一、电子文件中心的产生需求及社会意义
电子文件经过近 20 年的发展,尽管国内档案界学者仍对究竟什么是电子文件中心及其与数字档案馆的关系争论不断,但对电子文件中心职能的定位是一致的.其中比较有代表性的有冯惠玲教授在《综合档案馆电子文件管理项目的功能定位》中指出,电子文件中心的最基本功能应该是长久保存和利用电子文件,其他功能都应该看作是这一基本功能的扩展.在实践方面,安微省建立的省级电子文件中心、江苏省档案馆建立与电子政务匹配的电子文件中心走在了前列并成为典型.
1. 电子文件中心使公众对电子文件的利用更稳定、更高效.电子文件作为虚拟世界的产物,其兴起与发展得益于信息技术及办公自动化的发展.
电子文件记录形式正在挑战着传统的纸质载体,一方面消除传统纸质载体文件档案利用低效的弊端,另一方面也要满足公众不断增长的信息需求,在这种情况下又会出现新的问题.由于制定电子文件的部门较为分散,电子文件生成后除了转发给相关部门遵照执行后,没有专人负责电子文件的收集、归档与保存,大量的电子文件面临删除、修改和随意拷贝等危险.电子文件的保存都成问题,更不用谈对电子文件的利用率了.这与电子文件的兴起是服务于电子政务的初衷背道而驰,由此迫切需要成立一个由专人负责的电子文件管理中心.
2. 电子文件中心使档案工作者对电子文件的管理更安全、更便捷.电子文件是使用二进制数字代码来记录的信息,它需要使用计算机来生成和读取,并可以通过通信网络进行传输.这是电子文件区别于以往其他形式文件的根本属性和重要特性.
由于电子文件的产生和使用必须依赖计算机,所以,电子文件中心一般需要采用数据库的文件管理方式对其进行存储.
二、电子文件中心建设现状
目前,国内外都已经出现了一些初具规模的电子文件中心或名称、功能大同小异的电子文件管理机构,无论是实践还是理论,我们可以看出当前对电子文件中心建设的探索都已初见成效.
1. 电子文件中心的实践现状.1988 年,美国国家档案和文件署建立了世界上第一个电子文件中心.该中心主要负责电子文件的鉴定、录入、保存、加工、参考服务以及安全保管、系统维护等业务.工作人员的主要任务是对电子文件开展存贮、保护、保密、鉴定、检索、迁移等工作.1998 年,美国又提出了 ERA 方案,拟建一个在整个文件生命周期都可以对文件进行跟踪和使用的实用自动化系统,这是美国电子文件中心建设战略目标和对策的具体手段,以此实施本国电子政务信息技术驱动多元化战略.
2. 电子文件中心的理论研究现状.随着电子文件中心建设的开展,基于实践的关于电子文件和电子文件中心的理论研究逐渐进入档案研究学者的视野.笔者以 "CNKI"为检索平台、以 "主题"为检索项、以 "电子文件中心"为检索词进行检索,时间从 2000 ~ 2012 年,共检索到相关文献3 032篇.
通过对结果进行分析,我们可以将电子文件中心理论研究现状概括为以下三个方面: 一是研究人员方面.关注电子文件中心建设的主体力量包括档案系统工作人员、高校、科研机构和企业有关人员,他们一部分重视理论研究,另一部分则注重实践中的对比与交流.尽管他们的出发点和侧重点不同,但却同样为推动我国电子文件中心建设研究的发展作出了巨大的贡献.二是研究内容方面.关于电子文件中心的研究内容,档案学者主要研究电子文件中心的内涵、类别、功能及系统构建的必要性、模式、安全等,总体来看研究内容还处在初级阶段,研究深度需要加强.三是研究地域方面.研究者主要分布在东部沿海一带,江苏省排在第一位,这也正好与这些地区实践应用走在前列相匹配.
三、面临的问题及对策
我们必须冷静思考那些亟待解决的问题,认识到目前电子文件中心的建设都还只是档案工作者摸石过河的过程,目前的理论和实践研究也仅仅是"万里长征"的第一步.
1. 研究电子文件中心建设不容忽视的几个问题.第一,我国的电子文件中心建设缺少国家级管理机制、规范的宏观统筹和理论指导.各省市的建设实践都是按照地方各自的需求从实际出发的,所以,在全国范围来看显得纷繁混乱.另外,由于没有统一的电子文件管理办法、标准,电子文件的管理工作基本处于无序状态,电子文件中心的研究工作随之也显得苍白无力.
第二,电子文件中心是联结档案部门与政府职能部门的纽带.档案部门通过电子文件中心建设融入到电子政务建设中,成为政务信息公开的窗口,也借此抓住电子档案前端控制,提高档案信息化水平.但档案部门能否在为电子政务服务、掌控电子文件的同时把握好参与尺度,不至于 "种了人家的田,荒了自家的地",还需要在实践中继续摸索.
第三,打造数字档案馆是档案馆现代化建设的目标.而电子文件中心正是数字档案馆建设的一个重要步骤,它依赖于档案信息化和社会信息化的整个发展过程.建设电子文件中心既可以拓展档案馆社会化服务功能,又可以提高档案信息化程度,为建设数字档案馆奠定基础.因此,从管理和技术角度实现电子文件中心与数字档案馆的完美对接也是我们在研究电子文件中心建设的同时不能忽略的问题.
2. 针对研究中发现的问题的相应对策的思考
第一,着眼全局,结束各地方、各单位分头探索的局面,从战略规划角度将电子文件中心建设纳入到信息化建设中来.在宏观处入手,以体制和机制上的完善带动方法体系的研究和改革.在体制上,国家应该从宏观层面上统一建立电子文件中心,加强顶层设计,以解决我国存在的体制信息壁垒.在机制上,要加强信息公开的力度,各部门要转变服务理念,不要将电子文件视为本部门的特有资源,畅通信息采集渠道,尽可能地实现信息资源的共享.
第二,电子文件是在计算机普及的条件下产生的,电子文件中心建设自然离不开计算机技术的辅助.无论是基础层面的电子文件生成、传递、利用工作,还是深度层面的电子文件安全和系统维护工作,都离不开计算机技术的支持.因此,电子文件中心建设需要更强大的计算机技术做后盾,也需要更多的计算机领域学者投入到这一伟大事业中来.
第三,如果把电子文件中心建设研究比作是一场长期而艰苦的战争,人无疑是决定胜败的关键因素.人才队伍的素质直接关系到研究开展的深入程度.培养高素质的综合型档案人才正是我们的当务之急.人才培养的依托是教育和培训,我们必须在学位教育和在职培训等方面强化电子文件管理的内容,并且要注重培养解决跨领域问题的能力,加大加深多种形式的人才交流与合作,全面提高档案从业人员的综合业务素质.
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