摘要：科学合理的人事档案管理体系能有效增加事业单位档案管理的规范化程度，提升档案管理的整体水平。本文通过对相关人事档案文献梳理，构建出包括人事档案管理制度、人才队伍建设、人事档案支持软件系统和硬件系统以及监督管理五个方面的事业单位人事档案管理体系，为今后事业单位人事档案管理实践提供一定的参考。
关键词：事业单位;人事档案;体系;构建;
人事档案记录着干部自身的德能水平、学历获奖情况及相关经历等,客观反映了干部的人生轨迹,具有原始记录性,是组织人事工作中可靠的凭证,为人力资源管理和开发提供了重要依据。因此,做好干部人事档案管理工作关系到干部个人的切身利益以及单位的良性发展。
一、事业单位人事档案管理存在的问题
社会经济发展的大趋势下,事业单位深化改革的速度不断加快,各项工作内容的改革创新力度增大,事业单位人事档案管理也经历了逐渐完善的过程,但目前仍存在一些问题。具体表现如下：
其一,人事档案管理人员的管理能力有待进一步提高。首先,人事档案管理工作是一项重复性高且枯燥的工作,档案管理人员需要付出更多的时间和耐心,但因绩效考核难以量化,缺乏有效的奖惩制度,其自主学习的积极性并不高；其次,是单位领导的重视程度不够,部分单位甚至没有配备专门的人事档案管理人员,其一般身兼数职,可能存在着对档案信息收集松散、审核不力等现象；另外,事业单位定期开展人事档案管理人员素质培训次数较少,有的甚至没有进行岗前培训就直接上岗,导致人事档案管理人员素质整体偏低。
其二,人事档案管理电子信息化水平有待进一步提升。目前事业单位干部人事档案仍旧以纸质资料为主,将收集的材料统一整理归档于档案柜中,受到时间和空间的限制,不利于快速查到所需要的档案信息,干部人事档案信息价值得不到有效发挥和利用。随着社会电子信息化水平不断提高,部分事业单位在档案管理中开始运用科学的信息化管理,但事业单位在信息技术的应用上不够熟练,对于电子化管理的使用频率也不高,有的单位甚至只是将纸质版材料进行电子化扫描,没能发挥档案的实际价值。
其三,基础建设情况还有待进一步优化。人事档案初期保管条件恶劣,没有专门的档案室,空间上不利于保存档案,造成档案受潮、受损情况严重,影响干部人事档案资料的完整性。目前大部分事业单位档案室设有防火、防盗等多项功能的单独科室,并配备了空调、灭火器等灭火与控温的设备工具,但仍存在档案保管的温度和湿度控制不到位、档案柜老旧以及除虫设备不完备等不利于档案保管的情况。
二、人事档案管理体系的构建
基于上述人事档案管理中存在的问题,文章通过对相关文献的查阅和归纳,从整体性、全过程性以及全员性的角度构建了事业单位人事档案管理体系,通过创新管理理念,采取科学、灵活的管理措施,进一步提高人事档案管理水平和服务效率。
（一）人事档案管理制度体系
建立完善的干部人事档案制度体系是开展档案管理后续工作的重要保障。事业单位应将本单位人事档案管理的实际情况结合起来,积极完善人事档案管理现行制度、创新人事档案利用服务制度以及构建人事档案管理人员的绩效考核制度。
1. 人事档案管理现行制度。
坚持责任到人的原则完善人事档案管理现行制度,明确管理条例并落实到纸面文件上,对档案管理人员的工作职责进行明确划分,能够进一步提高工作效率[1]。一是完善人事档案的收集制度,因为档案材料的收集是开展档案工作的开始,在整个档案管理过程中有着至关重要的作用。应建立科学、合理、有效的材料收集工作机制,结合人事档案工作要求,制定时间表、路线图、任务书,明确工作标准,建立管档重点工作度机制,对照各时间节点要求,将普通收集与定向收集,突击收集与长期收集等收集模式进行结合,这样既能够规范档案收集过程,又能够确保档案材料的真实性与有效性。二是简化人事档案整理制度。虽然人事档案信息化正逐步推进,但目前大部分事业单位的档案仍以纸质材料为主,管理人员在装订、组卷、拆卷等环节浪费了大量的时间和精力。因此,应该结合人事档案管理的实际情况,适当放宽人事档案的整理标准及相关要求。同时在信息化背景下,充分利用信息化手段来提高档案整理效率,并对档案整理步骤进行简化。三是对人事档案的审核制度进一步完善,通过建立调研抽检制度,进一步推动人事档案管理工作规范化。以常态化调研和重点抽检相结合为抓手,将及时发现解决问题,列出问题清单,推动整改落实,坚持跟踪问效等措施作为有效手段,从而避免在审核环节出现问题。从本质上讲,人事档案作为个人重要的信息记录和信用标志,在反映德、能、勤、绩、廉方面的档案材料上应重点审核,对本单位定期形成的工资表等材料可进行简单审核。
2. 创新人事档案利用服务制度。
传统人事档案管理制度的服务领域往往比较窄,对干部本人具有保密性,应适当、实时、合理地开放个人档案,以便修正个人档案中的错误信息,但同时要确保保密服务与开放服务之间的平衡关系,充分发挥人事档案的公共服务性功能,从而扩大其利用范围。并且要将人事档案管理制度的重点放在人性化服务层面,尽可能确保干部本人能够行使对个人档案的合法权利,进一步实现人事档案开放性与保密性的有机统一。
3. 档案管理人员的绩效考核制度。
建立起客观公正的绩效考核制度,实行科学合理的激励奖惩机制,是人事档案管理制度顺利实施的外部条件[2]。传统的档案管理人员绩效考核指标不明确,考核程序过于粗放,在管理实践中随意性较高,造成档案管理人员缺少责任意识、工作积极性不高等问题。因此,应明确管理责任,通过工作分析、岗位说明书等细化相关任务考核指标,运用制度约束和量化考核的方式规范档案管理人员的行为,保证人事档案管理制度的有序实施和良性运转。
（二）人才队伍建设体系
高素质的档案管理人才是档案管理工作的核心力量,其责任意识和业务能力决定了档案管理的水平,是新时期档案发展的需要。事业单位档案管理人才队伍可通过人才市场的招聘会、网络招聘等方式引进或通过内部培养和提升等多种形式实现[3]。
1. 外部引进人才。
在专业化档案管理人才的外部引进方面要避免盲目性,需要对档案管理工作内容进行细化,了解工作职责,结合本单位实际情况确定招聘方式,完善信息公开制度,通过专业性的网络平台公开发布人才招聘信息,适当引进一些档案管理方面或计算机知识经验丰富的优秀人才。同时,针对新入职的档案管理人员,既要做好岗前调查工作,又要及时开展岗前培训,从而使其能够对工作有全面的了解,尽快完成工作角色的转变。
2. 内部培养人才。
人才市场分为单位外部人才市场和单位内部人才市场,事业单位可以根据工作需要,从在本单位工作的年轻同志中选择具有较高素质和较强专业技术能力的人员加入到档案管理队伍中。年轻同志思想活跃,吃苦耐劳,并且能够尽快适应工作环境并掌握档案管理技术,从而加快推动人事档案管理工作的开展。同时,要定期开展培训,帮助档案管理人员更新业务知识,提高工作效率。另外,培养内容应多样化,不仅限于档案管理方面的知识,还应培养档案管理人才的信息化意识以及过硬的职业道德素质,促进现代信息技术手段和人事档案管理的有效融合,防范档案信息的被盗取和篡改,全方位提高事业单位人事档案管理水平。
（三）人事档案支持软件系统
传统的纸质版人事档案容易损坏和丢失,并且占地面积较大,调用不够方便,在经过长时间保存后容易老化,甚至导致档案失真。随着信息技术的发展,各类电子档案管理软件凭借其易操作、安全性高等特点,受到档案管理部门的青睐。因此,为了加快人事档案的管理效率,确保人事档案管理工作的准确、高效运行,就要建立健全人事档案的信息化建设。首先,事业单位人事档案管理人员应该充分认识到档案管理信息化的重要作用,从思想上提高认识,加快传统档案管理理念的转变,从而推动人事档案管理工作的信息化进程；其次,事业单位应增加资金投入,推行实体档案和电子档案集中统一集约管理,
在加快建设档案管理信息系统进程中,同步建设一批专业化、高标准档案库房,提高档案管理水平,并依托现代信息技术,加快建设人事档案电子管理系统,通过信息化建设尽快完成从传统档案到电子档案的转变,尤其是要注意对档案信息的保护与加密,防止信息的泄露,及时对事业单位人事档案进行补充与更新。同时,要建立人事档案系统与人事系统、编制系统等无缝衔接,从而实现单点登录,形成信息互通、系统优势互补,进一步提高档案管理人员的水平和效率,确保档案管理系统的相关内容保持一致。完善人事档案管理风险控制机制[4]。
人事档案系统应充分发挥科技创新的先导作用,在组建专门的网络信息安全保障团队时,将重要信息设置不同的等级权限,加强机密信息管理和防入侵、防病毒技术的应用,提高数字化系统的安全运行能力,为档案信息安全提供坚强的技术保障。从权限控制方面建立规范化的身份识别和密码绑定,对登录的用户及时进行辨别和认证。另外,还要做好电子副本备份工作,可在固定时间段对新生成的信息进行备份,在提高数字化信息安全性的同时,要更加注意信息的一致性,避免档案被调阅的过程中出现篡改、撤换、增删等问题。
（四）人事档案支持硬件系统
完善的硬件设施是提高干部人事档案管理规范性,确保档案安全的重要保障,是有效开展人事档案管理工作的基础,事业单位应积极完善硬件基础设施建设。首先,配备具有防火、防盗、防潮等多项功能的单独科室。人事档案室要安排专门独立的场所,便于档案管理和安全防控,要配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备以及便于存放档案的档案柜。其次,专人负责。事业单位应安排政治素质过硬,工作责任心强,作风严谨细致的人员专门负责人事档案管理工作,并根据工作量合理配置工作人数。最后,要为人事档案管理软件支持系统提供较充足的资金保障和技术装备,配备高质量的电脑、扫描仪、传真机等硬件设备。
另一方面,完善和提供便利的办公设施外,还需要改善档案管理人员的工作环境,建立舒适与整洁的工作环境,如提供光线良好、便于通风的档案室,用良好的工作环境来提高管理人员的工作满意度,激发其工作积极性和创造力,增加工作效率。
（五）人事档案管理监督体系
建立权责清晰、监督到位、保障有力的监督管理体系是档案管理工作正确运行的根本保证,是加强和规范档案管理人员行为的重要举措[5],人事档案监督体系可以通过上级主管部门监督以及干部本人监督等形式来实现。
1. 上级主管部门监督。
对下级有宏观指导职责的事业单位组织人事部门要采用定期或不定期的方式对下级事业单位干部人事档案进行监督检查,可以通过随机抽查、现场指导等方式,对发现的问题及时反馈、限期整改,对工作不认真、不到位、或对问题视而不见、不能及时处理的单位,要进行严肃批评并限期整改,对整改后仍达不到要求的,要追究下级事业单位有关人员的责任。
2. 干部本人监督。
事业单位应该在干部人事档案相对人在合理范围内,赋予其对人事档案进行查阅和监督的权利。同时对人事档案信息进行适当的公开,确保其在合法权限内查阅自己的部分档案资料,不仅能够加深干部本人对档案材料全面性和整体性的了解,还能对入档的材料和档案管理现阶段情况进行清晰定位,从而有助于监督干部人事档案管理工作。
图1 事业单位人事档案管理体系构成
综上,事业单位人事档案管理体系构成如图1所示,具体包括：人事档案管理制度体系、人才队伍建设体系、人事档案支持软件系统、人事档案支持硬件系统以及监督管理体系。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部的重要依据,在准确识别干部、历史评价干部、合理使用干部等方面具有不可替代作用。新形势下,事业单位的人事档案管理工作要与时俱进,顺应时代的发展潮流,不断创新管理理念,积极探索新模式,优化管理流程,多措并举,确保工作有章可循、有质可查、有据可依,促使人事档案更好地发挥积极作用。
参考文献
[1]吴洋.机关人事档案管理问题及对策研究[D].北京:中国地质大学2016.
[2]陈媛华高校人事档案数字化管理的实施策略与路径[J].兰台世界2020(6).
[3]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务2020(1).
[4]肖理婷,郑斯予数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J]办公室业务.2020(22).
[5]周意红，刘琦加强事业单位干部人事档案三化“管理的几点思考[J]领导科学内涵.2021(1).
