随着信息时代的到来,计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用,档案管理内容更加复杂、管理手段更加多样、管理水平有待提高.为了在更大的程度上提高档案的利用价值,我们要不断地在更新工作理念的前提下完善与改革相关制度,并且不断地提高工作人员的综合素质以及服务手段,为档案管理工作的可持续发展埋好伏笔.
一、档案管理工作的现状
近年来,随着社会信息化的发展,档案的数量和种类不断增加.档案管理工作存在以下问题:
(l)档案管理制度不健全.档案管理工作的现状来看,纸质档案的管理标谁在电子档案的管理过程中只有部分适用,而相当一部分不适用.所以电子档案的各项管理标谁、法规制度的建立是一个新的问题.例如:在管理技术和方法方面传统的档案完全可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况,只要对具有长期保存价值的文件,在它完成文件阶段的使命后,对其收集、整理、归档、保存就行了.而电子文件的归档,档案人员必须在文件的设计和形成阶段进行指导,承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督,否则将无收集、整理、归档可言.因此,电子文件从形成到使用整个过程涉及的管理制度、标谁要更新.档案工作者要以积极的态度极大的热情进行研究,尽快建立健全我国电子档案管理的制度、标谁.
(2)基础设施不完善,档案的信息载体的逐渐多样化、工作方式的现代化以及管理对象的数字化等因素,促使档案馆藏不断地壮大、发展.现代意义上的档案馆的建设,需要结合实际发展情况,逐渐的改革与解决现有的库存不足、档案馆的面积不够以及设施设备老化等问题,需要更新和完善技术设备、发掘与整合现有的珍贵的资源,并且对现有的网络基地的相关设施进行完善,在更大的程度上强化档案信息资源的比重,以便为社会公众提供更优质的服务.
(3)信息化水平太低.随着时代以及多媒体信息技术的发展,档案载体发生了日新月异的变化,逐渐由以前的纸质载体朝向电子、纸质共存的局面转化.但是根据相关调查,神东集团的下级单位在信息化方面的工作仍然不到位,没有引进必需的现代化的管理软件,检索的手段依然依靠的是手工,而且档案的利用率也每况愈下,这种现状严重阻碍了档案工作的创新与发展.
(4)档案管理人员的素质有待提高.主要表现在专门意义上的管理人才还比较匾乏,而且现有的管理人员大多都是兼职的,缺乏必要的专业技能与经验,难以满足档案管理工作的现实需求;与此同时,由于对档案管理工作的认识还不够充分,档案工作被贴上了附属的标签,这导致相关工作人员缺乏必要的主动性与积极性.而且他们的计算机操作能力还远远无法达到理想的水平,也就常常促使档案管理工作停滞不前.
(5)档案服务方式落后.传统的档案利用方式,如到档案部阅读档案公布件或者复制件、运用档案、参加档案展览等,尤其是档案部门运用档案原件的手段,在信息化的时代必然要发生部分性的不同的变化.全面发展的信息化改变了社会公众的生活与工作的环境和方式,促使他们更加关注信息的时效性,希望借助于信息网络以及信息系统获得所需要的相关信息.所以,手工的、被动的档案运用手段自然而然的会被现代化的管理方式所取代.
二、档案管理工作的创新途径
随着我国改革的不断深化,科学技术的迅猛发展,档案工作遇到许多新的挑战,同时也给档案工作带来了前所未有的发展机遇.这就要求档案工作必须抓住机遇,充分运用现代科学技术,对传统的手段进行改造,在档案载体、档案收集、档案传播等方面进行大胆创新.
(一)完善各项规章制度.近些年来,档案管理工作逐渐朝着自动化的方向迈进,逐渐实现了纸质档案与电子档案共同发展的模式,这就要求我们要有清晰的分类标谁,还要借助于新型的管理手段和技术,逐渐的建立健全相关管理机制,为档案事业的长足发展做好强而有力的铺垫.例如:神东煤炭集团文书档案的收集工作进行了一项前所未有的改革,档案室规定部门档案向档案室移交之前,首先向档案室移交电子档案目录,档案室根据文件目录对每份文件进行初步分类,确定档案的保管期限与分类号,当文件交来后对于在目录中不能确定类别与保管限期的文件,再根据文件内容进行二次确定.各部门按照档案要求给每份文件装订、排列、编号、再依据给了文件分类号与保管期限的目录单加盖归档章.这样既提高了档案整理的速度、又使档案室的档案专业人员有更多的时间从事其它档案管理工作;又如:神东集团在建设工程档案管理这个动态发展的工作领域.规定建设工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中档案人员进行过程管理,参加工程的验工计价、竣工验收活动,从项目筹划到工程验收,对文件材料的收集、整理、归档工作严格把关,杜绝工程结束后"补档案"的现象发生.
(二)完善基础设施.信息开发运用的重要基础就是档案的信息资源的建设,同时它也是档案工作创新与改革的基础.在创新与改革档案工作的进程中,完善档案馆库的建设显得更加重要.档案馆库应当建立起以档案信息管理中心、开发中心以及服务中心等为主干,以依法行政为原则、服务为宗旨的新型的运作模式.要在借鉴传统的档案利用的功用的情况下,构建出信息开发和数据采集的科学机制,将资源的整合作为档案工作的先导,逐步形成声像档案、文书档案、其他档案以及科技档案等共同管理的局面,而且保证纸质档案与电子档案能够共同保管.进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位,聚焦神东集团的重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作,全面推进常规归档与即时归档的相结合,大力开展神东历史资料和社会媒体对神东工作报道等方面的征集工作,为神东明天积累财富.
(三)提高信息化管理水平.在现代化发展过程中,档案信息管理系统应用越来越深入、越来越实际.档案载体的数字化、多元化以及信息存储的现代化等促使档案管理发生了翻天覆地的变化,这为档案管理工作提出了更多的发展机遇和要求.
1.档案管理信息化的发展,档案管理的信息化趋势,在一定程度上缓解了档案管理人员的工作压力,让他们有更多的精力和时间去熟悉档案管理的技能和规律,在不断地总结档案管理经验的基础上提高工作水平.借助于光盘技术以及扫描技术等增大档案的信息存储,提高档案信息的选择性、直观性以及易操作性.如:以往,档案要求"六要素"至使很多重要照片收不回来,目前要求摄影者在光盘的每张电子照片下部注上照片相关的"六要素",这样即解决了照片归档难的问题,又减少了摄影者的工作量,特别是提高了档案的归档质量.通过网络编研及多种查询手段为档案利用者提供高效、优质的服务.从而加快档案开发利用速度.
2.档案馆(室)自行开发"电子文件全文自动上传归档系统,通过下载和上传完成电子文件档案收集工作,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档.神东煤炭集团在档案系统管理上利用各单位、部门档案移交目录表进行条目导入,并计划下一步将相对应文件全文进行导入.这样减少了专业档案人员的大量手工操作,部门、单位档案工作人员输入的电子表格尤其是施工单位的大量案卷与卷内目录得到了充分利用.
3.互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,提高档案工作质量和管理水平.如神东集团39个下级单位档案室与公司档案室的档案文件目录及非保密的档案全文在所给的权限范围内通过互联网就可以查阅.
(四)提高管理人员素质.多媒体信息技术的不断发展和进步,让档案管理工作面临着更多的发展机遇和更大的挑战.作为一名优秀的档案管理人员,不仅要具备成熟的档案操作技能与知识量,而且要树立科学的信息管理的意识,对于网络信息技术与计算机技术要做到全方位的熟知.
1.档案专业人才的培养,应与社会、档案事业发展相适应.有计划地吸收和培养既具备系统的档案学基础理论知识和文化知识,又掌握现代化信息技术和基本技能;既能从事档案服务工作,又能进行档案信息管理及研究的复合型、应用型的新型人才.
2.强化档案工作者的自身学习,提高管理队伍的整体素质.随着时代的发展以及社会的进步,档案管理人员的工作面临着更多的改革要求.尤其是办公室的自动化OA系统的运用,电子政务的传输系统以及网络文件系统的迅速发展,逐渐改变了档案的工作方式与业务流程,企业档案的内容、程序、经营活动的资料、文件等发生了比较深刻的变化,这些都为档案工作带来了新的挑战.档案工作者要不断创新、转变档案管理模式和服务方式,来适应新形势,迎接新挑战.
(1)意识创新.网络经济和信息时代是一种全新的时代,创新是这个时代的灵魂,档案工作者必须不断完善知识结构,在档案工作网络化、电子化方面,要渗透创新思想、创新理念,创新实践.
(2)知识创新.档案工作具有着档案信息资源的存储、利用、采集以及传递的应用性、交叉性和综合性的特征,并且吸收了现代意义上的新型管理理念.在高度发展的信息社会,作为一名优秀的档案工作者,要具有先进的档案管理理念、新技术与新理论的创造力,、优化知识结构,从档案和档案工作的运动现象中去探索档案运动、形成、管理活动等方面的规律,学会用档案学的相关发展规律去看待问题,充分发挥自身的聪明才智,努力成为符合时代发展要求的、满足档案管理需求的优秀的档案管理者.
(3)能力创新.电子文件的传递与产生等一般都以网络环境为基础,而信息技术的更新换代和发展的速度非常的快.信息存储能力以及生产速度的增强,让档案、文件工作面临着更多的压力,档案管理者不仅要具备熟练的运用多媒体计算机技术去管理、开发档案的能力,更重要的是要注重不断地夯实与增加现有的知识储备量,并且将其转化成相关的服务于开发能力,培养自己的新技术、新理论的开发能力.从而借助于求变的能力和态度去应对新挑战和新任务.
(五)更新服务方式.信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切.传统的档案管理已经无法满足现代档案利用的需求,信息化档案管理的服务创新是目前最大的问题.借助档案管理的信息化建设,不断创新、研究档案的服务机制,扩大服务范围和服务内容,以充分开发和利用档案信息资源,发挥档案信息资源的作用,促使档案管理现代化.
1.创新服务手段,开展网上利用服务.随着内部局域网的开发与运用,档案管理工作面临着新一轮的发展生机,相关档案部门要合理的借助于单位的网站制作专属的网站,并且定期或者不定期的补充网页上的内容,促使档案的信息化管理能够在真实反映单位实际档案工作实效的同时,得到进一步的扩充与拓展,在实现便捷的网上搜索功能的前提下为用户提供更加优质的服务.神东集团档案室建立了神东档案信息网,利用互联网开展网上服务;档案工作者以神东信息网站为基础,建立了档案信息资源数据库,在网上公开部分档案目录,特别是文件全文数据库,在网站上实现电子文件的实时利用与管理,在档案管理系统上进行全文检索,实现了档案信息运用的网络化、管理的法制化、信息资源的数据库化以及服务的现代化.档案信息网成为提供档案利用服务的一种重要形式.
2.馆(室)藏档案数字化是档案服务创新的基础建设.馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案.馆藏档案数字化已不再是一个理论探索问题,而是一个如何创造条件,抢抓机遇,力争支持,这是档案服务创新一项重要的基础性建设任务.神东集团档案部门在领导的支持下已完成永久、长期档案的数字化工作.档案室与神东新闻中心密切配合,将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,为神东煤炭事业的发展进行宣传服务.
3.档案信息资源建设是信息开发利用的基础,也是创新档案工作的前提.从档案工作方式的计算机化、管理对象的数字化、服务方式的多样化、信息载体的丰富化等,都对现有的档案管理提出了更强烈的要求.现代意义上的档案馆的建设,需要不断地发掘与整合相关有价值的档案信息资源,并且不断地改革与完善网络基地设施,不断地强化信息资源的比重.所以,在档案工作的创新进程中,要不断地完善与丰富相关信息资源.
4.档案部门可以尝试在网页中通过提供数据库查询、开通电子信箱以及汇编相应的专题等手段,让档案利用者在网络平台上能够与档案馆实现迅速的通讯和沟通,进行必要的信息交流,并且在网络平台中进行有价值的咨询和询问,提高利用者的满意度,这也为档案管理工作的可持续发展提供了扎实的保障基础.
总之,创新是时代的要求,是企业发展的需要.档案工作创新要不断地更新与改善服务手段和方式,提高服务的功能和水平、.档案工作的创新有利于发挥企业档案信息资源的作用和价值,有利于促使档案事业的繁荣.档案工作者要不断更新理念,解放思想,与时俱进,有效地发挥创新机制模式,正确的处理服务和效益之间的关系,重服务、求效益.从而使档案管理工作由跟上时代发展的步伐转变为引领时代发展.
参考文献
【l】冯宝华.新时期加快档案工作现代化建设的思考【J】.南京工业大学学报:社会科学版,2004,3(4).
【2】李志强,赵海娟.对建筑工程技术资料管理的改进意见【J】.科技资讯,2008.
