档案数据资源体系的变化

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　　【题目】大数据背景下档案信息化建设探析
　　【第一章】大数据下给档案管理带来的挑战研究绪论
　　【2.1  2.2】档案数据资源体系的变化
　　【2.3 - 2.5】档案安全保障体系的变化
　　【3.1  3.2】健全方便人民群众的档案利用服务体系
　　【3.3  3.4】建设为民务实高效的档案行政管理体系
　　【结论/参考文献】大数据下档案管理发展研究结论与参考文献
　　
　　第2章 大数据时代档案管理模式的变化
　　
　　大数据时代，社会各行各业都逃不开大数据的侵袭，面临着对纷繁复杂层出不穷的数据进行分析和处理的困境，同时还面临着大数据时代给工作带来的各种改变，作为主管国家信息资源的职能机构，肩负着国家、社会、人民赋予的使命，档案部门同样也面临着大数据时代给档案管理带来的各种变化，如新生的理论观念、增多的数据资源、变换的服务方式、难度增大的安全保卫以及行政机构的准确定位等等，这些变化都需要档案部门对大数据时代的档案管理工作重新进行认识和分析。正确认识大数据时代给我国档案管理工作带来的变化，这就要求我们用发展的视角去认识档案价值，用创新的思维去拓展档案领域，用科学的方法去提高档案工作水平，用变革的技术去提升档案管理能力。
　　
　　2.1档案管理理论体系的变化
　　
　　大数据时代，档案数据量的增加、档案服务水平要求提高以及档案软件平台的应用，档案工作者对档案的认识不能只停留在过去传统的的管理观念上了。档案纸质时代被迫接受档案信息化时代的挑战，催生出了新的档案管理基础理论，如新来源观、文件连续体论、宏观鉴定理论等。大数据时代的到来，档案管理理论还将再次受到冲击，推动档案管理理论不断扩展。
　　
　　2.1.1大数据观
　　
　　大数据时代到来的最大最显着特征就是数据量的剧增，大到我们采用一般的方法和技术无法对其进行描述和处理。大数据时代预言家维克托对大数据下的定义是不采用随机分析法这样的捷径而使用所有数据的方法，这个定义明确的表示出大数据时代的数据用的不再是抽样数据，而是全数据。大数据倡导的是一切数据皆有用。
　　
　　作为一个新生的理念，目前很多人对大数据的认识和理解有些偏颇，对相关问题存在疑惑。一是大数据一定非常大。其实，大数据并非总是说有数百个TB才算得上，根据实际使用情况，有时候数百个GB的数据也可称为大数据，主要看第三个维度--速度或时间维度①。因而大数据并非对数据量大小的定量描述，而在于快速获取数据价值的程度。二是大数据越多越好。对于大数据研究来说，解决一个问题的数据规模有一个阈值，数据少于这个阈值，问题解决不了；达到这个阈值，就可以解决以前解决不了的问题；超过这个阈值，对解决问题也没有更多的帮助①。所以，在对需要解决的问题进行相关数据分析时，重点是要对数据进行科学分类、优化整合而不是为了去获取更多的数据，多也无益。三是大数据是绝对的。直至目前，大数据的定义尚无统一标准，大数据说法也是针对现有的思维、资源、方法和技术而言的，随着互联网不断的发展，数据处理工具和技术、存储空间和处理能力的提升，大数据的定义必然会因为人的见识和网的先进一次又一次发生改变②，因此大数据绝对不会一尘不变。
　　
　　在档案管理领域，馆藏档案就是档案部门的大数据，我们渴望所有信息资料都归档，但迫于人力物力财力的束缚，传统的管理方法一直都是采取去粗取精的方式，从所有的信息资料中鉴定出有利用价值的归入档案保存，那些无关紧要、没有利用价值的信息资料都被剔除出档案收集的范围，这样做对当时来说是省时省力的无奈之举，但站在现在甚至未来看，这种做法造成了相当一部分档案数据的损失。如果说过去是受主客观条件的影响而没有遵循一切数据皆归档的原则的话，那么现在数据充足技术发达的大数据时代，数据即档案，曾经单个数据没有意义，当它成为集体数据的一份子时，谁知道会起到什么作用呢。档案部门应该尽快树立起档案大数据观。
　　
　　2.1.2大档案观
　　
　　大数据观强调的是对数据的重视，抱持一切数据皆有用的思想。大档案观则是要将一切皆有用的数据视为档案，转变成一切档案皆有用的态度。档案真实地反映人类的生产生活，是所有人类集体智慧的结晶，它们散落在社会的各个阶层各个角落还没有被拾起。那些存放在档案馆和档案室的档案大多都是党政机关处理公事的文件材料，属于国家所有，对社会公众而言那就是政府的私有财产，神圣而不可侵犯。上海市虹口区档案馆统计，“在馆藏118521卷档案中，反映政务内容的文书档案占84.6%,反映科技、财务、艺术等内容的只占15.4%,”③唯“政”是图还是当前我国档案部门的主流生存模式，守着国家的宝藏忽略了档案也要走“平民化、草根化”路线。
　　
　　对于大档案观的理念可以从二个方面来理解。首先，“一切归档”成为可能，让档案的大门更加开放④。在档案归档的范围上门要打地更开，做到包罗万象涵盖所有，将社会产生的一切具有保存和利用价值的信息记录视为档案，尤其是互联网即时信息，如果不及时抓取，那些信息就石沉大海再难寻觅了；更加关注底层化、平民化、草根化稍纵即逝的的零碎信息。其次，档案无处不在。存放在档案馆里的馆藏才是档案是人们对档案的传统印象，网络的普及每天每时每刻信息数据都在喷涌而出，它们分布在各个网络节点和神经末梢，没有被及时收集进馆，但只要在需要的时候可供检索利用，发挥应有的价值，那它就是潜在档案，存在于日常生活的方方面面。
　　
　　2.1.3大服务观
　　
　　大数据是信息科技领域颠覆性的技术变革，但大数据不止是技术的革新，实质上计算机服务时代的来临，对数据的抽丝剥茧、总结结论更体现了计算机行业正从技术供应型转为服务供应型①，技术的变革是服务的高层次要求，技术的进步是为了提供更好的服务。利用服务是数据存在的最终目的和意义，大数据的产生却改变了人的需求，利用服务不再简单纯粹，档案用户不再只满足于文件的利用，而是想要获得数据背后的信息内容和蕴藏的隐性知识。
　　
　　档案服务在大数据时代必将朝着社会化、多元化方向发展，档案管理重心要向服务倾斜。第一是由“为国守史、为党管史”向“为民服务”倾斜。档案部门不能再是“守财奴”,国家赋予的责任要坚守，党的利益要坚持，但档案部门不应再是把着一张门，管着几张纸，服务几个人的守旧状态，民生利益是新时代国家给予民众的切身利益。第二是由“坐等人上门”向“主动型服务”倾斜。大数据时代，档案部门不仅可以运用信息技术把隐藏在海量数据中的知识揭示出来，对用户的利用习惯和兴趣趋向进行数据挖掘和量化分析，改变档案利用服务方式，提升档案服务的主观能动性，向用户提供信息抓取准、知识含量高的档案定制、推送服务，实现大档案大服务②。第三是提供一站式一条龙服务。数据的多寡是影响服务质量因素之一，档案收集越齐全，整理越规范，查阅到的几率就越大，就越能够帮助用户解决问题，因此用户希望档案部门提供的服务是不受时空限制的海量数据资源的精细化输出结果，在一个地方用一种方式就可以实现“问题--数据--解决方案”一站式一条龙到位服务。
　　
　　2.1.4大平台
　　
　　平台的建设是互联网思维下各行各业谋求新发展的必然之举，拥有了平台就拥有了可供收发的信息资源，充足的信息资源又是吸引用户的关键，而用户的支持则是行业发展最强有力的保证。随着档案数据的不断增多，现有的档案管理模式已难以满足大数据时代信息资源的管理要求，档案部门亟需改变“老牛人力车”的现状，建设资源富集、操作便捷、服务高效的档案数据大平台。如安徽利用共享平台开展网络档案利用服务，青岛完成微信公共服务平台和在线查档全区域共享平台建设，广州建成电子文件档案资源管理中心系统，都是档案数据大平台建设的重要成果。
　　
　　档案数据大平台建设函括二个方面的内容。首先，档案管理系统互联网平台的开发应用是重中之重。信息化时代以来，档案系统进行了档案信息网的建设，全国各省市地方也都纷纷建立了各自的档案信息网，但从横向来看，东、中部地区档案信息网的网站数量比西部地区多，网站内容也比西部地区的丰富；从纵向来看，省市级档案信息网建设情况要好于县一级。横向发展不平衡、纵向发展不深入是当前档案信息化建设的通病，要借助大数据时代的契机，给档案信息化再添一把火，完善全国档案管理系统平台的建设，实现均衡发展，齐头并进。其次，建立行业内部档案管理系统局域网平台。不论是上传下达，还是同级传阅交办，局域网都是最适用于行业内部进行沟通交流的通道。行业内部系统平台的的建设可以克服各地区因独立操作造成的“信息孤岛”和信息流转不便的难题，通过权限管理和信息流通，实现数据资源的相对集中，外部信息也可通过附属软件直接导入导出系统，不仅顺应了办公自动化和无纸化办公的要求，更大大提高了上下级和部门间公文处理的效率。系统平台里包含“档案管理”模块，划分档案类别，不同职能的业务部门产生不同的业务档案，囊括文书类、业务类、财会类、科技类、实物类、公务礼品类等，改变多年来档案“重文书、轻业务”的惯性，将档案管理渗透到业务工作的各个环节。档案员可以对来往的文件进行查看和预归档，每年各科室办理完毕的文件都可以通过内部系统平台汇总，按照“机构--问题--保管期限”完成归档，电脑软件直接生成归档文件目录，实现电子与纸质档案的一一对应（一般普发性通知文件可以不打印纸质档，但要在归档文件目录备注栏中备注说明）。
　　
　　2.2档案数据资源体系的变化
　　
　　拥有可观的馆藏资源是档案部门开展工作最大的优势，馆藏资源越多越能体现档案部门存在的价值，丰富的馆藏是档案部门维护社会地位的根本，也是开展档案利用服务的资本。大数据时代，信息资源呈现爆发式增长，最终作为档案保存下来材料的也急剧增长，档案不再缺，而是泛。档案数据的来源更广泛、内容更丰富、采集方式也发生了改变。
　　
　　2.2.1档案数据的来源更广
　　
　　档案馆是集中统一永久保管党和国家档案的科学文化事业机构，是科学研究和社会各界利用档案史料的中心，所以档案过去的功用主要体现在维护和传承党和国家的记忆上，这在一定程度限定了档案的来源，它们大多都是机关、企事业单位经年累月后精挑细选的“成品”,大数据时代，档案数据的来源更多地倾向网络化、社会化、平民化。
　　
　　来源于互联网的数据多。互联网是当今信息资源的最大产地，中国是全球网民数量最多的国家。CNNIC（中国互联网络信息中心）发布的《第35次中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2014年底，中国网民规模已达6.49亿人，互联网普及率为47.9%,较2013年底提升2.1%;手机网民规模达5.57亿，较2013年底增加5672万人，中国网页数量为1899亿个。①互联网的普及、网民人数的增多以及网页数量的暴涨使得网上信息成为了档案数据的主要来源之一。
　　
　　档案部门更关注民生民意是档案数据来源的另一大变化。这几年，档案部门积极响应国家政策，更加注重收集关乎老百姓切身利益的民生档案。国际档案日的宣传主题从“档案在你身边”到“走近档案”,都是在呼唤大众的社会档案意识，引导他们关注档案、关心自我。日常生活中，日记照片、录影录像、获奖证书、购物发票、就诊记录、行车线路、消费信息等等都和自身息息相关，虽然这些信息对他人毫无用处，但它是自己历史的一部分，对自己有重大意义。国家号召全社会建立家庭档案和个人档案，“全民皆档”使得档案来源更草根化、生活化。
　　
　　2.2.2档案数据的内容更丰富
　　
　　对于档案部门来说，信息资源是安身立命之本，档案数量越大、门类越多就越有利于档案价值的发挥，强化档案部门的社会地位。大数据时代早已让IT行业风起云涌，后知后觉的档案部门受到大数据的影响，档案数据本身也发生了变化。
　　
　　一是档案数据数量增大。大数据时代，档案数据资源总量大且迅猛增长。单个档案馆的馆藏档案数量不算大，但全国各个档案馆馆藏档案的总和就可以称得上大数据。2008年，各级国家档案馆共保存档案1.93亿卷，比2007年增加1769万卷，涨幅达10%.②2011年，全国各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，到2020年，全国档案馆馆藏将达到6亿多卷。①大数据时代，随着全国各级各类档案馆的扩改建工程项目从开始启动到逐步完工，档案馆馆藏容量大大增加，档案馆势必要全面完成存量数字化、增量电子化任务，且在今后乃至很长一段时间内档案仍将实行“双套归档制”,这些移交、寄存、撤转并改档案数量轻易就能使档案馆馆藏存储量达到TB甚至PB级，形成海量规模。
　　
　　二是档案数据类型增多。档案馆的馆藏档案通常包括纸质、声像、实物几个常见种类，信息化又带来了电子档案，还有用户信息、浏览查询痕迹等等需要保存，这些载体各异、特征多样，结构差异大的档案被分门别类用不同方式保管着，数据和载体的增多使得同一个信息可以用不同的数据形式表示出来，同样的数据形式也可以表达不同的信息内容，它们共同组成了档案馆的异构数据大集群。大数据时代，数据结构还将发生更大的变化，Gartner公司估计，2012年半结构化数据和非结构化的数据占了全球网络数据量的85%左右，大都是文档、表格、图像、网页、音频和视频等②。今后档案馆藏的主要来源就是这些异构化的数据，它们将成为档案馆藏的重要组成部分，馆藏档案将朝着种类繁多、非结构化数据比重占有增大趋势发展下去。
　　
　　三是档案数据价值密度降低。档案作为最真实的历史记录，相较于一般的信息资源拥有非常高的价值。但大部分的档案一旦移交进馆后就基本处于休眠状态，乏人问津少有翻阅。实践证明，利用率高利用价值大的档案在馆藏档案中几乎如凤毛麟角般稀少，这些重要档案占全部库存档案的比重非常低，档案价值密度的高低与档案数据总量的大小成反比，③表示说档案数据总量越多单个档案的价值密度就越小，其中还不乏长期处于沉睡中从来没有发挥过作用的，它们其实占据了档案总量的大部分。大数据时代，档案数据总量只会逐年骤增，相对来说档案整体平均利用率就会降低，那么可能有用的档案对应比例就会减少。
　　
　　四是档案数据处理速度加快。随着档案信息化进程加快和档案网络的逐步建设，档案部门已经渐渐脱离了人工手动管理档案的落后方式，进入了了现代化的档案收、管、用业务流程管理。大数据时代，档案工作讲究的是时效性和便捷性，一方面对稍纵即逝的有用信息的抓取速度提出了新要求，尤其是网络中更新快的网页信息，另一方面要求档案员从海量档案中迅速找到用户所需的信息。如何快速获取有效信息并满足用户需求，只有靠大数据催生出的云计算技术来解决自身带来的难题，运用互联网技术、计算机软件、高科技手段提升档案资源的处理速度。
　　
　　2.2.3档案数据的收集方式多样
　　
　　信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案，就不能起到档案作为权威的作用。档案业务工作的第一环就是档案的收集，在传统的管理方式下，收集主要靠的是主动移交，单位各科室定时向综合档案室移交，各单位定时向各级国家综合档案馆移交，还要打好移交清册，以免损毁丢失。
　　
　　第一，档案数据的强制收集。事实上，很多单位都不主动向档案馆移交档案，借故拖延，加上档案法规威慑力弱，档案部门不主动上门要，很难及时将档案收集齐全完整。2013年2月22日，中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》第四条规定，不遵照国家规定向有关档案馆移交档案的，对有关责任人员，依据情节轻重给予相应的违法违纪处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职等不同程度的处分，①这个档案法律法规的出台不仅能使各单位更好的配合档案部门做好各项工作，更赋予了档案部门强制执行档案收集移交的权利，为成就档案大数据集中保驾护航。
　　
　　第二，档案数据的实时捕捉。如今互联网信息内容多、更新快、传播广，成为档案部门在大数据时代档案收集的重点和难点区域。将有价值的信息及时捕捉归档，对档案员的专业敏锐度和操作灵活性是一大考验，因为不知道一闪而逝的信息在什么时候有用，档案部门再也不能只依着“等人送上门”的老办法来收集档案，采用收集信息的新方法，实时把握网络动态资源，借助计算技术和信息技术的力量，充分利用社会计算，帮助档案员实时对网络资源进行科学捕捉。