所谓档案,是指对历史的真实客观的记录,它客观形成,源于确凿的原始材料和历史证件。现代国外学者,特别是历史学家,对于档案史料的重视,充分证明了档案史料所具有的重要价值。而人事档案在我国,也具有悠久的编修史志的传统。无论是西汉司马迁的《史记》还是东汉班固的《汉书》,这两部我国古代的名著,编修时都大量地参阅和引用了档案史料。
人事档案管理是与我们的生活息息相关的。比如很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。有的毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。因公出国政审也必定要依据人事档案进行政治审查,如果档案材料不全,政审机构就会拒绝审查了。虽然现在很多单位可以补办新档案,但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在,势必会造成一定的损失。
1 人事档案管理当前的状况还不够完善,充分完善人事档案管理,对当前的反腐败建设将起到一定的作用。
我们的反腐败建设正在进入一个崭新的时代。各项规定与措施也在陆续出台。我们的政府也确定了清廉、节俭、高效的发展方向。而在各项规定当中,有一项备受百姓的关注。那就是,建立建全领导干部的经济财产档案。虽然这项规定还没有出台,很多细则都是在蕴酿阶段,但是却引起人们的广泛热议。
长期以来,反腐败建设之所以存在难度,其中一个重要的原因,就是因为对官员的经济档案管理存在欠缺,或是盲区,甚至就是存在空白。裸官时有逃逸,但是却广泛存在;官员可以在合法生意的庇佑下洗钱;很多官员在接受调查之前,财产早就转移了,种种不合法的渠道都为贪腐提供了实现的可能。
如果能建立健全官员的财务档案管理制度,把官员的房产、财物、存款等进行统一的调查、统计、登记、备案,这样就能从很大程度上,度绝或减少官员财产的“来路不明”,切断官员进一步腐败的源头。由此可见,档案管理工作虽然不生产物质财富,但是在一定程度上可以避免国家财产的流失。
2 人事档案管理工作之所以重要,是因为这项工作已经关乎到社会的繁荣稳定和人民的安居乐业
前不久,厦门某大学,20岁男大学生将附近学校20岁女大学生侵犯并杀害的恶性事件发人深省。而在事件发生后,警方采取措施是根据现场留下的痕迹,对女大学生所在大学所有男性师生和附近大学所有男性进行采血并进行ＤＮＡ检查,最后犯罪嫌疑人在检测之前潜逃,整个案情浮出水面并宣布告破。
试想,如果该学校和附近大学,如果在学生入学时就建立了ＤＮＡ样本档案,那罪犯可能慑于法律的威严,不敢行凶作案,也就避免了这样的恶性事件发生了。可见人事档案的管理工作的作用,还是有潜力可挖掘的。如果建立一套健全的人事档案,在很大程度上,就会减少甚至避免很多恶性事件的发生,即使发生,也可以及时有效的采取相应的措施。
3 人事档案管理对策及思考
3.1 强化档案管理意识,严格档案管理程序。首先要强化领导干部的档案管理意识,加强基础工作,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件,建立完善的人事档案信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节,它关系到个人的工资福利、职称评聘等个人利益,因此,应提高档案管理人员综合素质,提高工作主动性,从根本上确保人事档案材料准确完备并及时归档。此外,还应该建立健全档案管理制度,力求做到档案收集的齐全完整,内容真实可靠。
3.2 要严格按程序交接。人事档案的交接是一项责任重大的工作,它要求认真细致、手续严密,所以要按程序办理。档案交接手续:一是对所保管的档案进行一次全面清理与检查,做到账务相符;二是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序并及时归档;三是按档案交接要求进行移交,并在交接手续上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等,还应在移交文件上签字盖章,这样可以避免因为档案管理人员的更换过程中,出现工作上的疏漏,从而做到对交接工作负责。
3.3 创新是工作发展的灵魂,在档案管理工作中,这一点同样适用。这也是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高的要求,人事档案管理工作要适应这个要求,必须要有新的思维和新的方法。一定要解放思想,破除因循守旧观念;要与时俱进,树立服务大局的服务理念,摆正自己的位置,在发展社会事业的大环境中发展自己。
工作创新不是靠凭空想象,更不是“空中楼阁”,创新必须在原有基础之上科学地进行。我国档案工作历经了长期的发展,初步形成了一整套理论、方法和工作经验,这使得我们的档案事业得到了较快发展,并形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们当今的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根本,因此,创新绝不能抛弃这个基础,要在认真研究、总结过去的基础之上,分析现在和将来的形势,在发展过程中寻求新突破。当前,要认识到我们的人事档案管理工作仍处于初级发展阶段,在由计划经济模式向市场经济模式的转变过程中,许多问题还没有解决好,档案工作还处于受多种条件限制发展较慢,要重视这个现实,从实际出发,面向未来,围绕着如何解决现实存在的问题,在打好基础、快速发展上寻求突破。学习是创新的基础,借鉴是创新的阶梯,而创新是学习的动力和目的。
人事档案管理工作的创新既要学习本行业专业知识,借鉴本行业成功的经验和方法,还要学习和掌握相关专业的其他行业知识,要坚持“推陈出新”的原则,运用否定之否定的认识规律和批判、继承观念,在学习、借鉴中科学创新人事档案管理工作。绝不能搞虚无飘渺的创新,实践是检验真理的唯一标准,理论创新、方法创新都要经过实践检验,凡是对事业的发展有促进作用的创新,都要尝试并大力推广,并在在实践中不断完善。
参考文献
[1]《完善干部人事档案工作管理体制的管见》,邓绍兴,《档案与建设》,2008年第一期.
