一、传统档案的特性
第一,作为传统档案的形式,纸质档案 是通过手工执笔录入的,那么这样的档案录入方式就从根本上保证了档案的原始性,它是最可靠、最真实的体现.与电子档案相比较,纸质档案在长期的发展中,已经形成了一定的科学有效机制.它保证了资料的唯一性.作为唯一的表现形式,纸质档案是不可进行涂改的,而电子档案却与之不同,是可以进行修改的.这也是电子档案的缺点之一.
第二,对于电子档案来说,它的表现必须是通过电子设备才能显示出来.不像纸质档案通过纸质进行记录保存,简单明了,便于查找.同时由于纸质档案方便简单易操作,可以被大多数使用者接受.不会受到客观因素的影响,而出现不便于查找的情况.
第三,对于纸质档案来说,它具有储存的耐久性,纸张作为档案信息的载体,不会出现使用受限与次数受限的问题.纸张主要是有纤维素构成,尽管在一定条件下会出现电解现象,但是它的耐久性是非常高的.
二、电子档案的特性
以计算机盘片,磁盘等化学磁性材料为载体的文字资料就是电子档案,它的出现是社会发展信息电子化,智能化的产物.作为记录人类活动的必要方式,档案同样受到了信息化发展的影响从而衍生出电子档案这一概念.
电子档案的优点.第一、电子档案主要是通过对所需存储的数据进行电子数据处理,从而进行储存,而一般电子档案的载体所占空间很小,且存储量巨大.现在市面上普遍通用的有 U 盘、移动硬盘等工具.它们的存储量巨大,但是占用的空间却非常的小,而且还便于携带.第二、信息化发展的多元化使得人们在文字阅读的基础上,同时可以享受到影音,图表等多种模式带来的立体化感受.对于电子档案来说,它已经异于传统的文字档案.它同样可以通过载体,对影音、图标加以出现.这一点相对传统纸质档案来说,大大地减少了档案的局限性,使得资料的呈现更加的生动具体.第三、档案异地利用的迅速准确性以及资源共享的便捷性.电子档案的储存依赖于一些移动储存装置,便于携带.同时通过网络,资源可以达到共享,不用再像以前一样对于纸质资料的重叠利用,需要相互借阅.
电子档案除了以上一些优点外,还存在一定的缺点.
第一,电子档案只能依赖于数字化设备.电子档案主要是依赖于一些数字化设备而进行的,它的存在不同于纸质档案可以直接通过纸张来表现.正式由于电子档案的存在是依托一定的数字化设备,所以电子档案对计算机的依赖也就显得尤为强烈.在这个信息化倍速更新的年代,电子计算机的日益更新速度是非常快的,那么也就给电子档案的保存带来了难题.随着计算机硬件设施的快速更新换代,电子档案的运用软件也同样更新得比较快.比如,以前计算存储可以通过磁盘来实现,但是到如今,从中衍生而出的 U 盘,移动硬盘已经让磁盘存储消失在人们的视野中,而对于办公软件来讲,Office 办公软件的版本也是一年一个升级版本.那么这一更新换代热潮就相应的对档案信息的录入造成了一定的影响.
第二,电子档案具有易更改性.电子档案具有方便快捷的特点,文字修改功能是十分强大的.虽然这为电子数据的操作带来了一定的便利,但是同时,对于电子档案来说,它也是其致命伤.由于可以对电子档案进行修改复制、删除粘贴,同时在进行这些操作以后不会留下任何痕迹.对于档案的原始性和真实性直接造成了影响.
第三,电子档案的长期储存问题.纸质档案所用的纸张是有纤维素组成的,那是可以作为长期保存的.但是电子档案的保存就会受到容量大小,存储时间、次数的约束.在早起的软盘存储时,是有次数和期限限制的,而现在 U 盘、移动硬盘的存储可能会由于存储载体自身的质量问题或者人为的遗失而造成资料丢失.
三、如何实现传统档案与电子档案的并存
电子档案的出现和运用对档案管理工作产生了很大的影响.所以,在新时代的特殊环境下,就应该对陈旧的档案理论进行丰富、改进、完善、优化.首先,应该严格的对档案进行分类界定,对于电子档案的来源、属性种类进行严格、细致的分类.以便于更加细致深入的对其进行研究.其次,在网络大环境下,网络不确定因素太多.同时加之电子档案本省存在的缺乏真实性、可靠性等问题,应该制定完善的电子档案法规、制度、对其进行保护和一定的约束.最后.对于电子档案内容应该进行重新界定,以求更好的对其进行管理.对于电子档案的形成、存储、运用等方面应该与纸质档案做出明显的区分.这种区分方式的建立,应该不只是建立在纸质档案管理上的,还应该制定出一套完整技术标准管理办法.在做好电子档案与传统档案的区分与协同工作后,最后要注意的是,对于档案工作的职业素质也应该提出改善,要让他们要抛开传统的管理方法和制度,要正确、科学的面对传统档案与电子档案的过度,并且能够很好地对其进行掌握.
四、结语
总之,传统与现代结合已经成为了人们津津乐道的话题.如何把两者的优点完美的结合也成为一个比较受关注的话题.对于档案工作来说,传统电子档案与电子档案的并存,是数字化校园建立中出现的一个重要问题.它们各具特点,但是又相互影响,相互补充.
[参考文献]
[1] 陈海英. 白城市配套改革中的电子文件归档[J]. 中国档案,2001,(5).
[2] 裴佳祺:纸质档案与电子档案同时使用的必要性[J]. 法制与社会,2008,(4).
