摘 要： 笔者对信息化办公软件在医院信息交流、移动办公、远程办公以及内部信息共享等方面的作用进行研究和分析。OA办公系统为医院的资源共享、办公效率提高等提供了非常大的便捷, 也使得工作人员之间的交流更方便, 信息的传达和交流更及时。
关键词： 信息化办公; 医院管理; OA系统;
Abstract： The author studies and analyzes the role of information office software in hospital information exchange, mobile office, telecommuting and internal information sharing. The OA office system provides a great convenience for the sharing of resources and the improvement of office efficiency. It also makes the communication between the staff more convenient, and the communication and communication of information is more timely.
Keyword： informatization office; hospital management; OA system;
1、 OA系统应用在医院办公中的重要意义
随着互联网时代的全面到来, 网络信息管理已渗透到了各行各业。在医院中, OA系统的运用使得医院管理更加便捷, 人员之间信息交流更加方便。它是一个能够完美实现智能运行和信息处理的自主办公系统。这种系统在医院的普及, 让医院管理更加方便, 信息调取也更加快捷, 给医院的管理提供了更加统一的标准。OA系统能够在短时间迅速实现信息的调用、处理和共享, 能够十分快捷完成医院下达的一系列任务。当前, 很多医院都实行了网络办公, 通过互联网进行异地办公、移动办公, 以此实现信息的远程分享和快速调取, 这有助于医院工作的顺利开展和迅速完成。医院其他部门还能够进行实时的远程监控, 这使得医院工作人员的工作效率得到了大幅度提升, 也能更好帮助医院总部考察每一位员工的工作态度以及工作积极性。OA系统的使用, 使医院的工作效率得到了提升, 而且使医院的工作开展不用局限在同一个空间, 甚至在国外也可以通过OA系统实现实时同步办公, 这就有效提升了工作的效率, 也提升了医院整体的竞争力, 有利于医院未来的发展。
2、 OA管理系统的含义
OA系统能够为医院的工作人员和管理人员提供信息交流、共享和传达的平台, 是一种人工智能的办公管理系统。它为医院各个科室的工作开展提供了相当便捷的办公条件。比如, 在外科诊断科室里涉及内科方面的问题时, 办工者就可以通过OA系统找到相关科室的专家进行在线询问, 这就极大程度节约了办公时间和办公精力, 提高了办公效率, 通过院内工作人员的知识共享能够更好服务患者, 也在一定程度上缓解了病患多重挂号、挂号难的问题[1]。
OA系统能够实现信息的整理和分类, 当医护人员需要查阅资料时, 只需要输入信息类别或者信息关键字就能轻松找到自己想找的资料, 系统还能根据工作人员输入的文字进行智能联想, 让信息调取者能够更全面找到自己想要查阅的信息。由于OA系统具有高效快捷的特点, 也就实现了远程办公。在移动端也可以轻松了解医院资讯, 随时随地进行办公, 不必受到时间和地点的限制。
医院在内部共享信息的同时, 医院的管理人员也可以进行远程的监控, 了解每个工作人员的工作状态, 这有助于医院更好制定赏罚制度。对于一些需要各部门共同解决的学术问题, 也能更好进行实时交流, 使信息的调取和处理能够更加快捷方便。医院工作人员对于自己有疑惑或者不了解的问题可以及时进行查询, 而且不受时间和地点限制。改变了医院的传统工作模式, 也使得医院工作管理更加人性化, 使得医院工作者不仅能在上班时间查询信息, 还能够在异地实行远程操控, 实时了解医院信息。
OA系统作为新兴的智能管理系统, 为工作人员提供了高效、便捷的工作模式, 激发了工作人员的工作积极性, 也让工作更具人性化。工作者不用局限于固定的时间、空间, 他们可以随时随地调取信息, 随时随地开展工作, 这对医院的工作人员来说具有一定的便捷性。
OA系统的使用, 使得医院的运营成本也大幅度降低, 在之前, 医院开具证明、调取资料都是采取纸质方式, 耗费了大量的纸张, 不易保存, 容易破损, 极易造成信息的丢失。OA系统的使用在很大程度上改善了此类问题, 信息存在网络终端, 不用担心损坏, 也方便工作人员整理信息、调取信息。还在极大程度上节约了纸张, 降低了医院的运营成本, 也提高了各个部门的工作效率。可以减少负责整理、保存信息的人员, 由此一来, 医院的费用支出就大幅度缩减。OA系统具有很大的便捷性、高效性, 比较适合在医院全面推广, 当然也需要进一步完善。
3、 OA系统在医院工作中的应用
首先, OA系统可以进行流程设计。从医院的实际运营情况出发, 制订出一套符合医院实际的工作计划, 设计出一些工作流程表供管理者参考。OA系统可以精确设计出每个工作人员在每个时间点应执行的每项工作, 将工作精确到个人, 这可以避免人员安排上的疏忽, 让每个人都有事可做, 将责任分摊到个人。同时, OA系统还可以根据每个工作人员的特点安排适合他们的工作岗位, 这就能使得管理更加人性化。OA系统主要能够进行工作的安排及管理、信息传阅、实时分享, 更加方便了医护人员的交流, 一旦医院出现紧急情况, OA系统可以及时通知到每个科室的医生, 能够最大程度节约抢救时间, 提高医院工作效率。
其次, OA系统还能根据不同工作人员的需要进行不同的工作。比如, 在医院管理者使用OA系统时, OA会自动匹配管理模式, 可以对医院各个部门的工作进行实时的调取和控制, 管理者可以随时调取医院某个工作人员在某一特定时期的工作安排和他的工作进度, 可以让管理者更方便了解到每个工作人员的工作状态。OA系统还有特定的提醒功能, 提醒使用者未处理的工作事件、未读消息、未读邮件, 让使用者能够全心投入工作但不错过每个信息。OA系统不仅功能齐全, 而且操作页面简洁, 就算是一些对系统使用不太熟练的人也能轻松操作, 可以更好协助医院进行工作[2]。
最后, OA管理系统可以在一段时间内对每个工作人员的工作状态进行记录和分析、整理, 从而挑选出优秀的工作人员或者管理人员。也可以发现一些平时投机取巧的员工, 有助于医院制定赏罚分明的规章制度, 更加能够提高医院的工作效率, 还能够激发员工的工作积极性。给一些优秀的员工适当的奖励和表扬, 也有助于激发他们努力工作的热情, 为医院留住优秀的人才。同时, 也可以根据数据分析, 对一些迟到早退、工作态度不积极的员工进行一定的批评教育, 更加完善医院的管理制度, 能够大大提高医院的工作效率, 提高医院的竞争力。
4、 OA系统所需的运营环境和技术支持
OA系统要想在医院全面推行开来, 需要一定的技术支持。完善的软件和硬件是必不可少的, 如果想推行这个系统, 就需要完善医院相关的基础设施。对于规模比较大的医院, OA系统的用户数量比较多, 就需要提高硬件的配置。OA系统对各种软件、硬件、网络环境都有很高的要求, OA系统属于管理软件, 它所需的软件有很多属于商业软件, 需要付费使用, 所以, 一般的规模比较小的医院不推荐使用OA系统, 如果是规模比较大的医院, 在使用OA系统时, 需要支付一定的费用, 这也需要医院有足够的资金支持。
一般来说, 医院要建立OA办公系统, 除了要支付一定的费用之外, 还有给OA管理系统布置一个适合其运行的工作环境。这就需要考虑医院内部的工作条件、网络环境等是否符合OA系统运行的条件。OA系统的程序和软件都会固定存储在OA系统的服务器里, 使用者通过互联网就可以随时随地查阅信息。
5、 OA管理平台的整合应用思路
OA管理系统旨在实现无纸办公、远程操作和移动操作, 它可以提升工作人员对于工作的执行力和时效性, 在远程办公的同时也可以实时了解到医院内部发生的情况。OA系统具有优秀的系统开放性, 它可以在事前拓展业务, 也可以在事后总结业务, 它可以将工作的前后状态结合起来, 进行更有效的办公, 还可以在最后进行数据分析和整理, 优化数据, 在下一次工作时提供优化后的数据。
随着经济全球化的发展, 医院与医院之间的竞争也越来越激烈, 市场环境千变万化, 很难把握, 这时提高医院的办公效率就有助于增强医院在市场上的竞争力。由于互联网模式的迅速发展, 更多办公软件应用而生, 大部分医院都开始使用OA管理系统进行医院内部的数据分析和管理。这种管理系统更加方便快捷, 也在很大程度上节约了浪费在数据信息上的人力开支, 让医院管理趋向于现代化、快捷化, 提高医院决策的准确性和时效性。在这些方面, OA管理系统相对于其他管理系统有较强的优越性, 这也是它能够在众多软件中脱颖而出的重要因素。
OA管理系统在提高工作效率的同时, 也为管理人员提供了制定企业制度的参考数据, 通过系统对数据的整合分析, 管理者能了解到每个工作人员的工作状态和工作效率, 这也有利于制定赏罚分明的工作规章制度。无论管理者是不是在医院内部, 都可以实时了解医院发生的事情, 有利于激发工作人员的工作积极性, 提高工作效率, 节省医院开支, 提高医院竞争力, 维护医院公信力。OA办公管理系统将会给医院提供更加方便, 提供更加人性化的管理服务, 让办公更加方便快捷、简洁高效, 是一种十分不错的办公管理软件, 适合在医院里推行开来, 将会为医院的工作开展提供更有利的条件[3]。
6、 结语
随着信息时代的到来, 互联网办公模式已成为了大势所趋。OA系统作为办公管理系统, 能够轻松帮助工作者提高工作效率, 更方便使用者调取和整合信息。OA系统能够免费制定移动工作流程, 它为工作者提供了十分便捷、高效的办公环境, 简化了办公流程, 可以统一对数据进行调取和筛选, 这就节省了很多浪费在数据整理上的人力资源, 也能节约医院的开支, 一举多得。OA办公系统的全面推广和运行必将会给办公者们提供更加舒适的办公环境, 提高工作效率。
参考文献：
[1]李正涛.OA系统发展历程与趋势[J].办公自动化, 2008 (8) .
[2]王玫丽.浅析OA系统 (网络办公自动化) 的开发[J].科技信息 (科学教研) , 2008 (22) .
[3]容强.基于NET平台的高校OA系统设计与实现[J].中国西部科技, 2008 (18) .
