摘 要： 办公室管理是企业发展的重要组成部分, 传统办公室管理需使用大量的人力, 而随着科学技术的发展, 尤其是计算机技术的应用, 现代化办公室管理已无须大量人力, 结合互联网技术, 还可以实现办公室管理的办公自动化, 在提高办公室管理水平的同时还能加强办公室内部各部门间的沟通与交流, 以促进办公室管理进一步发展。本文简单阐述了办公自动化的发展历程, 分析了办公室管理中应用办公自动化软件的条件及优化措施, 希望能够为相关人员提供借鉴。
关键词： 办公室管理; 办公自动化; 企业发展;
办公自动化, 简称OA, 是伴随社会信息化发展而产生的一种新型办公方式, 是指将现代化办公与计算机的网络功能进行相互结合而实施办公的方法, 包括人机两大要素, 可实现文字处理、文档管理、信息交流和决策支持等功能。近年来, 办公自动化技术不断发展, 其功能也逐步从原来简单的文字校对发展成为现今的信息检索、数据分析等方向。办公自动化在办公室管理中的应用有效提高了办公室管理的效率, 促进了办公室管理的信息化发展。
1、 办公自动化的发展历程
1.1、 起步阶段
办公自动化最初是以结构化数据处理为中心, 以文件系统或关系型数据库系统为基础, 来进行文件处理以及档案资料管理。在此阶段, 办公自动化并未对数据进行开发与应用, 尚不是真正意义上的自动化。
1.2、 应用阶段
发展至应用阶段, 由于网络技术的引进, 包括互联网、局域网、内部网络等, 办公自动化发展成为以网络为基础、以工作为中心的系统化技术, 可实现文件、信息的共享与互动, 实现了办公工作的革命性变化, 有效提高了办公工作的效率, 提高了管理与组织模式的规范性。
1.3、 发展阶段
到发展阶段, 办公自动化逐步成熟, 其应用也从原来的行政办公信息服务逐渐延伸至组织内部的各项管理活动。同时, 随着社会经济的迅速发展, 办公软件愈发重视客户的需求, 为了能更好地满足客户需求, 办公自动化的应用范围不断扩大, 应用技术水平也不断提高, 为办公室管理提供了越来越多的便利, 促进了办公自动化的普及与深入应用。
1.4、 发展方向
在未来的发展中, 随着数字技术的不断成熟, 办公自动化势必会朝数字化方向发展, 也就是说, 办公业务都会在网络环境中开展, 不仅需要互联网技术以及相关软硬件的支持, 而且还需要物联网技术的支持。
2、 办公室管理中应用办公自动化的条件
人、机两大要素是办公室管理中应用办公自动化的基础条件, 除此之外, 办公室管理中应用办公自动化还需使用其他平台, 并建立相应的制度。
2.1、 通信平台
办公室管理中所使用的信息、资料、文件等均源于企业内部的各基础部门, 为了能实现资源的共享与传输, 就必须建立相应的通信平台, 将企业内部各部门联系起来, 为办公自动化提供信息支持。
2.2、 信息发布平台
领导层在做出某项决策之后, 需尽快发布此决策信息, 以使各基础部门能迅速贯彻与执行。传统办公室管理模式对于小企业而言仍适用, 但若企业规模较大, 采取传统方式传达信息耗费的时间较长, 不利于信息的及时发布与贯彻执行。而利用办公自动化的信息发布平台, 则可迅速将企业领导层的决策发布出去, 日常也可用于发布某些重要通知。
2.3、 工作流程自动化
针对某些重复性较高, 而技术含量不高的工作, 可利用办公自动化系统完成, 如处理日常公文、收发文件、请示报告等。另外, 还可以利用办公自动化系统监督和跟踪某些工作流程, 以保证工作质量, 提高工作效率。
2.4、 文档自动化管理
传统办公室管理主要采取手工方式对文档进行管理与检索, 此办公方式不仅费时费力, 而且还无法保证办公效率。再者, 随着企业的发展, 企业的文档量不断加大, 若未进行良好管理, 或管理方式不恰当, 不但会导致文档丢失, 而且还会增加文档检索的难度。而文档自动化管理, 通过利用办公自动化中的各个软件, 可采取Word、Excel等方式将文档保存起来, 并建立文件夹, 使文档能分门别类地被放置, 有利保存文档, 也有利于检索后期文档。
2.5、 辅助办公
辅助办公所涉及的内容较多, 诸如会议、车辆、书刊、物品等的管理均可利用办公自动化实现, 日常办公也可利用办公自动化实现, 必要的是须先输入这些信息, 或采取专门的管理软件, 与办公自动化实施联动。
2.6、 信息集成
不管是哪个单位, 其都拥有大量的业务系统, 其中也包括单位的信息源, 为实现以企业信息源为基础的自动化管理, 就需对办公自动化与业务系统实施集成, 确保相关工作人员能迅速获取整体信息, 以提高其反应速度与决策的科学性。
2.7、 分布式办公
分布式办公是针对规模较大的企业或单位而言, 此类企业或单位通常拥有较多的分支机构, 常需跨地区或移动办公, 此时就需分布式技术的支持。
3、 办公室管理当中应用办公自动化的优化措施
现办公室管理中对于办公自动化的应用已非常广泛, 应用形式也多种多样, 包括应用于简单的办公事务、信息管理、管理决策支持、云计算应用和物联网技术的应用等, 促进了办公室管理的自动化发展, 也提高了管理水平。但在实际应用的过程中, 为了能充分发挥办公自动化的作用, 还需对其进行适当优化。
3.1、 重视人员的业务培训
办公室管理人员是办公室管理的生力军, 也是办公室管理中应用办公自动化效率与效果的核心, 业务能力及技能水平会直接影响办公室管理中办公自动化的开展与应用。以互联网与电子信息技术为基础的办公自动化, 具有更新快、技术要求高等特征, 办公室人员若无法紧跟办公自动化发展, 不能满足办公自动化开展的需求, 就会影响办公自动化应用的效果, 也无法充分发挥办公自动化的作用。另外, 办公自动化不但要求办公人员掌握现代化硬件与软件设备的使用方法, 而且还要求办公人员了解一定的管理、统计、社会等学科知识。为此, 必须重视办公人员的业务培训, 以提高办公人员的办公自动化技术应用能力。办公人员需熟练掌握常规办公软件的使用, 包括Word、Excel、PPT等, 同时还要能熟练运用本专业的办公软件, 如电子信息专业的C++、制图专业的CAD、美工专业的Photoshop等。企业管理人员应为办公人员提供培训机会, 为办公人员营造良好的培训环境, 以激发办公人员主动学习, 不断提高自身的综合素质。例如, 在引入新的办公设备或办公系统之后, 可组织办公人员进行集中培训, 以了解新的办公设备或系统的用途, 并掌握其操作方式。另外, 还可以通过“以老带新”的方式, 将新进员工与老员工组成一对“帮扶组”, 使新进员工能尽快熟悉办公环境, 掌握各类办公设备或系统的使用方法。针对表现好、进步快的办公人员, 应给予物质或精神奖励, 以激励员工, 不断提高员工的整体办公业务素质。
3.2、 加强技术创新
办公自动化在历经多年发展之后, 现已形成了一个相对完善的网络办公体系。与此同时, 伴随办公室管理业务及相关技术的发展, 办公自动化必然也须进行创新。就企业方面来看, 办公自动化对于办公室管理而言至关重要, 要想持续发挥办公自动化在信息收集与查询、决策支持等方面的作用, 就必须逐步引入行业最先进的技术, 以升级企业的办公自动化系统。例如, 应引进容量大、运行速度快且具强兼容性的硬件设备, 以保证办公自动化系统运行的稳定性;应加强各项技术系统整合, 以提高办公室管理的办公自动化程度, 为企业开展各项工作提供技术支持。
3.3、 提高硬件质量, 改善硬件环境
硬件设备是办公室管理中开展办公自动化的基础, 为能推动办公室管理的办公自动化进程, 就有必须提高硬件质量, 改善硬件环境。目前, 办公自动化主要依靠计算机、互联网、数字化设备等对文书、档案进行自动化管理, 硬件质量的好坏直接影响着软件运行的安全性与稳定性, 进而会影响办公室的自动化管理。因此, 首先应重视提高硬件质量和改善硬件环境。不管是软件, 或是硬件, 其都是由人操作的, 为确保应用效果, 就有必要引导相关工作人员掌握硬件设备的正确使用方法, 培养其使用现代化设备的意识, 并适当引入性价比高、性能好的硬件设备, 以促进办公自动化工作顺利开展。
3.4、 提高文书档案的安全性
办公自动化固然给办公室管理带来了很多便利, 但同时也带来了一定的安全风险。为此, 必须采取针对性的有效措施, 以确保办公室信息的安全性。一般情况下, 采取微缩技术将带有印章、手迹或字迹模糊的文书进行图像性质的文件转换, 再利用计算机系统对其进行加密, 即可有效避免信息丢失或被篡改, 同时此方式还能有效节约文书档案的存储空间, 便于后期查阅。日常工作中可使用路由器或者防火墙设置内部网络的安全防范, 并将内部网络与外部网络进行隔离, 以保证办公室内部网络的安全性, 避免信息丢失或被窃取。此外, 还要注意定期查杀病毒, 以免信息遭到破坏或泄露。
4、 结语
办公室的管理水平与效果在很大程度上会影响单位的形象与管理效能。办公自动化是当前办公室管理的重要技术手段, 为了帮助单位塑造良好的外在形象, 提高单位的管理效能, 就必须重视办公管理中的办公自动化, 一方面要从思想上重视办公自动化的地位与作用;另一方面要为办公自动化的应用创造良好的外部条件, 以加快办公室管理自动化的进程, 从而既能够提高办公室管理人员的工作效率与规范性, 还能加强办公室内各部门间的沟通, 以提高部门间的协调能力。
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