摘 要：随着信息时代的到来,档案管理已基本实现信息化。相对于纸质档案来说,电子档案的存储、利用更加便捷。然而,由于电子档案管理在国内兴起时间不久,在诸多主客观因素的影响下,电子档案管理在准确性、保密性、长久性等方面尚存在不足。本文即对此进行分析,并提出一系列措施,以期进一步提高电子档案管理水平。
关键词：电子档案,管理问题,优化对策
在信息技术快速发展的背景下,传统档案管理模式受到了不小的冲击,对档案管理方式进行改革与优化势在必行。如今,大部分企事业单位的档案馆已充分利用信息技术,采用电子档案的方式存储、管理档案,极大地提高了档案管理效率。然而,从实际的应用情况来看,电子档案的管理仍存在不少需要完善的地方,很有必要研究有效的对策加以解决。
一、电子档案的概念与特征
电子档案就是利用信息技术将档案文件信息存储在计算机磁盘等存储介质上,实现档案管理的电子化。与传统纸质档案管理相比,电子档案是完全数字化的,所用载体也由传统的纸质变成光盘或磁盘,属于彻底的数字化管理,不仅占据的空间少,还极大地节省了人力、物力,使档案管理的工作效率得到明显提升。电子档案还突破了传统纸质档案的制约与束缚,使档案资源管理的信息化与档案资源利用的便捷化成为可能。随着电子档案管理的深入,电子档案管理系统的性能不断提升,功能也日益强大,不仅有效解决了档案数据信息资源集成的难题,也有效保证了档案管理有关政策的顺利执行,还极大地方便了档案的后续利用,提升了档案管理的工作效率。
二、当前电子档案管理面临的问题
(一)对电子档案管理的重视程度参差不齐,难以把握电子档案的真实性。
一是部分档案管理人员观念陈旧,对电子档案的认识处于初级阶段。目前,大部分企事业单位与档案馆已实现档案管理的信息化,电子档案已成为档案存储与管理的常用形态。由于部分档案管理人员的思想观念仍停留在传统的纸质档案管理阶段,没有意识到电子档案管理的便捷性和高效,仅将电子档案管理简单理解为只需将纸质档案转换为电子形式即可。二是电子档案内容的修改相对简单,存在人为影响档案真实性的可能。就电子档案而言,极易出现删改等问题,而且在删改后也没有任何痕迹。若档案管理人员因疏忽导致信息录入失误,则会影响电子档案的准确性,而且也不易被察觉。因为在电子文档形成过程中,只有小部分工作人员愿意主动记录备注电子档案中改动的信息,甚至还有少数别有用心者故意对文档进行删改,因此电子档案的真实性与权威性必然会受到影响。
(二)档案管理的长久性与保密性不足。
目前,大多数单位在开展电子档案管理工作时遇到的一个普遍问题就是缺少清晰的管理界限。这给电子档案管理造成了不小的漏洞,也埋下了安全隐患。与纸质档案不同的是,电子档案的全部资源都具有虚拟化特点,是无形的,不像纸质档案是有形的物体。尽管很多档案管理软件具有定期自动备份的功能,但备份功能仍存在较大的缺陷,备份信息范围也不够清晰。因此,在完成备份工作后往往会出现档案内容不连续等问题。电子档案的信息管理系统也易遭到病毒攻击,这不仅会引起数据损坏,部分档案信息还会被窃取,从而导致电子档案持久性与保密性欠缺。
(三)电子档案管理软件存在安全风险。
国内各企事业单位所用的电子档案管理软件多数是根据自身需要委托开发或采购的。由于软件开发商的开发和维护水平参差不齐,档案管理软件在日常运行过程中可能会遭到计算机病毒攻击或被网络黑客入侵,导致电子档案被复制、破坏或盗取等安全隐患。除了软件自身可能存在的缺陷外,还有一个安全隐患就是部分档案管理人员尚未养成及时备份档案信息的习惯,一旦人为操作失误,可能造成电子文档丢失。
(四)电子档案存档格式暂未建立统一标准
各单位在处理电子档案的过程中所用方法不尽相同,电子档案存档的格式也存在明显差异。若是需要更换软件,可能由于档案管理软件存在不兼容的问题,在信息转化过程中可能因为解读差异而引起失误。
三、新时期提高电子档案管理质量的对策
(一)重视档案管理队伍建设,提高档案管理的专业化水平。
首先,各单位与档案部门应纠正对电子档案管理的认识偏差,真正认识到这项工作的意义,并加大对档案管理部门的人力和资金投入,健全电子档案相关规章管理制度,做好制度保障。同时,适度提高档案管理人员的入职门槛,从高校、社会上吸纳更多优秀的档案专业人才。针对在职的档案管理人员要定期开展档案业务培训,并加强职业道德教育,以促使档案管理人员专业素养的提升,进而提高电子档案管理效率。
(二)健全相关法律法规与管理制度。
电子文档的特殊性使其在管理过程中极易因为各种原因造成信息丢失或更改。尽管可以研发出功能更完备的档案管理软件尽量避免档案管理中的失误,但却很难从根本上消除电子档案管理中潜在的各种隐患。为此,建议政府档案管理部门从法律层面加以约束,健全电子档案管理的相关法律法规,为电子档案管理提供法律保障。同时,各企事业单位也需要结合自身情况完善内部管理制度,确保电子档案信息的真实性与原始性。
(三)采用数据格式标准统一的软件,严格按规范开展归类整理工作。
目前不少单位在开展电子档案管理工作时仅对文档信息作简单的电子化处理,并未认真考虑自己所用软件格式是否合理,因而电子文档格式不统一的现象较为普遍。不同的单位之间甚至单位内部尚未采用统一的电子文档格式,一些单位内部不同部门间也存在格式不兼容的问题。这给档案管理的对接工作增加了不少困难,信息也不易实现有效利用。因此,应尽量选择格式一致的软件进行电子档案管理,同时从档案录入开始就实施动态跟踪管理,以便及时察觉问题。
(四)加强电子档案的安全性管理。
电子档案虽具有不可消耗的特性,但基于各种主客观因素的影响,档案信息也容易损坏或丢失,可能给单位的档案管理造成严重影响。对此,要加强电子档案的安全管理,定期对电子档案进行备份。随着时间的推移,计算机中可能还会产生大量没用的文档信息,也易引起误删或误用文档的可能。为此,必须定期对存储设备进行检查与维护,按时对软硬件进行更新升级,确保电子档案管理软件及存储设备能够正常运行。此外,可借助相关技术手段加强电子档案的安全管理,如运用网络防火墙、身份验证、数字签名、读写权限设置、杀毒软件等措施防范电子文档被非法访问或随意篡改。
总之,在网络信息技术快速发展的今天,档案管理信息化已成为必然趋势。虽然电子档案的管理目前还存在种种问题亟待完善,但相对于传统纸质档案,电子档案管理在多个方面均具有优势。为此,相关单位与档案管理部门应细致分析当前电子档案管理存在的问题与原因,结合自身实际逐步完善电子档案管理制度,加强档案管理人员的教育培训,不断提高电子档案管理水平,使电子档案在国民经济建设中发挥出应有的社会价值和经济价值。
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