档案结构是十分重要的机构,其能够为社会公众提供有用的信息,同时社会公众通过一定的方式可以从档案机构获得想要的内容,有一定的社会效益.其中档案管理人员在档案机构中发挥了重要作用,其对档案进行着分类、整理、存储、更新等管理工作.但是档案机构管理者对档案管理员管理还存在不足,影响了档案机构的正常发展,面对这种情况,档案机构管理者如何采取有效地措施进行管理是一项重要的工作.
一、档案管理员的工作特点
档案管理员是对档案机构的档案进行搜集、整理、保存、统计、更新、使用等工作的工作人员,其工作有着原则性、保密性、安全性、系统性、创新性等特点,具体体现为:
原则性:管理员对档案的管理主要是为其所在的档案机构服务的,如果别的机构或者个人要查阅、使用档案,需要经过一定的程序,获得领导批准才行.
保密性:档案管理员在档案管理中十分注重保密性,防止一些重要的档案流出,造成不必要的损失.
安全性:管理员要按照标准要求对档案进行管理,定期对档案进行检查,确保档案安全.
系统性:档案管理员要对档案的搜集、整理、保存、统计、更新、使用等工作进行系统性管理.
创新性:管理员要在日常管理中提高工作质量和效率,总结经验,进行档案信息资源开发工作,不断创新.
二、管理者对档案管理员管理中存在的问题
首先,档案机构的管理者不重视档案管理员管理工作,没有为档案管理人员提供一个有利的发展空间,档案管理员的工作特点要求着档案管理员要具有良好的综合素质,其政治思想觉悟要高,只有政治思想觉悟高的档案管理员才能够做好原则性、保密性强的档案管理工作.
其次,档案结构管理者没有严密的科学理论指导,其传统的管理方式已经满足不了现代管理的要求,在对档案管理员管理工作中没有严密的科学理论为指导,使得其在管理上存在诸多不足,例如档案管理员素质不高、档案管理员配置不合理等.
三、档案管理员管理中目标管理法的应用
(一)目标管理法
目标管理法是将目标的制订和实现作为核心,由档案机构员工共同参与制订的可行的、具体的衡量绩效的目标,在工作中通过自身的努力实现目标的管理方法.目标管理法采用行为科学理论和人性化的参与方式,由档案机构高层和下级人员共同制订具体的目标,并落实到各个部门、人员身上,激励下属自主完成目标,然后根据制订的标准进行评价,维护档案机构的正常运行,其有着参与、授权、自控、同评的特点,在档案管理员管理工作中发挥了重要作用.
(二)目标管理法的应用
档案管理工作性质很单一,目标十分明确,有利于考核目标的实施,并且外部环境对目标管理的影响不大,目标的设定没有必要适应环境的变化,而且档案管理员的工作特点决定了目标管理的适用性,档案机构管理者采取目标管理法是一项很好的措施,其参与性的特点可以让档案管理员清楚地认识到档案管理的重要性,更加明确自身的职责.目标管理法在档案管理员管理中发挥了重要作用,其应用过程为:
1.制订目标.目标管理法在实践应用中的第一步就是制订合理的目标,以科学的管理理论为指导来制订目标,将目标分解落实到每个管理员身上,明确责任,同时要确保目标间的协调性,建立完善的目标体系.
2.实施目标.目标的实施过程中,档案机构管理者要下放权力,让管理员有一定的权限,在完成目标的过程中不会受到太多的阻碍.要相信管理员,对于其完成目标的具体过程和实施方法不要做过多的干涉.但是,在档案管理员完成目标的过程中管理者要加强档案管理员的监督工作,时常关注档案管理员工作的情况,确保不出现问题,对目标期望值和实际完成值进行对比,对目标完成进行动态控制.
3.对目标完成情况评价.在档案管理员完成目标后,管理者要按照目标完成评价标准,先对其目标完成情况进行公平、合理的评价,然后再同上级进行综合评价,确定结果.
四、结语
档案的管理很重要,档案机构管理者要重视对档案管理员的管理工作,要明确管理目标,让档案管理员意识到档案管理的重要性,采用正确的管理方法,提高管理水平.目标管理法的应用提高了管理者的管理水平,带动了档案管理员的积极性,使得档案管理员对档案管理的能力得到提高,保障了档案机构的正常运行.
【参考文献】
[1]黄茜.目标管理法在图书分编中的应用分析[J].科教导刊(电子版),2013(21).
[2]刘方方.浅议目标管理法在图书分编的应用[J].北方文学,2012(6).
[3]邢艳波.谈目标管理法在档案管理员管理中的应用[J].中国管理信息化,2013(4).
