摘 要： 精细化管理是一种有效的管理方式，在很多领域中都得到了有效的运用。学校办公室需要承担的工作内容较多，比如，辅助决策、日常管理、后勤保障和组织协调等，为了做好这些工作，促进学校的高效运行，就需要引入精细化管理模式。本文通过分析学校办公室工作精细化管理模式运用的可行性，进而提出了应用的策略。
关键词 : 学校办公室工作;精细化管理模式;策略，
办公室工作是学校工作中的重要组成部分，需要负责较多的工作，是学校顺利运转的服务平台以及综合枢纽，还是学校行政管理的重要力量，这就需要提升办公室管理的有效性和科学性。精细化管理最初是一种企业管理理念，其注重管理责任的具体落实、工作流程的细节、工作任务清晰规范，以提升绩效结果。在学校办公室管理中运用，可以发挥出指导作用，促进管理水平的提升，为了有效的运用该模式，就需要采取有效的措施。比如，树立细节理念、健全规章制度、清楚规定岗位职责、优化工作流程、树立责任意识和质量意识、加强过程管理，完善激励机制、围绕中心，体现出工作重点等。
一、学校办公室工作运用精细化管理模式的可行性
精细化管理是一种科学管理思想，是企业在管理实践中形成以及发展的管理理念以及方法。学校和企业的性质不同，具有显着的非盈利性。所以，在办公室工作中运用精细化管理就需要结合工作的性质和特点，进而确保该模式的运用效果。
(一)办公室工作具备综合性，是落实精细化管理模式的基础
学校办公室工作的内容较多，涉及范围较广，除了要面对学校中的各职能部门之外，还需要面对学校中的教研人员以及学生。办公室要负责组织人事、教学管理、后勤保障和科研管理等工作，还需要对相关方面关系进行沟通以及协调，所以，工作具有综合性特点，只有科学的分工，才能高效的运行[1]。精细化管理的中心就是组织内的各环节和部门要分工协作，要求精密的配合以及互动。在办公室管理中，组织艺术与科学的方法缺一不可，很多工作都有对口的职能部门，带有专业化特点，要求科学的进行分工，相关工作还要为学校的教研核心任务提供服务，要发挥好协作作用。
(二)办公室工作具有事务性特点，是落实精细化管理的核心
办公室负责众多日常性事务性工作，比如，科研管理、公文印章、资源分配、教学管理等，具备程序化特点，要对工作流程进行规范。精细化管理模式强调管理方法制度化、工作方式标准化、运行控制绩效化。办公室在事务性工作处理中，可制定相关的岗位职责，设置相应的流程，基于计划、审核、执行以及监控，减少组织运作中产生的失误，避免和减少一些管理方面的漏洞，提升参与人员的责任意识。因此，对事务性工作可进行量化，设置指标进行有效的考核，进而促进管理绩效的提升。
(三)办公室工作具有服务性特点，这是落实精细化管理的根本
办公室在组织结构中位于中间层，是联系学校职能部门和师生沟通的纽带。其工作对象都是最基层的，即学校内的学生以及教师，这也就让办公室工作带有服务性特点，应该提升服务的质量。精细化管理模式可以将服务者的焦点放在满足被服务者需求上，提升效率以及效益，促进组织竞争力的提升。办公室要给学校内的师生提供相关的服务，给他们的教学科研难题的解决奠定良好的基础，让他们可以全身心的投入到自己的工作以及学习中，发挥最大的才智，提升成绩，促进学校办学水平的提升。所以，运用精细化管理模式，能够更好地满足教师和学生的需求，是办公室管理的根本。
二、学校办公室工作精细化管理模式的运用策略
(一)树立细节理念
精细化管理是一种理念和方法，要想在办公室中工作有效的运用，就需要先改变思想观念问题。从以往的经验管理转变成程序化、科学化、精细化的管理，真正有效的落实管理工作，不只是停留在表面上[2]。要在繁忙的工作中做到严谨细致，依据精细化管理要求，对目标进行细化，对任务进行量化，加强责任，让所有的环节可以有效的对接，促进工作的有序开展，树立细节决定成败的意识。要从小事做起，注重细节，对于可能给全局带来影响的小细节都要引起重视，避免抱着侥幸心理，要有相关人员负责。总之，要在办公室内营造精细化管理的舆论氛围，让所有人员都能树立精细化意识，规范、认真、准确的完成自己的工作，从小事做起，将小事做细做实，提升办公室的服务水平。
(二)树立质量意识以及责任意识
首先，办公室人员应该树立责任意识。办公室工作较为复杂，办公室人员需要重视每件事情。责任是个人的精神状态、人品修养以及思想境界，是成就事业的重要素质，若是一个人没有责任心以及事业心，就会发展受限。所以，办公室人员要树立较强的责任意识，将每件工作都看成是大事，树立求真务实的工作作风。要注重了解实际情况、办实事、创实绩，及时、有效的办好每件事情[3]。工作人员要全面意识到自己工作的重要性以及特殊性，认真负责地做好自己的本职工作，严格的履行应尽的责任。负责就是要求工作人员要始终保持良好的精神状态，保持干劲，经得住考验；还要树立主人翁意识，注重以我为主，全力完成任务，积极的思考和提出建议，积极在工作上做出成绩；要将精力以及心思都放在抓工作以及搞建设方面。工作人员还要敢负责，就是要具备高度负责的精神，在碰到艰巨的任务时，要主动的承担，想方设法的落实；碰到困难时不要打退堂鼓，应该迎难而上，想尽方法克服和解决；面对是非，要坚定自己的理想，说清自己的态度，不能因为怕得罪人而态度不明；在产生问题时，要主动的负责，积极的进行解决，合理的解决遗留问题以及内部矛盾，不能消极回避和推诿责任，也不能有成绩就表功卖好。工作人员要负好责，就是要将自己的本职工作做好，提升工作的主动性和有效性，积极的进行探索，不断进取。要合理的将上级精神和学校的实际情况进行结合，在工作中发挥出创造性，用扎实的作风抓好工作的落实，确保所有工作都可以得到有效的落实。
其次，办公室工作人员要树立质量意识。办公室是学校运转的中枢，工作的效果会影响到学校的运行以及各项工作的推进。这就需要提升评价的标准，不能限制在“无过就是功”的层面上，要树立“无功就是过”的思想，有创造性的开展各项工作，提升工作的效率和质量，认真地做好每件小事，树立良好的办公室形象。
(三)完善规章制度、明确岗位职责、优化工作流程
精细化管理模式具有一些明显的特征，包括清楚的目标、完善的制度、明确的岗位和责任的有效落实，注重对目标进行细化、分解和落实。刚性制度的落实，可以对人员的行为进行规范，加强责任的落实，进而形成良好的执行效果。所以，办公室管理就需要构建完善的管理制度，为工作的开展提供依据，全面管理和规范所有的工作内容，清楚规定岗位的职责情况，精细化工作流程。
制度管理是精细化管理模式运用的基础，要求所有人员一起遵守既定的程序办事，为工作行为提供依据和准则。要促进精细化管理模式的落实，就需要构建健全的管理制度，所有由办公室主管的工作都需要构建规章制度。比如，人事组织、安全保卫、科研、公文管理、教学和后勤保障等，规章制度的内容要具备较强的可行性，涵盖各项业务，不可以出现遗漏的情况，避免工作没有规章制度可遵循。制定的制度并非固定不变的，而是要不断优化和健全，有关规章制度需要整理成册，发放给学校中的学生和教师，让师生可以全面了解有关的规章制度[4]。
办公室工作若是没有清楚的规定岗位职责，就会让管理的有序开展受到影响，还会出现相互推诿责任等情况，不利于工作效率的提升。这就要求结合岗位，合理的制定目标责任制度，把整个管理目标进行分解，科学的进行分工，结合岗位制定责任和标准，对办公室工作岗位责任体系进行优化和完善。对于管理标准，应该细致的分解到各工作岗位上，形成工作规范，制定具体的岗位操作手册。
基于清楚的岗位职责和规范的规章制度基础上，还要构建清楚、科学的工作流程。办公室工作应结合职能分解设计精细化的工作流程，需要做到结构合理以及层次清楚，为查询提供便利，让工作流程作为管理者以及岗位操作人员的指南。在设计的过程中，要确保所有环节的有效连接，实现信息共享，既要相互促进，还要相互制约，提升办公室各项工作的效率，减少工作中出现的失误。
(四)注重过程管理，健全激励机制
在办公室工作中，工作人员不可避免的会因为精细化流程以及重复的工作而感到厌烦、枯燥，这就要注重加大过程管理的力度，运用激励机制，调动他们的工作热情。在办公室管理中需要加强过程管理以及监控，建立精细化管理的工作架构，提升管理的执行水平。第一，在工作前要认真的进行组织策划。要全面落实工作例会制度，对要开展的工作进行分解，编制办公室中相关岗位的工作每周任务表，将责任落实到个人身上，提出工作的相关要求以及完成的时间要求，为相关人员的任务落实提供依据，给人员任务完成情况考核提供依据。第二，要加强工作过程的控制协调以及监督管理[5]。例会中除了要对工作进行计划，还需要对前期工作的开展情况进行汇报，若是发现问题就需要马上处理和解决。工作中还要做好进度检查工作，帮助找出问题，确保工作完成的质量。第三，要构建合理的考评体系，实行全面考核评价，对激励机制进行健全。在考评标准中需要加入员工的工作能力、业绩和态度，考评他们的整体情况，将结果、任用以及奖励联系起来，提升工作人员的工作热情，促进管理效果的提升。
(五)围绕中心，突出重点
办公室工作的内容较多，较为复杂，运用精细化管理模式，就要体现出重点工作，把握关键环节。工作人员在工作中应积极的和领导沟通，正确的理解领导的意图，进而正确的执行。首先，要把握好学校的中心工作，该模式下的各项制度出台以及条例落实都需要围绕中心任务，即为教学提供服务。其次，要体现出学校的重点工作，学校在不同阶段和时期下，工作重点也存在差异，落实精细化管理模式，需要以大局为中心，体现出重点，这样才能提升工作的效率和效果。
三、结束语
综上所述，可以看到，精细化管理模式在办公室工作中的运用具有积极影响。可以促进日常运作，优化服务提供，注重成本控制、细节优化、提升执行力，确保办公室各项工作可以顺利的开展。另外，办公室工作中还有部分非事务性工作，兼顾管理和服务职能。所以，在不同工作以及相关工作交叉时就要综合考虑，不能只注重经济效益以及奖惩，要充分调动员工的主动性，确保工作的顺利开展。企业运用该管理模式是和企业用人机制进行联系的，机制的特点就是优胜劣汰，在学校办公室中运用该管理模式，就要注意人事制度方面的不同，在实际落实中避免按人定责，应按岗定责。除了要刚性的执行纪律，还需要思考管理队伍构成，基于精细化管理基础上，运用人性化管理进行调节，提升管理的艺术性以及科学性，促进办公室管理效果的提升，为学校的所有教师和学生提供优质服务。
参考文献
[1]杨波网络条件下行政机关会议管理研究[D]华南理工大学，2016.
[2李玲秘书工作中的会议管理研究[D]南大学.2015.
(3]马小渭高校办公室管理中的问题及对策研究[D]山东师范大学，2014.
(41刘光林关于高校党政办公室精细化的理的思考与建议[J].吉林广播电视大学学报, 2013(7)76-77.
(5)龙慎盛实现办公室行政精细化管理的分析J].企业改革与管理. 20152);15.
