摘要：针对企业在项目研发“全过程”中所存在的文献检索问题, 结合本单位工作情况, 通过采取提高检索认识、建立规章制度、明确检索重点、规范报告撰写、编辑辅导材料等一系列措施, 提高了技术人员了解、利用现有技术的积极性和文献检索水平, 以及知识产权文献检索报告的撰写质量, 有效地规避了投资风险, 避免了重复研发, 提高了研发起点, 防止了无意识侵权, 促进了创新成果的产出, 且收到了良好效果, 具有可推广的实用价值。
关键词：项目研发; 全过程; 信息检索; 检索报告;
Preliminary Study and Application of Document Retrieval in Enterprise Project Research and Development
Zhang Xin DUAN Huarong Zhang Jieqiong Liu Junjie GUO Dandan
Technology and Materials Research Institute of First Tractor Company Limited
Abstract：
Aiming at the problem of document retrieval in enterprise project research and development, combined with the work of our unit, the paper increased the initiative of technical staff to understand and make use of the current technology and level of document retrieval and quality of intellectual property report by taking a series of measures, effectively avoided investment risks and repeat development, increased the research and development starting point, prevented unintentional infringement, promoted innovation output, received good results, and has a practical propagable value.
Keyword：
Project research and development; Whole process; Information retrieval; Search report;
1 问题提出
本文所述的企业项目研发“全过程”, 是指项目“立项、实施、结题”三个阶段的研发过程;所述的“文献检索”, 包括专利文献和非专利文献的知识产权信息检索。
企业项目研发“全过程”文献检索, 不仅可以帮助企业充分利用现有技术资源、提高项目研发起点, 而且还可以把握项目研发方向、规避投资风险、避免重复研发、防止无意识侵权, 促进创新成果的产出, 提高成果的利用率, 因此, 对于企业项目技术创新来说, 具有十分重要的支撑作用。当前, 国内多数企业在具体项目研发的文献检索工作中, 存在着较多问题, 比如, 在项目研发“立项、实施、结题”时, 只注重强调项目的技术创新, 却忽略了项目研发过程中的文献检索工作, 未意识到文献检索与项目创新之间的紧密关联, 故此, 缺少必要的知识产权文献检索, 难以充分了解现有技术状况和充分利用现有文献资源, 尤其对一些产品需走出“国门”的企业来说, 更是如此。另外, 还有一些企业, 虽也要求在项目研发时进行知识产权文献检索, 但由于现有技术文献资料浩如烟海, 非常丰富, 而企业技术人员又普遍缺乏应具备的检索常识, 加之重点不清, 方法不明, 致使不少从事研发的技术人员不知如何收集与项目有关的技术信息等。
随着国家知识产权战略的强力实施, 尤其是2013年3月首部企业知识产权管理国家标准《企业知识产权管理规范》颁布实施以来, 企业作为国家技术创新的主体地位已日趋明显。企业项目研发过程中文献检索工作中存在的问题已经成为一个值得关注和研究的新课题。
2 总体思路及实施方法
我单位是一个国有大型企业内设的科研院所, 除承担企业自选的研发任务外, 还时常承担着国家及省、部下达的科技研发任务。上述问题, 同样也在本单位存在。近些年来, 为提高项目研发时的文献检索水平, 我单位已开展了该方面的研究探索工作, 且付诸实践, 取得了一定的成效。
2.1 总体思路
总体思路:针对企业在项目研发“全过程”中所存在的文献检索问题, 结合本单位工作情况, 通过采取提高检索认识、建立规章制度、明确检索重点、规范报告撰写、编辑辅导材料等一系列措施, 逐步提高技术人员的文献检索水平, 为本单位研发项目的成果产出和利用, 奠定良好的基础。
2.2 实施方法
2.2.1 宣贯学习文献检索的重要作用
对于企业研发项目而言, 已公开的现有文献资料是一种不容忽视的信息资源, 如何充分了解、利用这份资源, 是企业在技术创新过程中需要倍加关注的大问题, 也是企业站在“巨人肩膀”上实施技术创新的一种行之有效的方法。
为提高对文献检索的认识, 我单位采取多种形式宣贯学习, 既可以让技术人员充分认识到技术创新是一场永无止境的接力赛, 了解前人留下的无数智慧结晶和未实现的愿望和想法, 也可以使技术人员能够针对需要解决的问题有针对性的了解, 即哪些技术问题已被别人攻克, 哪些技术问题仍需后人创新攻克, 哪些已攻克技术问题的解决思路、手段、方法可以借用, 或受启发, 或需持续改进等等, 从而进一步拓展思路, 开阔视野, 少走弯路, 继而提高项目成果的产出率和利用率。
2.2.2 规范研发“全过程”文献检索管理
为强化企业项目研发时的文献检索工作, 我单位探索制订并颁布了《工艺材料研究所研发全过程知识产权文献检索管理办法》, 强力推动项目研发文献检索工作的有序开展。
该管理办法不仅明确了文献检索的管理部门和管理职责, 如负责对提交的《知识产权文献检索报告》进行审阅、评价、考核, 并建立相应管理台账, 逐步实施规范化管理, 以便适时查阅等, 而且还明确要求项目负责人在项目“立项、实施、结题”研发各阶段应进行文献检索, 并按时提交不同阶段的《知识产权检索报告》以便审核、评价。对于项目研发“实施”阶段的文献检索, 还明确要求:自研发项目批准实施之日起, 项目负责人每隔3至6个月检索1次, 计划一年完成的项目, 至少应完成1次以上该阶段的文献检索工作;两年完成的项目, 至少应完成3次以上该阶段的文献检索工作。
另外, 为减少项目“实施”、“结题”两个阶段的检索工作量, 并且体现项目文献检索的跟踪性和更新性, 明确要求:项目负责人应加强自身文献管理, 从“立项”阶段就开始收集留存检索到的相关文献, 并按照项目“专利文献检索资料汇总”和“非专利文献检索资料汇总”方式, 分类编排编号, 借此避免后续的重复性检索, 包括后续检索资料的适时更新等等, 且作为附件提交至科研办。
2.2.3 确定研发各阶段文献检索重点
企业项目研发在不同的阶段, 不仅研发工作的重点不同, 而且文献检索的侧重点也应有所不同。
1) 立项阶段检索侧重点。项目负责人应结合待立研发项目的技术内容, 通过文献检索及分析, 判断待立项目的技术可行性、“可专利性”、“可秘密性”情况, 为项目的立项及技术创新提供依据。
2) 实施阶段检索侧重点。项目负责人应结合项目研发实施时的具体技术方案及立项时的检索情况, 通过持续的文献检索及分析, 进一步判断项目“可专利性”、“可秘密性”情况, 还包括判断正在实施项目的“可持续性”或“可调整性”。
3) 结题阶段检索侧重点。项目负责人应结合研发项目最终研发技术以及项目立项、实施阶段的检索情况, 继续通过文献检索及分析, 最终判断项目的“可专利性”、“可秘密性”, 同时进行全局性专利风险管控分析。
2.2.4 规范各阶段知识产权检索报告的编写质量
《知识产权文献检索报告》是项目研发“立项、实施、结题”各阶段技术创新的重要凭证, 也是避免重复性研究、提高研发起点及防止侵权的重要支撑, 因此, 明文规定项目研发应出具各阶段的“文献检索报告”, 内容涉及项目关键词、检索范围、专利文献检索结果、非专利文献检索结果等。为进一步提高“文献检索报告”的质量, 除进行专项指导外, 还明确各子项的撰写要求, 其中, “文献检索与本项目的技术对比分析结论”为该报告最为重要的部分。故此, 对其进行明确要求, 具体内容如下。
1) 应按照先进行“对比分析”、后得出“分析结论”的顺序填写。
2) 应结合项目技术问题及拟采取或已采取的研究内容, 包括技术路线、技术方案、关键技术、创新点等, 与已得出的文献检索结果即已有公知技术进行对比分析。
3) 对于有多个文献检索结果的项目, 可逐一进行对比分析, 也可进行综合对比分析, 但应切入要点, 有针对性的撰写。
4) 应在上述对比分析的基础上, 得出明确的分析结论, 即项目研发“立项、实施、结题”的技术可行性, 包括“是否重复研发”、“可专利性”、“可秘密性”以及“可持续性”、“可调整性”或“停止研究”等方面的分析结论。
2.2.5 系统介绍文献检索常识及方法技巧
针对企业技术人员普遍缺乏应具备的检索常识以及检索分析不到位、不准确、不全面等问题, 我单位不仅多次举办文献检索专题培训, 而且还自编多期学习资料, 并通过OA办公系统向本单位员工发送, 系统地介绍文献检索常识及方法技巧。我单位自编了多期学习资料, 其主要内容有:
1) 文献检索和利用对企业发展的作用。包括增强技术创新能力, 增强知识产权保护能力, 增强产品市场运作能力和增强制定战略决策的能力。
2) 专利检索常用网站及涉及的技术信息。一方面介绍国家知识产权局、专利之星、欧洲专利局等常用网站, 另一方面告知专利检索涉及的技术信息, 如某一技术领域内的新发明创造、某一特定技术的发展历史、某一关键技术的解决方案等。
3) 专利检索涉及的“布尔逻辑运算”。即介绍用布尔逻辑运算符, 将检索词、短语或代码进行逻辑组配, 指定文献的命中条件和组配次序, 包括逻辑运算符“与、或、非”的含义及应用示例。
4) 文献检索步骤及策略。包括明确检索需求及检索目标, 制定检索策略, 选择数据库原则, 确定检索词、制检索式, 随时调整检索策略, 输出和分析结果。
5) 检索词分类及选择方法。内容包括检索词定义, 检索词分类, 检索词选择的原则, 检索词选择的常用方法等。
上述自编资料, 不仅方便了解、熟悉和掌握文献检索的一些常识, 提高员工综合职业素质, 而且还有助于技术人员逐步提高项目研发的文献检索水平, 避免和减少漏检、误检, 提高质量和效率, 继而进一步提升文献信息采集的可利用价值。
3 效果及结论
重视文献检索工作, 有助于企业的创新发展。就企业项目研发“立项、实施、结题”各阶段所实施的“全过程”文献检索而言, 我单位已付诸实施多年, 收到了良好的初探效果。近5年来, 我单位已有17个研发项目通过了河南省科技成果鉴定, 其中, 4个项目达到了国际先进水平, 13个项目达到了国内领先水平。另外, 已获授权的发明专利达27项, 已发表数百篇科技论文, 还有多个研发项目已获得省 (部) 、市级科技进步奖。
近些年来, 项目研发“全过程”文献检索工作中所采取的一系列处理措施, 不仅为本单位项目研发“把握方向、提高起点、规避风险、避免重复研究”提供了强有力的信息支撑, 而且还有助于提高技术人员的综合职业素质, 使他们及时了解、熟悉相关领域的技术现状、发展动态和发展趋势, 为后续项目的“立项、实施、结题”奠定良好的基础, 因此, 具有可推广的实用价值。
