一、引言
改革开放以来,我国房地产得到了长足的发展,各种类型的房地产项目,如商业、住宅、物流园区等层出不穷。我国物业管理行业经过十几年的发展,虽然取得了一定的效果,但是由于行业分散以及日益激烈的市场竞争压力等因素,导致我国大多数物业管理企业发展失衡。我国物业管理企业的兴起是伴随着房地产市场的发展而发展的。随着住房商品化、城乡居民住房改革的进程,房地产与物业管理均为新生事物。为了配合房地产开发,最早的房地产开发商只能自行建立物业管理企业来服务于自身开发的房产。至今日,绝大部分房地产商开发楼盘后的首期开发商仍然是自己的关联企业或是长期合作企业。企业的低管理水平、传统的经营思维使得物业管理企业的发展受到了限制,企业竞争缺乏竞争意识。究其原因,主要是由于物业管理企业内部控制比较薄弱,各项制度都不够完善,从而造成了物业管理企业人员职责不明确、管理服务不到位、资产管理不严谨、会计信息不可靠等现象,造成了“住户不满、企业亏损”的双输局面。因此,对物业管理企业来说,加强内部控制,提高企业的竞争能力已经迫在眉睫。
二、我国物业管理企业内部控制的现状分析
(一)物管企业内部控制意识较差,内部控制环境不理想
一方面,物业管理企业本身的地位相对而言有点儿尴尬,物业企业相关人员在定位上没有正确认识,总觉得自己是-配套、“辅助”、“从属”的,对于企业管理、业务开展积极性不大,客观上导致了企业内部控制环境的建设缺乏动力。另一方面,较多的物管企业人员来自于房地产开发商,导致缺乏相应的财务管理知识及经验,使得企业内部缺乏财务控制意识。目前物业管理行业有关财务管理的制度仍不健全,管理者由于缺乏财务控制意识,其所获得的财务信息并不能有效地反应企业的经营状况。另一方面,企业职工是企业运营的基础,但是由于企业员工的跨行业问题以及内部缺少对员工的业务培训等,导致从事财务工作的人员素质普遍较低,无法胜任企业财务内部控制的工作。
(二)当前物管企业内部控制在风险判断方面存在缺陷
企业总是在市场环境中进行运转的,自身也受到若干因素影响。这些因素中对于企业造成的不确定性,构成了企业的风险。
良好的内部控制可以使企业对于风险有着预警与判断,而当前物管企业的内部控制不完善,在风险判断方面也不能发挥应有的作用。譬如,就房地产开发的交房入伙而言,就需要物管企业建立与开发商相互配合的交房流程,使业主从入住起就建立良好的感受。物管企业的服务对象即业主是其收入的主要来源,如果房屋或基础设施出现问题,会导致业务拒绝履行缴纳管理费业务等一系列的问题,企业无法回收资金,遭遇流动性风险。
企业由于自身控制的不足,缺乏有效的风险应对措施,导致企业经营的混乱,不利于企业的长期、健康发展。
(三)物业管理企业内部控制设计与执行本身不完善
内部控制的根本出发点是“内部牵制”,即通过完善的流程控制、授权审批、人员分工、岗位不相容相分离,使企业的关键业务、重要资产的管理在可控的范围内进行,所有的业务,在内部控制的框架内运转,确保企业的利益不受损失。而当前物业管理企业由于摊子铺得太大,服务性行业人员较多而相对素质不高等原因,导致在制度上不完善,流程上不严谨,资产管理方面的不相容制度设计与实施都很差,导致企业在内部控制方面存在着缺陷,整体上拉低了企业的管理水平,不利于企业长期的稳健发展。
(四)物业管理企业内部控制缺乏战略导向
由于外部环境的剧烈变化,使得行业竞争加剧,我国物业管理企业的发展面临严重的挑战。发展战略对企业来说有重要的意义,能够为企业明确未来的发展方向以及主要目标。但我国物业管理企业在进行内部控制时,却忽视了企业的长期利益,转而将内部控制的成果与短期利益挂钩。由于物业管理服务观念固化、管理模式陈旧,大多数企业市场化程度很低。建管不分的体制影响了物业管理行业的专业化、市场化、公众化。企业进行内部控制的目标是合理配置资源,但究其根本还是保证企业战略的实现。企业的内部控制被局限在企业分散的职能部门、流程以及工作范围内,无法将整个企业作为运营主体加以控制。企业的内控体系缺乏战略的指导及支持,无法形成一个完善的、包容式的内控体系,这些都限制了物业管理企业内控的有效性。
三、加强物业管理企业内部控制的措施
(一)提升物业管理人员意识,完善控制环境
物业管理企业的经营及其价值流转每一环节都离不开财务的反映和调控,因此管理者要重视内部的财务管控工作,而不仅仅是把它作为企业发展的一环。提高经营者和员工的意识是加强内部控制的保障。企业的经营以人为本,其素质不仅影响着工作的开展,还影响着企业文化的继承和发展。因此对管理层而言,应不断加强理论学习,认识到财务管控在优化企业流程、提高企业经营效率等方面的作用。当然管理层要以身作则,不断完善内部控制制度的同时,遵守其相关规定,为下属树立良好的典范。对员工而言,企业需配置有资质的员工担任会计工作,并在企业内部通过培训、教育等方式分层次提高员工的素质。
(二)强化物管企业内部控制中风险管理的职能
企业的经营不可避免地会遭遇风险,因此探析企业面临的潜在风险以及来源,进行风险管理已成为企业经营的重要环节。
风险管理既包括对风险的预测和评估,又包括在问题出现后采取的相关应当措施。对于同开发商与物管企业属同一集团的情况,物管企业应就相关风险点进行沟通,并建立沟通协调机制。
对于非本集团开发的房产,物业管理企业在接手物业之前,需对房地产开发商有相关的了解,包括其信誉、资金能力、以往的产业经营状况等,从源头来探求风险。同时,物业管理企业将双方的责任划分清楚,如房屋质量、基础设施出现问题,责任不应涉及到物管企业。通过责任划分的方式避免房地产开发商将出现的-烂摊子“转移给物管企业。业务是其主要收入来源,但是由于个人行为的不确定性,在此,物管企业放预防业主违反信用的情况出现。物业管理企业可通过协议与房地产开发商达成一致,即在签订房屋出售合同时,考察业主的支出能力等情况。由于业主的管理费的拖欠,会导致企业的资金链发生断裂,给企业带来损失。企业应对业主的信用状况进行登记并追踪,降低面临各类风险的可能性。
(三)强化内部控制的关键是重在建设
由于物业管理公司是进驻到房地产开发商所开发的产业中进行业务工作,两者的独立性使得物业管理工作在此种情况下更应加强内部控制,优化企业经营的内部环境,改善企业经营状况。首先,物管企业应完善内部控制制度,通过参考标杆企业,制定相关的制度与流程,并严格贯彻。其次,结合本企业的风险点、关键控制点,切实设计、执行授权审批、不相容职务相分离制度,使企业的业务始终可控。
(四)建立基于战略导向的内部控制
物业管理企业在变化的社会环境中,要想优化资源配置,提高经营效率,企业的内控控制就必须以企业的战略为导向,全方位、全过程地对企业经营进行管控。企业的内控上升到战略层面,这就要求企业在内控时要摒弃以往的只专注于企业的某个部门,只重视短期利益的情况,转而将内控贯穿到企业内部的各个领域,包括采购、生产、财务、营销等方面。建立基于战略导向的内部控制即将战略作为内控的核心,通过制定与实施企业的内控战略,并将战略融入到企业内控的各个层面,通过这样的无缝连接控制各层级的风险的,加强企业内部的协调。
因此内部控制应由多层次的控制构成,包含多层次目标组成的目标体系,基于战略对目标进行管控极为关键。通过发挥基于战略导向的内部控制,从根本上保障战略制定与实施、促进和激励,以及预防和纠正等,以促进企业的生存和健康可持续发展。
四、结论
物业管理企业的产生、发展与完善是随着我国市场经济的发展而发展的。随着我国城乡比重变化与城镇化进程,物业管理的覆盖面也必然越来越广,人民群众对物管水平的要求也越来越高。而物管企业作为第三产业中典型的服务业,也是典型的薄利行业。因此,强化内部控制,完善内部控制,通过内部环境、风险控制、制度建设、战略导向等,来实现物业管理企业内部控制的优化与提升,对于物业管理企业乃至房地产行业本身的健康发展,有着重要的现实意义。
