摘要：随着信息技术的不断发展和会计工作形态的变化, 会计电算化的实现形式不再传统和单一, 会计电算化的实现形式从传统的“购买”形式, 发展出了“定制”、“租用”、“托管”等形式。企业应对各种会计电算化实现形式的原理、特点及代表产品有所了解, 从而更好地选择适合本企业的会计电算化实现形式。
关键词：会计电算化; 商品化会计软件; 定制会计软件; ASP; SaaS; 代理记账;
中国的商品化会计软件起步于上世纪80年代末, 从核算型会计软件到管理型会计软件, 1999年后进入ERP软件时代, 2003年业内又提出了ERP II软件……会计电算化得到快速地发展, 并与国外先进技术水平和管理思想逐步接轨。目前, 国产会计电算化软件以更符合中国国情、更适合中国企业的优势而占据着国内市场。在发展过程中, 会计电算化的技术不断进步、功能不断丰富、结构不断复杂、形式不断多样化, 如何将会计工作与信息化管理相互结合, 实现会计电算化, 如何选择一个合适的会计电算化实现形式, 成为企业管理者所面临的一个重大问题。以下对几种会计电算化实现形式的特点进行分析、比较, 以期为会计电算化的实施、应用提供参考。
一、“购买”形式———通用商品化会计软件
(一) 原理及代表介绍
所谓“购买”的形式, 即企业通过市场购买通用或专用的商品化会计软件[1], 这种形式是目前企业普遍采用的会计电算化形式。[2]
从20世纪80年代末至今, 中国商品化会计软件的发展超过20个年头, 伴随着信息技术的发展和会计制度的完善, 商品化会计软件已较为成熟, 并具有较强的通用性, 对会计核算、财务管理等方面的要求都能够很好地满足。并且, 市场中会计软件产品品种多样, 企业的选择空间大。
商品化会计软件厂商的典型代表有用友、金蝶、速达、管家婆、新大中、新大陆、浪潮等, 除了这些知名的会计软件供应商外, 在中国更有许许多多不为人们所熟知的中小软件公司也在从事着会计软件的开发设计。而作为成熟知名的会计软件供应商, 其产品具有系列化、层次化的特点, 可以满足不同使用者的需求。例如用友公司的NC、U9、U8、用友通等系列产品, 从跨国集团到跨区域企业, 再到大中型企业、中小型企业、小微企业, 各类型企业均有与之相适应的系列产品;再比如金碟公司的KAS、K/3.KIS系列产品, 也是为满足大、中、小型等不同层次、规模企业而相应设计的会计软件系列。除此之外, 还有速达的V系列、5000系列、3000系列, 浪潮易 (E) 系列, 管家婆的辉煌系列、财贸系列等。这些系列化的会计软件产品满足了不同层次、不同需求的使用者, 而且它们能很容易从市场上获取, 因此购买商品化会计软件成为中国企业会计电算化的最主要实现方式。
(二) 特点分析
1. 软件获取容易。
首先, 由于中国商品化会计软件的销售审批早已放开, 不论是国内还是国外的商品化会计软件都可以在公开市场上销售, 市场环境的放开为企业和软件公司搭建了自由交易平台, 软件公司可以将产品自由推向开放市场, 而企业也可以从开放市场自由选择软件。其次, 各种各样的会计软件不断被开发完善并推向市场, 目前国内外各大管理软件公司不仅拥有各类专用或通用会计软件, 而且各种MRP II/ERP软件也都能实现会计电算化。此外, 还有大量的非管理软件公司也在从事商品化会计软件的开发, 这些大大增加了商品化会计软件的可选择性。
2. 售后维护方便。
一般来说, 不论是直接从软件公司还是从代理商处购买商品化会计软件, 销售方一般都会提供一定的售后服务, 包括故障维护、升级维护、备份维护等。这些售后服务能较大地减轻企业会计电算化的维护工作。
3. 软件通用性强。
目前市场上有着各个软件公司开发的各种各样专用或通用的会计软件, 各种MRP II/ERP软件也都具备财务核算、财务管理的功能[1]。2003年工信部发布的《企业资源规划系统 (ERP) 规范》 (中华人民共和国电子行业标准SJ/T 11293-2003) 对ERP软件功能模块和ERP软件中财务核算所需要具备的功能模块做了规定, 现有的国产会计软件以及ERP软件中财务模块均是参照此标准进行设计开发的[3]。因此, 虽然市场上会计软件种类繁多, 但是基本功能模块是按标准化设计出来的, 具有很强的通用性, 能满足大部分企业的会计电算化需求。
除了特殊行业与特殊需求的企业外, 通过“购买”的形式获取商品化会计软件实现会计电算化, 因其通用性强、易实现、维护方便等特点, 成为大部分企业的首选。
二、“定制”形式———定向开发会计软件
(一) 原理及代表介绍
所谓“定制”的形式, 即通过特定的开发团队根据企业的专属需求, 为企业量身定制其专用的会计软件。
“定制”会计软件的实现形式是多样的, 企业可以采用下列几类常见的方式取得“定制”会计软件。
首先从选择开发团队的角度来说, 企业可以通过自行开发、委托开发、合作开发的方式取得“定制”会计软件。自行开发, 是指企业通过自己的开发团队来设计开发本企业专用会计软件的方式。委托开发, 是指企业将开发任务交由其他软件公司, 由这些软件公司开发本企业专用会计软件的方式。合作开发, 是指企业与自身之外的开发团队共同参与合作开发本企业专用会计软件的方式, 如本企业与其他软件公司、教学科研机构的合作开发。
其次从定制的方式来说, 企业可以通过全新开发、优化改造的方式获得可用的会计软件。全新开发, 是指按照企业的专属需求在数据、流程、功能、外观上进行专门的、全新的设计, 进而开发得到本企业专用会计软件的方式。优化改造, 是指在市场已有的通用会计软件或企业原有的会计软件的基础上, 根据企业的专属需求对这些软件进行数据、流程、功能、外观上的优化和改造, 以形成基于现有会计软件的定制升级版的方式。
“定制”的会计软件, 由于针对性强, 只适用于个别企业, 也就不存在市场推广。虽然定制会计软件在市场上没有知名度, 但是目前各管理软件公司, 甚至一些非管理软件公司都能够定制会计软件。同时, 定制会计软件因为是为个别企业定制的, 开发成本将由该企业承担。尤其是全新开发的定制会计软件, 定制成本一般较高, 因此一般只有大型企业才能够承担。相对而言, 优化改造的定制会计软件逐渐被一些大中型企业所青睐, 一方面它能满足企业的定制需求, 另一方面由于是在现有会计软件的基础上进行优化改造, 能适当降低定制会计软件的取得成本。
(二) 特点分析
1. 适用程度高。
定制会计软件是根据企业的专属需求量身定制的, 这些专属需求中包括了信息需求、业务需求这两个重要需求。针对这些专属需求而定制出的会计软件, 一方面通用型会计软件只能对标准化和通用的信息进行处理, 而定制型会计软件不仅能进行标准化的信息处理, 还能对企业有特定要求的信息进行处理, 最大广度地满足了企业的信息处理需求;另一方面, 通用型会计软件需要满足不同企业的普遍业务流程, 其软件操作流程均采用了标准化流程设计, 而定制会计软件满足了企业的业务需求, 能根据企业的业务流程进行设计开发, 企业业务人员无需进行重新学习就可以直接按以往的业务流程进行软件的操作, 极大地减少了管理信息化后企业业务流程重组对企业的影响。因此不论是从信息管理还是从业务管理的角度, 定制会计软件对企业来说适用程度都是最高的。
2. 改造弹性好。
与购买通用会计软件不同的一点是, “购买”的会计软件是不向企业提供软件开发文档的, 这意味着难以对该软件进行优化改造。而“定制”的会计软件, 特别是自行开发的会计软件, 其开发文档掌握在企业手上的, 这些开发文档中包括了现行软件的源代码、数据结构、数据接口等重要内容, 这些内容为软件未来的进一步优化、改造提供了技术参数。因此“定制”的会计软件具有一定的改造空间, 改造弹性好。
3. 取得成本高。
商品化通用会计软件, 由于通用性强, 开发一套可以销售给多个企业使用, 因此摊薄了开发成本。与商品化通用会计软件不同的是, 定制会计软件是针对个别企业量身定制的, 只有个别企业适用, 使用对象的有限决定了定制成本只能由个别企业承担, 导致定制会计软件的取得成本较高。
4. 开发周期长。
在软件开发过程中, 需求分析是建立逻辑模型的基础, 其决定了软件开发效率的高低和开发结果的成败, 所以需要花费大量的时间进行需求分析。定制会计软件是针对个别企业的需求进行单独设计开发的, 不论信息构成还是业务过程, 这些需求都是企业专属的, 有别于其他企业的, 所以在定制会计软件的开发过程中将耗费大量的时间在这些专属需求的调研和分析工作上。此外, 要检验定制会计软件的适用程度, 都需要一个“测试———改进———再测试”的循环过程, 直至使用企业接受该软件。这个过程中, 需要开发团队与使用对象进行不断的交流、协调。如果企业采用购买会计软件, 则只需要企业单方面改变自身组织行为, 通过业务流程重组被动接受会计软件。相比较这两种方式, 虽然定制会计软件是软件服从企业, 但是需要一个不断调整的过程, 适应周期较长。
通过“定制”的形式取得会计软件实现会计电算化, 因为其量身定制的方式, 既能最大限度地满足企业的业务需求, 又能最小程度地减少业务流程重组对企业的影响。但该形式也存在着取得成本高、开发周期长等缺陷, 令许多企业既爱又恨, 因此只适合具备一定资金和技术能力的企业。
三、“租用”形式———ASP财务应用、SaaS财务应用
(一) 原理及代表介绍
所谓“租用”的形式, 即企业通过支付授权费取得一定时期会计软件的使用权, 并使用该会计软件进行账务处理, 实现会计电算化。
“租用”会计软件的形式下, 企业是通过支付授权费的形式取得会计软件的使用权以使用会计软件[2], 这种形式的典型代表就是网络财务模式。目前网络财务模式发展了两代, 第一代网络财务模式为ASP财务模式[4], 第二代为SaaS财务模式。
ASP (Application Service Provider) 即应用服务供应商[5]。ASP财务模式即会计软件安装于应用服务商的服务器上, 企业取得会计软件使用授权后, 通过网络访问和使用服务器上的会计软件[6]。
SaaS (Software as a Service) 原意为软件即服务, 由ASP发展而来[7]。2008年以前, SaaS由托管应用管理 (由ASP提供) 和按需定制软件组成;2008年后托管应用管理作为IDC外包计划的一部分, 而按需定制软件, 被视为与SaaS相同的交付模式。尽管如此分割, SaaS仍应视同ASP加定制服务的组合。SaaS财务模式就是在ASP财务模式的基础上, 进一步提升服务厂商的产品价值, 为企业提供在线财务管理、在线财务咨询等增值服务或定制服务。
中国的管理软件企业虽然在2003年提出了SaaS财务模式, 但是其主导功能仍然停留在ASP财务模式。目前国内具有代表性的网络会计模式有畅捷通SaaS (原用友伟库网) 、金蝶友商网等。此外, 一些电子商务网站利用其资源优势也开发了在线记账软件, 如阿里巴巴的钱掌柜。21世纪初中国网络财务模式发展呈现快速增长, 各管理软件公司均尝试了网络财务软件的研发, 然而当时的网络财务软件的市场实际呈现出供大于求的现象, 近几年来网络财务软件的市场逐渐萎缩, 包括一些著名的管理软件公司均已停止了网络财务软件的研发, 很重要的原因在于客户对这种会计电算化方式认识不足。
(二) 特点分析
1. 使用方便。
无论何时何地, 只要能上网就能使用网络财务软件进行账务处理, 并能灵活地查询各类财务数据, 这是网络财务软件有别于其他会计电算化方式最优越的优势, 这一优势推动了移动财务管理, 从而实现高效的移动办公。此外, 一些网络财务软件还提供客服热线、在线客服等服务, 方便客户在线进行各方面的咨询[7]。
2. 应用快速。
网络财务软件实现了数据的实时传递, 相关数据在网络上实时处理、实时生成, 不同的用户不受时间、地域的限制, 随时随地均可进行数据操作、数据查询, 真正实现核算、管理、决策的及时性[4,7]。
3. 维护简单。
免安装、免维护、免升级是网络财务模式的又一个重要特点[4]。传统的会计软件, 不但安装过程繁琐复杂, 如系统补丁、数据库、支持组件等必须先行安装, 而且安装过程中经常会出现软件冲突等问题。网络财务软件, 只要有一个能上网的电脑, 有一个能兼容的浏览器即可, 而这些是电脑都具备的基本功能。
此外, 网络财务软件安装于应用服务商的服务器上, 客户无需进行维护, 一切的软件维护和软件升级均由应用服务供应商完成, 客户只管使用即可, 省心省力。
4. 成本低廉。
由于采用“租用”形式实现会计电算化, 其“租金”远远低于“购买”或“定制”会计软件时一次性支付几万甚至几十万的费用。一方面, “租用”形式下支付的“租金”为软件的授权使用费, 并非买断软件, 费用自然较少;另一方面, 按月或按年支付的“租金”使授权费分摊到使用周期内, 减轻了企业的支付压力。以金蝶友商网为例 (以下数据为2013年报价) , 其在线会计企业版年费用365元起, 在线会计+进销存年费用仅696元起, 使用成本较低。[4,5,8]
通过“租用”的形式使用网络会计软件实现会计电算化, 具有快速方便、成本低廉等优势, 对功能需求不高、资金有限的企业较为适用。
四、“托管”形式———电算化代理记账
(一) 原理及代表介绍
“托管”的形式, 是现在中小企业中较为流行的代理记账模式, 即企业将会计资料交由代理记账机构, 由代理记账机构通过会计软件进行账务处理, 企业通过会计软件的客户端进行财务数据查询[2]。
会计软件由最早的C/S架构发展到现在的C/S+B/S架构或B/S架构, 代理记账机构可以通过C/S+B/S架构或B/S架构的会计软件进行账务处理, 企业通过浏览器即可实时、同步地访问财务数据。
传统会计电算化方式下, 企业使用会计软件进行电算化会计处理;“托管”方式下, 企业是将自己的财务资料交由代理记账机构, 由代理记账机构使用会计软件进行会计电算化处理, 企业只需通过客户端查询财务数据即可, 即企业仅仅只是进行电算化会计数据查询。会计电算化的“托管”方式和其他方式对比如图1所示。
与其他会计电算化方式不同的是:首先, 其他方式下企业需要拥有会计软件的所有权或使用权才可以使用会计软件, 而代理记账方式下会计软件的所有权或使用权问题是代理记账机构所考虑的, 与企业无关;其次, 其他方式下企业需要进行电算化的会计业务处理, 代理记账方式下企业要做的只是电算化的会计数据查询, 电算化的会计业务处理则由代理记账机构。
(二) 特点分析
1. 业务处理规范。
会计电算化发展的一个制约因素是会计人员的素质。一方面, 会计人员专业素质不高, 可能导致账务处理错误, 引起会计信息失真;另一方面, 会计人员的计算机水平不好, 可能导致数据录入不完整, 降低了信息化管理的效率。“托管”方式下电算化会计业务处理是由代理记账机构进行的, 由于代理记账机构的业务素质普遍较高、经验较丰富, 其账务处理较为准确、规范[5]。
2. 无需维护。
“托管”方式下将业务处理托管于代理记账机构, 会计软件如何选择、如何取得、如何使用、如何维护等问题是代理记账机构所需要考虑的, 企业所做的就是通过会计软件的浏览器客户端查询会计数据并进行会计分析、会计决策, 企业无需进行任何的会计电算化维护工作。企业既能实现会计电算化, 又无需维护会计电算化, 既到达了目的, 又减少了工耗[5]。
“托管”形式是一种特殊的会计电算化实现形式, 既满足了企业记账需求, 又实现了电算化应用, 对无法独立实施会计电算化的企业尤为适用。
通过对上述四种会计电算化实现形式的研究分析, 了解各种形式的应用特性。“购买”与“定制”形式是传统的会计电算化形式, “租用”形式是网络技术发展下一种新型会计电算化形式, “托管”形式是通过曲线方式实现会计电算化的一种形式。不同的会计电算化实现形式都有其各自的特点, 也有其不同的适用范围。例如“购买”形式适合于资金较为充足的企业、“定制”形式适用于有特殊业务需求且资金充足的企业, “租用”形式适用于中小型企业和电子商务类企业, “托管”形式适用与中小型服务类企业。至于具体使用哪种形式实现企业会计电算化, 则需要企业结合自身的实际情况以做出合适的选择。
参考文献
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[3]中国电子技术标准化研究所.SJ/T1 1293-2003企业信息化技术规范第1部分:企业资源规划系统 (ERP) 规范[S/OL].[2008-08-25].http://www.wiit.gov.cn/n11293472/n11293832/n11294117/n11302600/11535190.html.
[4]程党哲.ASP网络财务模式应用探讨[J].市场研究, 2012 (7) :37-39.
[5]高建立.小型企业会计电算化系统实施研究[D].北京:华北电力大学, 2009.
