在我国科技体制持续改革的大环境下,大型国有科研事业单位长期以来形成的等待上级部门下拨事业费的自成体系受到猛烈冲击,逐步脱离原有经济体制的旧观念,打造新的市场竞争机制,由单纯的设计科研生产型管理,转变为具有独立核算功能的设计科研经营型管理,将事业型单位企业化管理,成为当下大多数科研单位寻求自身可持续发展的关键.在深化改革的过程中,作为科研单位重要组成部分的物资供应部门,应着力改善、提高自身的环境适应能力,及时应对产生的各种新问题,实现适应改革形势发展的转型升级.
1.科研单位物资管理部门的特点
1.1 行业特点鲜明
从行业角度分析,物资采购是每个持续正常生产运营的单位,都必须面临的经营活动之一.但是,随着社会主义市场经济的发展,特别是近年来买方市场的逐步形成,使企业物资采购管理产生的问题日益突出.作为研究院后勤保障部门,物资部承担着科研试验物资、军品生产、办公营具、劳保用品、设备、材料等物品的采购及管理工作,同样不可避免的被舆论认为是滋生腐败的温床.
1.2 依托科研单位背景
科研单位物资供应部门是研究院管理体系不可或缺的一部分,发展方向与研究院是"源与流"的依托关系,部门各项业务的开展依赖于研究院,发展理念也应与研究院奉行的文化紧密相连,并作为研究院文化的载体传承和发扬下去.因此,部门的长远发展,营造新的品牌形象,必须以科学系统的发展思路作为支撑,只有确立与研究院发展战略相适应的观念、制度和文化,实现部门价值取向与单位目标的高度一致,才能引导整个部门走上健康发展的道路.
1.3 管理模式亟待更新
现阶段大多数研究院物资管理机制还沿袭着传统的管理方式,管理模式僵化,工作方法陈旧,未建立起覆盖全面、沟通良好的采购供应网络.物资的重复采购、储备,不仅导致仓储利用率低、人工成本高,还占用了大量流动资金.延误了科研设计生产需要的同时,还使物资因积压而变质报废,带来不必要的经济损失.大多数采购部门缺乏经营思想和经济观点,仅凭经验办事,未能充分发挥物资采购作为企业"第三方利润源泉"的重要功能.
1.4 未健全物资管理体制
在管理模式僵化、管理方法陈旧的影响下,很多研究院的物资管理长期以来处于凭经验办事或无章可循的状态,即便制定了相关制度也很难落实到实际工作中.责任不明确、制度不健全产生的诸多弊端,导致推诿扯皮、办事效率低、贪污腐败等现象层出不穷,严重阻碍了物资管理体系的健全,损害了物资供应部门的形象.
1.5 基础工作落后
物资管理基础工作不够完善,许多物资管理部门仍采用手工账目记录核算,即便在工作中使用计算机进行管理,也很难达到信息共享、账目明确的目标.缺乏系统全面的供应商管理体系,供应商选择、评估、考核存在漏洞,导致信誉良好的供应商流失,造成无形损失.
1.6 缺乏综合管理知识
研究院物资供应部门参与科研主体工作成分较少,部门人员普遍缺乏科研专业知识,同时现代物流管理知识也较为欠缺,大多采用经验管理而非科学管理,无法将前沿的管理方法与时俱进的融入到实际工作中,显然不利于部门的长远发展.
2. 管理创新的主要方法及应对策略
在新时代背景下,针对科研单位物资管理部门的特点,构建物资供应新体系、打造部门新形象迫在眉睫.应着力树立起"阳光、规范、诚信、高效"的物资供应体系,并逐步形成以物资供应文化引领部门发展的模式,坚持以文化创新带动管理创新.
阳光是指在阳光下实施权利的运行、资金的监管、资产的管理、监督检查等工作,通过计算机网络为依托,电子政务为载体,制度建设为抓手,权利梳理为基础,事前、事中、事后三个阶段的全过程监控,实现部门工作及采购业务的公平、公正、公开,由阳光采购向阳光政务转型升级.规范则是实现阳光透明的准则,是物资管理部门实现阳光运行的根本保障,制约和监督机制的完善、各项规章制度的建立、采购流程的梳理,都更好的确保了每一项采购活动有章可循.诚信是社会主义市场经济得以建立的道德基础和不断发展的主要条件,是市场经济下契约精神的体现.
我国在经济和社会发展取得举世瞩目的同时,诚信问题成为相伴而生的衍生物,道德滑坡、诚信缺失,严重影响着社会的健康发展.将诚信作为打造物资供应部门的内在品质,诚信做人、诚信办事,才能为部门赢得更加平稳永续的生存空间.而快速、高效、准确地完成工作任务是完成各项工作的基本要求,过硬的技术手段与顺畅的沟通渠道,是实现高效办事的必要保证.
要有机的将"阳光、规范、诚信、高效"结合起来,发挥四者的最大效能,就需要从多方面将管理理念渗透到各项工作中.
2.1 明确物资供应部门特点,形成管理特色
研究院物资管理部门不仅具有物资采购的行业特点,还依托于研究院背景,受研究院的企业文化影响,在采购流程、采购方式、产品结构上,都与生产制造企业性质大相近庭.因此物资供应部门应形成一套有自己特色的物资管理模式,根据实际情况和特点,进行管理体系、管理方法的改革.
2.2 构建完善的内控制度体系,搭建有序的竞争平台
以研究院下发的各项管理办法作为顶层文件,在凝聚集体智慧、部门全员参与的前提下,制定完善内控制度.对物资管理中的工作机制、岗位责任、流程控制、基础管理、内部建设等方面内容以制度固化,保障可操作性及实用性,把从由领导管人转变为用制度管人,把千头万绪的工作同相应部门及人员联系起来,以统一的程序各司其职、协作配合,严格执行按制度办事的良性循环,彻底避免凭个人经验办事、工作难统一的混乱情况.
管理制度的制定与执行,还要保证对内公平及对外公平.部门内部坚持领导带头、全员参与,部门领导作为制度执行的第一实践者,树立积极的模范带头作用,广泛带动员工自觉履行规章制度,决不搞特殊待遇.对外工作的开展,均以制度要求为行为准则,对所有参与对象一视同仁、平等对待.
2.3 改变传统采购方式,净化交易环境
改变"包打天下"的传统采购方式,对招标采购实行多部门协同决策的开门采购,从招标预备会到开标会,成立专门的招标小组,保障事权分离,现场投标、开标、定标,达到部门之间相互制约、评标结果真实可信的目的,维护供应商合法权益.实行业务公开公示制度,金额较大的招标采购项,将评标过程及最终评标结果公示,职工均享有知情权、监督权.
物资采购及废旧物资处理业务流转过程中,部门之间、各岗位工作人员之间相互链接形成的原始文件资料,客观、真实、完整地反映和记录了每一项业务的完成过程,应每年将所有资料彻底清理,分门别类归档保存,将档案管理工作纳入研究院档案管理体系,以完善的档案记录保障每一笔业务的交易透明.
2.4 严把廉政建设,以阳光心态踏实工作
为保证采购资金安全,防范采购风险,应采用多种手段把关廉政建设,建立长效机制.物资采购工作的主要内容是与钱打交道,而买方市场的特殊性促成了人们长期以来的惯性思维,认为物资采购部门是一个权力部门,吃回扣、暗箱操作普遍存在于采购业务中.因此,需保持"出淤泥而不染"的精神风貌,拥有阳光健康的心态,端正态度,克制私欲,踏实做好本职工作,并以坦荡的胸怀,而不是猜忌怀疑之心对待身边的同事.
2.5 推进学习型队伍建设,注重人力资源的开发利用
以丰富多彩的培训打造学习型组织,内容可涵盖现代物流、供应链管理、财务管理、法律知识等,提升员工的业务素养和工作效率,持续引导员工养成规范化学习工作的良好习惯.在人力资源的开发利用上要形成综合利用优势,考察整体性成果;在实践中不断总结,以IBSC 绩效考核保障管理的优质运行;注重挖掘个人潜质,最大限度发挥员工的能动价值;巩固团队凝聚力,充分发挥集体力量.
2.6 响应及时准确,打造物资供应服务品牌
提升快速响应能力是部门一切工作开展的基础,对外合理安排、科学调度,面对各单位下达的采购任务,明确责任链的分配,加强与使用单位的沟通协调,积极梳理采购供应渠道.对内流程整合、搞好衔接,加强团队协作,牢固树立客户观,辩证地处理好供应商与客户之间的关系.以服务打造形象和品牌,树立正确的客户观,不断强化客户意识,有力保障科研生产中采购物资的高质量、低价格.
2.7 探索管理创新,充分利用信息化技术手段
根据实际情况,设计研发及物资库存管理、废旧物资管理、日常管理为一体的,具有录入、录出、检索、审核、动态报表输出,及供应商信息管理、日常管理审批、废旧物资处理等功能的信息化系统,将基础管理和物资管理实际业务嵌入系统中,严格权限划分与环节控制,使物资管理过程简捷高效、规范透明,从根本上克服手工操作时账目易发生混乱、发放无序、出错率高等特点.
3. 结语
科研单位物资供应部门要真正搞好科研物资的管理,就要在实践中不断总结学习,摸索出一条适应新时期发展变化的管理道路,形成具有管理特色和管理风格的运行模式."阳光、规范、诚信、高效"的物资管理理念,重在将理念转化为管理实践,成为被广大员工真正理解和接受的部门文化,实现与制度建设的密切对接和文化建设的有机融合,并最终发挥文化的导向、凝聚、激励、约束、辐射功能,将核心价值观转化为部门核心竞争力.
参考文献:
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