摘 要： 以跨地域水利工程管理为背景, 针对OA协同办公系统的应用, 做了简单的论述。从实践效果来说, 基于OA协同办公系统, 能够实现工程项目建设远程管理, 实现办公信息共享, 提高跨地域水利工程管理工作的水平和效率, 具有推广应用价值。
关键词： OA协同办公系统; 跨地域; 水利工程;
现阶段, 跨地域水利工程建设的数量不断增加, 此类工程具有特殊性, 增加了管理难度。而OA协同办公系统的应用, 集成了不同区域的基层管理部门, 实现了水利工程跨区域管理。从实际应用效果来说, 能够起到提高管理水平的作用。目前, 各企业积极部署OA协同办公系统, 力求提高跨地域水利工程管理水平。
1、 跨地域水利工程集中管理工作分析
从工程管理角度来说, 重点是规范建设管理, 确保跨地域水利工程的安全性, 实现良性运行。为保证工程建设工作系统化和规范化开展, 需要实现协同办公, 实施集中管理, 进而提高工程管理工作水平。基于OA协同办公系统平台, 集中工程管理下属单位和机关处室, 实现了各管理部门之间的有效沟通, 实现协调作业。利用OA协同办公系统, 协调各个工作部门, 打破部门之间的信息壁垒, 为领导以及管理层, 提供决策支持。
2、 跨地域水利工程中OA协同办公系统的集中管理
2.1、 管理机构职责
OA协同办公系统管理工作中, 管理机构的主要职责如下: (1) 办理相关审批手续, 具体包括用户注册和变更等。 (2) 结合水利工程管理实际情况, 制定电子公文以及信息流传工作规范以及制度。 (3) 收集使用单位意见以及建议, 明确OA协同办公系统使用过程中的问题。 (4) 针对使用人员, 做好使用知识培训工作。 (5) 负责OA协同办公系统运行维护管理相关工作。
2.2、 使用部门的职责
对于OA协同办公系统的部门, 要设置1名领导, 负责管理OA协同办公系统。通过制定系统管理制度, 明确管理人员和相关部门的日常管理工作和职责, 指导以及监督OA协同办公系统稳定运行。在具体工作中, 管理员要严格按照规范申报相关内容, 包括系统使用人员的注册和注销等工作, 经过领导审批后, 报送相关机构办理。
2.3、 人员管理
因为OA协同办公系统中集成了大量关于水利工程的信息, 因此为了保证信息的安全性, 要做好系统安全管理工作。各个使用人员, 要使用自己的账号, 自主保管账号密码, 保证系统操作的安全性。当忘记登陆密码后, 要提出密码变更的需求, 由管理员负责, 恢复为初始密码。对于使用人员的管理, 要从以下方面的把控: (1) 培训。对OA协同办公系统的使用要点, 向操作人员加以明确说明, 使其能够安全使用系统。 (2) 做好安全教育, 增强使用人员的安全操作意识。
3、 跨地域水利工程中OA协同办公系统的具体应用
3.1、 系统的设置
从当前跨地域水利工程中OA协同办公系统的应用情况来说, 拥有简约实用的用户界面。此系统设计的是web界面, 具有简单、直观和易操作的特点, 使得使用者能够便捷操作, 查询各类文件资料。OA协同办公系统在设计时, 结合不同的操作习惯, 设计了多种工作方式, 操作难度较小。利用OA协同办公系统, 能够实现文档的全面控制, 实现了文档处理权限和查阅权限等的有效保护。利用数据库技术, 为文档存储提供了安全的方式, 提升了文档信息整体的安全性[1]。
3.2、 系统的应用功能
利用OA协同办公系统, 开展跨区域水利工程管理工作, 具体功能如下: (1) 依据下属单位以及机关处室实际情况, 从其业务内容和特点出发, 规划业务流程以及文件管理系统, 形成具体特色的OA协同办公系统子系统。 (2) 基于组织机构, 对OA协同办公系统办公以及权限, 实行多层权限控制。 (3) OA协同办公系统具有流程定制服务, 管理员自主操作, 能够简单设置业务流程以及表单样式。 (4) 在具体操作的过程中, 使用者可以编辑Word文档, 实现各类文件审批功能, 包括痕迹保留以及电子印章等, 实现文档管理电子化以及网络化。 (5) 基于各单位的核心业务, 集成了各单位的OA协同办公系统, 形成以局领导为核心的管理系统。在具体应用中, 不仅实现了信息资源共享, 增强了信息畅通性, 提高了水利工程管理工作效率。利用OA协同办公系统的信息记录功能, 能够实现公文规范化流转, 保证其可追溯性。
3.3、 应用不足
从当前OA协同办公系统的应用实际情况来说, 存在着以下不足: (1) 应用的范围较窄, 难以适应不断增加的跨地域水利工程管理工作需求。 (2) 系统功能不强。跨地域水利工程中, 现有的OA协同办公系统, 其功能模块水平低下, 虽然在过去的一段时间内获得了不错的应用效果, 但也暴露出不足, 需要进行系统升级改造。 (3) 部分单位的信息化建设水平低下, 影响着OA协同办公系统应用作用的发挥[2]。
3.4、 应用建议
为了提升跨地域水利工程中OA协同办公系统的应用水平, 要从以下方面入手加以完善: (1) 加大基层单位信息化建设的投入力度。通过加大资金和技术等的投入力度, 提升基层单位信息化水平, 为OA协同办公系统的有效运行, 提供硬件保障。 (2) 做好系统优化升级。结合跨地域工程实际需求, 结合OA协同办公系统建设技术水平, 进行系统升级改造, 最大程度上满足水利工程管理信息化需求, 提升管理工作水平和效率。 (3) 积极推广应用OA协同办公系统。从当前系统应用实际情况来说, 其功能作用尚未完全发挥, 除了用于日常办公业务以外, 在水利工程建设工作中应用, 包括图纸审核、施工管理等, 能够发挥积极的作用。基于此, 为了提升OA协同办公系统应用的价值, 要做好系统推广工作, 鼓励基层单位和部门结合自身的实际需求, 引用和开发水利工程OA协同办公系统。
4、 结束语
综上所述, 跨地域水利工程管理工作的开展, 有了OA协同办公系统的主撑, 极大程度上提高了管理工作水平和效率。从当前系统应用实际情况来说, 还存在着一定的问题, 需要加大基层单位信息化建设的投入力度、做好系统优化升级、积极推广应用OA协同办公系统。
参考文献：
[1]张德荣.浅谈施工图审查流程管理与OA系统使用的重要性[J].四川水泥, 2016 (12) :136.
[2]张小东.浅谈施工图审查信息管理中应用OA系统的重要性[J].福建建材, 2016 (10) :87-88.
