摘 要： 针对地震勘探企业生产野外、流动式作业的特点,分析生产项目物资采购现状及存在的问题,并借助于具体企业数据,综合生产需求物资消耗规律及大宗、重要物资采购资金权重比例,运用帕累托分析法和框架协议采购的实用性,分析研究解决问题的对策办法,最后对所产生的效益进行了定性分析。
关键词： 地震勘探; 帕累托; 物资采购; 现状分析;
一、物资采购管理的必要性
21世纪以来,世界石油工业步入成熟期,石油石化市场竞争愈加激烈,盈利空间逐渐变小,越来越多的国际大公司充分意识到供应链管理是公司新的利润增长点,是企业的“第三利润源”,都纷纷从物资采购管理环节入手,更新供应链管理理念,全方位地从物资供应环节降低经营成本,增加公司效益,提高市场竞争力。壳牌早在1994年就设定一个20亿美元的节支目标,把采购当成为公司的一种核心竞争力。
从资源市场外部环境看,国内供给侧结构性改革持续深化,部分行业结构性产能缩减;全球贸易摩擦不确定性增加,物资供应市场波动加剧,对物资安全及时供应带来风险。从企业自身发展看,地震勘探企业发展一直处于“寒冬期”,要形成行业战略优势,参与国内外油气勘探市场竞争,固定资产投资、原材料采购供应等物资保障工作面临着资源紧张、经营成本紧缩的巨大压力,物资供应工作面临着内外部环境变化所带来新形势,资源市场、信息速度、供应成本、生产保障等给物资供应部门工作带来了考验和挑战。因此,更新管理理念,创新管理模式,保供降本,是物资供应部门目前及今后工作的重点。
二、物资采购管理现状分析
(一)地震勘探生产特点
地震勘探企业生产以地球物理勘探为主,是油气勘探开发的开路先锋,属于劳动力和技术密集型的野外生产企业。生产区域偏远且分散,从平原到山地、高原、戈壁、滩涂、原始森林、千里无人区、全沙漠区域……分布于国内外不同的省、市、地区,自然条件恶劣,社会环境复杂;生产作业包括测量、钻井、放线、爆炸、仪器采集等多道工序;生产实施主要以人工、专业仪器和机械设备为主,涉及人员多、设备多,一个生产项目一般需求人数200-2000人不等,设备40-200台不等(如其中车辆设备30-180台不等);人工生活保障需求多、设备损耗程度大,一个生产项目每天的人员、设备等成本费用可高达数十万至数百万不等。同时,作业区距离基地远,流动式作业、作业范围大、生产节奏快、突发事件多。
(二)物资采购运行现状
从企业层面,地震勘探生产具有与一般企业固定作业的物资供应工作不同特点:生产物资需求种类多、用量少、用料急、配送区域广、供应资源保障低、物资价格区域差异大等的客观现实;从集团公司层面,物资集中采购、网上采购力度越来越大,风险防范控制越来越规范;从资源方面,由于国内供给侧结构化改革以及中美贸易战的步步升级,供应资源市场变幻莫测;从勘探市场方面,受中东区域动乱层出、世界油价动荡、国内勘探资源减少等的影响,勘探生产任务获得不定性增加,面对这些客观现实,近年来各企业都在探索合适的物资采购供应模式,保供降本,提高经营效益。
地震勘探企业长期以来,物资采购管理工作分散于各分公司的项目部,各分公司都是各自功能健全的独立生产经营管理运行的,物资采购各自为政,尤其企业集中采购物资,仅局限于为本公司生产经营提供需求物资及服务,多为非批量、非规模化、非标准化的“随用随采、一单一采”的采购模式。
(三)物资采购存在问题
现行的物资采购模式存在频繁重复采购、效率低下、保障能力低、供需关系不稳定、人财物消费大、物资供应成本居高不下等诸多不足,归纳起来主要表现为以下几点:
1.小批量、重复采购,物资供应整体成本、风险增加。地震勘探生产一般是以项目为单元实施核算、作业、管理的,一个工区作为一个生产项目,由一支地震队实施。每一个生产项目作业工序基本相同,所需主要生产物资、设备大同小异。通常企业多个生产项目同时进行,各项目所需物资采购各自为政自行采购,往往同一类物资分别由各项目人员分散采购,多次采购,未形成规模化采购,从企业层面,物资采购价格无优势、同一物资出现采购价格差异、浪费了人力物力、物资质量服务风险增高,影响企业整体生产成本。
2.缺乏采购策略,物资供应效率低。多数物资采购缺乏合理周期和库存。地震勘探项目施工周期一般为1-6个月不等,一般情况,企业收到项目中标通知书后,要求地震队15天内开展施工项目基地建设,30天内施工生产,生产物资、设备维修备件及人员生活、劳动保障物资必须配送到现场,保障生产正常运行;按照企业内控管理要求,通常一般物资采购周期为10-25天,对于订单式物资如炸药、油料、劳保服和进口物资如仪器配件、进口设备配件等需要一定的生产和采购周期,若未提前锁定供应资源,谈判好物资价格并储备一定的库存,生产需求物资及时供应难度较大。
3.缺乏统一标准,集中采购力度小,廉洁风险加大。地震勘探项目管理人员认为物资采购只是简单的持币购物,对物资供应规范化集中采购的意识淡薄,“万国牌”采购现象屡禁不止,物资名称、规格型号及物资采购定商、定价没有统一标准,一物多码、一物多价现象不断发生,即同一物资由同一供应商供应多次或由不同的供应商供应,会产生多个价格,同一物资有不同的描述产生多个物码,这些问题的产生直接影响着物资批量规模化集中采购,增加采购成本,同时也增大了重点岗位人员廉洁风险。
三、物资采购管理对策研究
(一)物资采购理论框架
1.框架协议采购:从市场属性出发,采购(purchasing)是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。框架协议(Framework Contract)采购,是指采购方通过招标或谈判采购,一次性与供应商签订提供货物和服务的协议,协议一般只约定单价而不约定数量和总价,在协议期限内供应商不定期、不定量按协议条件多次分散提供货物和服务;相对于“一单一询、一单一谈、一单一签、一单一结”的传统采购模式,有利于统一采购标准与提高采购效率,适合于一个招标人(集团)下属多个实施主体(分公司)采用集中统一采购的项目。其实质是通过有序竞争,与优选供应商建立稳定合作关系,整合内部需求资源和外部供应商资源,从而优化采购供应链。
框架协议采购主要关注于三个方面:一是提高采购效率;二是提高物资供应保障能力;三是降低供应链整体成本。这种采购模式已被政府和国内外很多大公司所采用,都取得了很好的成效,如壳牌石油公司为统一全球140多个国家和地区的采购业务,以框架协议采购模式为基础,开发了SAP电子采购系统,实现了小到办公用品、大到成套设备的电子订单采购,覆盖了壳牌全球70%以上的采购业务。又如埃克森美孚每年招标仅200次,这也是以卓有成效的框架采购为基础的。
2.帕累托分析法
帕累托分析法(Pareto analysis)是制定决策的统计方法,用于从众多任务中选择有限数量的任务以取得显着的整体效果。帕累托分析法中的帕累托法则是:关于做20%的事可以产生整个工作80%的效果,强调运用数据进行管理分析,把管理对象按照影响它的地位构成分为A、B、C三类,要求对A类因素特别注意,慎重处理,以保证重点、抓住关键,经济有效地使用人力、物力和财力。
运用这种以数据统计分析为基础的方法,可以对种类繁多的生产消耗物资进行分析排队,根据一定的数量标准划分物资类别,把主要精力集中于重点物资采购上,同时兼顾其他物资,保证物资采购工作有序地进行。
图1 框架协议采购流程
3.物资采购业务流程。
(二)转变观念,建立健全物资采购管理制度和业务流程
严格按照企业物资采购工作适用范围、基本流程、实施要点、管控重点及监督考核标准等,在地震勘探生产项目物资供应工作中,通过借鉴成功企业采购物资的多年实践经验,结合地震勘探项目生产物资需求特点,制定出《地震勘探项目物资采购管理办法》,规范本企业生产物资采购要求及流程,并明确企业和项目部在采购过程中的职责,确立采购价格管理和供应价格管理机制,变分散为集中,变集中为集约,逐步提高采购层次,提高采购效率和供应保障能力,有效降低供应链整体成本。
(三)深入调研,优化整合,提高物资标准化率
2017—2018年,我们以中国石化地球物理公司为调研对象,陆续开展了地震勘探项目生产需求的大宗、通用、常用、重要物资的物料编码梳理工作。按照中国石化物料分类与代码标准,通过查找、核对、落实相应物资的具体小类,再按照相应类别物料模板及特征量取值要求,规范物资的特征量值,对现有物资品牌、重复的物料编码进行梳理、整合、统一归类标准,以提高需求标准化、物料编码标准化率。
1.地震勘探专用物资统一物料描述及特征量取值标准。由于中国石化地震勘探专用类物资没有统一标准,不同地震勘探项目对同一种物料的名称及特征描述各不相同,导致同一品种物料人为分成了多种,物资采购难以形成批量。通过深入多个公司座谈,收集物码、梳理归类,并邀请相关技术专家,按照物料模板要求,规范物料描述特征量,统一特征量取值标准。
2.常用、通用类物资统一物料描述和品牌数量限制。劳保用品、日用电器、通讯器材、低压电器元件等大宗、常用的通用类物资,属于低值易耗品,生产门槛低、成本低,因此相对于专业物资市场资源丰富,品牌繁杂,物资质量差异大,供应商品质良莠不齐,劣质物资一旦投入生产中,安全隐患较大,针对这类物资进行了统一物料描述、限定采购品牌数量的统一规范化梳理,品牌数量由109个限定到34个,并逐步扩展到了地震钻机、震源设备配件等其他专业类物资,共规范化物资编码7487条,达到地震勘探生产物资需求品种数量的70%-80%,其采购金额权重达到总金额的85%以上,避免了项目物资“万国牌”采购现象。
(四)分析物资消耗规律,找出采购金额权重大的物资
以中国石化地球物理公司为例,根据该公司近3年各类物资采购金额与占比情况,运用帕累托分析法找出优先采购金额权重大的物资大类。(见图2)。
从上图表消耗数据分析可知:06、37、14、19、50、34、30、18、54、31十个大类物资占全部材料消耗成本比重达89.87%。运用帕累托法则,物资采购要优先以这90%的大宗、重要物资为突破口,确立新的物资采购模式,以及所需覆盖的范围及工作方向;再进一步深入分析以上10个大类具体物料的需求规律,筛选出了适合的物料品种明细,共有47个中类,134个小类,合计6111种物资,下一步将按照物料的不同属性及物资需求特点,制定出不同的采购预案。
图2 地球物理公司2015—2017年各类物资平均采购金额排列图
(五)综合分析物料需求、属性及资源市场制定采购预案
采购预案的主要内容包括物资品种、技术要求、数量、采购方式、供应商资格审查方式、定价机制、有效期、执行范围、供应份额分配原则等。根据需求物资不同类别属性、技术要求、消耗规律、使用特点、供需市场关系等需求特点,选择合理的竞争采购方式,编制科学的采购策略和具体的采购方案。
1.大宗、重要专用类物资采购预案。地震勘探项目大宗、重要专用类物资主要有震源药柱及勘探电雷管、热敏记录纸、数传电缆、检波器等地震专用仪器及配件、山地钻机、可控震源等地震专用设备及配件。合理利用所掌握的资料制定切实可行的采购预案,既要保证实力强、信誉好的厂家参与,还要充分体现竞争,促进采购价格下降,更要杜绝恶意竞争。
2.大宗、主要通用类物资采购预案。在严格执行集团框架协议下订单采购时,通过框架协议锁定中标供应商,以保证其年度供应份额为基础,储物于商,为项目提前储备生产所需的安全库存量。并通过框架协议缩短采购周期、提高采购效率,有效解决采购周期长、用料急的问题,同时降低流动资金占用率。
3.常用通用类物资采购预案。通过项目提前采购,同设备一起运送至施工现场,执行集团框架协议下订单采购,既能满足规范化采购要求,又可避免因供应商不供货或加价供货造成采购成本风险加大。
(六)集中会审采购预案,并进行技术交流
在编制物资采购预案过程中,对于技术复杂、专业性强的物资品种,要组织技术、商务、安全等各方面专家会同潜在供应商进行技术交流。通常情况下,采购预案需由物资供应部门组织技术、生产、物资等各方专家对其主要内容开展集中会审,主要审查采购预案的物资品种、数量、技术要求、采购方式、供应商资格审查内容、主要评标原则和办法、重要商务条款、执行期限和份额分配等内容。采购预案需要经会审人员一致同意通过后才能最终进入后续采购程序环节。
(七)建立供应商伙伴关系,降低物流成本
根据采购管理理念及公司物资采购管理办法,为确保物资及时供应并减少资金占用,结合我们生产实际及物资需求规律,各方沟通明确需储备物资种类及数量,通过签订框架协议储物于商协议及线下补充协议方式,明确双方责任及义务。规范库房现场管理,大力推进“储物于商”,扩大“储物于商”品种范围,积极推进汽车配件、数传电缆、被覆线、劳保服装储备商品“储物于商”,有效化解配件保供难点。
(八)加强采购过程控制,提高采购管理水平
通过建立框架协议采购风险通报机制,框架合同签订后,过程控制岗位人员跟踪分析框架协议采购过程中的供应份额、价格、供货进度、产品质量、服务等方面情况,对于出现的供应异常情况要及时做出响应。本期框架协议执行完成后,及时组织计划员、采购员、招标业务员、用户、合同管理员、财务人员等各方人员对框架协议执行情况及供应商履约情况进行评价,作为框架协议延期或签订新一轮框架协议的重要参考依据。
四、效益分析
1.有效化解需求物资全面信息化、规范化采购周期长与地震勘探生产周期短、用料急的矛盾,全面实现公司物资供应“归口管理、集中采购”的专业化、规范化管理,提高物资供应管理水平。2.集合企业内部或企业间不同时期、跨地域、跨项目的物资需求,形成采购批量,实现规模化采购,有效解决各分公司地震勘探项目物资采购批量小、订单多、独家采购多、价格居高不下、采购效率低等问题;把物资采购的多次商务行为改造为一次商务行为,减少繁琐重复的工作量,提高物资供应响应速度和运作效率。3.将采购批量集中到少数优秀供应商上,改变传统采购模式下的动荡竞争关系,推进供需双方一定时期的稳定合作关系,建立伙伴型供需关系,提升供应资源控制和保障能力。4.储物于商,降低库存资金占用和产生积压物资的风险,有效降低物流成本和风险。
