一、档案信息管理工作中存在的问题
(一)信息管理技术落后
当前我国的档案信息管理模式还相对落后,大多数单位都采用传统的人工管理模式。人工管理相对于智能来说,很多方面都表现出不足,比如信息管理体制不完善、管理模式不健全等。人工管理模式虽然更具人性化,但是在一定程度上,并不利于档案信息管理工作的开展,比如需求者在选择想要查询的档案时,落后的检索技术不能及时查询到有用的信息,而档案又多,不可能挨个查看,这就对档案信息管理工作的展开带来了一定的阻碍。
(二)档案信息环境的安全受到威胁
首先,档案的管理工作上缺乏法律作为安全保障,我国还没有建立统一的档案信息管理网站,各类网站一般都是各档案局及有关档案机构自己建立的,资金和技术投入少,因此档案网站的防护能力较弱,极易受到威胁。其次,很多网站只是建立起初步的系统,缺少较完善的保护机制,忽视了系统的安全,这就给很多不法分子留下了漏洞。随着档案数据的不断增多,档案信息环境的安全也成为影响档案信息管理工作顺利进行的一大要素。
(三)档案信息管理工作人员的素质有待提高
一是专业能力方面,很多工作人员对档案不是很熟悉,档案的整理随意、不科学,以及计算机科学技术和档案信息检索工具使用不熟练等。二是职业素养欠缺,部分工作人员不能较好的秉持着服务态度,工作态度不认真,心思不正者甚至违反法律法规,出于私心向不法分子泄露机密档案。
(四)档案信息管理理念不能适应现代化发展的需求
很多人把档案信息管理工作视为像整理几本图书那样简单的工作,缺乏档案信息管理理念,更缺乏好的行动,档案的管理理念直接影响着档案的管理模式,工作人员在进行档案的整理时如果不注重档案整理的科学性和技术性,就会在收集存放档案的过程中发生错乱,造成信息的遗漏或混乱。
二、实现档案信息管理理念与技术创新的途径
(一)重视档案信息治理与综合利用
1.丰富档案信息的录入。
当档案库新录进一份档案时,必须要做好记录,包括送交人、送交时间、档案内容,档案随身携带记录表,上面应记录录入时间以及每一次的查阅记录,工作人员要做好标签,对档案进行详细归类,用扫描仪等把文字转化为电子档案,那么在查阅档案时就能迅速查询到信息。丰富档案信息内容和形式,包括文字、声音、图形、图像以及视频等,开发更多有价值的信息。
2.认真做好查阅和登记记录。
需求者在查阅档案时,需要出具身份证明,并且进行登记,在登记时,要认真填写每一项内容,比如查看的目的,以及具体看了哪一份档案等,切不可草率应付,对每一个人都严格要求,那么就有利于在需要时,提供必要的线索。从而有利于档案信息的管理。
3.实现档案信息的广泛利用。
档案信息实际上与各行各业的信息都有交互作用,档案要想实现它的价值,就必须被人们发掘,在档案中发掘有利的信息,然后将那些信息应用在日常生活,同这个社会的政治、经济、文化、科学、教育等相结合,实现它自身的价值。
(二)强化档案信息与档案信息环境的安全保护治理
档案的信息安全就是使档案不受威胁或规避风险。网络环境下档案信息安全的内容包括以下几个方面:基础档案信息设施的安全;档案信息系统的安全;档案信息内容的安全;档案信息过程的安全;档案信息设备的安全;档案计算机信息安全;网络中档案信息安全等。所以需要根据电子档案的相关内容和特点,设置相应的防火墙,这在一定程度上可以阻止非法侵入,同时将安全技术落实到位,对网络安全问题进行严格的控制,早发现早解决,将网络监督工作落实到实处落实到个人,选择较专业的工作人员,不定时对网络进行维护,以保护档案信息环境的安全。
(三)实现档案信息治理理念创新
1.调整档案信息管理工作结构。
工作结构决定了工作方式,因此创新档案信息管理理念,首先从调整档案管理工作结构开始。档案信息管理的工作结构要求工作人员要严格按照工作要求和标准,对档案信息进行合理的管理;其次,在每次用完文件后,要将档案完好无损的放回原处,方便下次使用。
2.提高档案信息管理工作人员的专业素质。
首先在思想上,要让每一位工作人员认识到这项工作的重要性,帮助他们树立正确的工作理念,要在思想上不断提高自己;其次,在工作过程中,通过各种形式的学习来丰富自己的专业能力,充分熟悉档案、整理和保管档案的各项工作流程,能够按照一定的顺序对档案进行分门归类,在整理时,标出明确的类别、目录、页码等,方便下次使用时查找。除此之外,工作人员要及时清理复杂的档案和失效档案等,对残缺和有损坏的档案进行及时的修补。
(四)实现基于大数据、云技术、人工智能等档案信息技术的发展与创新
要充分利用好信息技术优势,在档案的信息管理中引入云计算等先进的技术,建立一个较完整的档案信息管理网络系统,并且优化系统网络,从档案的信息录入开始,重视档案的建立和归档,建立数字化档案目录,提高档案的查找速度,不但方便查找和整理,在一定程度上,还相当于对档案做备份,可以防止档案的丢失;同时要对档案信息进行数据化的动态管理,通过网络对档案信息进行及时的补充和改正,以保证档案信息的准确性和丰富性;加大资金的投入,不断创新信息管理技术,设计出更大容量的云技术平台,在保证档案信息的数据在不断增加的同时减少故障。将人工智能积极地引进档案信息共享的全过程,使得资源共享更加便捷,不仅方便了信息的管理,还提高了服务水平。
参考文献
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