1.供热企业档案管理存在的典型问题
1.1供热企业整体上对档案管理的重视程度不足
供热企业档案管理是基础工作也是管理工作,对于供热企业其他工作的开展和各项业务的进行有着是否重要的支撑作用,是供热企业社会和经济效益取得的保障。但是,以供热行业为着眼点,我们不难发现无论从供热企业领导层还是从档案管理层上看,供热企业工作存在着重经济效益和生产,忽视基础工作和档案的实际问题,并且由于宣传和教育出现不到位的情况,导致供热企业的员工对于档案管理的认知也不足,造成档案管理出现了重视范围和程度上的不足,造成供热企业档案信息资源开发的问题,形成供热企业档案管理障碍,影响供热企业档案的利用效率和效果。
1.2供热企业档案管理保密制度不严格
供热企业档案管理工作需要具有一定的保密性,是企业商业活动中的核心信息,具有一定的知识产权的性质,是企业核心的机密,对于企业生存和发展有着直接地影响,而供热企业档案管理工作如果不能得到保密制度的保障,那么会很容易造成企业核心机密的泄露,出现企业对市场的不利局面,造成巨大的经济和社会信誉损失。
1.3供热企业档案管理制度不完整
供热企业档案管理是一系列具体的管理措施构成的,例如:供热企业档案资料的收集、加工、借阅、存储和保密都应该有严格的制度作为基础,但是一些供热企业档案管理工作中存在着制度不健全、不完整的问题,出现档案原始资料堆积如山,档案信息整理不及时,档案资料缺失,档案资料被涂改会销毁,导致供热企业档案出现真实性问题,进而产生供热企业档案资料的利用价值降低。
1.4供热企业档案管理的经费保障不足
当前供热企业档案管理正在逐步走向科学化、系统化和信息化,特别在网络技术和多媒体技术广泛运用在各项工作的背景下,供热企业档案管理具有了形式和内容上的巨大改变。供热企业档案管理工作的信息化和网络化需要大量的经费保障和资金投人,而很多供热企业对于档案管理的硬件投人出现资金量上的不足,导致现代化供热企业档案管理工作的物质基础得不到保障,不能根据现代化要求和标准进行设计和建设,出现档案硬件陈旧,档案保管条件恶劣,不能适应供热企业档案管理发展的新形势。
1.5供热企业档案管理人员素质不高
供热企业档案管理人员专业能力和理论素质决定了供热企业档案管理的高低,可见管理人才对于供热企业档案管理工作的价值。当前供热企业中档案工作人员和管理人员存在素质、水平上的问题,特别在文化程度和专业知识上还存在不少欠缺,导致供热企业档案管理人员的科学知识水平、现代管理意识、档案专业水准都存在不小的差距,难于适应新形势下供热企业档案管理的发展需要。
2.提高供热企业档案管理的建议。
2.1提高供热企业对档案管理工作的重视程度
供热企业要从全面和发展的眼光看待档案管理工作,要形成对档案管理的正确认知,在增强供热企业档案管理人员职业责任感的基础上,进一步解放思想,做好意识上的转变和创新,达到对供热企业档案管理工作的重新理解和定义,为供热企业档案管理的顺利进行找到扎实的思想基础。
2.2完善供热企业档案管理机制
供热企业应该强化档案工作的责任,形成供热企业档案管理的体系,建立供热企业档案管理的机制,完成供热企业档案管理的规章制度,给供热企业档案管理工作一个可靠、可行的制度环境。供热企业档案管理机制的建立必须以明确职能、统一体系为基础,将各种供热企业档案工作整合在一起,实现同步管理、同步发展。
2.3推进供热企业档案管理的现代化
一方面要增强供热企业的档案管理意识,要求管理人员既要有高度的工作责任感,涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能适应新时期的企业档案管理工作。另一方面,供热企业档案管理人员要掌握现代化管理技能,要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。此外,供热企业档案管理工作中要利用现代化技术,减少手工操作,提高工作效率,更好地服务于社会。
2.4推进供热企业档案管理创新
一方面,供热企业专职档案人员应当重视观念更新,要一改守摊看点、仓库保管员的形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,不妨多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。另一方面,供热企业专职档案人员应当练就过硬的业务技能,适应新形势,敢于向传统观念挑战,善于提出新办法、新思路,解决新问题,勇于打破传统的条条框框和管理模式,在档案业务上有所创新。此外,供热企业专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识。作为档案工作主体的专职档案人员,如果知识贫乏、老化、单一,面对新情况、新问题就很难提出解决的办法,工作中更谈不上有所改进和创新。
因此,创造积极向上的学习氛围非常重要。专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要,把终身教育作为一种必然选择,努力学习,不断“充电”,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由供热企业档案管理人员单一专业型向多样复合型转变。
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