摘要：档案管理是企业管理的重要构成部分,企业档案管理水平在一定程度上影响这企业的经营管理活动。做好档案归档工作是提升企业档案管理水平的重要前提和基础,只有做好档案的及时、准确以及完整的归档,才能在企业后续经营管理工作对其进行相应的利用。但是在企业管理实践中企业管理者对于档案管理工作不重视,各部门对于相关档案归档不及时,甚至丢失、缺损等情况也时有发生,导致档案归档工作受到严重的影响。文章简要阐述提升企业档案管理归档率的必要性,分析当前影响档案归档率的主要因素,并具体探讨提高企业档案管理归档率的措施。
关键词：企业,档案管理,归档率,必要性,措施
企业档案主要指的是企业在经营管理过程中所形成的相关信息材料,包括人事档案、财务档案、项目资料、企业发展规划等等。这些档案资料对于企业的经营管理活动具有一定的指导意义和利用价值,而发挥档案资料的指导作用以及利用价值的前提是要保证档案及时归档,这就涉及到我们所探讨的档案归档率的问题。在当前形势下,企业档案类型、数量以及档案形式增多,企业如何做好档案资料的有效管理以及提升档案归档率是企业档案管理人员应当着重思考的问题。
一、提升企业档案管理归档率的必要性
企业档案管理工作的核心内容是各项档案资料,而档案归档是企业档案管理工作的首要内容,只有档案资料及时、完整、准确的归档,档案管理人员才能进行档案分类、存储以及调阅等后续一系列工作[1]。也就是说档案归档是档案管理的重要前提,同时也是后续调阅档案、利用档案的前提,如果企业各部门不及时将相关档案资料归档,由档案管理人员进行分类管理储存,则在企业后续经营管理过程中就面临这无档案可调阅、无档案可参考的局面。因此,强化企业管理者对档案管理工作的重视,提升企业档案归档率是档案管理工作的重中之重,企业管理者应当不能只着眼于当下,要用发展的眼光看待档案归档工作。
二、当前影响档案归档率的主要因素
(一)企业管理者对档案管理缺乏重视
在企业管理实践当中,企业管理者大多注重企业的生产经营,关注点主要集中在企业的发展、经济效益以及具体的项目上,对于档案管理工作缺乏重视。正所谓上有所好,下必效焉,管理层缺乏重视就导致企业内部各层级、各部门对此也不够重视,对于一些资料不及时归档,甚至出现档案丢失、损坏的情况,这对档案管理工作造成了极大的影响,也是档案归档率不高的重要因素之一。
(二)部分档案资料归档难度大
随着信息技术的发展和普遍应用,目前在企业经营管理活动中深入应用了信息技术,这就导致企业档案载体形式发生了新的变化,不但存在纸质档案资料,同时也有电子形式的档案。在某些方面可能存在纸质档案与电子档案混合的情况,这就导致档案归档的难度进一步增加,在档案归档过程中可能出现两种形式档案只有一种归档的情况。此外,企业的科研档案资料归档难度较大,由于科研是一个长期的过程,在此过程中不断产生新的档案资料,归档持续时间过长,很可能导致档案缺失[2]。
三、提高企业档案管理归档率的措施
(一)提升企业内部对档案归档工作的重视
首先,企业管理者要加大对档案管理工作的重视,引起企业内部各层级、各部门对档案资料的重视,自上而下普遍注重档案归档工作,从而促进档案归档率提升。其次,要在企业内部宣传档案归档的必要性和价值,引起企业内部员工的高度重视,普遍认识到档案的重要性,从而促进档案管理工作的有序开展。
(二)完善制度建设
档案归档难度大,归档率低的重要因素就是企业内部制度建设不完善,针对这种情况,企业内部要制定完善的档案管理制度,明确规定在企业经营管理过程中有哪些档案资料需要归档,对于各类型的档案要划分级别,尤其要重视一些重要档案资料的归档,比如企业科研档案、企业发展规划等。同时要明确各类型档案归档的期限,通过明确的制度保障档案归档工作顺利进行。其次要建立档案管理问责制,企业管理者要定期询问档案归档工作的详细情况,对于未及时做好归档工作的情况要进行问责,明确未及时归档的原因,追究相关人员的责任。
(三)完善档案归档方法
鉴于当前档案的载体形式多元化,档案类型多元化,企业档案管理部门也要适时的 创新档案归档方法,针对不同类型、不同载体形式、不同渠道的档案资料采取不同的归档方法[3]。对于电子档案可以通过企业内部网络传输,然后妥善进行存储,对于纸质档案要及时催促相关部门及时送交档案管理部门,并按照档案级别进行存放。以科研档案为例,关于电子档案可以由科研部门整理成电子文件形式进行传输,档案管理部门接受分类存放,关于纸质档案在归档的过程中要认真检查并进行编序,然后存放,避免档案资料缺失、错漏。
(四)强化信息化建设
以往企业档案归档率不高的一项重要因素就是档案归档工作比较繁琐,企业在经营管理过程中会产生大量的档案资料,部分档案涉及内容较多,需要进行整理才能归档,并且纸质档案也容易丢失、损坏。因此,要强化企业内部的信息化建设,除了少部分重要的档案资料之外,其余资料可以以电子文件的形式归档储存,这可以极大的便利企业各职能部门以及档案管理部门的工作。只需要将各项文档资料在计算机中进行整理,然后通过网络进行传输即可,省去了中间各项繁琐的环节,有利于档案归档工作的顺利进行。
结语
综上所述,档案归档工作不仅涉及到企业档案管理部门,同时也需要企业各层级、各部门的共同参与,企业管理者要加强对档案管理工作的重视,并完善相关制度建设,企业内部要积极宣传归档工作的重要性,全面提升档案管理归档率。
参考文献
[1]曾秋.强化重点建设项目档案管理提升归档率措施分析[J].办公室业务,2016 (13).
[2]吴佳怡.科研档案归档管理中的问题及对策措施[J].城建档案,2019(01).
[3]张宝燕.办公室档案管理效率的提高措施思考[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(7).
