1前言
随着计算机技术的飞速发展和计算机使用的日益普及,越来越多的图书馆已逐步使用计算机进行自动化管理,但由于种种原因,很多图书馆将计算机的使用仅仅局限于图书日常加工和流通的各环节,从而在某种程度上限制了计算机在图书馆工作中的深入使用.本文对如何开发利用信息资源,成功地进行系统建设,并使之更好地服务于图书馆等问题做了进一步研究.
2图书馆管理信息系统
图书馆管理信息系统就是对图书馆各种图书资料和数据进行收集、整理、统计、计算、分析,为图书馆管理人员提供管理决策、采购计划、文献编目、图书流通所必须的信息的软硬件环境.它通过对各种数据的处理来获得有关信息以控制利用过去的数据和相应的模型对未来的情况进行预测.
2.1 系统构成
管理信息系统是由若干相互联系的单元组成的一个有机整体.其基本单元为:
(1)信息源.亦即信息的来源,此处指系统处理对象.信息源可分为内部信息源和外部信息源.
(2)信息处理机.信息处理机获得数据,将其转换为信息并提供给接收器的一组装置(也可是人).一般来说由四部分组成:①用于收集、筛选、汇录有关数据资料的数据采集装置;②用于整理、计算和处理数据资料的数据变换装置;③将数据从信息源输送至处理中心和将信息从处理中心输送给接收者的数据传输装置;④把数据和信息存储以供随时查询的数据存储和检索装置.在管理信息系统建设的初级阶段,这里的自动装置一般是指人.
(3)信息主管.负责图书馆管理信息系统的设计、运行,与有关方面协调配合的人员.
(4)信息接收器.主要包括存储媒体和用户两部分.
2.2 图书馆管理信息系统的主要职责
2.2.1 图书采访
图书采访包括以下功能:订购管理,如馆藏与正在订购图书的查重、订购登记、编辑打印订单、打印订购目录及过期订单的处理(催询未到图书或撤消预定).验收登记:包括到书验收、赠书登记、打印财产账等.经费管理:包括发票登记、经费使用报告等.
2.2.2 图书编目
包括以下功能:编目查重:核查新到图书是新书还是复本或多卷本,复本不必重复编目.着录:抽取主题词,产生登录号、分类号、索书号,并将相应的数据输入计算机.打印:打印书标、卡片目录、新书通报等.典藏处理:将新书入馆,进入流通或阅览.
2.2.3 图书流通
包括以下功能:借还图书:包括借书、还书、过期处理、污损处理、丢书处理、罚款处理.读者管理:包括建立读者档案、颁发书证、书证挂失、调离消证、查询读者等.查询:包括查询图书信息、图书去向、读者借书情况及预约情况等.打印统计报表:打印各种统计报表.
2.2.4 网上业务及其数据安全和数据库维护
读者可以通过网络在自己的办公室查询、预约图书.查询可以按书名、分类号、索书号、内容提要等进行.与此同时,系统应有相应的安全机制,对不同人员有不同的权限.如读者只能查询及预约,而图书管理员可以进行读者管理、流通借阅等.数据库维护包括对数文件记录的增加、删除、排序索引、备份及恢复等功能.
2.3 管理信息系统的可持续性
管理信息系统建设是一个"可持续性工程".它不仅仅是一个技术层次上的问题,更重要的是管理机制的问题.图书馆管理信息系统建设应按照不同时期系统建设的内容和要求来分段.系统建设只有分批分阶段完成,才能使系统的阶段性目标与管理科学化和规范化程度、人员素质、信息编码工作的进展情况相适应,从而取得阶段性成果.
图书馆管理信息系统建设包括信息管理组织机构及其运行体系的设计或再设计,及在此基础上的图书馆管理信息系统应用软件开发.LMIS对静态信息应能实现"一次存储、定期更新、随时备查";对动态信息应能跟踪维护、及时响应.为保证信息的及时响应,必须解决四个问题:①信息的准确性;②信息传递的畅通性;③分析决策的正确性;④提供信息的及时性.
3图书馆管理信息系统建设面临的问题及未来发展方向
3.1 图书馆管理信息系统建设面临的问题
具体来说,图书馆管理信息系统建设中遇到的问题和困难主要有:
3.1.1 建设规划和总体目标不稳定
新的信息管理方式会给管理带来革命性变化,会有一段不适应期;此外图书馆管理信息系统建设需要很大投资、获益周期长且经济效益不直接,因而不少信息系统建设的投入不足.
3.1.2 缺乏健全的信息管理体系
良好的信息运行机制是成功建设图书馆管理信息系统的前提.
3.1.3 管理人员的计算机应用水平有待提高
管理人员若不会运用计算机管理信息,就谈不上具备自主和协助开发图书馆管理信息系统的能力.
3.2 图书馆管理信息系统建设的未来发展方向
图书馆管理信息系统的建设是一个庞大的系统工程,它是一个进程,而不是一个事件.因此它的建设应遵循"统筹规划,分步实施,步步见效"的原则,故做好信息管理基础性建设是当前和未来的首要任务.
3.2.1 信息挖掘与重组
随着LMIS建设初级阶段的完成,各种类型信息运行的有关数据基本实现计算机管理,初步解决基础信息的存储、查询、统计等问题.当从宏观管理的角度去审视这些数据,就会发现这些数据过于分散,数据量越来越大,并难以整合,在这种情况下,需要对已有的基础信息进行二次开发、重组.信息挖掘就是按照整体管理目标,对计算机系统中大量的已有信息再进行多次深层次的分析,在已有的信息中提取二次信息,直接用于管理、决策和建立预测模型.
3.2.2 要求计算机系统智能化、网络化
从系统功能上讲,先进的图书馆管理信息系统的建立不仅包括先进的信息处理软件,还包括信息收集的自动化系统.今后的LMIS的建设不可能再像单项系统管理一样,必须走由单项系统管理到系统集成(System Integration)的道路,包括硬件集成、软件集成与信息集成.管理信息系统集成的过程,就是按照系统工程方法,针对特定的功能需求,把各个部件、构件、子系统等进行综合,形成一个高效的有机体,实现最佳的整体效果的过程.
参考文献:
[1]王晓敏等.信息系统分析与设计[M].北京:清华大学出版社,2006:108-107.
[2]杜文霞等.新世纪医学图书馆展望[J].中华医学图书馆杂志,2000:15-16.
