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【题目】我国档案馆危机事件的控制与管理研究
【第一章】我国档案馆安全管理问题探究绪论
【第二章】档案馆危机管理的理论基础
【第三章】档案馆危机管理现状及存在的问题
【4.1 4.2】优化档案馆危机管理顶层设计与机制建设
【4.3 4.4】规范档案馆危机管理流程及组织文化建设
【结语/参考文献】中国档案馆危机控制研究结语与参考文献
第 4 章 档案馆危机管理对策
4.1 优化档案馆危机管理顶层设计
4.1.1 强化档案馆内部危机管理组织建设
首先，成立档案馆危机管理组织和机构。档案馆应在平时成立应急委员会及危机处理小组，并明确划分各自的权责。档案馆应急委员会应作为档案馆的一个常设机构，并由副馆长以上领导作为委员会主席，并对其负责，且馆内各部门应至少有一名工作人员为应急委员会成员。档案馆应急委员会主要负责：研究制定本馆应对突发危机事件的重要决策和指导意见；制定并修改本馆应急预案；定期组织本馆工作人员进行危机管理知识的培训和应急演练；组织建立危机处理小组；协调与同级政府及上级档案部门及其他相关部门和单位的有关事宜；负责突发危机事件的信息发布、详情报告；安排部署、分析总结本馆应对突发危机事件工作等。
危机处理小组是应急委员会的执行机构，并接受应急委员会的领导。危机处理小组成员应是档案馆各职能部门中的优秀代表，针对不同的危机类型分别负责危机中的人员救援、档案抢救和修复、物资供给、信息沟通等，并向应急委员会反馈信息。危机处理小组发挥其在危机处理过程中的核心作用，形成危机事件调查报告，确定危机处理对策，组织力量实施方案，评估并调整对策。[28]
4.1.2 推动档案馆内外应急联动建设
第一是要发挥政府的行政领导作用。人民政府是突发公共事件应急管理工作的行政领导机构。[29]许多发生在档案馆的危机事件也是区域内突发公共事件的重要组成部分。各级人民政府作为本行政区域档案馆突发应急处置工作的行政领导机构，需要将档案安全工作放到社会公共安全中进行考量，使档案馆突发事件应急预案正式纳入当地政府突发公共预案体系中，同时明确档案馆及相关灾害管理部门的职责，加强行政效力。
第二是要强化上级档案行政管理部门的监督和指导。属地原则下各级档案馆除了受同级人民政府领导外，上级档案行政管理部门也对其管理工作有监督和指导作用。地方人民政府为档案馆提供行政效力的保障，对区域内各相关部门联动有较强的指挥作用，对一般突发公共事件的管理有较为丰富的经验。而对于档案馆专业管理活动，如不同载体档案的抢救技术和方法，档案库房保管条件、馆藏档案风险等级的确定等专业性问题则需要上级档案行政管理部门的指导。档案馆应积极与上级档案馆联系，请教专家、寻求专业的危机管理，特别是档案日常维护、抢救等保护技术方面的支持。档案行政管理部门也应做好对下属档案馆危机管理状况的监督，检查危机管理应急预案内容的科学性和可行性、培训和演练开展情况，以及对档案馆应急能力进行评估并提供必要的支持。
第三是要加强同级各部门交流与合作。处在开放系统中的档案馆，危机事件一旦发生，往往不只是档案馆内部的事情，不管是地震、洪水、干旱等自然灾害还是火灾、盗窃、群体事件等人为灾害，都需要借助档案馆外部的力量。同级各部门合作是档案馆应对突发危机事件的可靠保障。档案馆需要在事前、事中及事后，同公安、气象、地震、消防等部门协作，加强沟通，及时获取灾害的动态信息。明确档案馆危机应急预案中各部门的权责及有效的联系方式，并定期在区域内进行重要突发危机事件的联合演练，提高区域内危机应对能力。这就要求在区域内打破各部门之间的壁垒，统筹协作，调动一切可利用资源应对突发的档案馆危机事件，建立有序、高效的应急管理联动机制，从而提升应急反应的速度，降低应急成本，优化应急效果。[30]
4.1.3 制定档案馆应急管理规划
危机管理的最佳效果是通过各种防御手段使危机因子处于相对安全的状态，从而避免危机事件的发生。有效应对档案馆危机应注重将危机管理融入到档案馆日常管理活动中，并制定档案馆危机管理规划。档案馆日常管理包括保障基础设施、完善管理制度、优化管理流程、加强人员培训五方面。
第一是要保障档案馆基础设施建设。保障档案馆基础设施是档案馆危机管理的最基本要求，主要包括档案馆库设计、安全设施和安全技术三方面内容。“覆巢之下，岂有完卵”,馆库作为保护档案和工作人员的屏障其建设必须要有总体规划，符合《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求，新建档案馆选址时要充分考虑馆库周边的环境因素和社会因素，选用符合要求的建筑材料，考虑到库房的未来发展空间。[31]目前正实施中西部地区县级国家综合档案馆建设项目，国家发改委从“十二五”开始，加大投资力度，支持中西部地区的县级档案馆建设。[32]档案馆危机管理是一个动态、持续的过程，贯穿在档案馆运行的整个过程之中。对于已有的馆库应组织定期安全检查，对于存在安全隐患的馆库必须勒令整改，消除隐患。此外，档案馆应严格采用各种安全设施，如自动报警系统、灭火设施、温湿度调控设施、防磁设施、监控系统、档案信息系统及档案装具，并及时对设施状况进行检查，及时更新。最后，应加强档案馆技术防范，节约人力成本，同时提高档案馆安全水平，可采用指纹识别、面部识别、磁条防盗、封装技术、防火墙等技术。
第二是要完善档案馆日常管理制度。无论是维护档案馆的日常有序运行还是应对突发危机事件，都需要制度先行。档案馆日常管理活动的每个环节都应在相应的管理制度框架下进行，主要有档案馆日常安全管理制度、档案安全问责办法、档案安全检查制度、档案信息安全制度、档案收集制度、档案查阅制度、档案销毁制度、重要档案异地异质备份制度、数字化保密制度等。[33]其中通过落实档案馆安全检查制度，可以掌握档案馆的动态运行状况，对馆内档案、设备、人员及管理进行全方位无死角检查，及早发现并排除安全隐患，切实做到把一切危险苗头扼杀于萌芽状态，对档案馆安全工作具有较强的实用性。通过定期统计评估馆藏状态，对管理环境进行实时监测，完善危机预案和计划，降低火灾等事故的发生率，使档案馆能够在一个相对安全、稳定的环境中运行。[34]档案馆日常管理制度应尽可能详细、严谨，完善全面的日常管理制度可以保障档案馆危机管理工作的科学性和持续性，提高档案馆的危机防御能力，避免档案馆危机管理工作因领导工作重心的转移而受到影响。
第三是要优化档案馆管理流程。优化管理流程就是要将档案馆管理流程进行细化和规范化，如严格做好档案接收以及出入库记录、档案库房安全管理记录、档案数字化工作记录、档案借阅记录、人员日常考核记录等工作[35].并从中分析潜在的危机因子，减少不必要的管理环节，明确各环节管理主体的权责，避免职权滥用、责任不清；严格把关档案馆档案的鉴定、销毁过程；加大档案修复、保护工作的标准化[36],从而提高档案馆管理效率，降低管理风险。
第四是要提高档案馆人员应急能力。档案馆中的“人”是进行档案馆危机管理的最关键性因素，因此对人员进行危机管理相关培训十分必要，尤其是对应急能力的培养。
档案馆人员的危机处置能力主要包含两种能力、三个层次。第一种能力是指危机指挥组织对全员的领导力，包括对危机的类型、趋势、影响和应急预案的选择与调整进行快速、准确的判断，以及对参与应急的人员、物资和单位进行有效的分配和协调。第二种能力是指在实施应急全过程中的每个个体对危机指挥小组所布置的任务的执行力。而在对档案馆人员进行危机管理能力培养的过程中，这两种能力同等重要，二者不可偏废其一。
三个层次是指对档案馆人员应急能力评价的三个层次。第一层是要求危机事件爆发后档案馆人员能做到自我保护，这体现了档案馆应急响应以人为本的原则，也是最基本、难度最低的一层。第二层是在保证自我安全的前提下对受灾档案实施初步抢救，使档案馆的各项资产免受损害。第三层也是最高层，主要指档案馆内骨干人员发现危机源后，能够及时上报并迅速作出正确的反应，使危机源得以控制，并总结危机处理过程中的经验，以供全馆学习。
此外，档案馆人员应急能力的培养可以通过多种途径，如组织学习会议、进行经验交流讨论、举办专家讲座、定期举行应急演练等。演练是提升档案馆工作人员的危机意识和安全意识，检验和提高档案馆工作人员应急能力的有效途径。同时，经过定期培训可以有效避免由于人员应急处置不当而造成的二次危机。
4.2 加强档案馆危机管理机制建设
4.2.1 完善档案馆危机管理动力机制
为保证档案馆危机管理的长期性、稳定性和有效性，有必要建立一套涵盖权责、监督和激励三方面的动力机制。
第一是建立档案馆危机管理权责机制。降低危机发生的频率首先要明晰档案馆人员在各项管理活动中的权力和责任，一旦发生由于人为蓄意破坏或疏漏而造成损失则需要对责任人进行问责。权责机制要求档案馆内有危机管理工作的专门领导，负责对日常危机因子的排查指导、突发事件应急组织、恢复等工作，且相关工作人员明确自己在危机管理活动中的职责，并能够做出及时有效的反应。明确权责也是实现档案馆危机管理监督和激励的前提。
第二是建立档案馆危机管理监督机制。档案馆危机管理监督来自于档案馆内部和档案馆外部。首先档案馆内的每个工作人员都应承担危机管理监督责任，包括对危机潜伏期、爆发期、缓解期和善后期的全程监督，尤其要根据危机生命周期加强对潜伏期的监督，便于及时做好危机防御工作。此外，由于媒体对公共部门舆论监督的加强，档案馆危机事件一旦出现，常常在社会引起广泛的关注，危机处置的全过程都被放在整个社会中去评价，也对档案馆危机管理能力提出了更高的要求。档案馆内部监督机制是实现“全员监督状态”,档案馆外部监督机制则是一种“全民监督状态”,二者结合就构成了档案馆内外严密的监督网络。
第三是建立档案馆危机管理激励机制。“水不激不扬，人不激不奋”,在档案馆危机管理过程中同样离不开有效的激励。波特（L.W.Porter）和劳勒（E.Lawler）提出的综合激励理论可以作为档案馆危机管理激励机制的有益参考。档案馆危机管理激励过程可以被视为是外部刺激、馆员内部条件、馆员危机管理行为和危机管理结果共同作用的一个过程。通过为档案馆工作人员设定危机管理奖励目标，促使其通过个人努力达到个人绩效，同时通过绩效奖励使人员得到满足并刺激其继续努力完成危机管理工作，这样就形成了档案馆危机管理动态、良性的循环过程。实现档案馆中每一个工作人员都具备危机管理的意识和能力，必然离不开有效的激励，这种激励可以因为“成功排查到一个危机隐患”、“及时有效应对突发事件”、“形成有价值的危机总结”等等，并体现在绩效奖金和各项评比中。在档案馆危机管理激励中需要基于一定的工作条件、结合个人能力与素质和职责考量人员的努力程度和达到的效果，尽量公平地给予人员奖励，并转化为工作的动力，如图 5 的波特-劳勒综合激励模型图，只有综合全面地考虑到档案馆危机管理激励的各个因素，才能实现有效的激励。【1】
4.2.2 保障档案馆危机管理沟通机制
沟通通过主体之间相互沟通交换信息，从而消除不确定性。沟通主体之间应处于信息平等的地位，才能使每一个主体主动表达其掌握的信息及真实想法，利于达到有效的沟通效果。沟通应由主体、信息、沟通方式三部分构成，三者共同作用，缺一不可。危机管理沟通主要是指在危机管理的各个阶段不同相关主体之间所进行的信息交换行为。
在档案馆危机管理全过程中最重要的是要做到资源的有效配置。这就需要各相关单位、部门和人员之间及时有效的沟通，因此需要建立档案馆危机管理沟通机制。首先，需要建立档案馆内信息流的畅通，使档案馆信息流程分散化，减少由于信息过滤、保留或扭曲而造成的信息失真，在档案馆危机管理过程中要使每一个信息沟通主体能够在第一时间获取平等的信息，了解到危机发展的形势。其次，要求信息表达的准确、标准，危机管理过程中时间是最为宝贵的因素，因此在危机源的发现、危机事件的表述、危机决策的制定、应急措施的下达等等环节都需要对信息进行最简洁、最直接、最精准、最快速的组织。最后，危机管理应综合选用多种沟通形式。沟通可以通过语言、行为和文字等多种方式，在档案馆危机管理过程中应综合使用这些有效的沟通方式，并将危机管理中的隐性知识以文字的形式固化下来，形成档案馆危机管理沟通的知识管理，以优化沟通效果。
4.2.3 建立档案馆危机管理经费增长机制
档案馆危机管理作为一项长期的系统工程，其发展需要资金的持续投入，而当前档案馆进行危机管理所面临的一个前提就是资金问题。首先应保障各级综合档案馆新馆建设的资金投入，保障各项安全设备和设施的完备。其次，要为档案馆危机管理提供必要的可支配经费，用以维护和管理这些安全设备和设施。为此，需要进一步完善档案馆危机管理资金投入机制。这就需要将档案工作纳入到当地国民经济发展之中，并建立档案馆危机管理经费增长机制。从而将档案馆发展中所需的经费得以落实，并以制度、规范加以保障。
此外，尤其要针对档案馆日常馆藏保护、危机防御和应急等工作安排专项经费，确保档案馆危机管理工作顺利开展。同时必须通过监督保障经费能落实到档案馆基本建设和档案保护工作中，根据档案馆馆藏档案数量及档案安全存储状态，每年定期发放足够的专项经费用于保障馆藏档案的安全。对于馆库建筑不合格的档案馆，应尽快落实资金用于新馆的建设，为档案安全管理提供最基本的保管场所。
4.2.4 探索档案馆危机保险机制
保险是一种转移风险，减少损失的有效手段。市场作用下作为金融行业之一的保险业也迎来了新的发展机遇，保险公司呈现出数量增长，规模扩大，险种全面、细化，投保与支付更便捷等特点。投保对象基本涵盖了个人、企业、政府机关中的人、财、物，赔保制度也日渐规范。
档案馆中的建筑、设备、人员、馆藏档案等都是档案馆和社会的宝贵资产，一旦危机爆发在对档案馆造成人员伤亡和档案、设备损失之外，还会带来一定的经济损失。尤其地震、洪水等自然灾害危机给档案馆造成的经济损失往往是档案馆自身难以承受的。
随着社会保险意识的不断提高，档案馆危机管理有必要引入保险机制。档案馆危机保险可以以馆藏实体档案的状态，人员安全，设备安全，建筑安全等为被保对象。
档案馆危机保险主要用于以下两种情况：第一是用于自然和非自然因素造成的档案馆重大危机，如突发自然灾害或暴力事件所造成的档案馆内工作人员和用户的人身财产安全损害，以及对馆藏档案和设备、设施造成的破坏。虽然此类危机状况出现的概率较低，但承担的风险较大，赔偿金额的上限也较高。第二种是用于档案馆内档案载体材料、书写材料、设备、设施的不稳定状态，如在长期工作中档案馆设备老化、设施故障、纸质档案破损等等。这种保险主要是针对可能引发档案馆危机的安全隐患，通常赔偿金额较低，但赔偿率较高。档案馆能够利用此类赔偿金对安全隐患进行及时排查、消除可以有效降低档案馆危机事件的发生。在档案馆危机管理中引入保险机制也是对档案馆危机管理经费的有益补充。
