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【题目】公共档案馆建设问题探究
【第一章】公共档案馆发展的公共关系学分析绪论
【第二章】公共档案馆与公共关系相关理论
【第三章】公共档案馆开展公共关系活动现状及问题分析
【第四章】公共档案馆建设过程中的公关策略
【结语/参考文献】公共档案馆公共形象构建研究结语与参考文献
第 2 章 公共档案馆与公共关系
2.1 公共档案馆与公共关系相关理论
2.1.1 公共档案馆的定义
根据《中华大辞典》中的解释，“公共”指的就是属于社会的、公有共用的事物。
一个国家的发展程度与社会进步的表现，不仅要看这座城市的居民人均收入，城市高楼大厦、酒店，更要以独有的、特点鲜明的公共文化设施作为参考的重要依据。同博物馆、图书馆纪念馆一样，拥有丰厚馆藏资源的档案馆在丰富地域文化，追溯历史起源方面发挥着重要的作用。
公共档案馆的起源可以追溯到十八世纪的法国大革命时期。在法国国家议会档案馆馆长卡缪的努力之下，1790 年首部《国家档案馆条例》出台，条例明确提到档案馆属于国家财产，并且应当时刻奉行向社会开放的政策，在规定的时间内每位公民都可以到档案馆内免费查阅所需文件。这一规定确立了公民利用公共档案馆的权利和档案对社会开放的原则。通过此次的档案改革运动，法国率先提出了“公共档案馆”的概念，并在世界范围内广泛传播和熟知。
最早明确提出“公共档案馆”是出现在英国，《公共档案法》颁布以后，英国成立了中央级国家档案馆，并将其称之为“公共档案馆”①.目的是为了与其他类型的档案馆，如机关档案馆、高校档案馆等区分开来。同时该法案还提出公共档案馆应当以“面向公众、服务社会”为服务宗旨，以全体公民为服务对象，以收藏国家历史档案、国家机构和相关组织在公务中形成的公共档案为主要职责。这一理念逐年发展成熟，随后被欧美各国引用参考。
公共档案馆的概念是从上个世纪 50 年代传入我国的，距离现在已有将近 80 年的历史。由于社会和历史背景不同于欧美各国，所以我国公共档案馆的发展历程之路可谓坎坷与艰辛。1955 年，国务院秘书长第 23 次会议上通过建设中国人民共和国档案馆的决议，并将其列入“事业单位”的范畴。我国在 1987 年颁布的《档案法》明确规定“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”①;同时《档案馆工作通则》中对档案馆的职能定位规定如下：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。”上述两则规章制度更加明确了各级综合档案馆将全社会共有的公共服务机构作为全国各级档案馆的根本属性，在日常工作中行使和发挥公共档案馆的职能和作用②.
在档案学界内，各位专家学者对公共档案馆的概念提出不同的看法，具有代表性有以下几种：韩玉梅和黄宵羽认为公共档案馆应是国家拥有其所有权，馆藏资源也同样属于公共财产，由国家或地方政府提供财政预算支持③.李国庆对公共档案馆的提出了自己的看法，他认为全方位为社会提供服务，全民共享档案馆藏是公共档案馆的根本特征，那些由国家设立的，以公共档案为主要馆藏资源，以社会公众为服务对象的档案馆都可以成为是公共档案馆④.薛匡勇认为公共档案馆应当是将保存具有国家或社会意义的档案作为工作重点，为社会和公众服务机构提供档案利用的档案机构⑤.还有学者认为应当从以下三个方面来衡量公共档案馆的定义标准：第一，是否以普通公众为服务对象，是否具有为普通公众提供平等服务的义务；②是否提供相应服务的法律保障；③是否有满足公众需求的资源保障⑥.
综上所述，笔者通过总结上述专家学者对公共档案馆的理解，提出自己对公共档案馆的认识和见解，认为公共档案馆应当是由政府机关统一设立的，保存具有准确、全面反映社会历史面貌性质的公共信息资源，依托现代信息技术，塑造并传播档案馆形象，树立“以人为本”的服务理念，面向普通公民开放，最大范围的为社会公众服务的文化事业机构。
2.1.2 公共关系定义
“公共关系”是由英文“Public Relation”翻译过来的，中文将其翻译为“公众关系”或者“公共关系”,强调的是组织与社会公众之间的联系，相比较而言，“公共关系”这种说法在国内流传的较为广泛，同时也被广大学者所使用。
关于公共关系的定义，多年以来一直都众说纷纭，各抒己见。以下是笔者列举几个具有代表性的定义：
（1）管理说这种说法强调的是公共关系的管理属性。具有代表性的就是美国着名的公关学者雷克斯·哈罗博士（Rex L. Harlow）所提出的定义为：“公共关系是一种特殊的管理职能，它可以帮助一个组织建立并维系与社会公众之间的双向沟通与合作；它还可以参与处理各种问题与实践；同样能够帮助管理者了解社会舆论，并做出合理应对；同时它也强调了管理部门必须要为社会公共利益服务的责任；还可以将其作为社会变化的监视系统，以此辅助管理者掌握并利用社会变化的规律，与社会发展齐头并进；它也运用了科学合理的传播技术和理论方法作为主要的工具。”
（2）传播说这种说法突出了公共关系的传播属性。英国着名的公关专家弗兰克·杰夫金斯（Frank Jefkins）指出：“公共关系是为了实现组织与社会公众之间相互沟通的目标，而采取的一种有计划的内外结合的传播方式。”
（3）关系说此中说法指的是共关系是具有公众性、社会性的活动。美国着名的普林斯顿大学的公关教授蔡尔兹（H. L.chils）指出：“公共关系就是我们日常所从事的各项活动中形成的各种关系的总称，他们都具有公众性和社会意义。”
（4）形象说这样定义是从形象塑造方面揭示了公共关系的本质，强调了公共关系的根本目的是塑造一个良好的组织形象，我国着名学者熊源伟认为：“公共关系是一种科学和艺术，它是组织为了向公众塑造良好的形象，通过有效合理的传播技术来吸引公众注意的。”
以上是国内外的专家学者从不同角度对公共关系的定义的理解，揭示了公共关系的本质属性，都具有一定的合理性。综合以上定义，笔者认为公共关系就是指社会组织通过一定的传播手段，实现与社会公众的良好沟通，以此来塑造组织良好的形象，提升组织社会影响力的管理活动。
2.1.3 公共档案馆开展公关活动的三个要素
档案馆、公众、传播三个基本要素共同构成了档案馆公共关系活动系统。三者各自发挥各自独立的职能，除此之外相互之间也存在相互影响，相互联系的交差关系，从而形成一个整体，帮助档案馆维持良好的公关状态，提升社会形象。三者关系如下图所示：（1）档案馆开展公共关系活动的主体--档案馆档案馆是开展公共关系活动的主体，是策划和实施公关对策的责任者，不论协调与公众关系，还是改善周围的环境，或是建立自身的形象、提高信誉，或是内部和外部的沟通与合作，档案馆自始至终都扮演者控制者和组织者的角色， 是开展公关活动的主体。
档案馆公关活动主要是协调好档案馆与社会公众的关系，属于一种社会关系，它和人与人之间的普通的人际关系不同。档案馆作为开展公关活动的主体，这就标志着每个馆员都是公关活动的承担者。但他们代表不是个人，而是作为档案馆工作人员代表着公共档案馆的形象，以档案馆的名义开展公共关系活动，是为了实现档案馆各项业务不断发展，各项政策能够得到有效的贯彻执行的预期目标。
档案馆开展公共关系就要立足于当前的实际工作，逐步树立与公共、社会利益一致的服务理念，着眼于长远发展，在日常工作中努力创新，追求长期稳定的发展。其根本目的是为了能够发展创造一个良好的外部环境，从而实现档案馆为社会服务的最终目标。公共档案馆与各类公众之间建立一种广泛的、公开的良好的社会环境，使公众能够更加有效的、积极的认识档案工作，并与之保持一种健康、和谐、共赢的良好状态。（2）档案馆公共关系的客体--公众公众作为档案馆开展公关活动中的客体，是档案馆主要的服务对象，他们与档案馆之间存在着一定的某种利益关系，二者之间相互影响，相互制约的特定群体，它也是档案馆开展公关活动的目标群体。公众的反映是对公共档案馆建设以及开展公关活动效果的检验，能否让更多的公众了解档案馆，并且能够心甘情愿的参与到档案工作之中来也是评价档案馆公关活动的一项重要指标。
当下我们可以将公共档案馆的公众分为以下几种：进馆利用档案群体、拥有档案资源群体、管理档案馆的上级领导部门、与档案馆之间具有合作关系的新闻媒体、档案馆所在行政区域、兄弟馆及其他相关机构。
在上述公众中，档案利用者的数量最多，范围最广，频繁接触档案馆。因此，应将他们作为档案馆的主要服务对象，同时也需要他们对档案馆工作监督、检验，以此来不断提高档案馆的服务水平。正是因为又能利用档案，这才相应地产生了档案馆这一文化服务机构，从而实现了档案的基本属性。拥有档案资源的人群将自己的档案资源向档案馆移交，构成独具特色的馆藏资源。通常可以拥有档案资源的人群涵盖了拥有独立全宗号的立档单位，或者将档案寄存在档案馆中，也包括向档案馆捐赠珍贵档案的社会组织和人员。管理档案馆的上级领导部门对档案馆来说是一类特殊群体，他们对档案馆具有管理和领导作用。如何协调好与上级领导部门的关系，解决档案馆建设过程中遇到的经费、人员问题，也是档案馆公关活动的一项工作重点。与档案馆具有合作关系的新闻媒体既可以包括报刊、广播、电视等大众传播媒介，同时也包括从事新闻媒介的新闻单位和新闻工作者，通常将两者合二为一。主要是因为档案馆除了要依托一些新闻媒体向外发布信息，传播信息之外，也要利用主流媒体了解社会动态，发现社会环境的变化，根据变化采取一定措施，不断满足社会公众的信息需求。档案馆所在行政区域指的是档案馆所在地及其所覆盖的最大范围内的社区环境，处理好社区环境内部各个单位之间的关系，以赢得公众的支持和帮助，从而更好的开展档案工作。兄弟馆及图书馆等相关机构是与档案馆属于协作关系，档案馆应当注重与他们的合作，通过座谈会、参观走访等方式相互学习，互相提高，从而不断学习先进管理经验，提高自身服务水平。
（3）档案馆公共关系的手段--传播公共档案馆依托特定的传播载体，将档案馆发展历史和现状、服务和政策等方面的信息通过某种形式传递给社会公众，增进与公众之间的相互沟通，从而达到影响公众心理，促进档案工作发展的目标。在开展公关活动过程中，档案馆通过采取一定的传播手段，一方面将自身信息传给社会公众，另一方面也可以通过信息反馈机制了解社会公众的需求，从而真正实现与社会公众交流互动的目标，提升档案馆在社会上的影响力，转变社会公众对档案馆的传统观念。
目前传播学中关于信息传播方式有很多种分类，公共档案馆开展公关活动时都可以引用和实践，笔者简单介绍几种目前最常用、最主流的传播模式：
第一，人际传播。人际传播是指人与人之间的信息交流，它可以实现人与人之间面对面的交流，也可以借助新闻媒介间接交流①.档案馆日常工作中的人际传播主要是指档案馆中的工作人员与社会公众之间的交流，包括直接的和间接的，是目前档案馆中普遍存在的传播形态。同时，它也是实现组织传播和大众传播的基础。档案馆公关活动中的人际传播主要表现为：在与社会公众日常交往过程中，档案馆工作人员与公众之间信息传播活动，包括面对面交谈、电话和书信交流、传真和网络互联等。档案工作人员的选拔机制也应当考虑个人的沟通交流技能，同时也要注意对在岗人员的培训辅导。与此同时，档案馆工作人员要始终重视自身形象，在日常工作中时刻自我监督，学会运用人际传播的技巧和方法，实现与公众更加有效的沟通与交流。同时，档案工作人员也可以通过施展个人魅力，与公众建立良好的私人沟通关系，与之保持良好的关系，为档案馆发展创造良好的机遇。
第二，组织传播。组织传播是指组织通过一定媒介而进行传播的信息活动，它包括两个方面，一是组织内部传播，二是组织外部传播两种形式②.同样档案馆组织传播也可以分为组织内部传播和外部传播两种，二者共同促进公共档案馆事业的生存和发展。
组织内部传播是指在档案馆内部进行的信息传递活动，通常表现为档案馆内部联欢、举办集体活动，出版内部刊物等。通过组织内部传播加强档案馆内部各机构和人员之间的联系与协作，共同营造一种良好的工作氛围，提高档案馆内部各机构和全体工作人员的工作效率。组织外部传播指的是档案馆与外界社会进行信息互动的过程，借此增强公众对档案馆的认知、信任和合作。其日常采用的主要媒介和形式包括印有关于档案馆信息的宣传手册、实时新闻、新闻发布会和档案会议等多种形态。第三，大众传播。大众传播是指在国家规定的范围内，通过发挥现代信息传播技术和传播媒介的特点和作用，向社会公众进行大规模信息传播的过程，以影响更多的受众①.大众传播的具体表现为利用大众传播媒介，比如电视、新闻、报纸、网络等媒介宣传档案日常工作，让更多的公众了解有关档案的知识，以此来提高社会公众的档案意识。
2.2 公共档案馆开展公共关系工作的必要性
公共关系，是组织运用各种传播手段，在组织与公众之间建立一种互相信赖、互相理解的关系，从而为组织在公众中树立良好的形象。开展档案馆公关活动目的是为了通过制定科学的活动计划，获取公众对档案馆认识的反馈，研究其发展规律，从而促进两者的理解与合作，整合内部环境，发展外部环境，不断扩大档案馆的影响，树立档案馆的新形象，为档案馆的生存和发展创造有利的社会环境。因此，也可以说搞好公共关系是促进档案馆事业发展的一种重要手段。
2.2.1 加强档案馆内部管理的需求
众所周知一个组织要想能够长久生存并且有效地发挥其作用，就必须要有一个科学合理的机构设置和团结一致的员工队伍。由若干个具有相互联系的子系统共同构成了档案馆内部职能系统，而协调各子系统之间的关系就是公共关系活动的职能之一，确保整个系统的有效运转。同时，在档案内部开展公共关系还可以加强馆内民主管理，能够有效的提升工作人员的荣誉感和责任感，激发他们的工作积极性，激发潜能，加强档案馆的内部凝聚力。同时，做好公共关系工作，也要处理好与上级领导之间的关系，这对于一些常年缺少人员、经济资源的档案馆就更有开展的必要性。与上级领导机关建立起良好有效的沟通渠道，对于档案馆的建立与发展能够提供有效的资源支持。
笔者在进行论文构思的过程中，查阅了一些有关档案馆与社会公众关系的相关论文，同时结合笔者自己的基层档案馆的工作实践，经常会的到这样的抱怨：档案馆工作开展不顺利常常归因于社会的档案意识不强，对档案工作缺乏深入的认识和了解；领导不重视。以上的原因是一种客观存在的现象，形成这些现象的原因有很多，笔者认为很大程度上就是因为档案部门自身缺少一定的公关意识。借助于一定的传播媒介，在组织与公众之间建立良好有效沟通渠道，以实现和谐共赢的管理过程，这就是公共关系的本质。通过传播媒介向社会工作传递档案信息，可以实现扩大影响力和提高社会档案意识的双重效果；同时还能够培养社会的档案意识，让更多的人了解档案工作，扩充档案利用者队伍，将一些潜在用户转变为真实客户，鼓励更多的人走进档案馆，参与到档案工作之中去。国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上提出了“三个体系”的建设。
实现这三个体系，除了档案工作者的努力之外，更离不开广大社会公众的参与，让更多的人参与进来，才可以真正的发挥并实现档案的利用价值，才能不断丰富馆藏资源，才能从根本上维护我国几千的历史精髓。
公共档案馆的主要特性就在于公共性，如何能够实现公共档案馆价值的最大化，开放就成了公共档案馆发展的必经之路。档案承载着历史的变迁和社会的发展，代表的不仅是某段时间某件活动的总结，更代表着整个社会发展过程中的历史记忆。开放公共档案馆是符合历史发展进程的重要举措。现如今，民主思想深入人心，民主已经成为改革道路的前进方向，公共档案馆的开放是满足社会公众民主权利的一项重要举措，也是为促进社会民主发展进程夯实基础。公共档案馆的开放不仅满足了利用者的基本需求，同时开放也将为档案馆在社会上赢得更多的支持与鼓励。从档案馆内部去衡量，开放标志着档案馆要重新审视自身的工作情况，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作提出了更高的要求，这对于更好的促进档案馆的发展，加快公共档案馆的建设提供了有力动机。
2.2.3 亲民是塑造档案馆良好形象的有力保障
在我国，人们大多将档案馆理解为“带着面纱的神秘机构”.而档案工作有较强服务性，为社会主义发展服务。任何行业的服务都存在其特定的服务对象，即公众。我们的服务对象就是档案利用者。如何能够吸引更多的利用者，也是开展公共关系的一个出发点。随着市场经济的不断改革和发展，人民生活水平显着提高，在丰富物质基础的同时，人民也更加注重精神层次的需求。通过社会教育和自我学习，人民的知识水平和道德水平不断提高，这也同样促进档案馆事业的发展之路逐渐发生着转变，从封闭到开放的转变，从保存到利用的转变，从服务政府到服务工作的转变。在档案馆转型的关键时期，良好的档案馆形象不仅能够赢得上级领导和各部门以及社会公众对档案工作的理解与支持，确立自身的社会地位的基础，而且也是拓宽和巩固利用者市场，增强凝聚力，提高工作效益的可靠保证。良好的档案馆形象，是一种无形的资源，能够直接影响公众对档案馆的认识，档案馆社会影响力的提升。现阶段，我国经济快速发展，人们对于信息的渴望程度空前高涨，作为拥有丰富馆藏资源的档案馆应当抓住这一难得机遇，宣传档案工作，扩大社会影响，提升社会的档案意识，满足更多公众的档案信息需求。因此，公共档案馆在建设过程中应当转变工作思想，由“官本位”过渡到“民本位”,一切以人民群众的需求为真正的出发点，加强对民生档案的收集工作，改善馆藏资源和馆藏结构，满足社会日益发展的多元化需求，落实公共档案馆“以人为本”的服务理念和服务准则。
2.2.4 协调外部关系为公共档案馆营造良好氛围
社会作为一个复杂的系统，在运转过程中包含着各个因素，每个因素之间都具有一定的联系。而公共关系就可以理解成为这些关系的总和，协调着整个社会系统中各个因素之间的关系。在这个多远而又复杂的社会里，一个组织要想长久的生存和发展，离不开良好的外界环境的支持。在信息爆炸的时代，既要把工作做好，又要让自身工作得到社会的认可，这样才能实现公共档案馆的发展目标。出于“以人为本”的工作基本原则，档案馆的工作势必要受到广大社会公众的影响，缺少公众的参与，没有社会的支持，档案的价值得不到有效发挥，档案事业同样难以得到发展。只有注重与社会公众之间建立和开展公共关系工作，赢得社会公众的理解与支持，密切与社会公众之间的联系，抓住有利时机寻求合作，促进公共档案馆事业的发展稳步前进，创造良好的外部环境促进公共档案馆事业的发展。
2.3 公共档案馆开展公共关系的原则
开展任何活动都需要在一定的原则作为指导，才能保证在实现档案馆目标的道路上不会迷失方向，避免走弯路错路。所以，开展档案馆公关活动中依托一定的指导原则，为公共档案馆事业的健康和谐发展提供有力保障，最终实现公共档案馆的目标。
2.3.1 以人为本的原则
国家的发展最终是要以人为本，始终铭记将群众的利益作为决策和工作的出发点。在建设公共档案馆的过程中，我们也应当坚持以人为本的原则。公共档案馆的根本属性就在于以人为本，在于全民参与性。我们必须吸取传统档案馆发展过程的经验和教训，大胆创新服务理念，重新将档案馆形象打造成以人为本，服务大众的光辉形象。因此，坚持以人为本的原则，开展公关活动，以此满足更多用户的信息需求，向社会公众传播档案馆信息，重新塑造档案馆形象，与之构建和谐共赢的合作关系。
2.3.2 敢于创新原则
一直以来，档案馆作为信息服务机构，受到传统管理模式的影响，管理制度较为单一，服务理念缺乏灵活性和创新性，日常工作环境也缺少应有的生机和活力。在信息化快速发展的大浪潮下，公共档案馆作为信息服务机构，在社会环境中面临着严峻的挑战。信息咨询机构的崛起、图书情报机构的发展等都在迫使档案馆的发展不能循规蹈矩，要敢于打破常规，进行创新。基于创新这一原则，公共档案馆在开展公关活动时可以创新服务方式、服务项目、服务内容等。做到传统与现代相结合，继承和创新共生存，开展多种形式的公关活动，赢得社会公众的理解和协作。依托创新的原则开展公共档案馆的公关活动，可以确保档案馆不会在信息化的大浪潮中被淘汰，在信息时代的大环境下能够拥有一席之地。
2.3.3 真实性原则
真实性原则是指在公共关系过程中，依托于组织良好的行为和公众的利益基础之上，向公众传递真实的组织信息，同时将从公众中获取的有关信息如实向上传递给决策者。公共关系活动是塑造形象、树立信誉的过程，它不单单是一种简单的宣传行为或者纯粹的艺术，而是建立在既有事实的基础之上的。所以公共档案馆在开展公关活动的过程中务必要坚持真实性的原则，如实的输出和输入真实的信息，是让公众真实的了解档案工作，认识档案事业的重要原则，也是重新树立起自身形象，与公众建立和谐共赢合作关系的有效保障。
2.3.4 全员公关的原则
组织形象的建立依靠的是组织内的所有工作人员，是组织内个人形象的总和。每一位档案工作人员在与社会公众接触的过程中，不仅代表着个人的形象和风貌，同时也在彰显着公共档案馆的外在形象。因此，这就要求我们档案工作人员本着既要对个人负责，也要对组织和公众负责的原则，配合上级领导的决定，认真履行档案馆的规章制度，结合档案馆的公关工作，自觉代表组织向外界公众传播公共档案馆形象。
2.3.5 保密原则
公共关系活动的开展对档案馆来说是一把双刃剑，既要最大限度的开放公共档案馆，满足更多的公众利用档案资源的需求，又要保证不宜公开档案的完整性。因此，公共档案馆的建设既要摆脱公众对档案馆“神秘衙门”的误区，成为真正的文化信息服务机构，获得社会的认可与支持。同时，也要区别于一些商业性质的信息服务机构，关系到国家利益、企业生存、社会稳定和个人隐私的文件资料务必要严格保密。这就需要公共档案馆在建设过程中要协调好保密和利用之间的关系，保证档案信息的完整与安全。
