摘 要： 随着现代科学技术的不断发展,计算机信息处理技术应用的越来越广泛。在办公中应用这一技术,有利于推动办公自动化的发展。本文主要阐述信息技术与办公自动化以及计算机信息处理技术在办公自动化中的作用,分析计算机信息处理技术在办公自动化中的应用,希望可以推动办公自动化的发展。
关键词： 办公自动化; 信息处理技术; 应用; 信息管理;
随着办公自动化的不断深入,越来越多的人开始使用计算机信息处理技术,这一技术的应用在一定程度上可以提高办公自动化建设的效果。事业单位在建设办公自动化时,不仅可以提高整体的管理水平,在一定程度上还可以推动事业单位的发展。
一、信息技术与办公自动化
信息技术主要是用于管理和处理信息所用的各种技术的总称,这一技术包含通信、计算机与计算机语言、计算机游戏、电子技术、光纤技术等。它在计算机和通信技术的支持下可以获取、加工、存储、变换、显示和传输文字、数值、图像以及声音信息。
要想理解信息技术需要从以下三个方面入手,一是从广义方面看,信息技术是一种利用和拓展信息功能的方式,二是从哲学方面看是指信息技术与人的连接,三是信息技术是通过电视、计算机、广播等,传输、加工声音、文字等,这一阶段注重的是科技与技术的联系。在一般情况下,相关主体主要是通过对信息技术的理解,来分析计算信息处理技术,找出人与计算机之间的联系。在办公自动化过程中,计算机变成了办公软件,只有保证二者之间的关系,才能构建办公系统,提高事业单位的办公效率。
二、计算机信息处理技术在办公自动化中的作用
计算机信息处理技术在办公自动化中有很多作用,其中最主要的是可以满足用户对于不同类型业务的需求、可以即时通信、节约管理费用和优化办公环境,详细阐述如下。
首先,它可以满足不同类型的业务需求。办公自动化灵活度高,可以改变传统办公的嘈杂环境。办公室内的工作人员可以通过网络来相互沟通、合作,在遇到问题时可以通过网络来联系,提高办公的效率。
其次,可以便于即时通信。网络具有相互通信的功能,在办公平台上,工作人员可以实时共享资料信息,这样可以减少奔波交流的时间。在应对办公过程中的突发事件,可以通过网络通信的方式及时进行沟通,可以摆脱困境。
再次,能够在一起程度上节省管理费用。随着现代信息技术的不断发展,计算机已具备了先进的信息处理器。在实际运行过程中,计算机起到了重要的作用,不仅可以提高事业单位的办事效率,还能够改善事业单位的整体风貌,降低办公成本。在日常工作中,可以节省劳动力,提高工作的安全性,减少大量的资金投入。
最后,可以拓宽办公区域,优化办公环境。在往常的办公中,办公环境具有一定的局限性,多是因为技术因素的影响,导致办公效果不佳。通过使用计算机信息技术后,在一起程度上可以推动事业单位办公自动化,解决上述的问题。办公自动化能够打破时空的限制,让人们更轻松的工作,给办公人员提供良好的办公环境,从而提高工作效率。员工可以利用计算机来办公,整合多方面的资源,为合作提供便利条件。
三、计算机信息处理技术在办公自动化中的应用
计算机信息处理技术在办公自动化中的应用主要有演示软件与图文制作、文字处理、数据处理电子表格和数据处理软件四个方面,具体阐述如下:
(一)演示软件与图文制作
在计算技术应用的过程中,演示软件与图文制作是使用频率最广泛的功能。主要就是把要用的一些文字图片内容,通过PPT、幻灯片的方式进行输入,通过相应的编辑公式、表格、文字、图片以及文本等内容,根据相应的需要插入视频或音频等,最后通过播放的方式来呈现。这一软件的应用可以更好地提高演示效果,在运用这些软件时可以提高工作人员的创造力。
(二)文字处理
在办公自动化的过程中,文字软件处理很常见。人们在应用文字处理软件时,可以通过不同的文档形式来与他人进行沟通交流,比如书信、合同、报告书等,操作起来非常便捷。文字处理软件不仅在文字处理方面体现了一定的优势,在表格、图形方面的处理上具有一定的优势。这一软件可以更好的把文字、图形以及表格结合在一起,给人们呈现出更好地的效果,易操作,使用便利。通过这一软件还可以进行数据的计算、添加文本框、文件管理等,用户可以根据需要自主选择,便于用户高效快捷的完成任务。
(三)数据处理电子表格
在日常办公过程中,人们需要对大量的数据进行处理,通过电子表格的方式可以提高工作效率。数据处理电子表格的性能很强大,具有操作便捷、清晰等特点,即使是初学者也可以快速的掌握。在处理电子表格时,可以利用多种分析工具,更加准确的算出结果,在一定程度上可以降低人们重复工作的情况,从而提高整体的工作效率。
(四)数据处理软件
和上述的文字处理软件相比较,数据处理软件能够更好地运用到数据的处理中。尤其是对于事业单位办公来说,数据冗杂,处理起来比较繁琐。用户在使用这一软件后,可以通过应用程序、数据库管理系统等,构建相应的数据库,用户可以通过数据库找到所需的信息,提高事业单位的工作效率。
四、结语
综上所述,在办公室自动化建设过程中,计算机信息处理技术起到了很重要的作用,工作人员只有不断提高对计算机信息处理技术的重视,才能够更好地发挥出计算机信息处理技术的优势,提高办公自动化建设的成效。
参考文献
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