工作的效率提升。本文针对会计档案管理中所呈现的问题及特点进行分析与探讨, 并提出相应对策。
关键词：事业单位; 会计电算化; 档案管理;
财务会计档案是经济信息与相应历史资料的重要载体, 主要特征在于其资料的可再生性以及信息的精确性。伴随着现代计算机技术的飞速发展, 会计电算化的普及极大地推动了现代会计档案管理工作的效率提升。本文针对会计档案管理中所呈现的问题及特点进行分析与探讨, 并提出相应的对策。
一、会计电算化档案概述
会计电算化档案与传统的会计档案相比较, 其特点在于存储范围得到了显著提升, 并减少了对纸质档案的依赖。在这样一个新式载体上, 也更进一步提升了对信息档案的有效管理。通过硬盘内的光盘磁性介质进行信息刻录, 其表现形式对会计工作进行了全面认证, 通过新形态的管理模式, 实现了对整体会计工作的有效管理, 并依据电子档案进行纸质档案的备份。在存档时, 通过两种形式的保存机制, 从而实现了对保障存储信息的安全性。
对于电算化会计资料的使用过程, 依据会计软件进行资料编辑。其中对于资料来进行密切的相关链接, 通过传统的会计手段, 在保证对电脑的实际操作能够有效保障各项措施的有效性之后, 根据会计软件来确保同款软件在不同版本中能够快速读取档案中的相关资料, 同时促进档案的有效管理。最后在对计算机的操作过程中, 根据财务人员的快捷计算操作来确定计算记录, 并将相应的会计资料进行上报, 最终形成对会计档案的日常查阅, 而统计分析以及数据传输交换, 则可以通过信息资源的共享以及纸质档案的递交来完成整个操作过程。
二、电算化财务管理中的问题
(一) 规章制度不完善
在现代的很多事业单位中, 对会计档案的管理制度还没有形成一套完整的体系。从现在电算化档案管理形势来看, 如何做出准确的规定以及有效的处理措施, 是现在档案管理中所呈现出来的主要问题。这一问题导致一些单位在进行电算化档案管理中无法进行有效的处理。电算化会计档案容易修改, 且不会留下痕迹, 所以信息中更容易出现一些潜在的入侵修改复制以及伪造等事件, 对违法乱纪的行为手段也很难进行监测。
(二) 档案信息不完整
由于电算化会计档案的理解偏差, 导致了整个档案的信息不完整, 成为现在大多数单位面临的会计电算化档案管理问题。在进行单位内部电脑做账的实践中, 需要注意做账过程中的信息精确性, 并以此来进行整体的认证分析。而这其中的决策、分析、预测等, 在现代的管理中都极为缺乏, 这样就很容易造成信息编程上的差错。
(三) 档案载体的管理问题
在进行电算化会计档案管理过程中, 针对操作系统的可利用性, 单位内的软件版本管理更需保证管理的安全性。而对于软件的升级版本, 也需要进行数据的适用性调整。而在计算机内的病毒防御上, 还需要对其入侵的形式进行防护, 这样在资料管理上, 需要对整体管理进行全面分析, 采取防火墙的形式进行保护, 以更进一步确保其安全性。在应对单位的受控条件过程中, 根据纸质档案内的相关保存期限, 进行保存档案拟定, 进而保证整体存储备份的使用效果。
(四) 信息安全管理人才的缺乏
根据现在的事业单位管理情况来看, 主要缺乏的还是会计方面的人才。在进行这一类人才的培训过程中, 通过操作财务软件系统对计算机硬件、软件和安全进行维护管理方面, 需要进行一系列的专业职场认知, 同时通过专业人员协助完成相应的操作。但在目前的电算化档案管理中, 这一类的人才较为缺乏。
三、强化电算化财务会计档案管理的对策
(一) 完善相关制度
根据相关的财政法律法规来进行有效的规章制度制定, 通过健全单位内的会计管理体系来辅助档案信息管理。
首先, 建立电算化会计档案管理, 制定定期的备份管理制度, 在按照AB备份形式进行系统内文件的备份中, 根据初步的余额文件及本月度的相关财务文件报表进行备份, 完成对子系统的数据文件进行备份处理, 可以从介质工具中进行设备登记, 主要备份的档案则在数量、时间、操作人员编码单号等信息上进行详细的备份。
其次, 建立电算化会计档案的保管制度, 定期进行纸质档案打印, 对会计档案的保管人员进行机构责任人带班制度, 需要相关领导进行盖章签字, 其管理方法按照《会计档案管理办法》中的规定来进行管理。档案保管则需要通过会计数据进行多方备份, 只有如此, 才能够确保档案数据的统一、安全。而关于存储问题, 要对纸质档案做好防潮、防火处理, 对电子档案存放处则需要做好防潮、防磁、防尘、防腐蚀等处理。
最后, 建立健全档案分权管理制度, 定期进行复制查阅, 并做好调用登记, 与此同时做好会计档案的移交销毁制度。在进行调阅档案的过程中, 对调用人员以及对数据进行登记和记录, 并要求其及时归还, 对于重要文件则不允许带出存储机房或者存储仓库, 严禁财务人员进行复制。针对档案的看护职权, 应当格外注意管理人员对档案的权限。如根据相关机构的调阅移交, 则应当在移交相关单位保管后进行及时销毁, 保证期满档案能够归有关部门负责, 若相关部门提出销毁意见, 则在上级主管部门监督下进行清册销毁 (电子档案和纸质档案一同销毁) 。
(二) 强化档案管理设施的建设
在进行档案的信息化建设中, 根据基础建设条件来进行财务和档案两方面管理设备的建设, 在兼顾多方面的应急处理设施上, 应根据现有的系统运行来进行拟定, 以确保系统符合标准。
(三) 提高财务人员的业务素质
操作人员的素质是保证财务管理安全有效的根本所在, 如果在职人员中存在一个安全隐患, 那么对财务会计管理则会面临最严峻的威胁。所以应定期对财务人员进行考核, 保证内部人员的结构合理。
伴随着计算机技术的不断发展, 事业单位中使用电算化进行会计档案管理已成为主要趋势。但在现阶段仍存在很多的问题需要我们进一步探索, 相信在不久的将来, 电算化档案管理工作将会更好地促进现代事业单位的发展。
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