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【题目】
大数据背景下档案信息化建设探析
【第一章】
大数据下给档案管理带来的挑战研究绪论
【2.1 2.2】
档案数据资源体系的变化
【2.3 - 2.5】
档案安全保障体系的变化
【3.1 3.2】
健全方便人民群众的档案利用服务体系
【3.3 3.4】建设为民务实高效的档案行政管理体系
【结论/参考文献】
大数据下档案管理发展研究结论与参考文献
3.3三位一体防护，建立确保档案安全保密的档案安全体系
安全责任重于泰山。档案资源安全是档案管理工作的重中之重，关系到党和国家及人民群众的根本利益。大数据时代，社会环境和网络环境对档案资源安全的威胁日趋严重，为消除潜在风险保障档案资源安全，档案部门要建立起“物防、人防、技防”三位一体的档案安全保密防护体系。
3.3.1物理防护
物理防护是档案安全的基础性保证。档案建筑是承载档案的载体，是守卫档案安全的第一道屏障。档案部门在加快档案馆建设时要把建筑的安全摆在首位，改善入馆档案的保管保护条件。
第一，推进各级国家综合档案馆安全建设。国家综合档案馆是统一保管党和政府机关档案的部门，是永久保管档案的基地。各级国家综合档案馆依法集中接收、管理本级党政机关、企事业单位、社会组织的档案和政府公报等政府公开信息，是国家宝藏的储存场所，档案馆建筑安全的重要性不言而喻。因此，档案馆的建设要遵循科学选址、标准设计的原则，在设计之前要对选址进行安全评估，避开自然灾害多发的危险地段，如地震带、洪涝多发区、山区；建筑的质量是保障档案安全的另一个重要方面，档案馆要依照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等规范楼堂馆所建筑建设文件，把档案馆建设成质量可靠、面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷、节能环保的现代化档案保管基地，为档案筑起“安全巢”,不让每一份档案无藏身之所，不让每一份档案身处危险之地，切实消除“无库馆”、“危房馆”现象。
第二，改善档案保管保护条件。档案保管保护条件的改善是档案长久保存、长期可用的重要因素。档案保管保护条件主要指档案保管硬件设施的安全，改造或新建、扩建的档案馆，要严格按照规范和标准建设，采用先进的安全技术、设备和材料，档案库房安装视频监控、自动报警、自动灭火、温湿度自控系统，达到档案馆安全测评标准，提高档案库房安全防灾等级，定时对档案保管保护专用设施设备维护和更新，定期对档案进行检查，及时发现并排除隐患，让每一份档案都有安全的栖息地。
3.3.2人防战略
人防战略是档案安全的重要盾牌。从信息化时代到大数据时代，科学技术的发展促进了档案管理工作的进步，也对档案工作者提出了更高的要求，档案安全与否就在档案人的一念之间。在外行人看来档案工作轻松简单谁都能做，“一入档门深似海”才是档案人的真实写照，档案工作者要用责任和行动扞卫档案的安全。
第一，完善档案安全责任到人制度。安全管理主要是控制风险降低损失，档案安全管理制度能够有效预防、及时处理和妥善解决档案工作中的突发事件，维护档案工作正常秩序。首先要健全档案安全责任制，单位一把手握兵权掌控全局，对档案安全全权负总责，责任细分到各科室各人头上，尤其是要对信息化科室严加要求，形成“档案安全人我有责”的氛围；其次要健全档案安全应急管理制度，档案应急管理是档案安全管理的第一大步，事关档案安危存亡，档案部门要严阵以待，成立以单位一把手为头的档案安全领导小组，领导全体档案工作者对档案工作八大环节的每一个环节可能存在的安全风险和可能出现的安全纰漏进行大胆预测、小心分析、深入研究，从而得出结论，形成与工作环节相对应的档案安全应急管理制度以指导工作。最后，在大数据时代，需要重点加强对档案信息的安全管理，制定档案机密信息保护制度、档案信息安全审计制度、档案信息安全共享制度等，从制度上防范档案安全风险。
第二，建设档案大数据人才专业队伍。一是专业知识素养。档案管理是一门专业性和实践性很强的工作，大数据时代聘任要真才实学的档案学专业学科背景的人才，他们扎实的档案理论基础知识和过硬的档案业务实践能力，懂管理精业务，能打开档案事业发展的格局，带领档案事业向前发展。新时代对档案人才的综合素质要求更高，不能只专其一，需要通过教育培训和自学不断提升工作能力，学习跨学科领域的综合知识，如计算机知识、互联网知识、大数据知识、产权保护知识等等。二是重人重岗重责。档案部门要安排高度认真负责的人员从事档案工作重要岗位，各单位档案室要安排在编人员从事档案工作，一方面是他们对档案更加专业对工作更加敬业，另一方面防止因人员流动发生档案失泄密事件。三是变身“数据科学家”.Gartner公司预测，到2015年大数据将在全球创建440万个工作岗位，其中有190万个工作岗位将在美国，来自麦肯锡公司的预计显示，美国到2018年深度数据分析人才缺口将达14万~19万人，能够分析数据帮助公司获得经济效益的技术及管理人才有150万人的缺口。①大数据时代到来创造了新的工作机会，提供了大量新的工作岗位，但拥有数据分析技能的专业人员严重短缺，造成供需严重失衡。从目前看来，档案部门想要在大数据战斗中招揽到数据分析人才机会渺茫，需要自寻门路。因此档案工作者要跟进时代潮流，勇于自我蜕变，努力从“一把锁服务员”向“数据科学家”进阶，提升综合技能，具备对数据的提取与综合能力、统计分析能力、数据洞察与信息挖掘能力、开发软件能力、网络编程能力、数据的可视化表示能力六种能力，为档案工作赢得一片天。
3.3.3技术防御
技术防御是档案安全的关键手段。档案部门要借助大数据时代的信息技术优势，建立档案信息管理系统安全保密防护体系和实行重要档案异地异质备份保存来维护档案安全。
第一，建立档案信息系统安全保密防护体系。对接收进馆的电子档案进行严格审查，检验电子档案的存储载体及内容，从源头上把关；严格检验电子档案的存储的应用系统、计算机、网络等软件设备的安全等级，确保电子档案长期存储安全系数；加快档案数字化工作，有能力的单位最好自己独自完成档案数字化工作，没条件单位的可以借助社会力量的参与，但严格审查档案数字化外包管理中介资质，选择合法规范可信度高的外包公司，做好服务外包工作的安全检查，并对数字化工作的全过程进行视频监控，杜绝外包单位盗取档案信息；对上网共享档案进行严格审查，依据国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密，保护档案用户个人隐私不被侵害。
第二，建设档案大数据存储备份中心。档案数据库的开发使用大大节约了档案库房的容量，提高了档案管理利用的效率，但单位数据库的存储容量毕竟有限，大数据时代档案部门面对巨量档案资源的存储问题，必须走改变存储方式来提高效率节约成本的道路。大数据技术拥有强大的数据处理和存储能力来实现档案资源存储备份管理。陕西省西咸区的沣西大数据产业园就是国内首家专业大数据产业园区。根据建设规划，沣西大数据产业园将实现数据的规模化集中吞吐、深层次整合分析、多领域社会应用、高效益持续增值，成为国家政务资源后台处理与备份中心、国家级大数据处理中心以及国内最大的信息资源聚集服务区，已有中国联通、中国移动和中国电信以及全国人口数据处理与备份中心等项目陆续入园。①档案部门要想对档案资源进行全面掌控，可以考虑在大数据产业园区建立一个档案资源备份中心，既能保证档案资源的安全，又能将档案资源集中起来管理、开发和服务利用。
第三，重要档案异地异质备份保管。档案安全主要受到主客观因素的威胁，从主观上说档案制成材料质量易随时间环境而弱化，如纸质档案存放越久越容易纸张脆化字迹模糊，电子、光盘、硬盘档案等特殊载体保存年限尚不明晰，客观上多发的自然灾害和人的行为也在威胁档案的安全，重要档案处于水深火热之中。为保证档案的安全存储和长期可读，需要定时检查实时备份以降低安全隐患。汶川特大地震中，北川档案馆2 万多卷档案没有异地异质备份而永久的消失了，是档案部门没有做好备份工作的惨痛教训。异地异质备份是大数据时代档案安全和真实得到双重保障的防护手段，异地备份是相对于保管地点而言的，异质备份是相对于保管载体而言的，都是档案免遭破坏而丢失的一种保障。国家档案局推行的电子档案容灾备份体系、电子档案容灾备份中心、馆际间跨区域互建档案备份库的建设就是从技术上、管理上切实保护档案安全的有效举措。例如云南省的147 个档案馆全部建立重要档案异地异质备份制度，北京市也建立了本地、同城、异地备份体系。档案部门要对党政机关、企事业单位、社会组织、家庭个人的重要档案实行异地备份保管，对重要的电子档案实行异地异质备份保管，有条件的可以将二者有机结合，尽可能采取多个场所、多种载体的备份形式，保证国家记忆不出现断层。
3.4强化行政能力，建设为民务实高效的档案行政管理体系
档案行政管理根据国家各项建设事业的需要，对全国的档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动，是国家整个行政工作的重要组成部分。①我国档案行政管理实行“局馆合一”模式虽然精简了机构，但使档案行政管理一直都呈现出事务性较强、行政性较弱的状态，与其他党政机构相比，显得“人微言轻”②。档案行政管理体制的优劣与档案事业发展成败紧密相连。大数据时代的到来，我国又正处在全面深化行政体制改革推进国家治理现代化阶段，为档案行政管理体制机制的变革和完善提供了契机，档案行政管理机构要切实转变行政职能、强化行政执法水平、提高业务指导水平、加强与机构之间的合作，建设好为民务实高效的档案行政管理体系。
3.4.1转变行政职能
档案行政管理一直是档案部门的弱势，行政能力不强工作开展就比较被动，社会地位也凸显不出来。有人说档案行政管理基本上处于“想到哪就管到哪”,事实上是哪也没管到，哪也管不住。大数据时代，档案部门必须正确认知局与馆各自的职能范围，要善于借助社会力量逐步放开服务“大包揽”方式，切实转变行政职能，提高行政管理能力。
第一，明确档案局、馆性质。党的十四大确定了全国机构改革的目标是“转变职能、理顺关系、精兵简政、提高效率”,在此形势下，档案部门实行“局馆合一”的机构改革，这个体制自1993年沿用至今。“局馆合一”从表面上看是撤消了一个机构，实现了精简机构的目的，但其使本来简单的机构复杂化，导致档案局、馆体制混乱，局馆性质不明、职能不清。其实无论什么样的组织单位，首先就要明确性质，明确所担负的职责职能，工作才能顺利开展有序进行。大数据时代，档案部门亟需理顺档案管理体制，改变局与馆性质、职能混乱无序的现状，各级档案行政管理部门的职责是依法统一监督指导本行政区域内党政机关和其他事业单位的档案工作，各级国家综合档案馆的职责是依法集中管理本级党政机关和其他单位的档案，档案局的行政事务和档案馆的管理事物要严格区别开来，确保分工明确、各司其职，挺起档案行政职能的腰，树立起档案行政管理的威严。
第二，借助社会力量改变服务方式。档案部门性质明确了，档案局主行政、档案馆主管理的职责就分明了，不能再紧紧抓住档案整理服务“大包干”不放。档案部门主管行政与管理去了，档案整理服务就需要寻求新力量的加入，社会中介力量乘势而起乘盛而入。社会力量参与档案事务是市场经济发展的必然趋势，档案部门要顺应时代发展和自我职能转变需求，积极引导社会力量参与档案服务工作，要把社会力量参与档案事务活动作为档案事业发展的重要补充形式，发挥档案学会、档案学术交流机构这些社会组织的协同作用，积极扶持与档案有关的咨询服务业、信息开发业、软件行业、网络公司以及档案用品制造业、档案文化教育服务业的发展；档案部门要规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务活动，帮助开展社会宣传和服务，增强档案中介服务知名度和影响力，通过他们专业档案整理团队达到既完成了档案整理工作，又能在督查管理档案工作中提高档案行政的权威性的目的。
3.4.2强化行政执法水平
行政执法能力是衡量档案行政管理部门行政权威的重要指标，也是检验档案法律法规效力的重要表现。大数据时代，档案部门要从法律制度、法制队伍、执法力度三个方面来提升执法能力，强化执法水平，提高执法地位。
首先，完善法律制度。《中华人民共和国档案法》是开展档案工作的依据和准则，是档案领域的“宪法”,让档案管理有法可依，随着经济社会的发展，档案法也存在与档案工作新形势新任务新要求不相适应的问题，需要对原有的内容进行及时修订和完善，比如确定档案人的权利与义务。电子档案大幅增长，电子档案如何规范归档与妥善管理的法律法规却没能及时出台，留有许多空白，档案部门没有法律依据就无法对党政机关和社会组织等产生的电子档案进行有的执法监督。因此档案部门要想在档案执法检查中掌握主动权话语权，就要提高法制意识，尽快制定并出台规范电子档案管理的法律法规，比如网络信息归档选择依据，海量电子文件数据的存储、电子档案异质异地备份操作等，让档案部门对电子档案依法行政可以有法可依。
其次，加强法制队伍建设。党和政府部门要为档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件，提高其执法监督指导能力，人大、纪委、法制办等法力强势部门要为档案行政执法出谋划策，成立联合督查小组，提高档案执法效力。档案执法人才是档案执法的关键，档案部门一般都不具备懂法律的专业人才，这是大数据时代档案部门“以法治档”的执法困境。为完善科学依法决策，提高行政执法效能，推进档案法治建设，档案部门可以借用法律外援支持，采取聘用法律顾问的方式来加强档案法制队伍人才建设。法律顾问法律专业知识强，可以为档案部门制定或修改档案法律法规提供专业意见，依法行政提供法律参谋，规范和监督行政执法活动，维护档案部门执法权益。
最后，加大执法力度。档案行政管理部门要加强对档案工作的监督检查，对各类违反《档案法》的行为，特别是将应归档文件据为己有或拒绝归档的，或造成档案损毁、丢失的，要依法追究有关单位和人员的责任。《档案管理违法违纪行为处分规定》就是专门针对档案管理中出现的违法违纪行为制定的处分规定，有档案管理违法违纪行为的个人单位企业，领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。《规定》的出台一是对原有的处分规定细化，补充新的违法违纪种类，是我国多年来依法治档实践经验的总结，二是对相关档案管理违法违纪责任主体应当承担的法律责任和量纪标准作了具体明确的规定，三是建立了档案管理违法违纪案件查办协作配合机制，①这是档案法律法规又上新台阶的重要成果，为大数据时代档案部门行政执法能力的强化提供了新的依法行政依据。
3.4.3提高业务指导水平
档案业务指导工作始终是档案部门一个重要的职能，体现的是档案部门的专业水准。档案业务指导水平的提高有赖于档案工作者的行动力与专业度，搞好业务指导不仅能展现档案部门的工作能力，还能改变社会对档案部门的刻板印象，提高档案部门的社会地位。
第一，加强业务分类指导。一是要加强对新单位建档工作的指导。“政企、政事分开”改革后，许多企事业单位脱离了原来的行政机关，成立了新的机构、企事业单位和社会组织，政府对它们干预的减少使它们游离于档案部门的管理之外，建档工作也迟迟没有提上工作日程，档案部门要加强对新单位的关注，加强对新单位建档工作的指导，使新单位能够意识到建档工作的重要性，及时明确档案工作任务，做好档案工作的分工，加强档案员的工作责任意识和业务能力，悉心指导建档工作的每一个环节，提高独立完成档案业务工作的水平。二是要加强对家庭档案、个人档案等新类型档案的指导。家庭档案和个人档案属于非国有档案，在过去没有引起国家和档案部门的足够重视，成为散落社会的遗珠。大数据时代，个人的信息越来越多，也变得越来越重要，国家大力提倡家庭建档、个人建档，档案部门设立宣传点，开展大走访，深入每家每户帮助家庭建档，从档案收集的范围、类型、内容到整理的方法一一悉心指导，家庭建档、个人建档开始受到社会公众的关注逐渐兴盛起来，这类档案业务公众的开展既有效规范了散落的信息，又为国家积累了一笔非常可观的社会档案财富。
第二，档案部门业务指导水平的提高还有赖于专业人才的任用和培养。档案部门人才队伍中，只有极少数是档案专业科班出生的，大多数人只懂行政管理，极其缺乏能够完成档案业务指导工作的人才。档案部门要根据实际工作需要科学合理调整档案部门人员编制，提高档案专业人才在档案部门人才队伍中的比例，充实档案部门业务指导队伍，优化档案部门业务指导能力；要建立科学的引才育才机制，可以通过与高校联合培养定制人才，也可以在考试录用中以专业作为限制门槛，或者支持鼓励在职人员继续深造学习接受档案专业知识的系统教育，积极发挥档案院校等培训学院的作用，创新培训内容，改进培训方式，努力造就一支业务精的高素质档案业务指导队伍。对于党政机关、企事业单位、社会团体的档案员，不能由身兼数职的其他工作人员担任，必修要求专人专岗专职，完善档案从业人员持证上岗制度，考试合格方能发放档案从业人员资格证，非档案从业人员一律不得从事档案工作岗位，严格档案专业技术职称评审，晋升职称人员必须达到相应的晋升条件方能申请。大数据时代，档案部门要依照办理程序和条件严格职称等级评审，净化档案业务工作队伍，提高档案从业人员专业化水平。
3.4.4加强与社会的合作
大数据时代，档案部门不再适合单打独斗孤军奋战守着档案库房打转转，档案数量的增多、档案需求的改变、档案服务的扩展、档案信息技术的应用，使得档案在慢慢褪去神秘的外衣，档案与社会、公众之间的鸿沟渐渐缩短。事实表明，档案部门只有加强与社会组织的交流合作才能与时代同步，赢得先机谋得发展。
第一，加强与档案形成者的合作。大数据时代档案部门要想赢得更多的档案资源，就要加强与档案形成者的合作。档案的形成者不再局限于党政机关、企事业单位和社会团体的档案室，家庭和个人成为了散落于社会最大的档案形成群体，他们记录的是家庭琐碎事，构造的是社会变迁图。档案部门一是要帮助家庭和个人完善建档工作，二是要大力征集征收家庭档案和个人档案，从中发掘出更多更有价值的档案。
第二，加强与档案利用者的合作。档案利用者是档案部门的服务对象，满足利用者需求是档案部门最大的工作成就。大数据时代，档案部门不能只关注利用者单一的利用需求，要学会透过需求挖掘档案隐性知识，透过需求提供预测服务，透过需求编研出更多的档案文化精品为社会公众谋福利。
第三，加强与档案中介服务机构的合作。大数据时代，档案中介服务机构既是档案部门监督管理的对象，又是档案部门最重要的合作伙伴。档案部门一方面要严格审查档案中介服务机构资质，监督管理档案中介服务机构备案情况、执业人员素质和服务质量水平等，另一方面档案部门要放宽服务权限，支持鼓励档案中介服务机构利用专门的知识和技能为单位提供档案服务，通过监管下合作的方式来维护自身的行政和执法能力。
第四，加强与网络服务商、数据公司的合作。大数据时代，档案部门不能再是老一套的管理档案方法，电子档案的收集、档案数字化都需要档案部门加强与网络服务商、数据开发公司等信息行业的合作。互联网给档案部门带来大量资源既是福利也是负担，数量大种类多的资源充实了档案资源库，但如何从海量的资源中筛选出有价值的信息作为档案保存是档案部门忧思的难题，档案部门与网络服务商的沟通与合作就成为必要选择，借助网络服务商的帮助，从信息源头剔除垃圾信息保留有用信息供档案部门收集，大大提高档案的质量。这些收集来的电子档案和库存档案数字化产生的电子档案的管理工作远远超出了档案部门的工作能力范围，档案部门要积极主动与数据开发公司合作，通过公司专业人才、专业技术、专业软件的帮助协同完成对电子档案的管理。
