摘 要： 随着我国正处于全面深化改革的重要阶段, 企业合理应用高效的办公自动化系统 (OAS) , 将员工从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务, 可整体提高企业办事的工作效率和对信息的可控性。鉴于近年来办公自动化在企业中的发展, 通过对国内各类企业办公自动化系统计算机技术的对比研究, 本文旨在分析办公自动化在企业中的常用功能, 探究Lotus Domino、MVC架构、B/S模式的技术应用。并且展望企业办公自动化系统结合智能化计算机技术在的安全性、实用性的方向。
关键词： 办公自动化; 计算机技术; 智能化; 实用性;
Abstract： With the vital stage of comprehensively deepening reform, by rational using of Office Automation System ( OAS) , enterprises can liberate some employees from tedious, disorder and low business to core issues, it will improve the efficiency of company operations and enhance the controllability of information.In view of the Office Automation development of enterprises in recently years, according to contrastive researching of OAS computer technologies in domestic varieties of enterprises, this article, which is aimed at analyzing OA commonly used functions in enterprises, exploring technique application about Lotus Domino, MVC framework, and B/S pattern.And it provides an outlook of security and practicability development direction in future, on the basis of enterprises OAS combined with intelligent computer technology.
Keyword： office automation system; computer technology; intellectualization; practicability;
0、 引言
计算机处理技术在当前社会的生产生活中扮演着越来越重要的角色, 它的存在大大减少了人们的劳动量, 另一方面, 办公效率作为企业发展的重要因素, 有时甚至决定了企业的经营业绩, 需要进一步提高。因此, 将计算机信息处理机制与办公自动化有机的结合起来就显得尤为重要, 这样一来, 可以大大提高企业办公效率, 有利于企业的长期发展。
1、 办公自动化的内涵
办公自动化 (OA) 是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式[1]。作为目前新的办公方式, 计算机办公自动化技术的出现和应用逐渐受到越来越多的认可和关注。目前, 对于办公自动化并没有明确的定义, 宽泛地说, 凡是在传统办公室中采用的各种新技术、新机器以及新设备从事办公业务, 理论上说都属于办公自动化的领域。通过办公自动化的方式, 或者说实现数字化办公, 可以优化企业内部的管理组织结构, 调整管理体制, 在提高效率的基础上, 增强协同办公的能力, 强化决策的一致性。
2、 办公室自动化的系统功能
作为一种新型办公方式, 将计算机技术与办公自动化有机的结合起来, 办公自动化有着自己独特的系统功能[7], 在此系统中, 计算机技术起到了至关重要的作用。该系统主要包含六个方面的功能[3], 即文字处理、文件管理、行政管理、信息交流、决策支持和图像处理[15]。这六个方面各自有着自己独特的用处。
2.1、 文字处理
在企业内部, 办公业务中工作量最大的工作就是文字处理, 其中包含对文件进行编辑、排版、存储、打印以及文字识别等功能, 在此过程中, 涉及到了文件的输入、编辑、修改、合成、生成、存储、打印、复制及印刷。通常使用到的设备有文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等[5]。
2.2、 文件管理
包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等, 一般通过建立公用的或者专用的分布式关系数据库系统来实现[2,4]。尤其针对企业内部的机密文件, 其安全性显得尤为重要, 因此需要将强网络系统的安全性, 采取加密处理, 根据机密等级的不同, 可以将访问权限进行相应的划分, 以此来确保企业核心文件的绝对安全性。
2.3、 行政管理
包括图标生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等, 主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现[9]。此功能可以大大减轻企业部分部门的工作压力, 更有助于部门做出更加科学合理的决策[11]。
2.4、 信息交流
办公自动化 (OA) 系统主要通过电子邮件和电子会议等方式进行信息交流, 已经从当初的采用电话网、用户电报网、计算机网发展到现在的综合业务数字网。通过综合业务数字网, 使得企业内部的信息交流更加简单快捷, 可大大提高办公效率[10]。
2.5、 决策支持
OA系统还配置了更加智能的决策系统, 例如决策支持系统 (DSS) 和群体决策支持系统 (GDSS) 。所谓的DSS, 指的是一种以计算机为工具, 应用决策科学及有关学科的理论与方法, 以人机交互的方式辅助决策者解决半结构化和非结构化决策问题的信息系统。至于GDSS, 简单的来说, 也是一种交互式信息系统, 可以供一组共同负责决策的人使用, 他们可以通过该系统, 按照一定的手续和规则, 共同解决问题。针对两种决策系统, 群体越大, 其效果越明显, 因此, 对于大型企业来说是必要的。
2.6、 图像处理
包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机, 用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置了图像处理系统, 它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。
3、 计算机技术在办公自动化的应用
随着计算机网络的普及, 其应用范围已经触及到各行各业, 对于企业内部办公来说, 当然也不例外, 尤其是大型企业, 企业内部的事务复杂, 人口众多, 如果无法有效的将这些繁琐的事务联系起来, 将导致工作效率的严重下降, 甚至会出现企业内部混乱不堪, 决策失误等各种问题, 因此在办公自动化中, 计算机的信息处理能力就显得尤为重要。接下来, 我们将讨论办公自动化中计算机技术应用的类型及层次[3]。
办公自动化可以分为办公自动化软件以及办公自动化系统两大类, 其中OA软件包括:微软的Microsoft Office软件 (如Word、Excel、PowerPoint、Access) 、金山的WPS、IBM公司的Lotus系统、OCR汉字识别软件、IBM语音识别录入软件、eJHWR手写输入系统及MSExchange消息系统等。
企业OA系统的应用主要在办理事务方面、企业管理方面和分析决策三个方面。处理指定机构内办公室所做的基本事务活动, 是办理事务方面的OA系统主要面对的问题, 其中包括信息的收发、流转、分类、共享、学习、归档等内容, 如文字处理、文档管理、电子报表、电子邮件、电子日程管理, 文档的整理、分类归档、检索等。企业管理方面办公系统包含业务管理功能, 是企业OA系统和支持职能管理活动的管理信息系统的结合。OA系统分析决策方面包括决策支持功能, 是在管理型办公系统的基础上再加上决策支持系统而构成, 除具备前述的功能外, 还具备对业务数据进行分析、测评等决策支持的功能。下文将列举办公自动化在企业OA系统中所应用的技术。
3.1、 应用技术
3.1.1、 Lotus软件
OA技术主要有三种常用技术。第一种已经成为国内常用OA系统标准的Lotus Domino/Notes平台。目前Lotus主要应用在国有四大银行、大型国有企业。其原因在于Domino/Notes是一个集邮件系统、文档数据库、动态Web信息发布、可视化集成开发环境于一体的基础平台, 适合处理办公协作流程中产生的非结构化文档信息, 并可以利用灵活的邮件机制在人、部门之间传递文档。在早期的办公自动化系统开发过程中, 大多会以SOA框架为基础, 在系统设计阶段, 用户交互界面会采用面向对象的建模语言, 如UML;存储数据关系会采用SQL SERVER数据库来进行操作;系统的前台界面会采用ASP.NET技术进行优化, AJAX技术进行增强内外交流;在解决工作业务的过程中, 也会采用工作流技术。而Lotus Domino/Notes平台能脱颖而出的原因, 在于Lotus Notes客户端, 属于windows软件, 目前也有基于mac操作系统的客户端软件, 和GUI实现功能一样, 完成用户登陆及应用访问。在Lotus Domino服务器端会提供众多服务, 比如LDAP/HTTP/POP3/SMTP/等, 提供应用程序访问环境和IIS/TOMCAT/JBOSS/WEBLOGIC一样提供服务。其次Lotus Domino Administrator管理端提供管理的客户端, 包括对服务器、用户注册等管理、配置。数据存储技术, NSF数据库是Domino是基于文档型的数据库结构, 和关系型数据库不同, 在Domino应用程序中是一组NSF数据库组成, 数据和设计 (代码) 集中。NTF是Domino模板数据库, 提供设计模板, 可以通过模板创建NSF数据库, 数据库继承NTF模板数据库所有设计。而表单和视图方面, 属于Domino最主要的设计元素, 表单提供文档的逻辑数据结构, 可以理解为ASP或JSP的FORM。视图是用来展示文档信息的, 可以理解为SQL数据库通过SQL语句显示出来的结果数据。数据库访问7级可以详细分为安全级别, 不能存取者、存取者, 读者、作者、编辑者、设计者、管理者。从安全性角度出发, 其安全级别很高, 从网络、服务器 (Domino应用服务器) 、个人、群组、目录、数据库、文档、表单、视图、区段、域提供从上到下的安全级别, 支持SSL/CA等数字安全认证。
3.1.2、 MVC架构
MVC (Model/View/Controller) 架构并不是一种新兴技术, 它是Xerox PARC在80年代为编程语言Smalltalk-80发明的一种软件设计模式, 近几年作为J2EE平台的设计模式, 并且备受OA系统采用。简单来说, MVC的工作过程, 首先控制器接收用户的请求, 并决定应该调用哪个模型来进行处理, 然后模型用业务逻辑来处理用户的请求并返回数据, 最后控制器用相应的视图格式化模型返回的数据, 并通过表示层呈现给用户。MVC模式的目的是实现一种动态的程序设计, 使后续对程序的修改和扩展简化, 并且使程序某一部分的重复利用成为可能。除此之外, 此模式通过对复杂度的简化, 使程序结构更加直观。软件系统通过对自身基本部份分离的同时也赋予了各个基本部分应有的功能。华天OA系统比传统的MVC更进一步, 界面层没有一行程序代码。不象传统的JAVA程序, 前端是JSP, 后端是Java Bean。实现了界面层与控制层的完全分离, 用户即使不懂程序开发也能更改界面。例如华天OA系统前端没有一行JAVA和JSP代码, 是纯HTML和文本文件。对于OA系统的直接效果就在于界面的改动将异常简单。
3.1.3、 B/S模式
第三个较有代表性的技术方向就是采用浏览器/服务器模式 (B/S模式) 。B/S模式或架构, 是Web服务器出现后的一种网络结构模型, 是从传统的C/S (客户机/服务器) 发展起来的一种计算方法。B/S模式将服务器端分解成应用服务器和多个数据库服务器, 简化客户端, 将客户端的计算功能移至Web服务器, 在浏览器中仅使用其表示功能, 所以也将B/S也被称为三层C/S架构。第一层是浏览器 (即客户端) 只有简单的输入输出功能, 处理极少部分的事务逻辑。由于客户不需要安装客户端, 只要有浏览器就能上网浏览, 所以它面向的是大范围的用户, 所以界面设计得比较简单, 通用。第二层是WEB服务器, 扮演着信息传送的角色。当用户想要访问数据库时, 就会首先向WEB服务器发送请求, WEB服务器统一请求后会向数据库服务器发送访问数据库的请求, 这个请求是以SQL语句实现的。第三层是数据库服务器, 它存放着大量的数据。当数据库服务器收到了WEB服务器的请求后, 会对SQL语句进行处理, 并将返回的结果发送给WEB服务器, 接下来, WEB服务器将收到的数据结果转换为HTML文本形式发送给浏览器。所以B/S模式之所以能长期在OA领域, 正是其简明、移用的特点所起的主要作用。例如现今高校中所用的大多办公自动系统, 大都是由企业外包架设, 所用正是B/S模式。
3.2、 特征
3.2.1、 逻辑结构互不干扰
下面, 我们来简单介绍下办公自动化中计算机技术应用的特点。首先, 计算机技术具有逻辑结构不会相互干扰, 比人力更加智能。传统的人力办公, 获取信息分为两步:先从办公的数据库里调出使用, 再采用专门的软件进行信息处理。在此过程中, 就会出现两个方面的问题, 第一速度慢, 第二如果软件和数据库同时工作的话, 很容易出现数据紊乱的情况, 从而导致导出的数据不完整, 甚至会出现乱码的情况。这样一来, 严重影响了正常办公的进度, 对公司的利益也不利。因此, 采用计算机的逻辑结构, 就可以使得数据与数据之间相互独立, 互不影响, 从而有效地保障了处理出来的数据的准确性。
3.2.2、 数据库自动更新
在我们使用办公自动化来进行企业的日常工作时, 会经常使用计算机来调出数据库和各种数据[2], 也许出于工作的需要, 当同一用户需要在不同的计算机或不同的地区登陆使用过的企业数据库时, 就要求数据库的内容可以进行异地的同步更新, 要想实现此功能, 就离不开我们所说的计算机应用, 这样, 就可以保证远距离工作的效率, 不受时间和空间的限制。
3.2.3、 增强安全性
在办公自动化的全过程中, 最主要的问题就是安全性的问题了, 这是整个办公自动化最核心, 也是最基本的问题。为了保证安全性, 通过计算机技术, 我们可以采用以下措施:首先就是对机密数据进行加密保护, 对于要求安全性极高的文件, 将其设置成重点保护的文件, 并进行数据加密, 针对对于非法访问的操作, 该措施就会起到保护作用。其次, 还要对文件进行授权操作, 设置访问权限, 实行动态的监控, 确保万无一失。最后, 还可以启动防火墙, 这也是最为常见的一种保护方式, 对信息进行过滤和扫描, 进而有效阻止了各类病毒的侵入, 保证了计算机的安全。比如在B/S模式中, 安全性就是饱受争议的关注点。所用的解决方法就是使用安全端开发的插件, 需要在用户的干预下安装插件, 银行办公软件中最为常见。
4、 未来的发展前景
从长远的发展来看, OA系统技术的发展将向智能化、系统化、移动化和高速化的方向发展。OA系统也将与各行各业紧密结合起来[6,8,12,13,14,15]。其发展速度必将影响企业的发展进程[4]。OA系统智能化的发展表现在与人工智能、大数据以及云计算的应用, 办公自动化将迎来全新的工作方式, 更多的人机互动将成为一种常态。OA系统化将会表现在更加全面、多变的交互方式以及交互界面, 更加完整的事务、管理、决策方面的应用。移动化与高速化的OA系统近些年已经有了巨大的发展与突破, 移动化不单指移动端的OA系统开发与使用, 也与无线、高效、便捷相结合。因此, 需要将与时俱进的计算机技术与办公自动化系统完美融合[10], 提高OA系统的整体性能, 以满足越来越复杂的数据处理问题。
5、 结论
综上所述, 办公自动化已经渗透到各行各业, 在使用原有技术、框架的基础上, 将新型计算机技术应用到办公自动化中也是十分必要的, 利用计算机技术的精准与迅速的特性, 实现完善的价值信息管理, 将更大的提高办公系统的工作效率, 协助企业更快的发展。但是, 由于网络的复杂性, 还是存在一定的安全漏洞, 因此, 在将计算机的技术应用于办公自动化的同时, 还需进一步重视安全性的问题, 避免办公信息的泄漏甚至丢失, 通过不断改善办公自动化的技术, 提升办公自动化系统的完整性实用性, 为企业的发展做出更有效的保障。
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