档案管理是基层单位各项管理工作必不可少的组成部分，档案工作对基层单位的发展发挥着重要的作用。基层单位只有重视档案工作，结合自身档案特点，管好、用好档案，为基层单位各项决策提供服务，才会促进基层单位档案工作的迅速发展。在经济社会高速发展的今天，基层档案管理工作不能再固守原来的管理模式，而应与时俱进，查找问题，发现不足，并积极寻求合理有效的应对措施，促进基层单位档案工作的健康发展。
一、存在的问题
1.归档材料不够齐全完整。在日常收集工作中，某些项目的审批文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失。一些大型的工程建设往往需要持续很长时间，如果没有专门的人员负责跟踪收集，很容易出现文件收集不全、丢失的情况，更谈不上完整归档了。非正常收发渠道的文件材料归档更加困难，诸如合同、协议、备忘录等文件材料，文书处理部门很难控制，这些材料的归档要比红头文件难得多。
2.档案整理不规范。在档案整理过程中随意性较大、分类不科学、组卷不合理、保管期限划分不准确、卷内资料漏失等现象比较普遍。此外，纸质文件和电子文件归档不配套，多数基层单位没有使用现代化设备开展档案管理工作。
3.档案保管条件落后。有的基层单位领导缺乏对档案工作重要性的认识，财力投入少，没有专人负责。有的单位甚至没有档案室，档案分散在工作人员手中。有些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到应有的作用。
4.档案利用水平低。随着信息管理的不断深入，越来越多的基层单位建立了档案信息管理系统，但基层单位建立的是文件级档案目录数据库，其在方便利用方面也存在着很大的局限性。利用者只能查到档案的目录，要查阅档案原文还需到档案室，影响了档案的利用水平。
二、改进基层单位档案管理的对策
1.建立考核机制，确保归档文件材料齐全完整。首先，要提高单位领导的档案意识，采取积极有效的措施，带动单位工作人员对档案工作的投入和责任感的提升，档案工作的质量才会得到保障。其次，结合单位档案工作的特点，制定相应的制度和考核机制。坚持档案工作统一领导、分级管理的原则，形成一个严密的管理体系，才能为文件材料归档工作提供保障。同时制定文件材料归档制度、确定归档范围、层层理顺归档职责。在制度上保证档案归档工作的顺利进行，使归档工作有章可循。将文件材料归档工作作为一个单独的考核项目纳入考评体系，明确考核内容要求和奖惩措施等。
2.开展档案宣传工作，提高基层人员档案意识。对基层单位进行档案宣传，要有很强的针对性，从宣传的内容、方法和途径都要有正确的定位，做到宣传到位有效而不流于形式。长期以来基层单位是档案普法工作的薄弱环节，再加上单位工作人员少，流动性强，疲于应付各种事务性工作，所以对档案工作缺乏必要的认识。有些单位工作人员甚至觉得档案及档案工作离自己较远，对档案的法制意识更是普遍缺乏，影响到档案工作的正常开展。对于《档案法》及档案工作的宣传，一定要注意体现亲民性和档案的亲和力，用贴近生活、贴近基层、贴近百姓的宣传内容和宣传方式来达到宣传的效果，通过宣传让干部和职工感受到档案是现实，档案是历史，档案是文化，昨天的工作记录是今天的档案，今天的工作记录也是明天的档案，在潜移默化中，真正感受到档案的重要作用。
3.加大投入，改善档案保管条件，提高档案人员素质
要保证档案保管工作专项经费，不断改善档案保管条件，引进先进技术和设备，努力实现档案管理的科学化、现代化。
只有具备过硬的软硬件条件，才能实现档案信息资源的科学管理。加强档案人员的专业培训工作，提高档案专业方面的知识和技能，掌握档案管理软件和信息化的知识，熟练运用计算机技术，并将之运用到实际的档案管理工作中去。
4.优化和整合档案信息资源，为提供利用打下基础。随着档案管理范围的不断扩大，档案的种类和数量不断增多，优化和整合档案信息资源，才能满足基层单位档案提供利用、有效服务的需要。只有做好档案的利用工作，才能扩大档案工作的社会影响，为基层单位扩大业务、拓展管理工作提供机会。所以要加大利用工作的力度，不断满足基层单位查阅利用档案的需要，为基层单位今后的发展提供参考依据。
