摘要：在近代科技和经济的发展下, 传统的人工记账等会计方式已经逐渐被会计电算化所替代。不难看出, 会计电算化代替传统的手工记账是大势所趋。但这也使得企业内部控制管理发生较大变革。本文就会计电算化对企业内部控制管理所产生的影响, 会计电算化对企业内部控制管理所产生的风险以及在会计电算化下完善健全企业控制管理的措施进行论述, 希望企业可以利用会计电算化这一方式, 完善企业内部管理, 促进更好的发展。
关键词：会计电算化; 内部控制; 管理;
会计电算化以机器取代了人工的财务计算统计工作, 大大提高了工作效率, 减少了人力成本。因为会计电算化的广泛使用, 企业内部控制管理不免随之发生较大变革。一个企业的发展离不开企业内部有效合理的控制管理, 只有内部各个部门有效运转, 保证工作质量, 才能为管理者实施重大决策提供后勤保障。
1 会计电算化对企业内部控制管理的影响
1.1 减少重复机械劳动, 提高工作效率
在企业实现会计电算化后, 对会计人员来说, 无疑减少了很多重复性机械劳动, 提高了他们的工作效率。会计人员根据资料录入相关数据, 计算机会进行相关计算, 减少人工计算, 提高了工作效率和计算正确率。在对会计凭证和报表进行分类和存储等工作时, 系统有相应选择, 不用人工手工进行, 减少了人对纸质材料分类和存储所有可能产生的记忆差错。在进行凭证审核时, 审核人员只需在系统上登陆查看并进行审核, 不用等会计人员拿来纸质资料审核, 缩短了相关审核时间, 提高了工作效率。这样使会计人员从大量的重复性工作中抽身, 进而去开展其他有效工作。
1.2 保证会计工作质量, 规范工作章程
在手工记账时, 不免会出现记账不规范, 数据记错, 漏记等问题, 这样后期检查审核会大大消耗时间和人力成本, 而进行会计电算化后, 根据系统指令按规章流程记账, 降低出错率, 一旦发现错误立即在系统上核算, 快速找到错误, 提高效率, 保证了会计工作的质量, 使工作章程规范化。
1.3 减少人力资源成本, 强化会计管理职能
公司实现会计电算化后, 招聘会计人员必然会选择具备会计电算化技能的人, 这样不仅提高了员工质量, 还为公司减少了培训新员工会计电算化的费用, 减少人力资源成本。另外, 会计人员可以利用计算机对会计工作开展分析, 为管理者提供财务计划, 从而强化了基于会计电算化的管理职能。
1.4 奠定现代化企业控制管理基础
企业管理层开展某种项目计划或结构调整, 离不开会计部门提供的财务信息, 财务数据更能直观全面反映企业是否有能力进行新项目, 或者企业是否有能力进行内部结构调整。会计电算化不仅是一种处理数据的技术手段, 更是一种企业内部科学管理的方式, 会计电算化的实现能够推动企业的现代化科学管理思想和方式的产生, 使得企业内部的控制管理变得科学有效。
2 会计电算化对企业内部控制管理所产生的风险
2.1 缺乏对会计电算化的认识
会计电算化不仅是一种新式的会计工作技术, 也是一种管理思想。由于会计电算化普及性太快, 很多企业没有真正认识到会计电算化背后真正的意义就盲目跟风, 采用会计电算化记帐, 只是单纯以为会计电算化是一种技术手段, 可以提高工作效率, 他们没有真正意识到会计电算化对会计职能和企业管理产生的重要影响, 一个企业实现信息化需要建立一个完整的企业内部信息系统, 会计电算化只是其中一部分, 更重要的是企业结构的调整和规划。
2.2 缺少复合型会计电算化人才
当代社会信息更新太快, 一个人掌握一种专业技能或许能够养活自己, 但是企业追求的是利益最大化, 更需要的是复合型人才, 掌握多项知识技能为公司解决更多工作问题, 降低公司人力资源成本。一个复合型会计电算化人才应同时具备会计、管理和计算机三种专业知识。工作中会计电算化时系统出现问题后, 员工具有相关计算机和会计知识就能够知道如何处理, 即使处理不了也知道如何将风险降低。当内部组织结构发生变化时, 会计员工可以根据所具备的会计和管理知识迅速理解相关结构变化原因, 减少员工之间的心理压力。
2.3 会计电算化下的安全隐患
凡是在计算机上操作过都会留下痕迹, 而财务会计信息把握着企业的命脉, 一旦财务会计信息被盗, 竞争对手企业有可能会因此进行打击威胁, 不利于企业的发展。而现在的会计电算化更多的是计算、管理和决策, 对数据安全问题不够重视, 很容易在网络环境下被攻击, 进而丢失重要财务信息。另一方面会计电算化使用的软件系统设计不当, 也会对质财务信息安全造成威胁。在进行财务数据处理中, 不同环节是不同人员负责审核通过, 在一定程度上权力分散保证了信息准确性, 但是, 相关人员也是通过系统授权和密码口令登陆的, 一旦被人知道密码口令, 不法人员就可以登陆系统, 对数据进行伪造篡改等不法行为, 而后嫁祸他人逃脱嫌疑。
2.4 数据接口不统一问题
目前我国使用的会计电算化软件有用友、金蝶、管家婆、速达等, 不同公司根据他们对会计电算化的理解开发出不同算法流程的软件, 因而在各自的特色开发上, 没有使用统一的数据接口, 这在一定程度上造成了企业内部处理工作的不便。
2.5 人员分工不明隐患
财务部门人员职责分工不明确再加上人员间没有强烈的工作责任感, 很容易使权力界限模糊, 在处理财务会计数据中容易出现问题。甚至在一些小企业因为人员不足问题, 一人担多责、负责多项岗位, 如既是凭证输入操作员, 又是凭证审核员, 就容易出现徇私舞弊的现象, 影响企业的健康运转。
3 完善健全企业控制管理的措施
3.1 强化会计电算化重要性的认识
会计电算化不仅仅是一个处理数据的技术手段更是一种管理思想。在会计电算化应用于会计工作的基础上, 科学合理地促进企业管理流程的优化, 提高管理效率, 降低管理成本, 使企业高效健康运转。另外, 企业内部工作人员也要加强对会计电算化的认识, 不要再仅仅当它是一门技术工具, 而要深入理解其后的管理理念, 促进部门内部的科学规划, 提高部门人员间的配合程度。
3.2 重视复合型会计电算化人才培养
当今时代除了在顶尖领域是追求技术的专精化, 其他领域企业还是希望员工可以一人多用, 从而达到减少成本的目的。一方面企业在内部培训中除了增加会计人员的财务技能外, 更要重视对计算机和管理方面的人才培养, 以满足复合型人才的要求, 为企业解决问题。另一方面, 企业可以选择和高校合作, 对高校财务专业的学生加强计算机和管理能力的培养, 提高知识技能的专业化程度。对学生来说, 提高了他们的竞争力, 对学校来说培养了复合型人才, 对企业来说满足了减少人力资源成本的目的。
3.3 加强会计电算化的安全防范
一方面企业在应对外部系统攻击的防范, 应提高系统安全防护技术, 如防火墙技术、信息加密存储技术等保证财务信息数据的安全。另一方面提高财务工作人员的安全思想, 不向其他人泄露密码口令;在办公环境安装监控摄像, 财务人员一旦离开电脑必须退出操作系统平台, 以防被人钻了空子。
3.4 提高系统操作控制
首先制定系统操作规范流程, 严格按照规章流程进行, 防止因步骤操作不当而导致后期数据不符合;然后设置日志记录功能, 并且不能被删除, 使每一步操作都有记录痕迹, 便于日后出错及时查找和责任追究。
3.5 统一数据接口
会计电算化软件是为更好地进行企业管理而提供的, 是要便于企业工作而不是制造更多不便, 所以建立一个统一通用的数据接口, 便于不同系统的转换, 促进各部门管理工作的数据分享, 提高管理工作效率。
3.6 明确人员分工职责
加强人员管理控制, 制定人员职责规范, 将利益相关的职责分离, 专人专项, 每一个人明确自己的工作范围和职责, 提高安全防范意识和业务素质。即使人员不足需要兼任, 也要兼任利益不相关的岗位, 减少可能发生徇私舞弊现象的机会。
4 小结
在科技发展的时代, 网络化使信息交流更便捷, 但也增加了信息泄露的风险。在会计电算化必然趋势下, 如何使企业内部控制管理安全健康运转是每个企业所要思考的问题, 而合理运用这把双刃剑, 就会使企业跟上时代潮流, 促进企业更快更好发展。
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