摘 要： 针对当今酒店集团在采购环节中存在的规模优势和协同效应难以得到发挥的现状, 本文以样本酒店集团为例, 提出了建立集中采购模式、搭建物资管理平台的措施, 实现了降低采购成本、提高采购效率的目标。
关键词： 酒店; 集团化; 采购管理; 云数据;
自我国改革开放以来, 经济社会快速发展, 星级酒店越来越成为区域发展的有机组成部分。近年来, 随着网络时代的来临, 单体酒店的生存空间越来越小, 酒店业的竞争主体由单体酒店逐渐转变为酒店集团。原单体酒店纷纷调整思路, 通过并购重组、自发联合等多种形式, 向酒店联盟和酒店集团过渡, 希望抱团取暖、抱团求生。酒店业走向了集团化的发展道路。
一、样本酒店集团简介
Z酒店集团是国有企业, 下辖五家四星级酒店。该五家酒店均成立于本世纪初, 分别坐落于不同的地区, 分属不同单位管理, 独立运营、自负盈亏。2012年, 五家酒店划归Z酒店集团统一管理。五家酒店年实现收入约2.5亿元, 实现经营利润 (GOP) 约0.5亿元。其中, 年餐饮收入约9000万元, 而原材料采购3600余万元。酒店采购工作的规范性、效益性、效率性, 对酒店的经营发展有着举足轻重的地位。
二、现阶段集团酒店采购管理中面临的问题
1. 缺乏集中采购机制, 导致难以发挥规模优势。
五家酒店地理位置较为分散, 受历史背景影响, 酒店仍然是单体采购, 与供应商谈判优势不足, 无法形成集团合力, 采购价格难以充分降低。
2. 缺乏资源共享机制和载体, 导致难以实现协同效应。
在集团总部与单体酒店之间, 酒店与酒店之间, 酒店内部各环节之间, 没有资源共享机制, 存在信息“孤岛”现象, 导致各酒店的采购信息和供应商信息无法实时共享。
3. 酒店采购信息系统落后且互不统一, 导致难以为集中采购和资源共享提供支撑。
大多数酒店没有采购系统, 即使有采购系统的酒店, 采购系统较为落后, 酒店无法及时收集、整理和分析采购数据;酒店内部物资管理数据多以手工形式在各个业务流程中传递, 甚至一些酒店仍然采取手工签批的方式, 效率低、差错多、风险大。
三、改善集团酒店采购管理现状的对策
1. 建立集中采购工作模式, 发挥集团的规模优势。
对于适合的物资, 变原有的酒店单体采购为集团集中采购, 提高集团谈判筹码, 发挥集团规模优势。在实施过程中, 通过建立健全机制, 先“强制集采”, 形成集团化观念;再“抢单集采”, 发挥一线单位和员工积极性。 (1) 第一阶段自上而下“强制集采”。按照“集采是原则、自采是补充、分类实施、稳步推进”的要求, Z酒店集团根据各成员酒店对物资的熟悉情况、需求情况、地理位置、采购成本等, 由各酒店作为不同物资的集采主体, 分别牵头开展集中采购工作。 (2) 第二阶段自下而上“抢单集采”。在“强制集采”实行一段时间, 集团化观念逐步建立起来之后, Z酒店集团通过建立“谁申请、谁牵头、谁得利、共受益”的“抢单型”工作模式及配套的专项考核工作方案, 对集采的申请、确定、实施、评价、退出等进行了明确和规范。各成员酒店在激励机制的引导下, 不断深入探索、积极申请开展新的集中采购, 实现了由“要我集采”向“我要集采”的转变。
2. 建立资源共享模式和载体, 发挥成员酒店的协同效应。
Z酒店集团建立了物资管理平台, 运用信息化手段, 在酒店内部和酒店之间共享采购信息, 发挥酒店间的协同效应。 (1) 坚持问题导向、开展调查研究。Z酒店集团组织人员开展调研工作, 了解物资管理实际情况及物资管理中的问题和困难, 摸清了物资管理现状, 形成了“搭建管理平台、移动审批办公、融合采购数据、共享采购信息”的思路。 (2) 坚持创新导向、统筹开发设计。创新数据存储管理, 运用“互联网+”思维, 积极融入“云时代”, 采用“云存储”、“云平台”模式;创新物资规格名称管理, 制定了物资管理规范, 对五家酒店15大类9000多种物资的规格名称进行了规范统一和优化精简;创新业务流程管理, 采取“尊重酒店意见、逐步进行统一”的方式, 由各酒店在规定的时间内梳理以往工作步骤, 优化业务环节, 实施业务流程再造并导入系统予以固化。 (3) 坚持示范导向、试点先行探索。选择典型酒店进行了试点运行。坚持每天例会反馈制度, 总结当天试点运行工作情况, 安排部署次日工作计划;坚持日事日毕、日清日高制度, 对当天发现的问题, 由集团总部、软件技术人员、酒店三方协商, 确定解决方案, 当天加班解决调整。 (4) 坚持结果导向, 持续优化提升。严格按照“动员部署、全员培训、问题反馈、优化调整、结果验收”五个步骤, 在平台上线运行过程中对平台运行情况进行更加细致的分析交流, 进一步听取意见, 持续调整平台、持续优化系统、持续提高水平。
四、方案实施效果
1. 降低了物资采购成本。
(1) 通过开展集中采购, 发挥了集团规模优势, 降低了采购成本, 纳入集中采购范围的物资采购价格较单体酒店采购价格平均降低了6%。 (2) 通过共享采购信息, 发挥了酒店间协同效应, 降低了采购成本。通过建立资源共享模式和管控载体, 酒店间随时互相查看、对比、分析采购价格, 在客户满意度提升的同时, 餐饮成本率降低了2个百分点。
2. 提高了采购工作效率。
(1) 通过上线物资管理平台, 实现了采购工作的系统化操作;通过上线手机APP, 实现了移动审批, 各级人员可以随时通过手机进行移动办公。 (2) 通过上线物资管理平台, 将酒店内部采购、验收、库存等各个系统无缝连接, 工作效率大大提升, 如收货时间由原来的1.5-2.5个小时减少为1-1.5个小时, 验收效率提升了40%左右。
3. 实现了信息共享公开。
通过物资管理平台, 成员酒店的物资品类、采购价格、供应商等均通过平台操作, 实现了采购过程在酒店内部和集团之间的“时时公开, 事事公开”。
4. 实现了采购工作模式的优化。
通过开展物资集中采购, 规模效应得到发挥, 集中采购方式显着改善;通过搭建信息共享机制和共享载体, 各酒店在采购时, 先查看其他酒店采购信息, 采购选择更多, 酒店间能够更好的互相借鉴、共同发展, 单体采购方式显着改善;集团总部可以通过平台对各基层单位采购工作进行实施监督、实时对比, 监督方式显着改善。
五、结语
集团化是企业求生存、谋发展、做大做强的必由之路。走集团化的道路, 就需要有集团化的管控手段, 需要切实发挥集团的规模优势和协同效应。本文以酒店集团化采购为切入点, 分析了存在的主要问题, 从建立集中采购模式、建立资源共享载体方面提出了改善对策, 希望给相关企业集团化管控提供一定的参考。
