随着计算机技术在我国各行业的广泛应用,数量浩繁的电子文件已经成为各级档案部门关注的主要问题.本文以笔者实践工作为例,谈谈电子文档给传统的档案管理模式带来的影响.
一、电子文档对档案工作的主要影响
( 一) 对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性.档案的原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,当事人的手稿、领导者的亲笔签名等,都体现出档案的原始性.正是由于档案的原始记录性,档案才有别于图书、情报、资料等其他信息资料,并具有法律效力.在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,其便于修改和复制的特性,使最能体现原始记录性的档案内容与形式上的特征都不复存在.
( 二) 对档案学理论的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象决定的.以往档案学理论的研究内容以纸质档案为主,电子文件出现后,档案工作的对象发生了变化,原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善.所有这些课题都应围绕电子文件展开,如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等,都将成为档案学理论研究的主要内容.
( 三) 对档案来源原则的影响
档案来源原则包括两个方面,从外部看要尊重全宗,从内部看要尊重原始顺序.要确定档案的来源,不可能仅局限于一个确切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,而必须要说明档案的原始联系,了解档案在整个生命周期中文件组合的变化,并随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则.
二、电子文档对档案工作造成影响的原因
( -) 档案人员素质不高
电子文件管理作为一种新的、涉及面广的工作,要求档案人员不断更新观念,合理调整自身知识结构,提高对计算机理论和技术知识的了解和把握能力.当前,人们对电子文档的管理和开发利用工作的重要性认识不足,专业人才十分缺乏,基础培训工作处于被动状态.
( 二) 电子文档整理不规范
电子文档只有经过科学的鉴定和分类,才能充分发挥计算机查阅档案迅速便捷的优势.如果计算机内的电子文件杂乱无章,必然会制约机检的速度和质量,影响到电子文档的利用效果.
( 三) 电子文档的保密和安全措施不够健全和完善
检察机关的电子文档具有极高的保密性,是不允许外部人员知悉的.但在遇到病毒攻击或因网络资源共享时如果处理不当,都有可能给国家造成不可估量的损失.
( 四) 电子文档的凭证作用难以发挥
由于电子文档比纸质文档资料更容易被修改,档案内容发生变化的可能性比纸质文档要大得多,致使人们难以把握档案内容的原貌.
三、解决问题的主要对策
( -) 培养一支高素质的档案队伍
要处理好电子文档工作中遇到的问题,就要培养和提高档案队伍的整体素质.一是档案人员要按照国家档案局的要求,接受相关的业务知识培训,不断更新已有知识,成为既具备计算机应用知识、又有档案管理知识的复合型人才.二是提高档案人员的英语、计算机知识水平和档案管理能力,提升档案人员的整体文化素质.三是有计划地选送档案人员到专业院校深造,分层次接受基础理论知识和档案专业知识培训,并借鉴美国经验,通过开办机读档案工作学习班的办法,使档案人员初步掌握电子文档的整理排序、信息安全、计算机病毒防治等技术知识.通过以上措施来培养一支有能力的档案生力军,以适应信息化时代对档案人员的岗位要求.
( 二) 加强电子文档管理
一是对归档的电子文档进行规范整理.首先,有选择地保留具有利用价值的电子文档,对于事务性的电子文档,使用完毕即可删除; 对需要保留的电子文档采用电子鉴定法,通过制订电子文档鉴定标准、开发电子文档鉴定软件等方法,对电子文档进行批量鉴定,以此提高工作效率,并保持鉴定标准的统一.其次,对电子文档的分类整理可借用国家归档文件的整理.第三,对同一组织机构、同一保管期限、同一级别的电子文档按文件编号的大小进行排列.
二是采取严格的保密措施.首先,采用电子通信网络系统中"双密钥码"的方法进行加密.其次,做好文档的开放与控制上网的界定工作.凡是属于公开的文档都可上网,对在保密期限的文档,可根据其时效陆续解密上网.三是保障文档的凭证作用.电子文档的凭证作用在于其原始性,要维护电子文档的原始性就要加强对电子文档的安全审理,保证电子文档不被修改和删除,其一,要重点解决对电子文档非法的访问、拷贝和打印等问题,通过设置入口密码、口令、注册登录等措施控制非法用户的访问,并通过特殊的服务措施控制用户对文件的拷贝、下载打印等行为.其二,电子文档制发单位在机内输入隐形条码,以防止电子文档被修改或删除.其三,做好防火墙的防护工作.只有符合事先制定的网络安全规定的信息才被允许通过,不符合的就要拒之墙外,以保护网上电子文档的原始性和真实性.其四,做好光盘、软盘、磁盘等电子文档的保护和安全工作,购置专门装具,创造良好的管理环境.
( 三) 加大档案现代化建设的投入
不投入就没有产出,要消除电子文档对档案工作的影响,就必须采用先进技术,购买先进设备,以新技术和新设备武装档案部门,实现档案管理的现代化.因此,应想方设法创造条件,投入必要的资金,配备先进的设备,引进有知识和能力的人才,这是使档案部门尽快步入现代化管理轨道,以适应电子文档对档案工作要求的必要措施.
电子文档对传统档案工作的影响是长期的,各级档案人员必须更新观念,立足现实,创造条件,引进先进的管理技术,培养高素质的档案管理队伍,逐步实现档案工作从传统管理模式向现代化管理方式的转变.只有这样,才能做到电子档案和传统档案管理的有机结合,有效地提高档案利用效率.
参考文献:
[1]丁栋轩,刘海平. 文书档案管理基础[M]. 北京 C 科学普及出版社,2007.
[2]陈智为,邓绍兴,刘越男. 档案管理学[M]. 北京: 中国人民大学出版社,2008.
