摘要：从新公共管理的视阈出发, 重新审视我国现有的文档管理工作, 力图用公共管理的相关原理来解释文档管理的基础理论, 从而改变传统的文档管理思维模式和理念, 重新定位文档工作的实践目标, 转变管理理念, 整合文档工作的理论体系和思维取向。
关键词：公共管理; 文档工作; 文档管理; 绩效评估;
公共管理, 是以政府为核心的公共部门综合运用政治、经济、法律和管理等手段对国家和公共组织进行有效治理的管理活动。文件和档案作为政府从事公共管理活动中必不可少的信息传递和保存工具, 理应被纳入公共管理的范畴。20世纪80年代以来, 公共部门的管理理念已发生了深刻变化, 从以行政理念为基础的公共服务转变为以管理理念为基础的公共服务。相应的公共部门的管理方式, 也在逐渐由以官僚制为基础的传统行政管理模式转变为以市场为基础的新公共管理模式。为了适应这一变化, 现代文档工作作为公共管理实践的基础, 必须系统引入新公共管理的思维和理论体系来诠释其管理价值和活动规律。
1 新公共管理视阈下的文档工作定位
运用新公共管理的理论来审视我国现代文档工作具有重大的理论和实践意义。首先, 新公共管理的理念及思维模式能为文档工作提供新的理论与实践指导以及范式转变。其次, 从新公共管理的角度诠释文档作为行政办公工具所应具备的特性和理论研究规律, 是搞好档案信息资源开发和政务信息公开、服务等实践活动的重要理论依据。具体来说, 新公共管理视阈下的文档工作应作如下定位。
1.1 文档信息是一种准公共物品
文档作为直接反映政府和社会实践活动的真实记录, 它的利用是面向所有公民的, 一个利用者对文档的使用并不会影响其他利用者对它的使用。另外, 由于一部分文档涉及到保密问题, 因此并不是所有的文档都能提供给利用者。从这个意义上讲, 文档信息是一种准公共物品, 应当受到公共管理理论的影响。
1.2 文档部门受公共组织理论的影响
文档部门担负着重要的公共事务管理任务, 即文档管理工作, 它属于非强制性公共组织, 具有明显的服务性。各级文档管理部门是公共管理的基础与构架, 履行着公共管理的职能, 承担着公共管理活动的诸多责任。根据公共组织理论, 文档部门应不断致力于提高服务能力和服务质量, 更好地完成社会赋予的公共责任及任务。
1.3 文档工作受公共治理理论的影响
公共治理理论实质上是一种合作管理, 强调信任机制的建立。新公共管理主张采用“公共服务取向”的公共治理新模式, 在强调公共部门服务本质的同时, 引入质量管理控制思想。具体到文档部门, 就是要以满足公众利用的需求为出发点, 关心服务质量的提高, 强调公民参与和公共责任制。近些年兴起的档案中介机构以及档案数字化外包等, 便是文档部门公共治理新模式的具体表现。
1.4 档案政策是公共政策的一部分
公共政策是政府为解决特定社会问题以及调整相关利益关系而制定的一系列行为准则或行为规范。作为公共管理活动的准绳, 它对整个公共管理过程的影响巨大。档案政策是国家为实现一定时期内档案事业的建设发展目标而制定的基本行动准则。它指明了档案事业建设发展的方向、重点与途径, 确立了国家档案事业基础结构的形式和功能。由此可见, 档案政策是公共政策的重要组成部分。
1.5 文档工作受公共管理伦理的制约
公共管理伦理是以协调个人、组织与社会的关系为核心的公共管理行为准则和规范系统。它或以公共管理系统为主体, 或以公共管理者为主体, 具有引导、规范、维系、选择功能。文档工作者需积极发挥公共管理者的职能, 完成文档管理目标, 遵守文档管理秩序, 时刻以公共管理伦理来审视文档工作的发展。
2 新公共管理视角下的文档工作审视
文档反映了组织产生、发展甚至消亡的全部过程, 它既为上级提供决策依据, 又为上下级沟通提供便利, 它是组织借以完成工作的基本行政工具。从这个意义上讲, 文档工作既是公共管理的特定对象, 也是公共管理的践行者。用新公共管理的管理理念与模式来审视我国现有的文档管理理论与实践确有其必要性和可行性, 同时, 我们也可以从新公共管理的视角看到我国文档工作存在着许多不足和问题。
2.1 文档部门效率意识不强
官僚体制下的文档工作注重规范化和制度化, 强调在规定的制度框架内展开管理工作, 这在一定程度和范围内有助于提高文档部门的办事效率。但是, 由于官僚体制本身存在局限性, 文档工作极有可能会陷入官僚主义的怪圈之中, 变得机构冗余、组织僵化, 严密的规章制度以及一些没有必要的办事程序极大地降低了组织效率, 不能及时适应外界环境的变化。另外, 文档部门作为公共部门, 绝大部分资金来自于财政拨款, 没有足够的动力与实力去提高管理效率。再加上文档信息是一种公共物品, 更使得文档部门的活动难以有高效率。
2.2 文档部门公共责任意识匮乏
文档部门的公共责任, 表现为文档工作人员在文档工作中通过政府或者行政机关的某些部门, 来为公民或组织提供文档利用, 履行自身的公共责任。目前, 由于我国大多文档管理部门待遇偏低、社会地位低下, 工作人员积极性不高, 公共责任意识不强。文档工作人员往往只是局限于传统的管理方式, 坐等利用者上门, 不会主动出击去了解利用者的需求, 甚至对利用者的需求置之不理, 这样也就无法履行文档部门的公共责任。
2.3 文档部门人事管理落后
官僚体制下的文档工作极力推崇工具理性的重要性, 一味地追求组织的精确性和成员的高度服从。因此, 文档部门的人事管理体制僵化, 总是想方设法把员工管理严点, 强调自上而下“垂直式”的控制, 片面强调“服从安排, 听从派遣”, 员工很少有机会参与部门的重大决策及管理事务, 这就否定了个人的需要、意愿及个性, 阻碍了人才的成长, 扼杀了员工的积极性和创造力, 从而使现有人才的作用得不到充分发挥。另外, 文档部门视事为中心, 强调给人找事、为事配人, 对人才只重拥有不重使用, 人才闲置、人才压制、人才浪费、人才流失现象严重。
2.4 文档工作制度不健全
文档工作制度的制定和实施是文档工作正常开展的重要前提和保障。当前, 尽管我国大部门文档管理部门制定了一系列的工作制度与管理规范, 但由于各单位的工作实际不同, 因此, 原则性条款居多, 针对性和专指性不强, 过于含糊、笼统, 操作起来有一定的难度。另外, 很多文档部门往往不重视具体文档工作制度的制定与实施, 只凭个人经验和口头传授, 造成文档工作的不规范和纰漏。
3 新公共管理视阈下的文档工作改革
新时期的文档工作, 作为公共管理的对象和践行者, 应努力运用新公共管理的理念来进行改革与创新。
3.1 引入公民参与机制
新公共管理强调政府服务的民主导向、公民参与导向、顾客导向。对文档部门服务效果进行评判的最好选择是文档部门公共服务的对象, 即文档的利用者。文档利用者对文档工作的关注与参与, 不仅意味着利用者可以以社会主人和服务对象的角色协助和监督文档部门的工作, 更意味着他们不再是传统意义上的纳税人和服务接受者, 而是文档部门的问题架构者, 能够帮助文档部门界定重要问题, 提出解决方案。总之, 文档部门本身就是为服务广大人民群众而存在的, 文档工作本身就蕴涵着服务和顾客至上的管理理念, 文档工作就应以利用者为中心, 以利用者的需求为导向, 树立公民取向的服务观。
3.2 引入公共绩效评估理念
新公共管理主张引进私营部门的管理哲学、模式、原则和技术方法来重塑政府形象, 其中最重要的便是实行绩效管理。通常来说, 文档部门所提供的公共服务的品质好坏很难用客观具体的标准来衡量, 而绩效评估正好能弥补这一缺憾, 它不仅有助于文档部门宏观发展战略的实现, 有助于提高文档部门公共管理效能, 而且有助于文档部门明确责任, 从而提高公共管理水平。因此, 引入绩效评估理念, 建立文档部门的绩效评估体系是十分有必要的。具体来说, 我们应根据文档部门的实际情况, 探索符合本部门实际情况的绩效评估途径, 建立完整规范的绩效评估体系。首先要加强宣传, 提高文档部门对绩效评估工作意义的认识, 改变对绩效评估的消极、抵触态度, 正确对待评估工作;其次要转变观念, 树立公民取向的绩效观, 从公民的立场和角度来看待文档部门的绩效;再次要建立高效的评估体制, 在文档部门内部建立完善的绩效评估机构, 对各部门实施的各种公共项目进行评估, 充分发挥文档部门公共管理的有效手段, 促进文档部门公共管理的民主化和透明化。
3.3 健全文档工作人员的公共责任机制
新公共管理强调明确的责任制。只有明确的责任, 才能确保文档工作的正常开展, 提升文档工作的整体水平。提升文档管理服务意味着要完成相应的公共责任。文档工作人员的公共责任机制要通过工作人员对本职工作的完成情况与社会对其工作的评价以及在评价基础上获得的相应回报之间建立足够的关联, 以促使其更好的履行工作职责。文档部门要充分履行公共管理的责任。具体来说, 就是要发挥文档管理者的岗位职能, 保持文档管理目标, 完成文档管理职责, 遵守文档管理规则程序, 使文档工作与其他公共管理系统的不同岗位之间形成有序的合作。
3.4 大力开发文档部门的人力资源
新公共管理认为人力资源是第一资源, 人是组织中最重要的资源, 要重视采用各种激励手段调动人的积极性。具体来说, 首先要确立人力资源是第一资源的观念, 充分尊重人的价值, 提高待遇, 知人善用, 做到文档部门人才的合理配置;其次要积极开展员工教育培训, 全面提高文档工作人员的素质, 要紧密结合经济、社会发展的需要, 采用切实可行的不同的教育培训方式相结合, 把教育培训的目的真正转到员工的全面协调发展上来, 最大限度地开发员工的潜能;再次, 要建立完善的激励机制, 构建合理的激励模式, 充分利用员工的积极性来提高文档部门的服务水平。
总之, 我们应该充分认识到, 运用新公共管理的理念与模式来诠释文档管理理论与实践确有其必要性, 而且新公共管理视阈下的文档工作还存在着很多的不足之处, 我们应当立足于政府, 立足于社会, 立足于公众, 在新公共管理理论的框架范围内, 不断进行文档工作的改革与创新。
参考文献
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