摘要：合同是企业经济活动法律化的重要形式之一, 合同管理亦是企业经营管理的重要组成部分。规范地合同管理是维护企业合法权益最基本的要求, 企业应充分运用内部法务审核机制规避和化解经营管理中存在的法律风险, 切实维护自身合法权益。本文结合合同管理中存在的现实问题, 从法律风险防控的角度, 探讨如何完善合同管理制度体系、信息化系统体系等问题。
关键词：法律风险; 合同管理; 风险防控策略;
2011年国资委发布《关于落实重要企业法制工作第三个三年目标有关事项的通知》, 2012年国家标准化委员会制定《企业法律风险管理指南》 (GB/T27914-2011) , 一系列指导性政策的出台, 标志着大中型企业全面步入法律事务管理体系建设阶段。合同风险是任何一个企业都无法回避的法律风险, 企业进行合同法律风险防控, 不能依赖外部聘请律师或法律顾问解决, 更需要企业自身对合同实践执行活动不断总结经验, 提高管理水平。
一、企业合同管理现状与存在的问题
(一) 法律风险防范意识缺失
1. 缔约阶段
企业合同通常实行分级授权管理机制, 不同金额、不同标的的合同由企业的具体业务承办部门、安全技术管理部门、法务管理部门层层会签。签约前期的市场调研工作通常由业务经办部门把关, 经办业务人员往往只注重签约方的专业技术能力, 考察重点放在业务沟通上, 忽视对签约方的资信审查。收集签约方资料时缺乏主动性, 依赖于对方提供。对于影响合同履约的签约方人员资质、本地化售后服务机构、纳税人资格问题等缺乏统筹考虑。部分业务经办人员在商洽的过程中忽视商业秘密的保护, 增大了潜在的法律风险。
2. 合同履行阶段
合同签订后不仅仅是对合同档案的归类管理, 更偏重于动态阶段全流程的监管。很多业务部门人员在合同订立后就放松了警惕, 签约方延迟供货或延期履行只是口头上告知允诺。到货验收时仅检查设备包装与外观, 质量出现问题时提出书面异议文件不及时, 没有完全做到抽检、外部送检或试用。对于企业的应收账款到期不主动向对方催缴, 或未使用正式的书面法律文件进行催缴, 无证据与诉讼时效意识。
(二) 合同管理的信息化水平较低
多数企业尚未建立起规范完整的合同管理系统, 为了档案保存管理方便仍采用人工会签流转。很多企业业务部门、法务部门、分公司与总公司之间分处异地, 部门之间审批流转的效率很低, 流转的过程中也容易造成纸质文件的丢失损毁, 商业信息泄露。合同履约中的过程性文件通常分散保存在各业务部门, 企业内外部审计、涉诉时提交的资料无法集中统一。各部门依据职责分别完成合同各自环节, 对于合同执行到什么阶段、履行情况是否良好等信息无法实现部门之间互联互通, 更无法实现动态监管。同时合同档案多数为人工管理, 查询时文件调阅十分费力, 气候、存放位置、时间久远都会造成合同资料的损坏。
(三) 合同文本不规范, 未形成标准化管理
很多企业通常依据临时的业务需要形成合同文本, 不优先使用行业推荐的制式合同或示范文本。一些合同名称使用不规范、用语不准确、框架体系混乱、内容与实际脱节。合同条款是预防法律风险的中期屏障, 订立合同时要做到语言准确严谨, 合同要素齐全。部分业务经办人员认为审查的关键要素在于合同正文, 忽视了产品质量承诺、工期进度表、造价清单等合同附件审查。变更合同或解除合同时文字约定简单, 合同文本中违约条款约定不明确或违约金比例设置过高、履约双方权责不对称的情况经常存在。
(四) 合同管理体系不健全
企业的合同管理体系不仅局限于内外部审查、各部门岗位职责、档案管理及合同印章管理, 还应涵盖成本审计监督、风险预警、后期绩效与考评方方面面。多数企业设立法务部门与专人专岗负责合同管理, 而未建立起由公司总法律顾问、法务部专业管理人员、部门级合同履约管理人员组成的纵向层级监管体制, 认为多层级管理会降低决策效率, 增加运营成本。法务部门也很少真正参与公司重大项目经营决策、合同管理偏重于形式。合同签订仅为合同管控的其中一环, 立项时可行性论证未结合财务预算管理、纪检监察部门发生合同纠纷投诉时才干预介入, 内部监督体系作用发挥也不充分。
二、合同管理法律风险防控策略
(一) 重点培养业务人员的法律风险防范意识
企业的业务部门牵头负责承办合同, 由业务人员初步核查签约方主体的资信状况。法务部门可重点对业务经办人员进行合同法、招投标法等相关法律法规风险案例培训, 使业务人员认识到前期审查对方资质的重要性, 了解实务中应注意的关键点。在合同签订之前, 可培训业务人员借助不同的网站媒体核查签约方的信息, 对于异常状态显示的企业提高风险防范意识。较常见的在各省的工商局信息公开栏内查询企业的基本信息, 如名称及公司的股东是否发生变化, 是否在企业经营异常名录和严重违反失信企业名录之内;是否为工程建设信息平台公布的不得参与建筑行业投标的企业, 或法院公布的失信被执行企业名单之中。提高业务人员的法律风险防范意识是前置预警机制的重中之重, 可进一步降低诉讼风险。
(二) 提高企业合同管理的信息化水平
用信息化手段规范企业的合同管理, 可以为企业提供全方位、系统化的决策及经营绩效评估, 保护企业的资金运营安全。合同管理系统应统一搭建、统一管理, 实现资质审查、会签审批、履约监督、结算提醒、报表输出和统计等全过程网上管理。合同订立阶段由系统按照统一规则生成合同编号, 根据内容自动生成合同初步文本并集中抽取合同中的关键信息;会签阶段多级审查审批, 进一步防控法律风险;生成最终合同文本时启用水印或二维码防伪功能, 确保合同的真实性和唯一性;履行阶段跟踪合同的履行情况, 及时提示合同款项收支时限, 在线完成合同变更、解除、违约情况的申报, 确保信息的时效性;归档后可根据需要进行统计分析, 调阅合同时可按模块或时间快速查阅。
(三) 制定与优化合同标准示范文本
合同条款风险是法律风险最主要的产生途径, 完善的合同条款是出现履行争议时, 企业进行自身法律救济的关键。企业推行合同文本的标准化建设, 可降低合同条款疏漏造成的履约风险, 确保合同执行质量。合同文本标准化不等同于格式合同, 需要多部门调研、分头编写、讨论修订。首先要将企业经常签订的合同梳理出来, 将重点招标项目合同和其他非招标项目合同进行各自分类和同类合同比较分析, 参照市场同类项目和行业特点, 制定出对应的标准合同格式和框架, 生成企业标准合同模板。合同中的通用条款只需要补充签约方信息及合同主要内容, 如签约方针对通用条款提出异议, 针对异议部分可单独列入合同其他须补充的备注条款中。各业务部门就可以充分利用包含“共性与个性”的标准合同模板去指导合同的谈判、签订和修改, 会签流转效率可大幅度提高, 合同的审批更方便快捷。法务部合同管理人员只需重点审核备注条款和合同内容条款即可, 复杂合同审批隐含的管控风险可大幅度降低。标准化的示范合同文本执行一段时间后, 由业务部门和法务部门持续改进, 如相关法律法规发生变化, 及时对相关合同文本进行修订。
(四) 打造纵横管理相结合的动态法律风险防控模式
法务部门要结合生产实际定期更新企业的标准合同示范文本, 财务部门按财务周期向管理层人员定期汇报合同与预算执行落实情况, 各部门定期对合同执行过程中的问题进行梳理, 按月或季度提报法务部门已签订合同的履约情况, 特殊复杂项目由各部门民主联席审议。一旦出现延迟供货或签约方未按合同要求适当履行的情形, 各部门二级合同履约人员及时向法务部门申报, 以书面信函形式保留往来的证据, 对于未按时反馈问题造成诉讼时效过期或重大经济责任损失的引入考核机制。重大疑难问题提交外聘法律顾问参与解决, 积极完善合同履约事前与事中预警机制。加强合同执行中的监督检查, 通过预算监督、采购价格监督、招投标监督、廉政监督、效能监察管理, 形成多部门齐抓共管的合同管理约束机制, 确保合同管理工作落到实处。
参考文献
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