摘 要： 随着中国经济水平和发展速度的不断上涨,国民生活水平的不断提高,我国的社会保险服务行业也是蓬勃发展,朝气向前。越来越多的国人给家人投保,给自己投保,给自己喜欢的东西投保。这就造成各种各样的档案越来越多,档案基数不断提高,给社会保险档案的保存和管理带来一定的不方便。但是好在现在是21世纪,是信息的时代,是5G的时代,给很多行业带来了无限的可能,这其中在保险行业的档案管理上就给出很多比较优秀的解决方案。现在的保险行业的档案管理有很多问题亟待解决,这是社会的需要,也是生活水平日益提高的人们的需要。所以我们要对传统的档案管理方法做出进一步思考,从不同角度给档案管理的创新带来不一样的方法和手段,让保险行业的档案在查询寻找起来更加方便,也让保险行业能够跟的上国家发展的步伐,在人民生活水平提高的同时,能给人民带来更加方便快捷的优秀服务。社会保险档案管理合理的举措,不但关系人民切身的得利关系,还与国家的稳定发展有着密切的关联,所以做好社会保险档案管理,也是我国社会经济发展的重要的一步。
关键词： 社会保险档案; 保险行业; 管理工作;
在新形势下,进行社会档案管理的改革创新是很有必要的,传统的纸质档案管理很容易造成档案丢失,而在保险工作如果档案丢失,那么保险服务就很难顺利进行下去,不仅给投保人带来困扰,也会给保险行业带来一定的冲击,所以,进行档案管理工作的改革创新就很有必要。社会保险管理工作是很严肃的,需要小心谨慎的去面对,决不能马虎大意。随着信息时代的到来,信息档案的整理与录入似乎就有很多优势和方便。
一、社会保险档案管理工作的改革的作用
档案是一种关于历史的记录,并且可以从多个方面来反应历史的实际情况,同时也能够反应在不同时代背景之下的发展水平。档案办公室中所记录的档案反映了不同历史背景之下的人物、工作和发生的一系列重大事件等等。所以说,档案的记录,是一种对各行各业发展的见证。
而传统的档案管理方法好像已经似乎不是太符合这个飞速发展的社会的时代需要,这就使得传统档案管理的方法需要得到改善和进步。
档案的管理一直在进行改革,在寻找更加方便快捷高效的方式去解决档案管理中出现的失误。以便于给人民带来方便,给人民生活幸福水平的提高上锦上添花。对社会保险档案管理工作进行思考,可以对社会保险的改革进行提高和优秀化。社会保险档案管理工作是严肃严谨的,而传统工作的开展主要是基于纸质档案,而未能对信息化技术进行有效应用,随着信息化社会的发展,档案信息管理的模式也势必需要得到更新。社会保险的档案基数本来就很高,管理工作也是出奇的大,每次整理与分类都要庞大的人力物力,如果没有合理的管理措施,很有可能造成档案信息的丢失,给保险工作的开展带来一定的麻烦。所以,保险档案管理的改革创新,本就是保险行业自身的追求与要求。而且,保险行业的工作人员换人的次数很大,流动性很强,今天他来管,明天我来管的事情很是常见,这其中的信息对接就很难交接完全,这就造成了信息的丢失,规范工作人员的工作方式与流程,加强档案管理工作还以发现很多工作中的疏漏,能及时进行改善优化,所以给社会保险的档案管理工作带来创新尤为重要。
二、社会保险档案管理工作的改革的问题
造成社会保险档案管理难度增加的一大原因就是社会保险的种类过于多样。保险种类不同,管理的有关部门也不一样,由于没有统一的行业规范,造成各部门之间信息无法互通,出了问题也无法找到具体的负责人,给参保的人民造成了一定的困难。
社会保险档案管理手段也比较低级,很难做到高效的管理。在计算机互联网行业蓬勃发展的今天好多地区和部门还未信息档案的管理办法提上日程,这么优秀的档案管理办法,不进行大规模的使用真得是非常可惜。计算机的使用能够在很大程度上提高管理效率,但是很多社保部门计算机的利用率并不高,没有发挥出软件、硬件以及人员三者的作用,以至于管理效率很难被提高,管理手段也处于一种落后的状态。
不难看出造成这些问题的主观原因还是上级领导对档案管理工作的忽视,他们仅仅只是简单觉得档案管理只是简简单单的档案的保存,而未考虑到档案管理工作是一个蕴含管理知识的工作。所以档案管理上对档案的分析整类、整规理顺、归类纳入等步骤流程上存在太多的不合理,很不科学。某些社会保险档案部门缺少专门的档案室,各种类型的档案管理分室存放,到现在都没有配备专职档案员,所以应当归档的社会保险资料,没有第一时间得到有效处理,这样也就直接造成了社会保险档案管理的混乱与严重流失。
在现如今的社会保险档案管理工作进程当中,有很多时候都存在着工作人员对于客户存在没有耐心的问题,没有耐心就会导致社会保险档案管理工作人员的服务态度较差。而这种问题的引起都是因为档案工作人员没有很好的服务意识所导致的。这是当今时代背景之下社会档案管理人员存在的一个比较普遍,同时,也是比较严重的问题。
社会保险档案管理人员素质低下也并不仅仅是体现在服务意识差的方面。还体现在综合素质较差、专业水平低下。
由于对社会档案管理的工作并没有很重视,这个现象的出现就会导致社会档案管理人员的专业水平低下、综合能力不强。而管理人员的专业水平低下和综合能力不强就会使得社会保险档案管理部门成为可有可无的一个部门。这是一个恶性循环。
没有把社会保险档案管理当回事,很多相关单位就随便安排些并不具有档案管理水平的人员来对社会保险档案管理工作进行接管。这些不具备专业素质、对于社会档案管理工作没有深入了解的工作人员只会让社会保险档案管理工作的进行寸步难行。
并且,很多社会保险档案管理人员没有受到过专业的知识技能培训,对于档案工作没有很专业的工作手段。对于档案管理工作缺乏整体上的了解和宏观把握,这也会导致工作人员对于档案管理工作的认知程度受到了限制,使工作人员的知识结构产生很大的偏差。在社会档案管理的过程当中,具有高度专业性的专业人才的缺乏也是面临的一大问题。
三、社会保险档案管理工作的改革的举措
不难看出,保险行业的改革还是需要一定的投入的。解决本题最好的办法就是从源头治理,所以加强档案管理工作上级领导的重视问题尤为重要。首先,档案管理工作人员要加强档案管理的宣传力度,把档案管理的重要性宣传出去,提高档案管理的重视程度。把档案管理的意识和责任给唤醒,这样在制定档案管理的办法的时候才能引起人们的重视,把档案管理当做重要的事情去办。扩大人力财力的投入,把这个工作的日程当做头等大事才能办好做好,才能切实提高人民福利,解决社会问题,为维持社会稳定做出贡献。
完善档案管理的规章制度,现阶段社会保险档案管理并没有合适的统一的档案管理规范,这就造成很多地区和部门有一套自己的管理办法,给信息共享的技术上带来一定额难题。有些部门重业务轻档案管理,没有制定相关经办环节的翔实具体的档案管理制度,工作人员的工作不能在制度的约束下开展,导致相关档案资料收集不完整或遗失,严重影响了档案的保管、利用。对社会保险档案管理机制的改革也是一种创新。只有新的管理机制和规章制度才能适应新的管理技术和办法。特别是在管理办法和技术出现纰漏时可以有效进行查缺补漏,进行规章制度的更新迭代。
如果领导的意识和想法是一名指挥家的话,那改进档案管理工作的技术就是场上的乐器,随着领导的指挥统一合作才能把保险档案管理的工作做得出色,完美的完成一场优美的演奏。所以,学习优秀的档案管理办法也是不可或缺的,也是对档案管理改革上最重要的一环。把全面引进和创新档案管理工作当做改革之本,把档案管理技术当做手中的一杆枪,才能把社会保险档案的管理创新工作做好。把信息化管理的方法提上日程,在5G技术和互联网云技术结合档案管理办法,利用纸质档案管理当做辅助共同创新档案管理办法,为推进社会保险档案管理的进程做出贡献。当然计算机保管档案信息也不是没有弊端,首先计算机硬盘保存数据的时限性,就给档案的长期保存带来了困扰,所以计算机的后期维护工作也要做到位,不光要学习信息化档案的管理,计算机的维护以及信息的无损华转移也应进行学习和创新。
在档案管理技术创新的同时,专业人才的引进同样是不可忽视的,在社会档案管理的信息化的背景下,一批高素质懂的计算机的人才的培养和引进显得很重要了。工作人员除了掌握和档案相关的专业知识以外,还要熟练掌握计算机的使用方法,了解网络病毒的防范措施。对于专业人才的引进,其实可以和大部分高等院校进行合作和进行联合培养,进行管培生的培训,让学生向更加专业的方面学习不仅给毕业生的就业提供合适的机会,还给保险行业的档案管理提供了一批一批专业性的人才。还有就是对于现阶段的工作人员,为了让他们赶上时代的步伐已经职业改革的变化,在他们拥有更丰富档案管理的经验的基础上进行计算机网络培训,能更快的投入到信息化档案管理改革的进程中去。要充分意识到社会档案管理信息化的意义,意识到把信息化管理应用到社会档案管理信息化建设当中的重要性。对于管理人员来说,一定要改变传统的管理思想和管理理念,对于当今时代之下的信息化技术要有一定程度上的了解,并且要看到信息化技术在社会档案管理中的应用,给档案管理所带来的便捷性。并且,信息化建设在社会档案管理当中能够大大提高社会档案管理的效率和管理水平,信息化建设在这方面的作用是无可替代的。
社会档案管理人员一定要充分认识到档案管理信息化的重要性,并且,采取多样、多元化的档案管理方式,结合当今时代之下最流行的信息化建设,来对档案管理进行良好的管理和监督工作。
不仅仅是管理层的人员要树立相关的意识和抛弃传统的管理理念,工作人员也要进行相对应的思想意识的改变,这样才有利于信息化建设在社会档案管理方面取得更加良好的进展。
社会档案管理的工作可以把那些分隔了的部门全部整合在一起,这样有利于把分散的数据和档案信息集中、归纳、整理。这么做可能会让文件的集中性更高,如果其它部门需要利用文件来进行工作,文件管理部门可以采用文件共享的方式来协助位其它部门的协调工作。其次,可以将传统的社会档案管理部门建设成为网络化的数字档案管理部门,但是在建设数字化档案的过程当中,一定要符合当地政府相关的规定和要求。并且当地政府也要根据数字化档案馆的建立来适当的转变其政府职能,这样才能与数字化档案馆进行更好的匹配,跟上时代发展的潮流和脚步。
一定要加强社会档案管理的工作人员的服务意识,强化他们服务的观念。因为社会档案管理的工作人员的工作,并不是一项可有可无的简单工作,其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密档案只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅,除了那些绝对机密的文件,其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方,不要造成成本的浪费,使所有的经济效益达到最大化。
四、结语
通过以上的讨论就可以知道,社会保险档案管理工作的创新性研究很有必要,在社会的发展上也有推动者的角色的意思。我相信随着中国的不断强大和发展,相关的领导和工作人员一定会对档案管理工作的改革和创新有更进一步的理解和想法,能更进一步推动社会保险档案管理工作的巨大跨越。总的来说,在社会保险档案管理工作的改革进程中,提高重视之心是根本,引进创新技术是基础,提高工作人员的专业性更是关键。有关部门只有利用科学技术手段完善制度,利用技术,重视档案管理改革,善用人才,才能对社会保险档案管理工作进行创新,健全社会保障,维护社会稳定。本文对这些问题进行分析和总结,希望给社会保险档案管理工作提供一种创新性思路.
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