高校档案的信息内容是由个人或组织的力量逐步积累得到的,大多利用者想要了解的历史知识,都能通过一些档案的记载得到了解,其中大到国家的发展历程小到某个时期某个历史名人的事迹,都悉数记载,可谓人类知识的宝库.每所高校都会有自己的档案,其中就记载着学校的发展和全校师生的重要信息,随着高校的不断发展,高校档案的管理也备受关注.
高校档案的出现,象征着高校师生的智慧,记录着高校历史的发展,随着人们对于信息化档案管理的要求越来越高,加快建设高校档案信息化管理体系迫在眉睫.高校绝大多数利用档案的是学校决策者、科研人员、教师、行政管理人员、学生等,我校每年查、借阅近七百卷( 件) 并逐年增加,库存利用率达20% .全面、及时、准确、有效地为档案用户服务是档案工作的中心环节,档案信息的利用服务水平的高低成为高校管理中一个重要的标志.档案信息服务是融合多种因素和多种条件的系统工作,是建立在一定条件和管理人才、管理机制上的系统工程[1].在当今档案的馆藏多少和馆舍的大小已不是竞争的优势,而出色的利用服务才是档案生存发展的关键所在.本文阐述了目前高校档案的利用现状,并对此提出了开展高校档案利用服务的有效措施.
1 当前高校档案信息管理存在的问题
广义的档案信息资源也就是我们所说的档案,而狭义上,更多人将它理解为只能进行信息化管理的档案信息数据.在信息化高速发展的今天,高校档案资源为满足学校师生和广大利用者的需求、提供利用服务方面的能力还有待提高,众多原因羁绊着高校档案更趋完善的脚步,下面笔者就几点问题展开讨论.
1. 1 档案馆收藏资料较为单一 目前我国各高校的档案馆多以收藏校园历史、教学方针、国家政策等文件档案为主,而由于师生对信息要求的逐步提升,传统的档案已经不能够更好、更完整记录高校的信息.利用空间越来越狭小,要想进一步满足对档案利用的需求,就要全面规划档案的管理方案,完善档案馆的档案门类,在丰富其内容的同时,也将进一步提高高校档案的服务性能.
1. 2 档案信息内容停留在较浅层面 就目前我国大多数高校的档案馆信息来看,大多是对档案采取轻加工编写,有深度的档案并不多.这与高校编写研究队伍的力量有着直接的关系,众多档案信息仅限简单的检索工具,对档案进行更深层次编写的文献更是寥寥无几,这也就大大降低了档案信息的利用率和二次深层次开发.
1. 3 档案服务利用方式较落后 传统档案的利用是对档案文本的利用,途径与方法主要有提供档案原件借阅、复制品、咨询和档案信息加工品、出具档案证明、提供档案目录信息等形式来满足档案用户的利用需要.
档案信息利用服务作为一项社会活动,在许多方面都发生了巨大变化: 由单一形式的利用服务到多样性综合服务的拓展[2].现在众多高校档案管理的基础设施等条件普遍较差,经费不足或已有的设备配套不够完善,这些都是导致高校档案利用服务手段还停留在基础层面的重要因素.即使大部分高校的档案信息管理已经实现应用计算机管理,但是仍有较大的局限性,不能实现档案利用的完全网络化和自动化,也直接导致了档案内容利用效率急剧下降.
1. 4 高校档案管理人员素质普遍较低 相对快速发展的高校来说,高校档案管理人员的素质普遍偏低,大多是一些专业技术水平较低的管理人员,严重滞后了档案管理的进程.要想进一步提高档案管理层次,就要培训出适合档案管理的专业素质较高的工作人员,提高档案人员的知识素养,加强档案人员创新思维的培养,让传统的档案被动服务模式向主动向人们提供档案的服务模式迈进.
2 开拓档案信息利用服务新模式
2. 1 创新档案管理模式,开展多元化服务 创新是高校档案工作自身内在的需求与改革的需要,缺少创新,高校的档案管理就只能处于传统的服务模式,传统档案的利用只是对档案文本的利用,不能满足受众的需求.因此,要大胆创新,用全新的视角看待档案信息的管理和服务,让档案工作跟随创新的脚步往更好的方向发展.
网络技术在高校档案信息利用服务工作中的应用表现出节奏快、周期短的特点.建立数字化档案信息库,由单一手工服务向网络化服务转变.借助校园网优势,设置网上电子阅览室、开展在线咨询和检索档案服务; 与省政府 OA 办公系统连接,打造校务公开信息查阅利用服务平台,建立办事高效、运转协调、行为规范的信息公开查阅利用管理体系; 利用实物档案、音像档案信息在网上举办校史展、名师风采展、文化特色展览、科研成果展、优秀教师精品课视频等将学校发展历程展现出来.青海大学档案馆利用每年六月九日世界档案宣传日开展档案咨询月活动,为广大师生提供全方位服务; 每学年安排档案选修课程学生来馆,实地讲解档案分类、归档、编目等流程增强学生的档案意识.
2. 2 充实档案内容、完善检索工具、提高档案质量 高校档案管理部门应摒弃独立档案部门所存的工作心理与工作模式的封闭性,积极、充分利用高校内外,尤其是内部的技术与智力资源,摸索出一套适应高校特点的档案信息服务体系[3].由于每所高校都具有不同的特点,在档案管理工作上还要仔细区分开来,将本校的优势与档案资料相结合,来编制相关档案信息,根据受众对档案利用的需求,以本校档案信息为资源基础,对现有的档案资料进行深加工,让档案资料的利用服务模式更主动、更系统化,更大程度的满足资源利用者的需求.
要想真正提高档案信息利用服务的效率,就要努力建设全自动化和网络化的档案信息资源库,开展档案利用服务.建立健全档案检索体系,然后根据已有的体系创造编制更多的检索途径,以形成完整的信息检索体系,最后要分别根据不同的情况和角度去找寻受众对档案信息的需求点,再制定相对应的综合解决措施,为档案的利用服务创造有利的条件.
不同的高校其校园特征也有所不同,高校档案部门要依据本校的优势,在保证信息的真实性和实用性的情况下,增加有特色的档案资料.首先要扩大资料收集的范围,在传统资料收集渠道不变的情况下,另外拓展全新的途径,针对科技、声像、电子档案等专门档案,加大收集档案资料的力度,并有条不紊的对资料进行整理、鉴定和后期的编排,只有在档案管理的每个环节上力求完美,高校档案的利用服务工作才能更好的开展.
2. 3 加强服务"窗口"建设 档案馆要全面加强档案利用"窗口"建设,不断改进工作作风、强化服务意识、提升服务能级,随时推出一系列档案利用便民利民措施.如拓展民生档案进高校,利用专门档案开通试点和首创学生档案跨省利用.让师生能就近查到更多类别的档案材料; 将以往"你查我调"的被动服务形式转变为主动的导引服务模式.不断完善利用服务机制、改进服务,切实满足利用查阅各类档案的需求,解决师生在查阅档案过程中遇到的各种难题,提供高效优质的档案利用服务.档案利用"窗口"将继续构建完善的便民、优质、高效的档案利用服务体系,更好地服务经济社会发展和民生需求.
2. 4 采用现代化技术,完善档案利用服务工作 网络环境为档案信息更好地服务社会创造了条件,与传统档案利用服务不同,网络环境下的档案信息利用服务是一种以"获取档案信息、交流服务信息"为中心的方式,在网络环境下,档案机构必须重新审视档案信息利用服务的方法和手段,对服务进行创新,着眼于扩大利用服务范围,把以往档案工作没做到、做不到的各项服务功能挖掘和开发出来并投入使用,提高档案信息利用服务水平[4].让利用者方便地阅读档案信息,使得用户更有参与感.
建立健全的档案管理体系,对专门的档案数据库要进行合理区别和分类,要积极引进高科技设备,真正做到档案信息网络化和自动化,档案管理工作程序化和标准化,在广泛采用计算机管理档案之后,还要及时收集利用者的反馈信息,对现有的管理方式进行修改和完善.在设备应用方面,要采用存储设备扩大信息的存储量,要配备适量的复印件、录像机、照相机等设备,为后期的信息采集做好准备; 还可以利用高校的校园网对信息进行传播和储存,确保档案管理利用服务的快速性,实现档案管理为受众提供利用服务的美好愿景.
2. 5 档案人员素质的提高 高校档案人才是档案管理活动中的主导因素,档案人才资源是高校档案部门获得持久竞争优势的重要保障[5].高科技的信息管理设备固然重要,但是如何打造一支高效专业的档案管理队伍也应该被重视,具有深度的档案信息需要专业素质过硬的编制人员来进行编研.对此,高校档案管理要聘请专业编制能力较强的档案编研人员,开发管理档案资源,完成档案信息由量到质的转变,为档案利用服务的新局面打下良好的基础.
对归档资料的内容要精挑细选,除去一些特殊的文件不必归档之外,剩余所有的文件都要进行严格的筛选和编排,这就要求管理编辑人员拥有较高的专业素质,并对工作抱有一定的热情,正确看待档案资料质与量的关系,为了更好的开发更准确更真实的档案信息,高校档案的研究人员应以全面发掘档案信息的深度为标准,在管理档案信息方面不断实行新方针,不断改进在原有基础上的档案管理方案,完善高校档案管理,为高校党政管理和教学科研提供有效的信息保障.
档案信息管理工作具有一定的难度,要求档案管理人员具有雄厚的知识储量并具备专业科学相关知识,要完全掌握管理档案的现代化设备的运用,能够自主对档案信息进行有效分析.要以人本管理的理念管理人才,充分挖掘档案人员的潜能的同时要对档案人员进行多方位培训,使之具备档案人员应有的优点,为档案的利用服务体系的完善提供丰富的人力保障.
3 结语
随着高校档案信息利用服务的多元化,采用新理念来管理档案信息十分有必要,各高校档案部门应当积极响应国家颁布的有关政策,理清公众资源利用的需求,采用高科技设备,努力提高利用服务的质量; 档案人员应该积极适当变更观念,敢于创新和探索,建立完善的档案信息利用服务体系,要秉着为学校为公众服务的精神,做好档案管理工作的每一个环节,为记录高校的历史和发展提供有效的保障.
参考文献:
[1]于思琪. 强化高校档案信息服务的有效途径[J]. 成功: 教育,2011( 12) : 94.
[2]刘祥菊. 信息化环境中档案信息利用服务方式的若干思考[J]. 云南档案,2009( 7) : 16 -17.
[3]倪丽娟. 信息化背景下高校档案服务策略研究[J]. 档案学通讯,2011( 5) : 92 -94.
[4]赵屹,宋晓颖. 网络环境下档案信息利用服务创新研究[J]. 档案与建设,2013( 7) : 10 -12.
[5]郑奇茹. 浅谈新时期高校档案队伍建设[J]. 科技情报开发与经济,2008,18( 19) : 169 -171.
