摘 要： 说明高校物资采购管理工作中普遍存在的问题,重点分析相应的改进对策,以期能够进一步提升高校物资采购管理水平,为高校师生教学与生活提供良好的物资保障。
关键词： 高校物资采购; 管理问题; 改进对策;
随着高校教育大众化策略的推进,高校在校人员骤增,生活、学习、实验等所需的物资数量成倍上涨。为了满足广大师生的学习、生活需求,高校物资采购部门不断改进管理方法和管理手段,为教学提供优质、安全、和谐、充足的物资和环境条件,尽全力保证高校教学质量。因此,高校物资采购管理至关重要,是高等教育不可缺少的物质依托。
1、 高校物资采购管理中存在的问题
1.1 、高校采购制度与政府管理制度相冲突
国家财政拨款和地方财政拨款对资金的管理采取分级管理制度,这种分级式制度与高校统一管理采购的原则相冲突,致使高校必须也跟随中央政府和地方财政,对物资采购预算进行分级管理,这种分级需要与政策相匹配,从而出现双重采购预算机制,这种机制严重限制了高校统一采购预算管理的有效实施,使高校不断完善的预算机制与之不谐调。这种上下级之间的管理机制不匹配多是由上级缺乏实际考量而执行管理制度所造成的。这种冲突的管理制度对高校物资采购管理的完善有较大的阻碍。
1.2 、采购队伍综合能力较低
由于高校轻视物资采购环节,这种思想上的轻视必然造成人才引进的落后,管理资金投入的降低,物资采购专业性提高进度慢问题。所以,高校采购人员只能以传统经验进行机械化的物资采购操作,很难真正了解物资的质量与用途的关系,甚至不进行市场调研。在进行招标谈判时,更无法为本校的物资采购争取高性价比的物资,无法应用专业的采购知识进行招标,与一线教师沟通更是少之又少。这样的情况下,采购人员专业化提升几乎为零,长此以往,采购队伍整体素质也难以为高校提供更优质的物资采购服务。
1.3 、物资采购流程存在漏洞
虽然各高校正加大力度改进物资采购管理,由传统自购过渡到招标采购方式。看似采购环节避免了私人吞占问题,但实际上透明度仍然较低,暗箱操作的可能性仍较高。首先,物资采购信息非标准化问题明显,即信息完整度不够,物资采购时“换品牌、换厂家、换数量”仍然存在。这种不透明化使得物资采购公开制度无法体现公允化。其次,高校将管理重心放在资金管理上,使得物资管理制度的完善进度较慢。轻视物资管理的后果就是部门人才队伍落后、管理机制跟不上招标要求、团队合作能力较差等等,使得物资采购管理账面混乱、制度形同虚设、资源浪费、个人私占等问题层出不穷。
2 、高校物资采购管理工作改进对策
2.1、 建立相应分级采购制度
为了响应中央和地方财政对资金和物资采购管理的分级要求,高校采购物资前,要由各院系一线使用教师提出采购计划,由财务对预算资金进行统计,经领导核准后方可进入采购流程。涉及较大数额采购时,需要进入会议审核流程,经批准方可采购。采购部门对物资进行分级采购和资金配套。一级设备物资等实施政府统一采购,如车辆、实验仪器等,此类物资金额较高。二级采购物资不在政府范围内,高校进行统一采购,如教材、办公设备等。三级采购高校具有自主采购权,高校要根据需要制定相应的采购制度和流程,严格按照制度进行采购、监督、验收、分配。
2.2、 构建采购队伍管理机制
首先,高校要从思想上认清物资采购的重要性,成立专门的采购队伍。学校领导以及各个部门的管理人员都应当深入到采购流程各环节中去,了解其中的难点,严格把控关键环节,在各方面形成改进方案,从高校自身实际情况出发,制定完善合理的采购政策,使得高校物资采购工作能够高效、健康、顺利开展,物资采购工作涉及的相关部门及人员能够协调统一、相互监督、顺畅沟通、同步提升。其次,采购工作涉及环节多,工作分配前要对相关人员的专业能力进行充分了解,然后再为其分配相对应的工作岗位,使每一位工作人员都能够发挥其所长,对于能力水平不足的人员要经过培训合格后再为其人陪岗位,不合格的坚决不予录用,保证物资采购能够高效高质的完成。另外,采购监督体系的完善可以通过专家库方式,组织专家对采购进行评价、辅助修改、辅助决策等。最后,物资采购需要各一线工作者的参与,才能保证物资采购实现物尽其用。
2.3 、提升管理人员综合能力水平
首先,高校要认清物资采购人员专业素质的重要性,加大人才队伍建设力度,吸引经验丰富,专业能力强的采购人员投身到高校物资采购工作中去。在校内选调素质高、职业道德好的人员进行物资采购,从而打造一支专业过硬、思想过硬、道德过硬、能力过硬的采购团队。其次,对采购人员进行相关法律、法规、规章、制度等的培训,培训可采用周期式,使采购人员时刻铭记采购制度和法规,提高采购专业水平。最后,高校要重视监督管理,对物资采购进行动态、不定期的抽查监督,并针对采购人员的业绩进行评审与考核,彻底清除私占现象,使高校物资和资金确实用到教育事业上,为祖国培养更多的精兵良将。
2.4 、完善物资采购流程监督检查机制
物资采购需要完善严格的监督管理机制,才能保证物资性价比达到最大,为高校教育提供有力的支撑。物资采购的监督职能是高校相关管理部门的工作重心,需要在监督机制控制下进行统一管理,严格监督,采取动态的事前、事中、事后监督措施。为了增强采购的透明度与客观化,可以在监督体系中引入信息技术,对采购的各个环节实施线上统一监督管理,每一环节都高度透明,保证采购监督机制充分体现公允化。此外,进行招标采购时,高校要采取公开透明化的社会化招标,细化招标要求,避免暗箱操作。监督部门还要深入市场进行调研分析,熟练掌握各项物资的检查方法与质量标准,及时了解物资市场价位,使所采购的物资实现最大化性价比,为高校的健康运行提供有力保障。
2.5 、建立健全招投标采购流程
高校物资采购招投标需要根据高校的教育特色配套完善的采购流程,保证采购信息准确完整,采购人员能够按照流程标准化操作,维护高校形象和资金安全。首先,采购人员要掌握采购物资的清单,用途,要求等,并对供应商提供的相关信息进行研究和分析,按照招标规则将不符合条件的供应商剔除在外。其次,采购人员能够根据使用要求,在保证规格、型号、功能、质量同等条件下,优先选用优质企业,并运用价格最低原则进行选标。最后,供应商进行投标时,物资价格是有浮动的,为了避免采购人员吃回扣,应在合同上客观体现出该供应商的具体降低比率,使高校采购真正实现透明化招标。采购人员要从职业道德出发,严格要求自己,加强招标审核,使高校招投标采购流程得以优化和完善。
2.6、 建立健全市场供应商信息库
高校日常运行过程中涉及到的物资种类繁杂且规模与数量较大,采购管理人员应与时俱进,积极了解并掌握各类招标渠道,通过在高校官网、专业招标网站、微博与公众号等新媒体以及各类报纸等传统媒体刊登本校招标信息,吸引更多更优质的供应商参与到学校招标项目中。同时还可以组织本校信息技术人员设计制作相应的供应商信息库管理系统,然后根据需要将优质供应商信息列入信息库中,实现数字化管理,一旦涉及相关企业招标审核时,专家可直接调取企业相关经营项目及社会信誉、资质等,可以极大地提高采购招标的效率和质量。同时,为实现高校与优质企业的深入合作,高校可以组织优质企业参加项目交流会,保证优质企业能够迅速参与到社会招标中,为高校招标提供丰富多选的招标企业,提高高校物资采购招标的高质化和成功率。
3 、结语
高校规模与数量的逐渐扩大使得高校物资采购管理工作的重要性愈加凸显,为了满足高校师生教学与生活的物资需求,应当正视采购管理中存在的问题,通过建立相应分级采购制度、构建采购队伍管理机制、提升管理人员综合能力水平、完善物资采购流程监督检查机制、建立健全招投标采购流程、建立健全市场供应商信息库等措施对高校物资采购管理工作进一步优化,为高校的可持续发展提供有力保障。
参考文献
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