毕业生档案管理工作在未就业毕业生工作中起着非常重要的作用。通常来说，学生档案在其毕业之后，未签订就业协议之前，会由毕业院校转交到地方人事档案管理中心，然而，在市场就业机制不断进行的过程中，延长了一些毕业生上岗就业时间，而管理毕业生档案工作也逐渐成为档案管理人事部重点工作之一 。
一、管理毕业生档案所存在的问题
1.毕业生档案整理不规范。由于毕业生档案管理部门并不属于院校所设定的专门进行档案管理的部门，再加上毕业生档案管理相关规章制度完整性以及档案管理专职工作人员的缺乏，导致很多毕业生都存在不规范的档案管理。而最为突出的问题就是对其档案资料进行归档环节。此外，由于不熟练的档案管理业务，而且没有统一性的档案管理标准，在归档档案资料方面，档案管理工作人员不熟悉相关管理业务，最终导致出现不完整的毕业生档案资料归档。而且一些用人部门也反映，一个学校毕业的学生，却有着不同的档案资料标准，而且差别非常大，这就给企业在对毕业生选用与任用上带来了很多困难。
2.档案管理人员专业素质低下。现阶段，虽然我国有一支发展稳定的毕业生档案管理干部队伍，然而，由于这支队伍专业素质与文化程度还无法与新时期档案管理需求相适应，尤其是21世纪的现代化，对档案内容的熟练程度，深入性开发与研究档案信息人才非常少。同时再加上单位本身对于档案管理人员素质的不重视，因此其工作人员的业务培训工作也很难做到位，从而也就导致目前档案管理人员专业素质，很难对当今时期档案管理要求相符合，这一问题也对档案管理质量和管理工作的发展，产生了严重的影响。
3.档案信息开发与编制问题。很多档案管理部门为了能够升级达标，他们通常会随便挑一些工作人员对档案进行编研，导致所编研的档案质量差、层次低、利用价值小，而且实用性小，尽管一些选题与现阶段的形势相符合，但是由于过长的编研时间，而且导致其时效性的丧失，对其作用的充分发挥造成影响。
二、规范管理毕业生档案的建议与对策
1.不断适应改革新形势，进一步提高档案管理工作认识。对于一些民营、私营以及毕业生不够重视档案的现实问题，一定要加强档案宣传力度，认真做好档案管理咨询工作，通过报纸、宣传栏以及网络等形式对相关档案知识进行宣传，确保用人单位与毕业生能够意识到档案的重要性，这是对毕业生综合素质进行反映的关键环节，同时也是用人单位聘用人才的关键性依据，是定位毕业生本人的重要参考，在很大程度上影响着毕业生的生活与就业。
2.进一步加强档案管理人事代理力度，规范化管理毕业生档案。在实行市场就业机制过程中，延长了毕业生就业时间，在这种情况下，需要对毕业生人事代理档案工作力度进行进一步加强，保证人事代理充当毕业生就业保障。首先，需要不断扩大人事代理范围。在将个人代理工作做好的前提下，积极联系高校，对人事代理政策进行大力宣传，对人事代理毕业生档案工作优惠政策予以制定，实行以学校为单位的毕业生档案管理；其次，完善人事代理工作内容。全方位代理毕业生档案接收、签订就业协议、缴纳社会保险、户籍挂靠、职称评审以及转正定级等，彻底解决管理毕业生档案的后顾之忧；再次，科学规范与管理人事代理档案。根据档案管理规定，重新及时调整所管理的毕业生档案，并装订成册。而且还要重视收集与整理零散的档案材料，特别是比学生科研成果、学历、培训进修登记、就业以及论文发表等各个新纪录都要在档案中进行补充，客观、准确的对毕业生现实表现及综合素质进行反映，进一步提高毕业生档案在市场上的价值。
3.进一步开发和利用毕业生档案信息资源，构建人才储备库。其中档案信息开发和利用也就是对档案信息进行深度加工和整理，对之中所蕴藏的有价值并且和社会发展需要相适应的知识、信息进行挖掘处理，以能够最大化的被利用者所利用。这不但是提高档案信息利用率的有效手段，同时也是档案信息传递的重要方法。同样在毕业生档案信息资源中，同样也要对其信息进一步进行开发和利用，构建出相应的人才储备库，以能够促进毕业生信息的有效传播，对其提高毕业生就业率具有重要作用。其中在实施毕业生档案信息开发和利用中，首先要对档案内容进行熟悉，挑选出一些能够将毕业生实践能力与知识水平充分反映出来的相关信息，在计算机中统一输入，并采用学历、姓名、专业、年龄等检索方式，构建毕业生档案专业化信息资源库。另一方面，对业务流程以及技术操作过程进行规范。主要包括：文件处理、归档处理等必须使用统一的电子文件格式，数据接口标准以及数据安全标准等，从而确保毕业生档案的统一管理，便于档案信息使用者能够迅速找到所需要的信息，提高档案信息利用率。
4. 积极探索毕业生档案管理新模式。随着我国社会主义市场积极体制的进一步确立，我国毕业生就业机制也出现了根本性变革，使得毕业生就业渠道逐渐呈现多样性、多元化趋势，这种现象就使得在管理毕业生档案时出现了很多新问题。旧式毕业生档案管理已经不能与新型毕业生就业机制相适应，所以需要对其进行进一步的创新。首先，需要制定相关毕业生人事优惠政策，以学校为单位，对毕业生档案进行集体代理。其次，根据相关毕业生档案管理规定，对毕业生人事档案进行重新整理，并装订成册，将毕业生学历取得、就业协议、培训进修、科研成果以及论文发表等及时补充到档案中，保证能够对毕业生现实表现与综合素养进行客观、准确以及全面的反映[7]。再次，学校要全方位代理毕业生档案接收、社会保险缴纳、职称评审以及转正定级等相关工作，将毕业生对学校管理档案时所产生的后顾之忧消除掉。
5.提高档案人事管理工作者专业水平。管理毕业生档案属于一项皆为细致而且繁琐的工作，所以不但要求工作人员必须具有较高的档案管理水平和经验，同时还必须对档案管理工作具有足够的耐心。目前档案管理中专职档案人员相对来说，还比较少，所以在管理毕业生档案的过程中还存在很多问题，造成不规范的毕业生档案管理，由于这些问题普遍存在， 必须要加大档案管理人员的业务知识培训，指导其掌握相关毕业生档案管理所需知识，对档案管理流程不断熟悉，提高毕业生档案管理规范性。可以通过自学或者培训的方式形成可持续终身教育机制，确保档案管理人才在不断更新，向档案管理队伍中注入新的生机，通过学习来获取更多的知识，提高管理人员的业务素质。实行激励机制以及业绩考核等，充分调动管理人员工作的积极性。
三、结语
综上所述，人事档案中心一定要以“一切为了学生”作为人本理念，以为学生服务、为毕业生就业大局服务作为根本目标，同时以对毕业生档案效用的盘活为最终目的，对毕业生档案管理的正确模式进行积极性探索。创新改革那些档案材料归档、档案保管以及档案转递等存在的问题，建立与实际需要相符合的档案管理模式，保证未就业毕业生档案管理的规范化与制度化，同时进一步完善未就业毕业生的就业服务制度，更好的为毕业生和毕业生就业工作服务。
参考文献：
[1]李云龙.档案管理工作要与时俱进[J].山东档案，2011（5）：562-563
[2]陈瑞兰. 我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J]. 改革与开放. 2009(08) ：78-79.
[3]马娜. 浅谈新时期如何做好档案业务指导工作[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊). 2011(08) ：21-23.
