药品是维护和改善公众健康水平的重要物质基础,药品供应的科学性、有序性和经济性对于药品的可获得性和有效性具有决定性的影响。医院内部管理审计是随着医院内部运行机制改革的不断深入而产生的适应市场经济体制要求的全新内部审计模式,是以评价、促进医院内部管理为中心内容的监督控制体系,是基本现代化医院管理的重要组成部分[1].药品是医院重要的流动资产,占流动资产的40%~ 50%[2],通过对药品的采购供应环节进行审计,从而使医院药品的采购、验收、保管、领用程序在国家制度下运行,确保药品流通的有序性、经济性和安全性。将药品质量风险管理应用到医院药房,对其所涉及的药品质量风险进行识别、评估、控制、审核,最终有效控制药品质量风险,这不仅是我国政府贯彻“质量风险管理贯穿药品整个生命周期”监管理念的真实体现,也是医院药房管理方式的重大改革和提升[3].我院药品内控分为药品采购和药品供应内部控制,并对各风险点进行系统控制和人工控制,人工控制主要针对: (1) 存在难以定义、防范或预见的错误; (2) 为应对情况的变化,需要对现有的自动化控制进行调整; (3) 监督自动化控制的有效性。笔者结合工作的实际情况,对我院药品采购和供应管理审计工作进行一些浅显分析及风险梳理。
1药品管理内控制度审计研究方法
药品管理内控制度审计是对药品管理制度的调查、测试和评价,找出药品管理的薄弱环节,在此基础上确定审计的重点范围和方式。
1. 1内部控制制度的了解和检查
向管理人员和员工了解业务中处理的程序,同时了解药品管理整个过程的相互联系和相互制约的关系,查看药品管理制度的执行情况及其完善和健全的程度。
1. 2内部控制制度的运转情况
工作人员依据内控制度的运行情况进行审查。
1. 3审查各项工作的关键及分析
在初评基础上对发现的薄弱环节可能造成的影响作出分析,对于控制的薄弱环节是否产生潜在的错误,是否有补偿性机制; 潜在的错误是否有严重的影响,导致药品的损失浪费,以致不法分子有机可乘。
1. 4提出审计意见和建议
根据分析和查出的情况,提出审计建议。
2药品管理内部控制结果
对药品采购及供应流程中的每个环节进行风险评估,共梳理药品采购管理中15个风险点,药品供应管理中17个风险点,与内控目标结合,合理确定风险应对策略。见表1、表2.
我院药品内控制度较健全、合理,但仍有不足之处,有待优化,执行力度仍有待提高。对于药品采购的管理,新增《药品采购价格管理暂行办法及管理流程》,更新《药品采购管理制度》《药品临时采购管理制度及程序》,规范药品的采购流程,保证药品的预算、采购过程合理合规。对于药品供应的管理,新增《疑似药品质量问题报告制度与流程》,优化了《药品报损管理制度》,全面规范药品的验收、入库、出库、报废、盘点、使用处置过程。
3分析和讨论
3. 1医院药品采购审计
药品采购的控制水平高低会直接影响到医院的经营,所以医院应该采取一定措施加强药品采购的内部控制[4].药品采购活动涉及到药品供应过程的各个方面,凡是一切影响药品采购的管理活动都包括在医院药品采购活动的审计范畴中。根据《关于印发<关于进一步规范医疗机构药品集中采购工作的意见>的通知》( 卫规财发[2009]7号) ,目前药品采购执行上海市医疗机构药品集中招标采购。
3. 1. 1药品采购制度审计 审查医院内部制定的药品采购管理制度、药品临时采购管理制度及程序; 有制度但未根据最新法律法规明确阳光采购规定。通过对各部门工作的审查,明确责任关系,督促各相关部门的工作,从而提高整个采购工作的管理水平,其主要内容包括: 对药事管理与药物治疗学委员会的审查; 对药品采购小组的审查; 对药品保管部门的审查。
3. 1. 2审查医院药品采购活动中有关部门的运转情况坚决落实省、市医疗机构药品集中招标采购的各项制度和规定,积极参加市卫生局组织的集中招标采购; 对已制定的药品采购规章制度的执行较好; 各职能部门之间的协作较好; 纪委、监察、审计部门定期对药品采购活动进行监督检查; 药品采购的效益包括质量和价格均符合要求。
3. 1. 3审查医院药品采购活动的关键及分析 审查关键在于药品采购人员专业技能、工作积极性和协调能力; 审查其管理职责; 审查其在职责范围内是否尽心尽力,内部分工是否明确,有无超越职责范围擅自作主或利用职权谋取私利的情况发生。