摘 要： 在大规模人才流动情况下, 人事档案管理工作出现混乱。利用传统方法对海量无序档案资料进行分类时, 存在准确性差、速度慢的问题。因此, 需要对人事档案管理工作进行改进, 对人事档案管理的关键技术进行简要介绍并分析其工作原理, 分析人才流动对人事档案管理的影响, 并对当前人事档案管理方法进行改进。与传统方法相比较, 改进后的档案管理工作分类准确性高, 分类速度快。改进后的人事档案管理方法为实现大规模人才流动下档案资料的有序管理奠定了基础。
关键词： 档案资料; 人才流动; 人事档案管理;
随着时间的推移, 我国企事业单位、党政机关部门的档案资料数量与日俱增, 组织形式也变得越来越复杂, 尤其在人员频发变化中, 在这些海量无序档案资料中寻找出有价值的信息或数据无异于大海捞针, 因此许多分类手段应用而生[1]。在众多分类手段中, 人才大规模流动的前提下, 基于贝叶斯算法的分类系统是应用最广泛的, 但是随着越来越多的无序档案资料的出现, 该系统也开始无法满足企事业单位、党政机关等部门的实际需求[2]。因此不断创新人事档案管理的方法对促进企业的发展有着重要意义。
一、人事档案管理的关键技术
在人事档案管理中, 数据分类是数据挖掘中的重要组成部分。数据分类的方法很多, 其中决策树分类具有以下优势, 如:分类速度快;构建简单, 便于理解, 能快速地转换为SQL语句来实现;相对于其它方法而言, 决策树分类同时也可以得到较高的精确度。一个完整的决策树主要是由各个节点相互连接而成, 其中每个节点代表对某个分类属性的一次测试, 最后连接组成一条边, 即决策树的树干, 每条树干就是一个分类结果, 而树干上的叶子则代表某个类或者类的分布, 枝干与枝干之间连接的地方则被称为节点[3]。
二、人事档案管理工作原理
根据上述对决策树组成分析, 海量无序档案资料的分类过程如下:首先对档案资料进行预处理, 然后将其通过模型表示出来, 并进行词频统计, 最后得到分类结果。图1为人事档案资料分类系统工作原理。
图1 人事档案资料分类系统工作原理
三、人事档案管理分析
通过人事档案资料分类的工作原理介绍, 把基于决策树的海量无序档案资料智能分类系统结构大体分为三个线程, 线程1用于采集档案资料数据包, 并将其存入到singleton类型的缓冲区中, 然后通过线程2读取档案资料数据包, 并对其进行预处理、分析以及选取数据特征, 选取完成后, 马上进行线程3操作, 根据档案资料数据特性建立决策树, 分类档案资料, 并将其存入数据库中, 以便用户随时进行查询。总体架构如图2所示。
图2 人事档案管理总体架构
四、人才流动对人事档案管理的影响
人才流动已经成为了当前社会发展的趋势, 合理的人才流动会帮助人才获得更好的发展空间。但是, 人才的大规模流动, 给人事档案管理工作带来了要种影响, 不利于人才的培养。因此, 需要对人事档案管理进行改进。
(一) 对人事档案收集的影响
人才的大规模流动, 影响了人事档案的收集工作。因此需要对人事档案收集工作进行改进[4]。人事档案收集主要作用就是利用对某企事业单位或党政机关部门的当量杂乱无章的档案资料进行收集。其工作是实现档案资料分类管理的基础环节, 是决定档案存在和发展的前提条件, 在整个工作中具有重要作用。选取型号为AW1900-TS42的清华紫光扫描仪对档案进行扫描, 然后利用Dj Vu技术对档案资料进行压缩, 压缩成各个数据包, 并将其存入到singleton类型的缓冲区中, 等待下一环节的处理。
(二) 对人事档案处理的影响
由于大规模的人才流动, 对人事档案收集工作进行了改进, 因此需要对收集完成的海量无序档案资料进行初级处理和二级处理。
初级处理包括删除、修改等操作。随着时间的推移, 这些大量无序档案资料中有的会失去时效性, 没有了分类保存的价值, 如果把其编入系统不仅会占用大量的储存空间, 还会拖慢系统运行速度, 因此需要利用系统JSP页面对其批量删除;而在这些大量无序档案资料中, 有的极其重要, 但是在这部分资料中存在缺失或部分内容错误等情况, 就需要通过系统档案数据修改页面对其进行改正。
档案资料的词汇量都是巨大的, 用专业术语可以描述为:档案资料的向量空间位数大。因此, 需要过滤掉档案资料中没有信息量或信息量低的词汇, 以便提高分类器模块的运行效率, 降低系统计算复杂性。这也正是档案资料分类的难点, 对于未经处理的特征空间来说, 一份档案资料就拥有无数个高维空间, 这在无形中会拖延分类算法的计算速度和准确性。所以, 要想对海量无序档案资料进行有效分类, 就必须对其进行精简, 即对档案资料中的特征进行合理地选择, 仅保留能够正确代表档案资料所属类别的紧密关联的特征词, 重新组合成新的特征词集, 以便达到降维的目的。到目前为止, 已经出现了很多词汇特征选取方法:如文档度法、X2统计法、信息增益法、词强度评估法、互信息法等。
选用互信息法来选取档案资料中的词汇特征项。互信息法原意是用来表达信息之间的关系, 而应用到特征选取中, 则是用来表示词条与类别之间的关系。采用互信息法进行特征选取时, 需要进行一个假定前提, 即在一个类别中出现频率高, 但在其它类别出现频率低的词条与该类的互信息比较大。
五、结束语
综上所述, 档案资料记载了一个企事业单位或党政机关部门发展历程, 是获取重要信息的来源。但是面对海量无序的档案资料, 人们很难从中快速查找到自己想要的信息。因此需要对人事档案的管理进行改进, 本文提出的改进方法有效提高了人事档案资料分类的准确性和速度, 为档案资料的分类管理建设奠定了技术基础。
参考文献：
[1]陈奎武.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].办公室业务, 2014 (12S) :108-108.
[2]张军.基于流动人员的人事档案管理研究[J].企业家天地 (理论版) , 2011 (5) :78-79.
[3]李艳红.人才流动背景下人事档案管理问题探讨[J].山西青年, 2016 (21) :83-90.
[4]练汉雄.浅议基层流动人才人事档案管理存在的问题及应对措施[J].商, 2015 (40) :44-44.
