在奴隶社会时期,随着档案产生和档案机构的出现,人们开始了初步的档案管理。但生成力水平低下,科技落后,档案管理只是产生了一些十分简单的方法和手段,还未形成科学系统的制度;而到了封建社会,档案管理则有了很大发展,超越了简单的做法和手段,逐渐形成初步系统的制度和方法;1789年,爆发的法国资产阶级对于档案工作和档案管理来说具有深刻的意义,进入了一个崭新的时期,而且带动了欧洲其他国家相继进行了档案工作改革,是档案管理的面貌焕然一新;现代科技的进步和信息技术的不断发展,随之带来了大量的电子文件,冲击着传统的档案管理思想和理论,对于电子文件的管理也成了各国档案工作者思考的重点。
一、纸质档案管理的基本内容
18 世纪末到 20 世纪初的整个近代时期,可以说是档案工作发生重大变革的时期。从这一时期开始,档案工作开式独立,国家档案馆网的逐步形成,档案馆整理和分类方面,经过多次尝试,第一次根据档案的来源(即机关)提出了“全宗”的概念和“尊重全宗”的思想,避免了同一形成者的文件被拆散,档案学作为一门学科的地位最终被正式确立。这些变革的重要成果和表现产生了深远的影响,一方面极大地推进了档案各项工作的发展,另一方面也带动了其他国家开展档案工作改革。也就是说,从这一时期开始,基本上奠定了传统档案管理的各个方面的基本内容。
传统档案管理的基本内容,从狭义上来讲就是档案工作的业务活动,包括了档案收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研、统计和利用服务。但从历史的角度来看,这几个方面并不是一起出现的。总结起来的话,可以概括为两个方面的内容,即:档案实体和档案信息。
(一)档案收集与整理
由于各个单位或者组织形成的文件大都是分散的,而且数量也十分庞大,为了利用的方便,就必须要解决分散和集中的矛盾,这就形成档案的收集工作。集中收集一方面体现了档案的内在联系性,另一方面最大限度的体现了整体功能大于部分之和的效果。将档案收集起来的档案仍处于零散的状态,因此要进行系统的分类整体,为了解决档案零散和系统之间的矛盾,就出现了档案整理工作。
比如在古代东方就已经出现了简单的档案整理和分类,两河流域的泥板档案大多都是分类排放的;更为典型的时亚述国王阿树尔巴尼帕尔的档案图书馆,将馆藏分为历史(国王传记和名录等)、地理(城市、乡村、河流、山川的名录以及地区物产统计表册等)、法律(法典)、商业交易(商业契约、销售账册等)、税收贡物(税务簿、贡物清单等)、神话传说(颂词、祷文等)和科学七大类,每一类泥板都单独存放。当然现在对于一个单位而言,对档案的分类主要是依据这个单位的实际情况而定,比如说“机构——年代”、“年代——机构”等等分类的方法。
(二)档案鉴定与保管
随着时间的推移和档案的不断产生,有些档案可能会因为环境的变化而失去继续保存的必要,因此,为了优化馆藏,以尽可能小的库房包含尽可能多的历史记录,使具有保存价值的档案能够得到更好的保管,适应科学管理的需要,发挥更大的作用,就形成了档案鉴定工作。在中世纪的欧洲,就出现了淘汰公文的一些做法。档案鉴定工作比较复杂,要遵循“存真求实”的原则,并要考虑年代、社会利用等众多的影响因素。
而在保管方面,各个国家都十分重视,一般都由高级官员管理档案。如古代埃及兼管档案的官员是“最高法官宰相档案工部大臣”。保管档案的场所相对固定,有了各类专门的档案建筑——各个国家的各级档案馆,如:中国历代都有保存档案的建筑群——周时的天府,汉代的天禄阁、石渠阁、兰台、东观,唐代的史馆和甲库,宋代的架阁库,明代的黄册库和皇史宬,清内阁大库,民国时期的实录馆和文献馆等等。对于库房的管理要注意“八防”——即防火、防虫、防水、防光、防潮、防霉、防盗、防尘,同时还要定期清点等等。
(三)档案编目、检索、编研、统计与利用工作
为了便于档案的检索利用,档案编目与检索工作就出现了,编目的方式在不断地完善,在封建社会就出现了比较正规的书本式目录。传统的检索工具主要有目录(书本式目录、卡片式目录、缩微式目录、机读式目录)、索引、指南等等,同时也兼有简单的计算机检索。
二、电子文件下管理的基本内容
档案工作是一项实践性和操作性很强的管理工作,现代信息技术的发展和应用对文件和档案管理领域的影响异常全面且深刻。2002 年国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)中定义电子文件是在数字设备及环境中产生,以数码形式存储与磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。可以说,电子文件是数字信息和文件这两个概念的集合,它是既有文件特征的数字信息,又是以数字表达的文件。
对于电子文件的管理是一个渐进的过程,在此过程中,主要有两中模式,一是将电子文件和对应的纸质文件一起归档保存,即“双轨制”;另外一种就是只将电子文件进行管理的模式。在这里,我们只讨论后一种情况。要管理电子文件,还要清楚元数据的概念,对元数据经典的解释是“关于数据的数据”。具体来说,电子文件的元数据是描述文件的背景、内容、结构、生存环境,以满足电子文件管理和使用需求的数据集合。
电子文件具有系统依赖性、内容和载体可分离性、信息的可操作性等等特征,使得元数据在电子文件管理中起着重要的作用。要实现对电子文件有效而安全的管理与控制,必须依赖元数据这一有力工具。元数据可以帮助用户查询所需电子文件的属性和基本信息,在数据库中准确识别、定位和访问文件信息;可以用来建立电子文件的数据目录和数据交换中心,从而让用户可以共享文件信息、维护和优化数据对象;可以维护电子文件的信息安全,通过元数据提供的有关数据转换方面的信息以及其他相关的信息,可以保证文件的长期可读性,通过元数据提供的日志记录等信息,可以维护电子文件的信息的真实性。
从这一点,我们可以看出,要管理电子文件,除了对电子文件进行鉴定、编目与检索、编研、统计和利用服务等和传统档案一样的信息整合管理以外,重点还在于就是要管理电子文件的背景、内容、结构、生存环境等进行管理,而管理的工具则是元数据。总的来说,电子文件管理的内容是电子文件的信息和结构、背景等形式特征。
以下就以图来说明传统档案的管理和电子文件的管理:(表 1)从表1可以看出,以电子文件为主的档案管理和传统的档案管理一样都存在着实体和信息管理两个部分,只是管理的方式有所不同而已。不同的传统档案管理的重心由以前的实体管理过度到现在的信息管理;而对于电子文件而言,虽然目前管理的重点在于对信息的管理目标的实现上,但其管理重心还是主要放在结构和背景信息上,因为后者才是保证电子文件存在的基础。
因此,档案管理的基本内容就是档案的实体、档案信息以及档案的结构和背景三个方面。谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中把“文件的管理”用了大量的篇幅来讨论,可见在当时,人们就已经认识到了文件管理的重要性以及对档案管理的影响。相同的,目前是一个处于纸质文件和电子文件并存的时代,无论是纸质档案还是电子文件,它们都是对我们社会的记录,都是将记忆的延续的方式而已。
参考文献:
[1]T·R·谢伦伯格. 现代档案——原则与技术[M].档案出版社,1983.
[2]薛四新,杨艳, 黄存勋. 现代档案管理基础[M].机械工业出版社,2007.
[3]黄霄羽.外国档案工作纵横论[M].中国档案出版社,2002.
[4]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2001.
[5]徐维.元数据——电子文件管理的关键所在[J].山西档案,2000(4):11—14.
[6]时永莲,苏隆芳.电子文件档案化管理之我见[J].机电船兵档案,2007(1):52—53.
[7]GB/T18894—2002.电子文件归档与管理规范[S].
[8]张纯艳.对档案管理现状的分析与建议[J].办公室业务,2013(16).
